Te laat komen op werk: zo pak je het aan

Af en toe te laat komen is geen reden voor maatregelen. Structureel te laat komen wel. Er bestaat geen wettelijke marge van vijf of tien minuten. Over de tijd die iemand niet werkt, hoef je geen loon te betalen. En ontslag houdt bij de rechter alleen stand als het patroon vaststaat, je hebt gewaarschuwd en je het kunt bewijzen.

Het meeste werk zit vóór dat punt: een duidelijke afspraak over de begintijd en over melden, een gesprek zodra er een patroon ontstaat en tijden die je kunt laten zien.

Mag je te laat komen op werk?

Niet als recht. De begintijd van de dienst is de afspraak. Wie later begint, komt die niet na. Dat iemand een keer vastzit door een treinstoring of een ziek kind, hoort bij werken met mensen. Meldt de medewerker het op tijd en blijft het bij een incident, dan is een korte opmerking genoeg. Anders wordt het als het vaker gebeurt, als niemand het meldt of als het steeds om dezelfde reden gaat.

In een winkel die om 9:00 opengaat of een keuken waar om 11:30 de eerste lunchbonnen binnenkomen, merk je het meteen. Een collega opent alleen, de mise-en-place loopt achter of iemand van de vorige dienst moet blijven. Op kantoor valt tien minuten minder op. Collega’s zien alleen wel wie zich aan de begintijd houdt en wie niet.

Wanneer is iemand te laat?

Iemand is te laat als het werk na de geplande begintijd begint. Om 8:58 binnenlopen en om 9:10 achter de kassa staan is dus te laat bij een dienst van 9:00. Wil je dat medewerkers vóór de dienst al de overdracht doen of de kassa opstarten, dan is dat werk en hoort die tijd bij de dienst. Zet hem in het rooster, zodat hij geregistreerd en betaald wordt.

Hoeveel minuten mag je te laat komen op werk?

Er is geen wettelijke norm voor hoeveel minuten je te laat mag komen. Veel werkgevers gedogen een paar minuten, maar dat is een gewoonte en geen recht. Als werkgever bepaal je zelf waar de grens ligt. Die grens werkt alleen als iedereen hem kent.

Leg daarom in je personeelshandboek of bedrijfsreglement vast vanaf hoeveel minuten een medewerker moet laten weten dat het later wordt en wat er gebeurt met de minuten die iemand mist. Bespreek het in de eerste week met nieuwe medewerkers, samen met de afspraken over pauzes. Wie het vanaf de start weet, hoeft het later niet als verwijt te horen.

Vijf minuten te laat lijkt weinig. Bij vijf diensten per week is het 25 minuten. In een team waar de volgende dienst op de overdracht wacht, schuift het bovendien door naar iedereen die na die medewerker begint.

Spreek af hoe een medewerker meldt dat het later wordt

Medewerkers zoeken zelf vaak op hoe ze hun werkgever laten weten dat ze te laat komen. Geef ze het antwoord voordat het nodig is:

• wie ze bellen of appen: de leidinggevende van die dienst, niet de groepsapp

• wanneer: zodra duidelijk is dat ze de begintijd niet halen, uiterlijk vóór het begin van de dienst

• wat ze doorgeven: hoe laat ze er wel zijn

• of ze de tijd aan het eind van de dienst mogen inhalen, als dat in jouw zaak kan

Een melding maakt de gemiste tijd niet goed, wel de rest van de dienst. Wie om 8:40 appt dat het 9:20 wordt, geeft je twintig minuten om iemand anders achter de kassa te zetten voordat de winkel opengaat.

Bij een patroon begin je met een gesprek

Een medewerker die maanden op tijd was en nu twee keer per week tien minuten later binnenkomt, heeft meestal een reden. Een nieuwe dienstregeling van de bus, een kind dat naar een andere school gaat, mantelzorg, slecht slapen of problemen thuis. Vraag ernaar in een rustig gesprek, niet tussen twee klanten door, en leg vast wat jullie afspreken.

