Workation: Vorteile, Regeln & Tipps für Arbeitgeber

Was ist Workation? - Definition

Workation ist ein moderner Neologismus – zusammengesetzt aus den englischen Wörtern „Work“ (Arbeit) und „Vacation“ (Urlaub). Dahinter steckt eine neue Form des Arbeitsmodells, bei der Mitarbeitende ihre beruflichen Tätigkeiten zeitweise an einem anderen Ort als dem üblichen Arbeitsplatz ausüben – oft in Verbindung mit einem Urlaubsort, Reisen oder einem Tapetenwechsel.

Dabei bleibt die reguläre Arbeitszeit bestehen: E‑Mails werden bearbeitet, Meetings finden statt und Aufgaben werden wie gewohnt erledigt – nur eben nicht im Büro, sondern zum Beispiel in einem Coworking Space am Meer, in den Bergen oder sogar im Ausland.

🔹 Wichtig: Es handelt sich nicht um Freizeit oder Urlaubsreise, sondern um das Arbeiten an einem alternativen Ort, bei dem gleichzeitig Elemente von Erholung und Flexibilität eine zentrale Rolle spielen.

Workation vs. Homeoffice vs. Urlaub

Formen der Workation

Solo-Workation: Eine Mitarbeitender entscheidet sich individuell für das Arbeiten von einem anderen Ort – oft verbunden mit einer längeren privaten Reise oder Auslandsaufenthalt.

Team-Workation: Eine Gruppe von Mitarbeitenden oder ein gesamtes Team verbringt gemeinsam eine begrenzte Zeit an einem anderen Arbeitsort – oft kombiniert mit Workshops, Teambuilding oder einer Geschäftsreise.

Work and Travel 2.0: Während beim klassischen „Work & Travel“ meist Gelegenheitsjobs auf Reisen im Vordergrund stehen, liegt bei der Workation der Fokus auf der kontinuierlichen Tätigkeit im bestehenden Job – mit Laptop, WLAN und Verantwortung.

Unternehmen, die sich mit dem Thema Workation beschäftigen, treffen auf Chancen – etwa bessere Work-Life-Balance, erhöhte Mitarbeitermotivation und neue Impulse im Arbeitsalltag. Gleichzeitig gilt es, Aspekte wie Arbeitsrecht, Versicherung und die 183-Tage-Regelung im Blick zu behalten – dazu mehr in den nächsten Kapiteln.

Wie ist Workation rechtlich geregelt?

Die Workation klingt nach Freiheit, Flexibilität und einem modernen Arbeitsmodell – doch rechtlich ist sie alles andere als ein Selbstläufer. Für Arbeitgeber stellt sich die zentrale Frage: Was ist erlaubt – und was muss ich beachten, wenn Mitarbeitende aus dem Ausland arbeiten möchten?

1. Arbeitsrecht und Aufenthaltsort

Sobald Arbeitnehmende außerhalb ihres üblichen Arbeitsortes tätig sind – vor allem im Ausland – greifen unter Umständen neue gesetzliche Regelungen. Diese betreffen unter anderem:

• Arbeitszeitgesetze des Ziellandes

• Pausenregelungen und Mindesturlaubstage

• Arbeitsschutzbestimmungen, z. B. zur ergonomischen Ausstattung des Arbeitsplatzes

🔹 Tipp: Innerhalb der EU ist die Situation rechtlich einfacher, da viele arbeitsrechtliche Standards vergleichbar sind. Außerhalb der EU wird es komplexer – dort können nationale Vorschriften zu Sozialversicherung, Steuern und Meldepflichten greifen.

2. Sozialversicherung & 183‑Tage-Regelung

Ein zentraler Begriff ist hier die 183‑Tage-Regelung:
Sie besagt, dass eine Person unter bestimmten Voraussetzungen ab dem 184. Tag im Ausland steuerlich und sozialversicherungsrechtlich im Aufenthaltsland zu veranlagen ist – mit direkten Konsequenzen für das Unternehmen.

Zu beachten:

• Bleibt der Aufenthalt unter 183 Tagen, greift i. d. R. weiterhin das Sozialversicherungsrecht des Heimatlandes

• Wird dieser Zeitraum überschritten, drohen zusätzliche Meldepflichten, Registrierungen und sogar Doppelversteuerung

3. Datenschutz & IT-Sicherheit

Auch im Urlaubsort gelten strenge Regeln:

• Sichere Datenverarbeitung – DSGVO ist auch am Strand bindend

• Nutzung von VPN, verschlüsselten Verbindungen und gesicherten Geräten

• Klare Regelungen zu Zugriffen auf interne Kundendaten, E‑Mails und Cloud-Systeme

4. Versicherungsschutz

Wichtig ist ebenfalls:

• Unfallversicherung – greift sie auch im Ausland?

