Effizientes Arbeiten über Grenzen hinweg: Alles über Home Office im Ausland

Sommer, Sonne, Strand und Meer – dazu noch der Laptop und schon ist das Homeoffice im Ausland perfekt. Viele Arbeitnehmer träumen davon, im Ausland zu arbeiten.

Wenn du als Arbeitgeber auch schon von dem einen oder anderen Mitarbeiter darauf angesprochen wurdest, ob du die Möglichkeit für Homeoffice im Ausland bietest, gibt es sicher einige Fragen, was bei der Arbeit im Ausland zu beachten ist. Rechtlich gibt es hier klare Vorgaben, auf die wir in diesem Artikel eingehen möchten.

Homeoffice auf dem Vormarsch

Die weltweite Corona Pandemie, die die Welt seit Anfang 2020 in Atem hält, hat auch in Sachen Arbeitsrecht einiges verändert. Viele Arbeitnehmer fielen, gerade in Bürojobs, in die neue Homeoffice Pflicht – Arbeiten im Homeoffice war also an der Tagesordnung, denn in Büros sollte sich niemand mehr aufhalten. Für Arbeitgeber bestand die Herausforderung darin, die Arbeit so umzustrukturieren, dass der Arbeitsplatz nicht mehr ausschließlich vor Ort sein musste. Die Mitarbeiter ihrerseits richteten sich einen Arbeitsplatz zu Hause ein und arbeiteten dann im Home Office. Leider fiel dann auch der ersehnte Urlaub anders als sonst aus.

Jetzt, wo aber Urlaub wieder möglich ist, fragen sich viele Arbeitnehmer, ob ihr Arbeitgeber das Homeoffice im Ausland nicht ganz einfach möglich machen könnte. Wer sich zu Hause motivieren kann, kann das schließlich, so die Theorie, auch im Ausland schaffen.

Home Office im Ausland und Nicht-EU-Ausland: Rechtliche Überlegungen und Planungstipps

Wie kannst du als Arbeitgeber Homeoffice im Ausland ermöglichen?

Tatsache ist: Deine Arbeitnehmer haben dir gegenüber kein Recht auf Homeoffice. Eine gesetzliche Regelung zum Arbeiten im Home Office existiert nicht. Daher gibt es auch keine gesetzliche Grundlage, die das Arbeiten im Ausland, also mobiles Arbeiten im Ausland einschließlich Home Office im Nicht-EU-Ausland, vorschreibt. Es ist auch nicht eindeutig geregelt, ob Home Office im Ausland erlaubt ist.

Es ist also wichtig, dass du dich mit deinen Mitarbeitern einigst und idealerweise Rahmenbedingungen für das Arbeiten im Ausland festlegst. Auch rechtlich gibt es einiges zu bedenken. Das Arbeitsrecht vieler Länder schreibt den Schutz der Arbeitnehmer zwingend vor. Prüfe also unbedingt das lokale Recht, damit das Mobile Office im Ausland, auch in Ländern außerhalb der EU, nicht zum rechtlichen Problem wird. Die EU Entsenderrichtlinie ist beim Arbeiten innerhalb der EU meistens nicht anwendbar, da der Wunsch zum Homeoffice im Ausland oft von den Arbeitnehmern ausgeht. Für dich als Arbeitgeber kann das bedeuten, dass du einen Arbeitsvertrag nach lokalem Recht umsetzen musst.

Bevor deine Mitarbeiter also ihre Taschen packen und außerhalb oder innerhalb der EU ihre Arbeit aufnehmen, ist es essentiell, vorausschauend zu planen. Wenn du dir nicht sicher bist, wie die Produktivität deiner Teammitglieder im Ausland aussehen wird, könntest du als eine deiner Bedingungen auch eine Testphase anordnen.

Zusätzlicher Arbeitsvertrag?

Wenn beide Seiten auf Nummer sicher gehen wollen, ist mindestens eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag sinnvoll. Diese sollte folgende Punkte umfassen:

• Erreichbarkeit: Leg unbedingt fest, wann deine Mitarbeiter erreichbar sein müssen und wie du sie erreichen kannst. Die Kontaktdaten und auch die Zeiten müssen absolut verbindlich sein.

