Ruzie op werk: conflicten oplossen op de werkvloer

Ruzie op het werk. We hebben het allemaal wel eens meegemaakt. Conflicten zijn dan ook een onvermijdelijk onderdeel van het professionele leven.

Of het nu gaat om meningsverschillen tussen collega's, onenigheid binnen een team, of grotere organisatorische geschillen, de meeste conflicten verlagen de motivatie en kunnen de werksfeer negatief beïnvloeden.

Het oplossen van deze conflicten is dan ook essentieel voor een efficiënte, productieve en veilige werkomgeving. Hoe je ruzie op het werk voorkomt en oplost? Dat ontdek je in dit artikel!

Verschillende soorten conflicten op de werkvloer

Conflicten op de werkvloer zijn niet allemaal hetzelfde en kun je in verschillende categorieën onderverdelen. Persoonlijke conflicten ontstaan vaak uit misverstanden of persoonlijke verschillen tussen collega's. Persoonlijke conflicten kunnen tot spanningen leiden en op de lange termijn kan dit flinke gevolgen hebben. Denk bijvoorbeeld aan een hoog ziekteverzuim en de bijbehorende kosten. Teamconflicten hebben daarentegen betrekking op onenigheid binnen een groep, waarbij teamleden verschillende doelen of werkmethoden hebben, waardoor collega's niet goed met elkaar samenwerken.

Wist je dat volgens sommige studies, managers en leidinggevenden gemiddeld 25% tot 40% van hun tijd besteden aan conflicthantering op de werkvloer? Hieruit blijkt dat een effectieve methode om een conflict op te lossen en een goed plan voor preventie enorm belangrijk is. Conflicthantering kan namelijk een aanzienlijk deel van de werktijd in beslag nemen.

Organisatorische conflicten kunnen nog complexer zijn. Deze problemen komen namelijk voort uit beleids- of structuurproblemen binnen het bedrijf. De eerste stap naar een effectieve oplossing, is het begrijpen van de aard van een conflict. Of het nu gaat om een eenvoudig meningsverschil of een diepgeworteld probleem, door het type conflict te herkennen kun je een effectief plan van aanpak opstellen. Dit zijn de meest voorkomende soorten conflicten op het werk.

De verschillende soorten conflicten uitgelegd

Persoonlijke Conflicten:

• Oorzaak: Persoonlijke conflicten ontstaan vaak uit persoonlijke ergernissen, misverstanden, of verschillen in persoonlijkheden van collega's.

• Impact: Dit kan leiden tot een lage productiviteit en een negatieve sfeer binnen het team.

Teamconflicten:

• Oorzaak: Deze conflicten hebben betrekking op onenigheid binnen een groep, waarbij teamleden verschillende doelen, werkmethoden, of waarden kunnen hebben.

• Impact: Kan de samenwerking en het bereiken van gemeenschappelijke doelen flink belemmeren.

Organisatorische Conflicten:

• Oorzaak: Komen voort uit beleids- of structuurproblemen binnen het bedrijf. Denk hierbij aan onduidelijke rollen, een ongelijke verdeling van middelen, of tegenstrijdige doelen tussen afdelingen.

• Impact: Kan leiden tot een brede ontevredenheid en inefficiëntie in de hele organisatie.

Leiderschapsconflicten:

• Oorzaak: Ontstaan wanneer er onenigheid is over leiderschapsstijlen, prioriteiten en beslissingen. Leiderschapsconflicten ontstaan ook als er strijd is om leiderschapsfuncties.

• Impact: Kan leiden tot verdeeldheid binnen het team en een gebrek aan duidelijke richting.

Culturele Conflicten:

• Oorzaak: Culturele conflicten kunnen ontstaan door verschillen in culturele achtergronden, normen, en waarden tussen medewerkers.

• Impact: Kan leiden tot misverstanden en een gebrek aan verbinding tussen collega's in het team.

Taak-gerelateerde Conflicten:

• Oorzaak: taak-gerelateerde conflicten ontstaan vanuit onenigheid over werkzaamheden en verantwoordelijkheden, of de manier waarop taken uitgevoerd moeten worden.

• Impact: Dit kan de voortgang van projecten belemmeren en leidt in sommige gevallen tot inefficiëntie in de werkwijze.

Conflict oplossen met duidelijke richtlijnen

Het oplossen van conflicten op de werkvloer vraagt om een doordachte en empathische aanpak. De eerste stap is luisteren en begrijpen. Luister goed naar je collega en wees duidelijk over je eigen standpunt, zodat alle partijen de kans krijgen om hun meningen uit te leggen zonder onderbreking of oordeel. Hierna komen de onderhandelingen en het bemiddelen, waarbij je naar gelijke gronden zoekt. Soms kan het inschakelen van een onafhankelijke partij helpen om een eerlijke oplossing te vinden. Je kunt deze stappen toepassen met praktische technieken, zoals de 5-stappenmethode van UNLP. Deze methode helpt je bij het identificeren van het probleem, het verkennen van oplossingen en het bereiken van een overeenkomst.

