Werkgeverslasten berekenen in 2025

Als ondernemer streef je ernaar om op een gegeven moment personeel aan te nemen. Maar als je personeel aanneemt, dan krijg je ook te maken met personeelskosten. Om een inschatting van deze kosten te maken moet je de werkgeverslaten berekenen. Wat werkgeverslasten precies zijn en hoe je deze lasten berekent? Ook verschilt dit bij het soort contract dat je aanbiedt aan jouw medewerkers en wordt hier onderscheid gemaakt? Dat ontdek je in dit artikel!

Wat zijn werkgeverslasten precies?

Werkgeverslasten zijn de kosten die werkgevers maken om hun werknemers van de nodige lonen en uitkeringen te voorzien. Denk hierbij aan sociale lasten, de premie zorgverzekering, premies werknemersverzekeringen en de verplichte werkgeverslasten. De werkgever betaalt bovenop de actuele premies ook kosten voor de opleiding of ontwikkeling van werknemers. Hiernaast moet je als werkgever rekening houden met eventuele aanvullende vergoedingen en indirecte kosten die aan werknemers worden verstrekt, zoals secundaire arbeidsvoorwaarden en andere voorzieningen. Moet een werknemer thuis een werkplek inrichten? Dan betaal je de kosten hiervan ook.

Werkgeverskosten kunnen een aanzienlijke kostenpost zijn voor bedrijven, maar ze zijn belangrijk, omdat deze kosten ervoor zorgen dat werknemers een veilige en productieve werkomgeving hebben. Heb je alle werkgeverskosten op een rij, dan kun je weloverwogen beslissingen nemen over de toewijzing van middelen en het aannemen van nieuw personeel. Inzicht in werkgeverslasten zorgt er bovendien voor dat je gerichte plannen kunt maken voor groei binnen jouw bedrijf. Werkgeverslasten zijn onder te verdelen in verschillende categorieën, zoals wettelijk verplichte kosten en aanvullende zaken zoals de dertiende maand.

Vaste werkgeverslasten

Met vaste werkgeverslasten doelen we op de verplichte kosten die elke werkgever moet betalen. In Nederland worden de vaste werkgeverslasten onderverdeeld in loonheffingen en het vakantiegeld. Zetten we alle vaste kosten op een rij, dan betaal je:

• 8% vakantiegeld
• Loonbelasting en loonheffing
• Premie volksverzekeringen AOW, ANW en WLZ
• Premie werknemersverzekeringen WW, WAO, WIA en Zw
• Inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekeringswet

De inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekeringswet kan bestaan uit een werkgeversheffing en de bijdrage Zvw. Deze vaste lasten zijn een belangrijk onderdeel van de totale werkgeverslasten die bedrijven moeten berekenen. Naast het loon moet je ook rekening houden met secundaire arbeidsvoorwaarden en andere voorzieningen die werknemers krijgen, zoals een leaseauto of een werkplek thuis. Werkgeverslasten kunnen ook aanvullende zaken bevatten zoals de dertiende maand en andere vergoedingen.

Het begrijpen en correct berekenen van deze kosten is essentieel. Gebruik hiervoor een goede rekentool om alle werkgeverslasten snel te berekenen. Je moet niet vergeten de vaste lasten en de verplichte kosten, zoals loonbelasting en premies, goed te documenteren in het personeelshandboek. Daarnaast is het belangrijk om rekening te houden met mogelijke fiscale voordelen die je kunt krijgen door bepaalde kosten mee te verzekeren of te optimaliseren.

Aanvullende werkgeverslasten

Naast vaste werkgeverslasten krijg je als werkgever ook te maken met andere kosten. Deze kosten worden aanvullende werkgeverslasten genoemd. Wat voor aanvullende werkgeverslasten er voor jou gelden, is afhankelijk van de collectieve arbeidsovereenkomst (CAO) van de sector waarin je werkzaam bent. Hiernaast zijn individuele arbeidsovereenkomsten en afspraken onderdeel van aanvullende lasten. Zetten we deze kosten op een rij, dan kun je denken aan:

• Pensioenkosten
• Een reiskostenvergoeding en reis en verblijfskosten
• Onkostenvergoedingen
• Personeelsverzekeringen, inclusief verzuimverzekering
• Secundaire arbeidsvoorwaarden
• Eventuele werkkleding en Arbo voorzieningen
• Extra werkgeverslasten, zoals een leaseauto
• Bepaalde premies

Onder extra werkgeverslasten kun je opleidingskosten plaatsen. Hiernaast vallen de kosten voor de werving en selectie van nieuw personeel ook vaak onder extra lasten. Bij elkaar opgeteld vormen de verplichte kosten en aanvullende kosten de totale werkgeverslasten. Het is belangrijk om deze kosten nauwkeurig te berekenen en mee te nemen in de totale berekening van de werkgeverslasten. Gebruik hiervoor een rekentool om alle kosten snel en accuraat te berekenen.