• Zeitliche Befristung: Natürlich möchtest du deinen Mitarbeiter nicht auf Dauer im Ausland wissen. Denn das hätte viele Auswirkungen auf dein gesamtes Unternehmen. Lege also direkt fest, wie lange Angestellte sich maximal im Ausland aufhalten dürfen und dort ihr Homeoffice umsetzen können.

• Kostenerstattung: Sowie dein Mitarbeiter im Ausland arbeitet und dort ein Homeoffice aufbaut, entstehen ihm Kosten und dabei solltet ihr gemeinsam festlegen, welche Kosten du übernimmst. Du kannst beispielsweise anbieten, dass du das Büro dort ausstattest, dafür aber die Verpflegung selbst gezahlt wird.

• Verpflichtungen aus Steuerrecht und Sozialversicherungsrecht: Als Arbeitgeber hast du eine Sorgfaltspflicht, was deine Arbeitnehmer, die im Ausland arbeiten, angeht. Gerade bei Steuern und Sozialversicherungen habt ihr nicht viel Gestaltungsspielraum. Erkundige dich daher mit etwas Vorlauf, was angesagt ist, damit du auf der sicheren Seite bist. Manche Anträge könnten Zeit in Anspruch nehmen.

• Rückkehrpflicht: Stelle direkt klar, dass du erwartest, dass dein Mitarbeiter zurückkehrt und nicht dauerhaft Homeoffice im Ausland ausüben kann. Denn das wäre eine Auswanderung und hätte für dich als Arbeitgeber und für dein Unternehmen unmittelbare Konsequenzen.

Falls es in deinem Unternehmen einen Betriebsrat gibt, musst du diesen in all diese Entscheidungen einbeziehen, denn dann brauchst du auch eine passende Betriebsvereinbarung über das mobile Arbeiten im Ausland.

Regelungen für Sozialversicherung und Steuern

Homeoffice im Ausland, auch als Workation (eine Kombination aus den Worten Work und Vacation) bekannt, fällt natürlich, ebenso wie das Arbeiten in einem Büro im Unternehmen, unter die Regelungen aus Steuerrecht und Sozialversicherungsrecht.

Innerhalb von Europa ist es wichtig, dass deine Mitarbeiter eine A1 Bescheinigung mit sich führen. Diese A1 Bescheinigung sagt aus, ob das Recht des Wohnstaats oder eines anderen Staates maßgeblich sind. Dabei gibt es zwei wichtige Faktoren:

• Dauer des Arbeitsaufenthalts: Wie lange wird der Angestellte im Ausland tätig sein?
• genauer Ort: Liegt der Arbeitsort der Träume innerhalb der EU oder außerhalb der EU?

Ist diese Dauer länger als 3 Monate und liegt der Arbeitsort innerhalb der EU, muss die Sozialversicherung im Tätigkeitsland abgeführt werden.

Eine Ausnahme bildet dabei die sogenannte Entsendung: Diese liegt dann vor, wenn du als Arbeitgeber deine Mitarbeiter für maximal 24 Monate ins Ausland schickst. Möchte aber dein Mitarbeiter das mobile Arbeiten, also Home Office im Ausland leben, liegt keine Entsendung vor.

Außerhalb der EU sind die Regelungen nicht ganz so einheitlich. Dann musst du dich informieren, welche Regeln für Unternehmen gelten. Achte besonders auf Aufenthalts- und Arbeitsgenehmigungen. In vielen Ländern funktioniert das inzwischen online, so dass weder du noch dein Mitarbeiter zuvor Deutschland verlassen müssen, um das mobile Office einzurichten.

Innerhalb Europas entfällt die Verpflichtung für eine Aufenthaltsgenehmigung oder Arbeitserlaubnis. Hier greift die allgemeine Freizügigkeit zwischen den Staaten. Achte allerdings auf die Regelungen während der Corona Pandemie. Teilweise müssen Angaben des Arbeitnehmers und des Arbeitgebers hinterlegt werden, damit mobiles Arbeiten dort möglich wird.

Steuern für mobiles Arbeiten

Grundsätzlich gibt es keine pauschalen Richtlinien, wo Steuern gezahlt werden müssen. Die 183 Tage Regelung besagt allerdings, dass, sofern die 183 Tage innerhalb der europäischen Union nicht überschritten werden und das Gehalt von einem in Deutschland ansässigen Unternehmen gezahlt wird, sofern auch der Angestellte seinen Wohnsitz in Deutschland behält, dass die Steuern weiterhin in Deutschland gezahlt werden. Viele Länder haben inzwischen ein Doppelbesteuerungsabkommen mit Deutschland, das klar regelt, wohin die Steuern zu entrichten sind.