Vaak valt er iets te regelen. Kan de dienst een kwartier later beginnen en een kwartier later eindigen, dan is het probleem weg. Wie de winkel opent of de ontbijtdienst draait, kan dat niet. Dan kijk je samen of die medewerker vaker in een latere dienst past. Waar het werk niet aan een vaste tijd hangt, zijn flexibele werktijden een optie.

Speelt er iets met de gezondheid, wijs dan op de ziekmelding. In een zaak bij de kantonrechter in Alkmaar legde een monteur achteraf een brief van de huisarts over een dreigende burn-out over. De rechter woog die niet mee, omdat hij zich nooit had ziek gemeld.

Mag je loon inhouden als iemand te laat komt?

Ja, over de tijd die niet gewerkt is. Artikel 7:628 lid 1 BW verplicht de werkgever het loon door te betalen als de werknemer niet werkt, tenzij dat in redelijkheid voor rekening van de werknemer komt. Te laat komen zonder geldige reden valt daaronder. Wie om 9:17 begint aan een dienst van 9:00, krijgt die dag 17 minuten minder betaald.

Houd alleen de minuten in die echt gemist zijn. Rond je elke vertraging af op een half uur, dan houd je 30 minuten in voor 17 gemiste minuten. De andere 13 minuten zijn gewerkt. Die betaal je gewoon. Wil je bovenop het gemiste loon een sanctie, dan is dat een boete.

Een boete voor te laat komen

Een boete mag alleen als de arbeidsovereenkomst hem schriftelijk regelt, met de overtreding, het bedrag en de bestemming van het geld (artikel 7:650 BW). De werkgever mag er zelf niet beter van worden, dus de boete gaat bijvoorbeeld naar een goed doel. Binnen een week mogen de boetes samen niet hoger zijn dan een halve dag loon. Voor werknemers die meer verdienen dan het minimumloon mag de overeenkomst daarvan afwijken. Ook dan kan de rechter een te hoge boete verlagen.

Leg je voor een voorval een boete op, dan kun je daarvoor geen schadevergoeding meer eisen (artikel 7:651 BW). Staat er geen boetebeding in de arbeidsovereenkomst, dan blijft het bij het inhouden van de gemiste minuten.

Zo geef je een officiële waarschuwing voor te laat komen

Helpt het gesprek niet, dan volgt een officiële waarschuwing. Daarmee leg je vast dat het gedrag moet stoppen en wat er gebeurt als het doorgaat. Geef hem kort na het laatste voorval, zodat het verband duidelijk is. Een wettelijk minimum aantal waarschuwingen bestaat niet. Zet in de brief:

• de data waarop de medewerker te laat was, met de begintijd van de dienst en hoe laat het werk begon

• wanneer jullie erover hebben gesproken en wat er toen is afgesproken

• waar de regel staat, bijvoorbeeld in het personeelshandboek

• wat er gebeurt bij herhaling, tot en met ontslag

Zorg dat je kunt aantonen dat de brief is aangekomen. Overhandig hem persoonlijk en laat de medewerker voor ontvangst tekenen, of stuur hem aangetekend en daarnaast per mail. De monteur in Alkmaar zei dat hij een waarschuwing nooit had gekregen. De werkgever had hem aangetekend verstuurd en kon het afhaalbericht van PostNL laten zien, dus telde de waarschuwing mee. Bewaar de brief en de gespreksverslagen in het personeelsdossier.

Voorbeeld: officiële waarschuwing voor te laat komen

Beste Sanne,

Op 14 oktober hebben we gesproken over je begintijd. In september was je vijf keer te laat: op 3, 9, 16, 23 en 30 september begon je dienst om 9:00 en klokte je tussen 9:20 en 9:45 in. We hebben toen afgesproken dat je om 9:00 begint en vóór 8:45 belt als dat een keer niet lukt.