Specifieke gevallen bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw)

In bepaalde gevallen kan de bijdrage voor de Zorgverzekeringswet (Zvw) verschillen. Het is belangrijk om op de hoogte te zijn van deze specifieke gevallen om je totale werkgeverslasten nauwkeurig te berekenen. Bijvoorbeeld, de bijdrage kan variëren afhankelijk van het soort dienstverband en het inkomen van de werknemer. Ook kunnen er afwijkingen zijn voor werknemers met meerdere dienstverbanden of bij grensarbeiders die in het buitenland werken maar in Nederland verzekerd zijn.

Inschatting van de totale werkgeverslasten in 2025

Je weet nu welke kosten je allemaal bij elkaar op moet tellen om de totale werkgeverslasten te berekenen. Wil je echter een inschatting maken van de personeelskosten, dan is er een vuistregel die je kunt aanhouden. Tel 20% tot 45% bovenop de loonkosten om de algemene werkgeverslasten per werknemer in te schatten. Dit percentage kan variëren afhankelijk van de sector, de individuele arbeidsovereenkomsten, en de secundaire arbeidsvoorwaarden die je aan je medewerkers biedt.

Hiernaast kunnen ook extra kosten, zoals een dertiende maand, pensioenregeling, nieuw personeel aannemen en verzuimverzekering bijdragen aan de totale werkgeverslasten. Gebruik een rekentool om een nauwkeurige berekening te maken en inzicht te krijgen in de exacte kosten per werknemer. Dit helpt je om een realistische begroting te maken en besparingen te realiseren waar mogelijk.

Zo bereken je loonkosten in 2025

Naast de werkgeverslasten die je nu kent, moet je ook rekening houden met afspraken die in de cao of het arbeidscontract omschreven staan. Staat hier bijvoorbeeld in dat de werknemer recht heeft op een dertiende maand, dan moet je deze kosten ook meerekenen. Verder kunnen persoonlijke arbeidscontracten ook bepalingen bevatten die van invloed zijn op de totale werkgeverslasten.

Wist je dat een vast dienstverband fiscaal gunstiger is? Dit is omdat je voor een flexibel contract met een gelijk salaris ongeveer €2.090 meer aan werkgeverslasten betaalt. Dit verschil kan aanzienlijke gevolgen hebben voor de totale werkgeverslasten, vooral als je meerdere medewerkers in dienst hebt.

De werkgeverslasten zullen in 2024 flink stijgen. Om precies uit te rekenen hoe hoog deze lasten zullen zijn, kun je het beste met een boekhouder werken. Pak je de loonadministratie liever zelf aan, dan kan een goed boekhoudprogramma je helpen om inzicht te krijgen in de werkgeverslasten en andere fiscale voordelen.

Wil je de loonadministratie en HR-zaken in het geheel vereenvoudigen? Ga dan aan de slag met de Shiftbase app! Hierin worden de actuele hoogtes van premies namelijk automatisch bijgewerkt, waardoor je in één oogopslag inzicht hebt in verschillende soorten werkgeverslasten. Daarnaast helpt de app je bij het snel berekenen van de loonkosten en het volgen van de wettelijke verplichte kosten.

Loonkosten en werkgeverslasten berekenen - voorbeeldberekening

Stel dat een werknemer een vast contract heeft en precies €2000 bruto per maand verdient. Om de loonkosten en werkgeverslasten te berekenen, reken je allereerst uit wat het bruto jaarsalaris is. Vervolgens zet je de volgende kosten op een rij:

• Het bruto jaarsalaris: €24.000 per jaar
• 8% vakantiegeld van het bruto salaris: €1920 per jaar
• Premie werknemersverzekeringen (WW, WAO, WIA en Zw): €4560 (19% tot 24%) per jaar
• Inkomensafhankelijke bijdrage Zvw: €1303 per jaar

De totale kosten komen uit op €31.783 per jaar. Dit is iets minder dan een verhoging van 33% bovenop het bruto jaarloon. Zet dus, zoals eerder aangegeven, zo'n 20% tot 35% van het jaarloon apart om deze kosten te kunnen dekken.