Besonderheiten in der Arbeitswelt

Wird der Anteil des Homeoffice im Ausland größer, spricht man von einer Verfestigung des mobilen Arbeitens und dann solltest du als Arbeitgeber mit deiner HR überprüfen, wie diese Lage zu behandeln ist. Es zählt dann zu deinen Verpflichtungen eines Arbeitgebers, deinen Firmensitz korrekt anzugeben. So ein dauerhaftes Homeoffice, das sich im Ausland befindet, gilt dann nämlich als Betriebsstätte im Ausland und kann, gerade wenn Verträge abgeschlossen oder Räume angemietet werden, zu Kosten für dich führen.

Anders wiederum sieht es aus, wenn die Vereinbarung nur temporär genutzt wird und der Angestellte lediglich mit seinem Laptop in seinem Homeoffice seinen Traum lebt. Dann kann das Auslands Homeoffice eine echte Bereicherung für dich werden.

Was sind die Voraussetzungen für das Arbeiten im Ausland Home Office?

Wenn jemand ganz neu bei dir anfängt und direkt davon spricht, dass er im Ausland arbeiten möchte, du sollst dafür bitte die Arbeitsmittel zur Verfügung stellen, solltest du die Gründe für die Einstellung gründlich überdenken.

Wenn jemand aber schon länger bei dir arbeitet und du ihm vertraust, dass er seine Arbeitsleistung sicher erbringen wird, ist es durchaus möglich, dass Menschen auch außerhalb von Deutschland ihr Homeoffice ausleben.

Wichtig ist, dass sowohl du als auch der Angestellte wissen, auf was ihr euch da einlasst. Eine solche Entscheidung sollte unter keinen Umständen überstürzt getroffen werden. Die wohl wichtigste Voraussetzung ist hier das Vertrauen. Bist du dir sicher, dass dein Teammitglied seine Arbeitszeit einhalten wird? Dann liegen die Argumente ganz klar auf der Seite des Arbeitnehmers.

Gerade Corona hat den Menschen wie den Firmen gezeigt, dass die Produktivität sich vor Ort nicht unbedingt vergrößert. Vielmehr erlebten viele Teammitglieder, dass sie ihr Leben umstrukturieren müssen, dafür aber ganz klar von den Möglichkeiten des Home Office profitierten. Das Stichwort war hier Work Life Balance. Vielfach fielen Reisen weg, auch lästige Präsenztermine waren nicht mehr an der Tagesordnung. Vieles ließ sich plötzlich durch Videotermine umsetzen und auch der Bereich Homeoffice nahm immer mehr an Bedeutung zu.

Die meisten Firmen haben inzwischen gelernt, ihren Angestellten zu vertrauen. Bevor du der Arbeit außerhalb von Deutschland zustimmst, wäre es sinnvoll, dass es bereits eine etablierte Home Office Kultur in deinem Unternehmen gibt. Denn dann lässt sich das Homeoffice im Ausland auf den Regeln dieser Arbeit auch außerhalb von Deutschland aufbauen. Falls du dieses System dauerhaft etablieren möchtest, solltest du eine Muster Vereinbarung aufsetzen, wie deine Regeln sind. Welche Kommunikationsmittel möchtest du nutzen? Auf welche Art möchtest du Feedback geben und erhalten? Wer kümmert sich um Visa? Wenn all das geklärt ist, kann ein zumindest zeitweise im Ausland ausgeführter Job eine echte Chance sein – sowohl für dich als auch für deinen Angestellten.

Wie können wir für dich aktiv werden?

Wir von Shiftbase helfen Unternehmen, innerhalb und außerhalb der EU, einen Überblick über ihre Arbeitszeiten und Abrechnungen zu behalten. Wenn das für dich interessant klingt, laden wir dich herzlich ein, eine kostenlose Demo in Anspruch zu nehmen. Falls du Fragen bei der Implementierung hast, stehen wir dir natürlich mit Rat und Tat zur Seite.