• Berufshaftpflicht – gelten bestehende Policen auch bei Workations?

• Krankenversicherung – EU-Karte oder private Zusatzversicherung für Nicht-EU-Länder?

Fazit für Arbeitgeber

Eine Workation braucht klare Rahmenbedingungen, am besten in Form einer schriftlichen Vereinbarung. Sie sollte u. a. regeln:

• Dauer & Ort der Workation

• Arbeitszeiten & Erreichbarkeit

• Datenschutz & IT-Nutzung

• Rechtsgrundlage für Versicherung & Steuer

• Ggf. Haftungsausschlüsse und Zuständigkeiten

Shiftbase unterstützt Sie als Arbeitgeber dabei, alle Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Standorte Ihrer Mitarbeitenden zu dokumentieren – auch im Rahmen internationaler Einsätze. Damit Sie rechtskonform, entspannt und effizient in die Workation-Zukunft starten.

Wie lange dauert eine Workation?

Die Dauer einer Workation ist nicht pauschal festgelegt – sie hängt von mehreren Faktoren ab: dem Zielort, den gesetzlichen Vorgaben, der Unternehmenspolitik und den individuellen Aufgaben der Mitarbeitenden. Als Arbeitgeber sollten Sie einen klaren Rahmen definieren, um Planungssicherheit und Rechtskonformität zu gewährleisten.

Gängige Zeitmodelle im Überblick

🔸 Kurzfristige Workation (1–2 Wochen)

Ideal zur Kombination mit einem klassischen Urlaub oder einer Geschäftsreise. Diese Variante wird häufig genutzt für:

• kurze Auszeiten mit Produktivität

• Teilnahme an Events oder Teambuilding-Aktivitäten

• Solo-Workations für kreative Impulse

Kaum arbeitsrechtliche oder steuerliche Risiken, sofern sie innerhalb der EU stattfinden.

🔸 Mittelfristige Workation (3–8 Wochen)

In dieser Zeit können sich Mitarbeitende intensiver in einen neuen Arbeitsalltag am anderen Ort einfinden. Wichtig: Hier steigen die Anforderungen an:

• IT-Sicherheit

• Zeiterfassung

• Verfügbarkeit im Team

Arbeitgeber sollten spätestens ab 4 Wochen eine schriftliche Vereinbarung treffen, die Arbeitszeiten, Aufgaben und Verantwortlichkeiten klärt.

🔸 Langfristige Workation (ab 2–6 Monate)

Ab diesem Zeitraum müssen Sie als Unternehmen besondere Aufmerksamkeit auf rechtliche Aspekte legen – insbesondere:

• mögliche Meldepflichten im Aufenthaltsland

• Prüfung der 183-Tage-Regelung

• Sozialversicherungs- und Steuerfragen

Außerhalb der EU kann bereits nach wenigen Wochen eine Registrierungspflicht oder Visumspflicht bestehen.

Grenzen setzen: Empfehlungen für Arbeitgeber

• Innerhalb der EU: bis 183 Tage möglich – aber mit vertraglicher Regelung und Absprache

• Außerhalb der EU: max. 30–90 Tage empfehlenswert – abhängig vom Zielland

• Empfehlung: klare Richtlinien im Unternehmen formulieren, z. B. in einer Workation-Policy

Wie lange eine Workation dauert, liegt in Ihrer Hand als Arbeitgeber. Die Herausforderung liegt darin, den Wunsch nach Flexibilität mit den Anforderungen an Arbeitsrecht, Team-Zusammenarbeit und Datenschutz zu verbinden.

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Was sind die Vor- und Nachteile einer Workation?

Die Workation ist mehr als ein Lifestyle-Trend – sie verändert die Art, wie wir Arbeiten und Urlaub denken. Für Arbeitgeber bietet dieses Arbeitsmodell viele Chancen, aber auch einige Herausforderungen. Wer strategisch plant, kann den Spagat zwischen Erholung und Effizienz erfolgreich meistern.

