Werkgeverslasten berekenen! De berekening voor 2023

Als ondernemer streef je ernaar om op een gegeven moment personeel aan te nemen. Maar als je personeel aanneemt, dan krijg je ook te maken met personeelskosten. Om een inschatting van deze kosten te maken moet je de werkgeverslaten berekenen. Wat werkgeverslasten precies zijn en hoe je deze lasten berekent? Dat ontdek je in dit artikel!

Wat zijn werkgeverslasten precies?

Werkgeverslasten zijn de kosten die werkgevers maken om hun werknemers van de nodige lonen en uitkeringen te voorzien. Denk hierbij aan sociale lasten, de premie zorgverzekering en premies werknemersverzekeringen. De werkgever betaalt bovenop de actuele premies, ook kosten voor de opleiding of ontwikkeling van werknemers. Hiernaast moet je als werkgever rekening houden met eventuele aanvullende vergoedingen en indirecte kosten die aan werknemers worden verstrekt. Moet een werknemer thuis een werkplek inrichten? Dan betaal je de kosten hiervan ook.

Werkgeverskosten kunnen een aanzienlijke kostenpost zijn voor bedrijven, maar ze zijn belangrijk, omdat deze kosten ervoor zorgen dat werknemers een veilige en productieve werkomgeving hebben. Heb je alle werkgeverskosten op een rij, dan kun je weloverwogen beslissingen nemen over de toewijzing van middelen en het aannemen van nieuw personeel. Inzicht in werkgeverslasten zorgt er bovendien voor dat je gerichte plannen kunt maken voor groei binnen jouw bedrijf. Werkgeverslasten zijn onder te verdelen in verschillende categorieën.

Vaste werkgeverslasten

Met vaste werkgeverslasten doelen we op de verplichte kosten die elke werkgever moet betalen. In Nederland worden de vaste werkgeverslasten onderverdeeld in loonheffingen en het vakantiegeld. Zetten we alle vaste kosten op een rij dan betaal je:

• 8% vakantiegeld
• loonbelasting
• premie volksverzekeringen AOW, ANW en WLZ
• premie werknemersverzekeringen WW, WAO, WIA en Zw
• inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekeringswet

De inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekeringswet kan bestaan uit een werkgeversheffing en de bijdrage Zvw.

Aanvullende werkgeverslasten

Naast vaste werkgeverslasten krijg je als werkgever ook te maken met andere kosten. Deze kosten worden aanvullende werkgeverslasten genoemd. Wat voor aanvullende werkgeverslasten er voor jou gelden, is afhankelijk van de collectieve arbeidsovereenkomst van de sector waarin je werkzaam bent. Hiernaast zijn individuele arbeidsovereenkomsten en afspraken onderdeel van aanvullende lasten. Zetten we deze kosten op een rij, dan kun je denken aan:

• pensioenkosten
• een reiskostenvergoeding
• onkostenvergoedingen
• personeelsverzekeringen
• secundaire arbeidsvoorwaarden
• eventuele werkkleding
• arbovoorzieningen
• extra werkgeverslasten

Onder extra werkgeverslasten kun je opleidingskosten plaatsen. Hiernaast vallen de kosten voor de werving en selectie van nieuw personeel ook vaak onder extra lasten. Bij elkaar opgeteld vormen de verplichte kosten en aanvullende kosten de totale werkgeverslasten.

Inschatting van de totale werkgeverslasten in 2023

Je weet nu welke kosten je allemaal bij elkaar op moet tellen om de totale werkgeverslasten te berekenen. Wil je echter een inschatting maken van de personeelskosten, dan is er een vuistregel die je kunt aanhouden.

Tel 20% tot 36% bovenop de loonkosten om de algemene werkgeverlasten per werknemer in te schatten.

Zo bereken je loonkosten in 2023

Naast de werkgeverslasten die je nu kent, moet je ook rekening houden met afspraken die in de cao of het arbeidscontract omschreven staan. Staat hier bijvoorbeeld in dat de werknemer recht heeft op een dertiende maand, dan moet je deze kosten ook meerekenen.

Wist je dat...werkgevers voor een werknemer met een flexibel contract zo'n € 2100 meer per jaar betalen? Hoe hoog de werkgeverslasten dus zijn, is afhankelijk van het soort contract van de werknemer.

Om precies uit te rekenen hoe hoog de werkgeverslasten zijn, kun je het beste met een boekhouder werken. Pak je de loonadministratie liever zelf aan, dan kan een goed boekhoudprogramma je helpen om inzicht te krijgen in de werkgeverslasten. Wil je de loonadministratie en HR zaken in het geheel vereenvoudigen? Ga dan aan de slag met de Shiftbase app! Hierin worden de actuele hoogtes van premies namelijk automatisch bijgewerkt, waardoor je in één oogopslag inzicht hebt in verschillende soorten werkgeverslasten.

