Wat kost een werknemer: dit zijn de kosten van personeel

10 november 2022

<span id=Wat kost een werknemer: dit zijn de kosten van personeel">

Als werkgever krijg je te maken met hogere loonkosten dan alleen het maandelijkse brutoloon van werknemers. Zo moet je bijvoorbeeld ook rekening houden met de kosten van verplichte premies en bijdragen. Welke personeelskosten er nog meer zijn, welke kosten verplicht zijn als je personeel aanneemt en wat een gemiddelde werknemer kost, dat ontdek je in dit artikel.

De kosten van personeel

Personeelskosten zijn de belangrijkste kostenpost voor bedrijven in Nederland. Naast de bruto loonkosten moeten werkgevers namelijk rekening houden met extra kosten. Denk bijvoorbeeld aan de premies van verzekeringen, vakantiegeld, onkostenvergoedingen en kosten die verbonden zijn aan secundaire arbeidsvoorwaarden.

"Wist je dat... je per werknemer zo'n 20% tot 40% van het jaarsalaris, bovenop het bruto salaris betaalt?"

Personeel aannemen brengt dus werkgeverslasten met zich mee. Je kunt deze kosten onderverdelen in directe loonkosten en indirecte loonkosten. Directe loonkosten zijn in dit geval de grootste lastenpost.

Directe personeelskosten waar elke werkgever mee te maken krijgt

Directe personeelskosten zijn de kosten van:

  • brutoloon per werknemer
  • de jaarlijkse vakantietoeslag van 8%
  • premies werknemersverzekeringen
  • overige werkgeverspremies
  • eindejaarsuitkeringen of een 13e maand

Deze kosten nemen het grootste deel van de totale loonkosten in beslag. Voor het brutoloon is het verplicht om minstens het minimumloon te betalen en hiernaast betaal je als werkgever 8% van het bruto jaarsalaris als vakantiegeld. Geldt er in jouw branche een cao die algemeen verbindend verklaart is, dan ligt het minimumbedrag voor het maandsalaris vaak hoger dan het verplichte minimumloon. Hiernaast vallen eventuele eindejaarsuitkeringen en een 13e maand onder directe loonkosten.

Tot slot vallen loonheffingen voor de WAO/WOA premie, de WW premie, het werkgeversdeel van de pensioenpremie en de bijdrage zorgverzekeringswet onder directe loonkosten. Dit zijn de premies werknemersverzekeringen. Eventuele andere premies voor bijvoorbeeld werkloosheidsuitkeringen of de ziektekostenuitkeringen moeten ook bij de directe loonkosten gerekend worden. Er zijn ook andere kosten die niet standaard zijn, maar afhankelijk zijn van werksituaties. Dit worden indirecte loonkosten genoemd.

Indirecte loonkosten

Onder indirecte kosten vallen:

  • kosten van secundaire arbeidsvoorwaarden
  • pensioenkosten
  • kosten van regelmatige financiële voordelen

Bij de kosten van secundaire arbeidsvoorwaarden zijn er verschillende kosten waar je aan kunt denken. Denk niet alleen aan de kosten voor bijvoorbeeld bedrijfshulpverlening, leasekosten en reiskosten of overwerkvergoedingen. Neem ook de kosten van ambtsjubilea, werktelefoons en laptops, kinderopvang of verhuiskosten mee in de berekening van de kosten van secundaire voorwaarden.

Onder regelmatige financiële voordelen vallen de kosten van prestatiebeloningen, een eventuele eindejaarsuitkering en de 13e maand. In sommige branches is het niet verplicht om een pensioenregeling aan te bieden. Pensioenkosten vallen hierdoor ook onder overige personeelskosten. Werk je echter in de bouw, dan staat er in de cao dat werknemers zich verplicht moeten aansluiten bij een bedrijfstakpensioenfonds. Controleer daarom altijd de cao van je branche om erachter te komen of aanbieden van een pensioenregeling verplicht is.

Overige personeelskosten berekenen

Voor het berekenen van alle overige personeelskosten is het belangrijk om na te gaan wat werknemers nodig hebben voordat je begint met personeel aannemen, zoals een vaste werkplek. Moet een medewerker bijvoorbeeld vanuit huis werken, dan valt de investering voor een werkplek onder overige uitgaven. Denk ook aan kosten voor het opleiden van personeel, werkkleding en andere arbeidsvoorzieningen. Tot slot bereken je de kosten van bijvoorbeeld de lunch en ontspanning op kantoor als overige uitgaven. In feite vallen alle kosten die niet direct of indirect zijn dus onder overige uitgaven.