Op 21 en 24 oktober was je opnieuw te laat, om 9:35 en 9:50, zonder dat je had gebeld. Daarom geef ik je met deze brief een officiële waarschuwing. De afspraken over begintijden en melden staan in hoofdstuk 3 van het personeelshandboek.

Kom je opnieuw te laat zonder geldige reden, dan nemen we verdere maatregelen. Dat kan ook ontslag zijn.

Met vriendelijke groet,

[naam leidinggevende]

Pas de data, tijden en de verwijzing naar je eigen regels aan. Wat de brief sterk maakt, zijn de concrete tijden: die kan de medewerker niet wegpraten.

Wanneer is ontslag mogelijk bij structureel te laat komen?

Blijft het te laat komen ondanks gesprekken en waarschuwingen, dan zijn er twee routes. Je kunt de kantonrechter vragen de arbeidsovereenkomst te ontbinden wegens verwijtbaar handelen (artikel 7:669 lid 3 onder e BW). Zo ging het met een tramconducteur van het GVB die zich ondanks een slaapcoach en een laatste waarschuwing bleef verslapen. Of je geeft ontslag op staande voet om een dringende reden (artikel 7:677 lid 1 BW). Dat moet onverwijld, dus direct na het laatste voorval, en je deelt de reden meteen mee.

Rechters kijken bij te laat komen naar hoe vaak het gebeurde, hoe lang het telkens was, of er is gewaarschuwd en of de werkgever het kan bewijzen. In deze drie zaken hield ontslag op staande voet stand:

In alle drie de zaken ging het om meer dan een paar minuten en lag er bewijs. De monteur hield vol dat het hooguit vijf tot vijftien minuten was geweest. De werkgever legde WhatsApp-berichten en de urenadministratie over. Daar kon de werknemer niets tegenover zetten. Een herinnering dat iemand "vaker te laat was" is voor een rechter niet genoeg.

Als het ontslag op staande voet geen stand houdt

Vindt de rechter dat er geen dringende reden was, dan kan de werknemer vragen het ontslag te vernietigen. Het contract loopt dan door en je betaalt het loon over de tussenliggende tijd. De werknemer kan ook kiezen voor een billijke vergoeding ten laste van de werkgever (artikel 7:681 lid 1 BW). Laat je bij twijfel adviseren door een arbeidsrechtjurist voordat je iemand op staande voet ontslaat.

Tijdregistratie maakt het gesprek feitelijk

Zonder registratie wordt elk gesprek over te laat komen een discussie over wie zich wat herinnert. Tijdregistratie laat zien wanneer medewerkers inklokken, hoe vaak iemand te laat is en of er een patroon ontstaat. In plaats van "Ik had het idee dat je laat was" zeg je: "Volgens de registratie begon je om 9:17, terwijl de dienst om 9:00 begon." Daar valt weinig over te twisten.

Dezelfde registratie is je bewijs als het verder gaat. In Alkmaar won de werkgever omdat hij de tijden kon laten zien. De winkelmanager in Rotterdam laat het omgekeerde zien: wie zijn eigen begintijd mag invullen, kan die mooier maken dan hij was. Een tijdregistratiesysteem waarin de medewerker inklokt op het moment dat het werk begint, maakt dat een stuk lastiger.

In Shiftbase klokt je team in op de eigen telefoon of in de Kiosk, die in de browser draait op een tablet of pc bij de ingang, met een persoonlijke pincode. De geklokte tijd staat naast de dienst uit het rooster. In één overzicht zie je wie er is begonnen en wie te laat is. Bij het goedkeuren in de urenregistratie staat een dienst die later begon dan gepland apart, zodat je hem bespreekt terwijl iedereen het nog weet.

Je kunt Shiftbase gratis proberen met je eigen rooster, zonder betaalgegevens. Na een paar weken inklokken zie je of te laat komen in je team een incident is of een patroon.