Vorteile für Arbeitgeber & Unternehmen

🌟 Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit

• Angestellte erleben mehr Freiheit, Verantwortung und Vertrauen

• Positive Effekte auf die Work-Life-Balance

• Senkung von Burnout-Risiken durch Umgebungswechsel

🌟 Mitarbeiterbindung & Arbeitgeberattraktivität

• Moderne Arbeitsmodelle stärken die Employer Brand

• Besonders attraktiv für digitale Talente und Gen Z

🌟 Produktivität & Kreativität

• Neue Umgebungen fördern frische Ideen und Perspektivwechsel

• Ortswechsel kann mentale Blockaden lösen und den Arbeitsalltag beleben

🌟 Flexibilität im Unternehmen

• Remote-fähige Teams trainieren ortsunabhängige Zusammenarbeit

• Möglichkeit, Reisen oder geschäftliche Aufenthalte effizient zu nutzen

Nachteile & Herausforderungen

⚠️ Rechtliche Unsicherheiten

• Unterschiedliche Arbeitszeitgesetze, Steuerregeln und Versicherungen – vor allem außerhalb der EU

• Die 183-Tage-Regelung kann zu Sozialversicherungs- oder Steuerpflicht im Ausland führen

⚠️ Kommunikationsprobleme im Team

• Zeitverschiebungen, fehlende Abstimmungen oder isoliertes Arbeiten können die Teamarbeit belasten

• E-Mails und Meetings müssen gut koordiniert werden

⚠️ Verlust von Struktur & Fokus

• Urlaubsorte bieten nicht immer optimale Bedingungen zum Arbeiten

• Potenziell sinkende Produktivität ohne klare Rahmenbedingungen

⚠️ Höherer Organisationsaufwand

• Auswahl der passenden Unterkunft, technischen Ausstattung, VPN & Tools

• Notwendigkeit von Checklisten, Vorabklärungen und individueller Betreuung

Für wen eignet sich dieses Arbeitsmodell?

Das Workation-Modell ist nicht für jeden – doch für viele Mitarbeitende bietet es die ideale Kombination aus Flexibilität, Produktivität und Erholung. Als Arbeitgeber sollten Sie genau prüfen, welche Rollen, Tätigkeiten und Persönlichkeiten für eine Workation geeignet sind – und wo Grenzen sinnvoll sind.

Ideal geeignet für:

▶️Remote-fähige Berufe

Personen, deren Aufgaben rein digital sind, etwa:

• Entwickler/innen, UX/UI Designer, Content Creators

• Marketing- und Kommunikationsrollen

• Projektmanager/innen, Berater/innen, Kundensupport (remote)

Voraussetzung: stabile Internetverbindung und ortsunabhängige Kommunikation

▶️Ortsunabhängige Mitarbeitende mit Eigenverantwortung

Wer bereits selbstorganisiert im Homeoffice oder mobil arbeitet, kann meist problemlos auch von einem anderen Land oder Urlaubsort aus agieren.

• Gute Selbstdisziplin

• Klare Ergebnisorientierung

• Routiniert im Umgang mit digitalen Tools wie Shiftbase, Zoom, Slack etc.

▶️Teams mit kollaborativem Mindset

Für Team-Workations oder Retreats eignen sich Gruppen:

• mit stabiler Kommunikation

• mit klaren Zielen (z. B. Teambuilding, Kreativphasen, OKR-Kickoffs)

• mit Bereitschaft, Aufgaben flexibel und gemeinsam zu lösen

Eher ungeeignet für:

Rollen mit physischer Präsenzpflicht

• Produktion, Logistik, Pflege, Gastronomie

• Berufe mit direktem Kundenkontakt vor Ort

• Aufgaben mit hoher Sicherheits- oder Dokumentationspflicht

Mitarbeitende ohne Selbstmanagement-Erfahrung

• Wer sich schwer tut, Zeiten einzuhalten oder Aufgaben zu priorisieren

• Mitarbeitende, die auf direkte Führung oder konstantes Feedback angewiesen sind

Persönlichkeitsfaktoren, die Workation begünstigen:

Workation eignet sich besonders für wissensbasierte, digitale Tätigkeiten mit hoher Eigenverantwortung. Unternehmen, die flexible Arbeitsmodelle fördern, können gezielt Angebote für geeignete Personen schaffen – und gleichzeitig mit klaren Kriterien steuern, wer wann und wie remote arbeiten darf.