De 5-stappenmethode uitgelegd

De 5-stappenmethode is vaak geassocieerd met technieken zoals Neuro Linguïstisch Programmeren (NLP). Deze methode biedt een gestructureerd pad naar het vinden van mogelijke oplossingen voor een conflict op de werkvloer. De 5-stappenmethode begint met het opbouwen van een rapport. In dit rapport worden de belangrijkste problemen en feiten genoteerd, zodat je actief aan een veilige en respectvolle werkomgeving kunt werken. Vervolgens moeten problemen gedefinieerd worden en vraag je naar wat collega's vinden van een specifieke kwestie of een bepaald onderwerp. Heb je een duidelijk beeld van een conflict, dan kun je ook gericht werken aan het oplossen hiervan. Dit zijn de 5 stappen op een rij:

1. Rapport opbouwen

2. Het probleem definiëren

3. Verkennen van behoeften en belangen

4. Genereren van oplossingen

5. Overeenkomst bereiken en implementeren

Is het onderhandelen gelukt en zijn er oplossingen bedacht? Dan kun je de oplossingen gaan implementeren. Zorg voor voortdurende ondersteuning en wees open voor feedback om ervoor te zorgen dat de oplossing werkt. De 5-stappenmethode benadrukt samenwerking, communicatie en een win-win-benadering, zonder sterke emoties aan het conflict te verbinden. Voor de leidinggevende, HR-professionals en andere collega's die streven naar een positieve en productieve werkomgeving, is dit een goede manier om een conflict op te lossen of een confrontatie te voorkomen.

Conflicthantering door goed management

De rol van de werkgever bij het oplossen van conflicten op de werkvloer is complex, maar van groot belang. Werkgevers hebben namelijk de verantwoordelijkheid om een veilige en respectvolle werkomgeving te creëren, waarin een conflict snel en effectief is opgelost. Dit gebeurt met behulp van training en ondersteuning aan managers en werknemers. Bied je een training waarin het personeel leert hoe je bijvoorbeeld moet omgaan met een zakelijk conflict, dan is het erkennen en aanpakken hiervan al een stuk eenvoudiger.

In sommige gevallen kan het inschakelen van professionals, zoals een rechtsbijstandverzekering of een bemiddelaar, noodzakelijk zijn om een eerlijke en onpartijdige oplossing te vinden. Hiernaast is het belangrijk om proactief te zijn in het herkennen van potentiële conflicten. Merk je bijvoorbeeld dat het ziekteverzuim van een specifieke werknemer ineens omhoog gaat of het gedrag van een medewerker veranderd, dan kan dit een duidelijk teken zijn van een arbeidsconflict. Implementeer beleid en procedures om dit soort problemen op te lossen voordat ze escaleren. Blijf goed communiceren en werk actief aan het opbouwen van een sterke relatie om conflicten snel op te pikken. Door een actieve rol te spelen in het oplossen van conflicten, kun je als werkgever of leidinggevende bijdragen aan een positieve werkcultuur.

Conflicten en onderlinge spanningen voorkomen

Voorkomen is beter dan genezen, en dit geldt ook voor ruzie op de werkvloer. Het opbouwen van een positieve werkcultuur waarin open communicatie, respect en samenwerking worden gestimuleerd, kan veel problemen voorkomen. Ga je hiernaast regelmatig in gesprek met collega's, dan kan dit misverstanden wegnemen en gevoelens van verbondenheid en betrokkenheid versterken. Wil je conflicten oplossen voordat ze uit de hand lopen? Dan helpen trainingen in conflictbeheersing en communicatie om collega's de handvatten te geven om een conflict op een gezonde manier op te lossen.

Door proactief aan preventie van ruzie op het werk, creëer je een omgeving waarin dit minder waarschijnlijk is. Ontstaat er desondanks een probleem, dan kunnen werknemers de kwestie op een effectieve en nette manier oplossen. Investeren in conflictpreventie is dus niet alleen belangrijk voor een goede werksfeer, maar leidt vaak ook tot productieve werknemers die elkaar accepteren en goed met elkaar omgaan.

Creëer een positieve werksfeer met Shiftbase

Conflicten op de werkvloer zijn complex en vragen om een doordachte aanpak om ze effectief aan te pakken en te voorkomen. Gelukkig zijn er tools zoals Shiftbase die het proces kunnen vereenvoudigen. Met onze software volg je trends en patronen in het gedrag van medewerkers, zodat je potentiële conflicten vroegtijdig kunt identificeren en aanpakken. Hiernaast integreert Shiftbase naadloos met HR-management, waardoor je een transparante werkomgeving creëert, gericht op samenwerking en een goede onderlinge relatie.

Personeelsplanning en urenregistratie software!

• Eenvoudige personeelsplanning
• Overzichtelijke urenregistratie
• Makkelijke verlofregistratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen