Wat kost een werknemer? Zo bereken je de personeelskosten

Personeelskosten berekenen is een essentieel onderdeel voor iedere ondernemer die zijn financiën goed op orde wil hebben. Loonkosten en personeelskosten zijn twee verschillende begrippen, maar beide zijn van groot belang bij het bepalen van de totale kosten voor een werknemer.

In dit artikel lees je het verschil tussen loonkosten en personeelskosten, welke kostenposten vaak vergeten worden en hoe je uitrekent wat een werknemer kost. Het rekenvoorbeeld gebruikt het minimumloon van 2026. Tot slot lees je hoe je de werkkostenregeling slim inzet.

Loonkosten vs personeelskosten

Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen loonkosten en personeelskosten, omdat ze beide een ander aspect van de uitgaven voor werknemers vertegenwoordigen.

Loonkosten zijn de directe kosten die een werkgever maakt voor het salaris van een werknemer, inclusief het brutoloon, verplichte bijdragen zoals premies en belastingen (loonheffingen) die aan de Belastingdienst moeten worden afgedragen. Directe loonkosten bestaan dus uit het bruto loon, verplichte premies en andere wettelijke bijdragen die een werkgever betaalt voor elke werknemer.

Personeelskosten, daarentegen, omvatten zowel directe als indirecte loonkosten en alle andere kosten die gepaard gaan met het in dienst hebben van personeel. Naast het salaris en de verplichte bijdragen, horen hier ook secundaire arbeidsvoorwaarden bij, zoals onkostenvergoedingen, werkgeverslasten, reiskosten en pensioenkosten. Bovendien zijn er indirecte loonkosten, zoals het aantal productieve uren dat verloren gaat wanneer een medewerker ziek is, vakantiegeld, juridische kosten en overige personeelskosten die relevant zijn voor het totale kostenplaatje.

Het is cruciaal voor ondernemers om zowel de loonkosten als de personeelskosten te berekenen om een nauwkeurig beeld te krijgen van de totale kosten die gemoeid zijn met het in dienst hebben van werknemers. Door beide aspecten in ogenschouw te nemen, krijgen ondernemers een realistisch beeld van de kostprijs van hun personeel en kunnen ze beter geïnformeerde beslissingen nemen over het aannemen of behouden van medewerkers.

Kostenposten waar je rekening mee moet houden bij personeel

Bij het berekenen van de personeelskosten zijn er een aantal kostenposten die vaak over het hoofd worden gezien door ondernemers. Hieronder volgen zeven van deze kostenposten die ondernemers niet mogen vergeten bij het inschatten van de totale kosten van het in dienst hebben van werknemers:

Secundaire arbeidsvoorwaarden

Naast het vaste salaris zijn er vaak secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een dertiende maand, bonusregelingen, een auto van de zaak of onkostenvergoedingen die deel uitmaken van het arbeidscontract.

Pensioenregeling

De werkgever is meestal verplicht om bij te dragen aan de pensioenregeling van werknemers. Deze pensioenkosten zijn een aanzienlijk deel van de totale personeelskosten en mogen niet worden vergeten.

Opleidings- en ontwikkelingskosten

Investeren in de ontwikkeling van je werknemers kan op de lange termijn vruchten afwerpen. Kosten voor trainingen, cursussen en opleidingen horen ook bij de personeelskosten.

Verzuim- en ziektekosten

Wanneer een medewerker ziek is, kan dit leiden tot extra kosten voor vervanging, verlies van productieve uren en eventuele kosten voor de re-integratie van de werknemer.

Werkgeverslasten

Dit zijn kosten die de werkgever moet betalen voor sociale verzekeringen, zoals de premies voor werknemersverzekeringen (WW, WIA, ZW) en de basispremie voor het Algemeen Werkloosheidsfonds (Awf).

Juridische kosten

Het aannemen en managen van personeel kan juridische kosten met zich meebrengen, bijvoorbeeld bij het opstellen van arbeidscontracten, het oplossen van arbeidsconflicten of het naleven van arbeidsrechtelijke verplichtingen.

Werkplek en faciliteiten

De kosten voor het inrichten en onderhouden van een werkplek, zoals meubilair, apparatuur, kantoorbenodigdheden en eventuele voorzieningen zoals een kantine of parkeergelegenheid, horen ook bij de personeelskosten.

Door al deze kostenposten mee te nemen bij het berekenen van de personeelskosten, krijg je een vollediger beeld van wat een werknemer daadwerkelijk kost. Het helpt je om beter geïnformeerde beslissingen te nemen met betrekking tot het aannemen, behouden en managen van je personeel.

Gemiddelde loonkosten per werknemer berekenen

Sinds 2024 geldt in Nederland een wettelijk minimumloon per uur. Voor werknemers van 21 jaar en ouder is dat € 14,71 per uur vanaf 1 januari 2026 en € 14,99 per uur vanaf 1 juli 2026. Het minimumloon gaat elk jaar op 1 januari en 1 juli omhoog.