Shiftbase unterstützt Sie dabei, die passende Auswahl zu treffen: Mit Funktionen zur Dienstplanung, Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung erkennen Sie frühzeitig, wer für eine Workation in Frage kommt – und wie Sie Team und Aufgaben optimal abstimmen.

Tipps für eine Workation

Ob im Küstenort Portugals, in einer Berghütte in Österreich oder bei einer Städtereise durch Europa – eine Workation bringt frischen Wind in den Arbeitsalltag. Damit sie aber sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeitenden zum vollen Erfolg wird, sollten Arbeitgeber proaktiv planen und klare Leitlinien definieren.

Hier sind die wichtigsten Tipps für eine strukturierte und rechtssichere Umsetzung:

🔒 Klare Vereinbarungen treffen

Bevor Mitarbeitende losreisen:

• Eine schriftliche Workation-Vereinbarung abschließen

• Ort, Zeitraum, Arbeitszeiten und Erreichbarkeit festlegen

• Erwartete Ergebnisse oder Aufgaben schriftlich festhalten

Diese Transparenz schützt beide Seiten – gerade bei internationalen Aufenthalten.

🌐 Standort sorgfältig auswählen

Nicht jeder Urlaubsort eignet sich auch zum Arbeiten. Achten Sie auf:

• Stabiles WLAN mit hoher Bandbreite

• Zeitzonenkompatibilität zum Team

• Unterkunft mit Arbeitsmöglichkeit (Schreibtisch, Ruhebereich)

• Nähe zu Coworking Spaces als Backup

Der Ort sollte Arbeiten ermöglichen, nicht erschweren.

🛡️ Datensicherheit und Technik gewährleisten

Auch im Ausland gilt: DSGVO und IT-Sicherheit sind nicht verhandelbar.

• VPN nutzen

• Arbeitsgeräte mit Passwortschutz und aktueller Software ausstatten

• Öffentliche Netzwerke nur mit Sicherheitsmaßnahmen verwenden

• Kundendaten niemals lokal speichern

Shiftbase unterstützt Sie mit Cloud-Lösungen und Zugriffsmanagement, um Datenschutz auch auf Reisen zu sichern.

📆 Zeiterfassung & Teamkoordination aktiv managen

Vertrauen ist gut – Transparenz ist besser:

• Nutzen Sie digitale Zeiterfassung (z. B. mit Shiftbase)

• Regelmäßige Check-ins mit dem Team planen

• Klare Verfügbarkeiten kommunizieren (auch bei Zeitverschiebung)

So bleibt die Zusammenarbeit effizient und strukturiert.

🧾 Rechtliche Rahmenbedingungen prüfen

• Innerhalb der EU meist unkompliziert, aber: Krankenversicherung prüfen

• Außerhalb der EU auf Einreisebestimmungen, Visumspflicht und die 183-Tage-Regelung achten

• Arbeitgeber sollten prüfen, ob Sozialversicherungspflicht oder steuerliche Meldepflicht besteht

Im Zweifel: rechtlichen Rat einholen oder lokale Steuerkanzlei kontaktieren.

Eine Workation braucht Planung, Struktur und Kommunikation – dann wird sie zur echten Win-win-Situation. Für Arbeitgeber bedeutet das: Richtlinien schaffen, technische Infrastruktur sichern, und Vertrauen durch Transparenz ermöglichen.

Fazit

Die Workation ist weit mehr als ein Trend – sie steht für einen kulturellen Wandel in der modernen Arbeitswelt. Für Arbeitgeber bietet sie eine zukunftsweisende Chance, Flexibilität, Produktivität und Erholung intelligent zu kombinieren. Wer es schafft, Arbeit und Urlaub sinnvoll zu verbinden, stärkt nicht nur die Mitarbeiterbindung, sondern auch die Wettbewerbsfähigkeit als attraktiver Arbeitgeber.

Damit das gelingt, braucht es:

• Klare rechtliche Rahmenbedingungen

• Strukturierte Prozesse und Tools zur Zeiterfassung, Dienstplanung und Kommunikation

• Verantwortungsvolle Mitarbeitende, die eigenständig und digital arbeiten können

🔒 Mit einer durchdachten Workation-Policy, der passenden technischen Infrastruktur und der Unterstützung durch eine Software wie Shiftbase schaffen Sie die ideale Grundlage für produktives Arbeiten – unabhängig vom Arbeitsort.

Workation ist kein Risiko, sondern eine strategische Chance – wenn Sie sie richtig gestalten.