Loonkosten en werkgeverslasten berekenen - voorbeeldberekening

Stel dat een werknemer een vast contract heeft en precies € 2000 bruto per maand verdient. Om de loonkosten en werkgeverslasten te berekenen, reken je allereerst uit wat het bruto jaarsalaris is. Vervolgens zet je de volgende kosten op een rij:

• het bruto jaarsalaris: € 24.000 per jaar
• 8% vakantiegeld van het bruto salaris: € 1920 per jaar
• werknemersverzekeringen ww wao wia en zw: € 4560 (19% tot 24%) per jaar
• Inkomensafhankelijke bijdrage Zvw: € 1303 per jaar

De totale kosten komen uit op € 31.783 per jaar. Dit is iets minder dan 33% van het bruto jaarloon. Zet dus, zoals eerder aangegeven, zo'n 20% tot 35% van het jaarloon apart om deze kosten te kunnen dekken.

Werkgeverslasten voor kleine, middelgrote en grote werkgevers

Werkgeverslasten berekenen is geen leuke klus, maar wel een noodzakelijke. Heb je de kosten eenmaal op een rij, dan schrik je misschien van de geschatte bedragen. Goed nieuws, want in 2023 mag je rekenen op lagere werkgeverslasten bij lonen tot en met € 5165 per maand. Kleine werkgevers profiteren vooral van een vermindering van de kosten van premies werknemersverzekeringen. Je betaald voor de:

• Werkeloosheidswet
• Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen
• Wet op de arbeidsongeschiktheid­verzekering (WAO)
• Ziektewet (ZW)

Krijgen werknemers meer dan €5165 per maand uitbetaald, dan loopt het verschil in kosten op voor de werkgever. Stel dat een werkgever bijvoorbeeld € 5250 per maand verdient, dan betaal je als werkgever €41,96 meer. Voor werknemers met een maandsalaris vanaf € 5750 betalen werkgevers ruim € 100 per maand extra.

Bijdrage Zvw is in 2023 lager

Naast de premie volksverzekeringen en loonkosten moet je ook een bijdrage voor de Zorgverzekeringswet betalen. Om de werkgeverslasten in 2023 te verlagen, betaal je in 2023 6.68% aan de bijdrage Zvw. Dit was in 2022 nog 6.75%. Het maximumbijdrageloon gaat echter omhoog van € 59.706 naar € 66.952. Tot slot zijn de tarieven voor de Aof-premie lager dan in 2022. Op dit moment betaald de kleine werkgever 5.82% aan premie en middelgrote en grote werkgevers 7,11%.

Onbelaste vergoedingen via de WKR regeling

Met de WKR regeling is het voor werkgevers mogelijk om werkgeverslasten te verlagen. Alhoewel verplichte kosten bedoeld zijn om de veiligheid van werknemers te waarborgen, zijn er manieren om minder te betalen. Bijvoorbeeld voor secundaire arbeidsvoorwaarden. Denk hierbij aan reiskosten, maaltijden op het werk en zelfs sportabonnementen en kerstpakketten voor werknemers.

Via de WKR regeling is het mogelijk om onbelaste vergoedingen te geven. In een notendop betekent dit dat je over deze kosten geen belasting hoeft te betalen. Het onbelaste bedrag moet echter wel in de vrije ruimte passen. Komt het bedrag boven de grens van de vrije ruimte, dan betaal je als werkgever maar liefst 80% extra belasting over dit bedrag betalen. De volgende kosten hoeven niet in de vrije ruimte te passen:

• OV abonnement
• reiskostenvergoedingen tot € 0,22 per kilometer
• verhuiskosten, indien noodzakelijk voor de bedrijfsvoering
• maaltijden bij overwerk
• de kosten voor het aanvragen van een VOG
• werkkleding
• koffie en thee op het werk
• fitnessruimte in het bedrijfspand

Zet je de WKR op een slimme manier in, dan is het dus mogelijk om minder belasting te betalen. En dat zorgt er weer voor dat de werkgeverslasten omlaag gaan.

Directe loonkosten en indirecte loonkosten op een eenvoudige manier registreren

Ben je op zoek naar manieren om de loonadministratie in jouw bedrijf te vereenvoudigen? Wil je in één opslag zien wat het aannemen van een werknemer kost of wil je op voorhand kunnen inschatten welke overige kosten er gemaakt worden? Bij Shiftbase hebben wij software ontwikkeld waarmee de loon- en personeelsadministratie eenvoudig wordt. Neem nu contact met ons op voor meer informatie of probeer Shiftbase 14 dagen gratis en ervaar de kracht van onze software zelf!