Verplichte premies en bijdragen

Sommige premies en bijdragen zijn verplicht. De kosten die elke werkgever draagt zijn loonheffingen. Deze loonheffingen bestaan uit:

  • loonbelasting
  • inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekeringswet (Zvw)
  • premie volksverzekeringen WIA, Anw en WIz
  • premie werknemersverzekeringen WW, WAO/WIA en ZW

Loonheffingen worden betaald aan de belastingdienst. Over het salaris van een werknemer die vanaf een uitzendbureau komt betaal je premies en bijdragen voor verzekeringen niet. In dit geval zijn de kosten voor het uitzendbureau, maar als het bureau deze premies en bijdragen niet betaalt, dan kan de Belastingdienst jou aansprakelijk stellen voor het betalen hiervan. Je beperkt dit risico door enkel voor uitzendbureaus te kiezen die voorzien zijn van het keurmerk van Stichting Normering Arbeid.

Veranderingen in personeelskosten per 2023

Voor werkgevers gaat er in 2023 een hoop veranderen. Daar kwamen Nederlandse ondernemers achter na Prinsjesdag 2022. Allereerst gaat het minimum loon per 1 januari 2023 met maar liefst 10 procent omhoog. Hiermee stijgen de premies en cao-lonen ook. Het is daarom belangrijk om de nieuwe loontabellen te controleren om zeker te weten dat werknemers niet te weinig loon ontvangen. Werken er veel mensen vanuit huis binnen jouw bedrijf, dan mag je in 2023 een belastingvrije thuiswerkvergoeding van € 2,13 per dag geven. Op dit moment is dat nog € 2,00 per dag.

De onbelaste reiskostenvergoeding gaat ook voor het eerst sinds 2006 omhoog. In plaats van € 0,19 per kilometer, mogen werknemers in 2023 € 0,21 cent, belastingvrije reisvergoeding ontvangen. Voor werkgevers met kleine of middelgrote bedrijven gaat de Aof-premie in 2023 omlaag. Dit moet doorbetaling van het loon tijdens ziekte makkelijker, goedkoper en duidelijker maken. Tot slot kunnen werknemers tot 2026 het STAP-budget aanvragen. Dit is een subsidie van € 1000 die je kunt gebruiken voor het bekostigen van trainingen, cursussen of opleidingen. Jaarlijks is het STAP-budget € 125 miljoen. Voor 2022 was het STAP-budget binnen 1 dag op. Werknemers die hier gebruik van willen maken kunnen de subsidie weer aanvragen op 2 januari 2023.

Wat kost een gemiddelde werknemer in 2022?

Als we kijken naar het minimumloon in 2022 dan zien we dat elke medewerker van 21 jaar of ouder minimaal € 1725,00 bruto per maand moet verdienen. Neem je dus iemand voor het minimumloon aan, dan zijn de kosten van het bruto salaris minstens € 1725,00. Hier tel je gemiddeld 30% aan kosten bovenop. Verwacht je door ijzersterke secundaire voorwaarden hogere bijkomende kosten, dan is het slim om 40% aan te houden. Gemiddeld betaal je als werkgever dus € 1725 × 1,30 = € 2242,50 per maand. Het minimumloon wordt 2 keer per jaar aangepast en is gekoppeld aan de gemiddelde ontwikkelingen van het brutoloon binnen Nederlandse bedrijven.

Een goede salarisadministratie is essentieel

Omdat je niet alleen te maken hebt met de betaling van het salaris van medewerkers, maar ook met allerlei andere uitgaven, is een goede salarisadministratie essentieel. Daarom heeft Shiftbase een app ontwikkelt waarin het verzamelen en overzichtelijk maken van alle personeelskosten eenvoudiger is. Met de app is het niet alleen eenvoudig om het juiste contract aan de juiste medewerker te koppelen. Je krijgt door een interactief rooster ook direct inzicht in de verwachte salariskosten op de korte en lange termijn. Betaal je minder dan het minimumloon, dan wordt je hiervan op de hoogte gesteld door de app. Zo weet je zeker dat medewerkers het juiste salaris ontvangen en voorkom je boetes!

In de software van Shiftbase worden toeslagen automatisch berekend op basis van het contract en het brutoloon. Betaalde reiskosten en lopende reiskostendeclaraties worden sneller inzichtelijk gemaakt en het aannemen en trainen van personeel wordt bovendien vereenvoudigd. Zo zorgen wij er samen voor dat de salarisadministratie binnen jouw bedrijf altijd in orde is. Ben jij benieuwd naar hoe Shiftbase het bijhouden van uren en alle personeelskosten eenvoudiger maakt?

 

Personeel