Het is belangrijk om alle kosten nauwkeurig te berekenen. Naast de genoemde vaste lasten kunnen ook aanvullende werkgeverslasten, zoals een pensioenregeling, verzuimverzekering en secundaire arbeidsvoorwaarden invloed hebben op de totale kosten. Gebruik een rekentool of boekhoudprogramma om de exacte kosten te berekenen en inzicht te krijgen in de fiscale voordelen die mogelijk zijn.

Werkgeverslasten voor kleine, middelgrote en grote werkgevers

Werkgevers worden verdeeld in verschillende categorieën op basis van de omvang van hun totale loonsom. Deze classificatie wordt bepaald aan de hand van het aantal werknemers en het gemiddelde premieplichtige loon, vastgesteld op €36.200 voor het jaar 2024.

Kleine werkgevers

Kleine werkgevers hebben een premieplichtige loonsom die kleiner is dan of gelijk aan €905.000. Voor kleine werkgevers is het belangrijk om te letten op de secundaire arbeidsvoorwaarden en de verplichte werkgeverslasten. Het correct berekenen van deze kosten kan bijdragen aan het besparen op de totale werkgeverslasten.

Middelgrote werkgevers

Middelgrote werkgevers hebben een premieplichtige loonsom tussen €905.000 en €3.620.000. Middelgrote werkgevers moeten vaak rekening houden met complexere secundaire arbeidsvoorwaarden en extra werkgeverslasten, zoals een dertiende maand en aanvullende verzekeringen. Het gebruik van een rekentool kan helpen bij het snel berekenen van de totale kosten.

Grote werkgevers

Grote werkgevers hebben een premieplichtige loonsom die groter is dan €3.620.000. Voor grote werkgevers is het van essentieel belang om inzicht te hebben in alle werkgeverslasten, inclusief de verplichte kosten en de fiscale voordelen die mogelijk zijn. Door de omvang van hun personeelsbestand, kunnen de werkgeverslasten aanzienlijk variëren. Een goed boekhoudprogramma is cruciaal om de kosten nauwkeurig te beheren en te optimaliseren.

Onbelaste vergoedingen via de WKR regeling

Met de WKR-regeling is het voor werkgevers mogelijk om werkgeverslasten te verlagen. Alhoewel verplichte kosten bedoeld zijn om de veiligheid van werknemers te waarborgen, zijn er manieren om minder te betalen, bijvoorbeeld voor secundaire arbeidsvoorwaarden. Denk hierbij aan reiskosten, maaltijden op het werk en zelfs sportabonnementen en kerstpakketten voor werknemers.

Via de WKR-regeling is het mogelijk om onbelaste vergoedingen te geven. In een notendop betekent dit dat je over deze kosten geen belasting hoeft te betalen. Het onbelaste bedrag moet echter wel in de vrije ruimte passen. Komt het bedrag boven de grens van de vrije ruimte, dan betaal je als werkgever maar liefst 80% extra belasting over dit bedrag. De volgende kosten hoeven niet in de vrije ruimte te passen:

• OV-abonnement
• Reiskostenvergoedingen tot €0,23 per kilometer in 2024
• Verhuiskosten, indien noodzakelijk voor de bedrijfsvoering
• Maaltijden bij overwerk
• De kosten voor het aanvragen van een VOG
• Werkkleding
• Koffie en thee op het werk
• Fitnessruimte in het bedrijfspand

Zet je de WKR op een slimme manier in, dan is het dus mogelijk om minder belasting te betalen. En dat zorgt er weer voor dat de werkgeverslasten omlaag gaan. Het is raadzaam om goed te documenteren welke vergoedingen je verstrekt, zodat je altijd kunt aantonen dat ze binnen de WKR-regeling vallen. Gebruik hiervoor een goed boekhoudprogramma of een rekentool om de kosten bij te houden en inzicht te krijgen in de fiscale voordelen.

Het gebruik van een rekentool voor werkgeverslasten

Een rekentool kan helpen om snel en nauwkeurig alle werkgeverslasten te berekenen. Dit kan variëren van loonkosten tot secundaire arbeidsvoorwaarden en andere verplichte kosten. Het gebruik van een rekentool kan ook helpen om inzicht te krijgen in mogelijke besparingen en fiscale voordelen.

Directe loonkosten en indirecte loonkosten op een eenvoudige manier registreren

Ben je op zoek naar manieren om de loonadministratie in jouw bedrijf te vereenvoudigen? Wil je in één opslag zien wat het aannemen van een werknemer kost of wil je op voorhand kunnen inschatten welke overige kosten er gemaakt worden? Bij Shiftbase hebben wij software ontwikkeld waarmee de loon- en personeelsadministratie eenvoudig wordt. Neem nu contact met ons op voor meer informatie of probeer Shiftbase 14 dagen gratis en ervaar de kracht van onze software zelf!