Een veelgebruikte vuistregel is dat je bovenop het brutoloon zo'n 30% aan werkgeverslasten en bijkomende kosten betaalt: vakantiegeld, premies werknemersverzekeringen, de werkgeversheffing Zvw en pensioen. Met ruime secundaire arbeidsvoorwaarden houd je beter 40% aan.

Een rekenvoorbeeld: een medewerker van 21 jaar of ouder werkt 38 uur per week op het minimumloon van juli 2026. Dat is gemiddeld 164,67 uur per maand, dus € 14,99 × 164,67 = € 2.468,40 bruto per maand. Met 30% opslag kost die medewerker je ongeveer € 3.209 per maand en zo'n € 38.500 per jaar. Per gewerkt uur is dat ongeveer € 19,50.

Wil je weten welk deel van je omzet naar personeel gaat? Reken je personeelskosten dan uit als percentage van de omzet met de rekenhulp arbeidsproductiviteit berekenen.

Directe loonkosten berekenen

Het berekenen van directe loonkosten is belangrijk voor inzicht in financiële verplichtingen richting werknemers. Volg deze stappen om directe loonkosten te berekenen:

• Brutoloon: Bepaal het brutoloon uit het arbeidscontract, exclusief secundaire arbeidsvoorwaarden.

• Verplichte bijdragen: Bereken premies voor werknemersverzekeringen (WW, WIA, ZW) en de basispremie voor het Algemeen Werkloosheidsfonds (Awf) met de actuele percentages van de Belastingdienst.

• Loonheffingen: Gebruik de loonheffingstabellen van de Belastingdienst om het percentage van het brutoloon te bepalen dat moet worden ingehouden voor loonheffingen (loonbelasting en premies volksverzekeringen).

• Overige bijdragen: Houd rekening met eventuele sectorale bijdragen, zoals bedrijfstakpensioenfonds of opleidingsfonds.

Tel het brutoloon, de verplichte bijdragen, loonheffingen en overige bijdragen bij elkaar op om de directe loonkosten te berekenen.

Indirecte loonkosten berekenen

Indirecte loonkosten zijn kosten die niet direct aan het salaris zijn gerelateerd, maar wel invloed hebben op de totale personeelskosten. Om deze kosten te berekenen, houd rekening met de volgende factoren:

• Secundaire arbeidsvoorwaarden: Denk aan vakantiegeld, dertiende maand, onkostenvergoedingen, auto van de zaak en bonusregelingen.

• Pensioenregeling: Bereken de werkgeversbijdrage aan de pensioenregeling van werknemers.

• Verzuimkosten: Houd rekening met kosten voor vervanging, verloren productieve uren en re-integratie bij ziekteverzuim.

• Opleidingskosten: Neem kosten voor trainingen, cursussen en opleidingen mee in de berekening.

• Werkplek en faciliteiten: Bereken kosten voor inrichting, onderhoud en voorzieningen van de werkplek.

Door deze factoren mee te nemen bij het berekenen van de indirecte loonkosten, krijg je een completer beeld van de totale kosten voor het in dienst hebben van werknemers.

Maak gebruik van de werkkostenregeling

De werkkostenregeling (WKR) biedt werkgevers de mogelijkheid om onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers te geven. Door slim gebruik te maken van de WKR, kun je personeelskosten optimaliseren en werknemers extra's bieden zonder extra belasting te betalen.

Binnen de WKR is er een vrije ruimte, een percentage van de totale fiscale loonsom, waarbinnen je onbelaste vergoedingen en verstrekkingen kunt aanbieden. Let op de actuele percentages bij de Belastingdienst. Blijf je binnen de vrije ruimte, dan hoef je geen extra belasting te betalen.

Enkele voorbeelden van zaken die je kunt aanbieden binnen de WKR zijn reiskostenvergoedingen, bedrijfsuitjes en opleidingskosten. Door strategisch gebruik te maken van de werkkostenregeling, kun je als werkgever besparen op personeelskosten en tegelijkertijd aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden bieden aan je werknemers.

Personeelskosten bijhouden zonder spreadsheet

Personeelskosten houd je pas goed bij als lonen, uren en omzet op één plek samenkomen. In Shiftbase komen de lonen uit de personeelsdossiers en de omzet uit je kassa, een bestand of met de hand. De totalen uit de urenregistratie bevatten lonen, toeslagen en overuren, zodat je ziet wat een week je heeft gekost.

Je stelt per afdeling een doel in voor het percentage personeelskosten en het rooster laat terwijl je plant zien of je daarbinnen blijft. Zo stuur je bij voordat de week gedraaid is, niet pas in de maandcijfers. Lees meer over personeelskosten in Shiftbase of probeer het 14 dagen gratis.