Arbeiten, wo andere Urlaub machen – dieser Trend begeistert immer mehr Menschen. In diesem Artikel erfahren Arbeitgeber, wie sie das Arbeitsmodell Workation strategisch nutzen können, welche rechtlichen Aspekte zu beachten sind und wie sich Arbeit und Urlaub flexibel, sicher und produktiv verbinden lassen – im In- und Ausland, mit dem Team oder als Solo-Variante.
Workation ist ein moderner Neologismus – zusammengesetzt aus den englischen Wörtern „Work“ (Arbeit) und „Vacation“ (Urlaub). Dahinter steckt eine neue Form des Arbeitsmodells, bei der Mitarbeitende ihre beruflichen Tätigkeiten zeitweise an einem anderen Ort als dem üblichen Arbeitsplatz ausüben – oft in Verbindung mit einem Urlaubsort, Reisen oder einem Tapetenwechsel.
Dabei bleibt die reguläre Arbeitszeit bestehen: E‑Mails werden bearbeitet, Meetings finden statt und Aufgaben werden wie gewohnt erledigt – nur eben nicht im Büro, sondern zum Beispiel in einem Coworking Space am Meer, in den Bergen oder sogar im Ausland.
🔹 Wichtig: Es handelt sich nicht um Freizeit oder Urlaubsreise, sondern um das Arbeiten an einem alternativen Ort, bei dem gleichzeitig Elemente von Erholung und Flexibilität eine zentrale Rolle spielen.
Workation vs. Homeoffice vs. Urlaub
Kriterium
Workation
Homeoffice
Urlaub
Arbeitspflicht
✅ Ja
✅ Ja
❌ Nein
Verfügbarkeit
✅ Ja
✅ Ja
❌ Nein
Ort
Ausland o. Inland
Zuhause
Frei wählbar
Technische Anforderungen
Hoch
Mittel
Keine
Erholungsaspekt
🟡 Teilweise
🔴 Gering
🟢 Vollständig
Rechtlicher Aufwand
Hoch (z. B. 183-Tage-Regelung)
Mittel
Gering
Genehmigung notwendig
✅ Ja
✅ Ja
✅ Ja
Formen der Workation
Solo-Workation: Eine Mitarbeitender entscheidet sich individuell für das Arbeiten von einem anderen Ort – oft verbunden mit einer längeren privaten Reise oder Auslandsaufenthalt.
Team-Workation: Eine Gruppe von Mitarbeitenden oder ein gesamtes Team verbringt gemeinsam eine begrenzte Zeit an einem anderen Arbeitsort – oft kombiniert mit Workshops, Teambuilding oder einer Geschäftsreise.
Work and Travel 2.0: Während beim klassischen „Work & Travel“ meist Gelegenheitsjobs auf Reisen im Vordergrund stehen, liegt bei der Workation der Fokus auf der kontinuierlichen Tätigkeit im bestehenden Job – mit Laptop, WLAN und Verantwortung.
Unternehmen, die sich mit dem Thema Workation beschäftigen, treffen auf Chancen – etwa bessere Work-Life-Balance, erhöhte Mitarbeitermotivation und neue Impulse im Arbeitsalltag. Gleichzeitig gilt es, Aspekte wie Arbeitsrecht, Versicherung und die 183-Tage-Regelung im Blick zu behalten – dazu mehr in den nächsten Kapiteln.
Wie ist Workation rechtlich geregelt?
Die Workation klingt nach Freiheit, Flexibilität und einem modernen Arbeitsmodell – doch rechtlich ist sie alles andere als ein Selbstläufer. Für Arbeitgeber stellt sich die zentrale Frage: Was ist erlaubt – und was muss ich beachten, wenn Mitarbeitende aus dem Ausland arbeiten möchten?
1. Arbeitsrecht und Aufenthaltsort
Sobald Arbeitnehmende außerhalb ihres üblichen Arbeitsortes tätig sind – vor allem im Ausland – greifen unter Umständen neue gesetzliche Regelungen. Diese betreffen unter anderem:
Arbeitszeitgesetze des Ziellandes
Pausenregelungen und Mindesturlaubstage
Arbeitsschutzbestimmungen, z. B. zur ergonomischen Ausstattung des Arbeitsplatzes
🔹 Tipp: Innerhalb der EU ist die Situation rechtlich einfacher, da viele arbeitsrechtliche Standards vergleichbar sind. Außerhalb der EU wird es komplexer – dort können nationale Vorschriften zu Sozialversicherung, Steuern und Meldepflichten greifen.
2. Sozialversicherung & 183‑Tage-Regelung
Ein zentraler Begriff ist hier die 183‑Tage-Regelung: Sie besagt, dass eine Person unter bestimmten Voraussetzungen ab dem 184. Tag im Ausland steuerlich und sozialversicherungsrechtlich im Aufenthaltsland zu veranlagen ist – mit direkten Konsequenzen für das Unternehmen.
Zu beachten:
Bleibt der Aufenthalt unter 183 Tagen, greift i. d. R. weiterhin das Sozialversicherungsrecht des Heimatlandes
Wird dieser Zeitraum überschritten, drohen zusätzliche Meldepflichten, Registrierungen und sogar Doppelversteuerung
3. Datenschutz & IT-Sicherheit
Auch im Urlaubsort gelten strenge Regeln:
Sichere Datenverarbeitung – DSGVO ist auch am Strand bindend
Nutzung von VPN, verschlüsselten Verbindungen und gesicherten Geräten
Klare Regelungen zu Zugriffen auf interne Kundendaten, E‑Mails und Cloud-Systeme
4. Versicherungsschutz
Wichtig ist ebenfalls:
Unfallversicherung – greift sie auch im Ausland?
Berufshaftpflicht – gelten bestehende Policen auch bei Workations?
Krankenversicherung – EU-Karte oder private Zusatzversicherung für Nicht-EU-Länder?
Fazit für Arbeitgeber
Eine Workation braucht klare Rahmenbedingungen, am besten in Form einer schriftlichen Vereinbarung. Sie sollte u. a. regeln:
Dauer & Ort der Workation
Arbeitszeiten & Erreichbarkeit
Datenschutz & IT-Nutzung
Rechtsgrundlage für Versicherung & Steuer
Ggf. Haftungsausschlüsse und Zuständigkeiten
Shiftbase unterstützt Sie als Arbeitgeber dabei, alle Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Standorte Ihrer Mitarbeitenden zu dokumentieren – auch im Rahmen internationaler Einsätze. Damit Sie rechtskonform, entspannt und effizient in die Workation-Zukunft starten.
Wie lange dauert eine Workation?
Die Dauer einer Workation ist nicht pauschal festgelegt – sie hängt von mehreren Faktoren ab: dem Zielort, den gesetzlichen Vorgaben, der Unternehmenspolitik und den individuellen Aufgaben der Mitarbeitenden. Als Arbeitgeber sollten Sie einen klaren Rahmen definieren, um Planungssicherheit und Rechtskonformität zu gewährleisten.
Gängige Zeitmodelle im Überblick
🔸 Kurzfristige Workation (1–2 Wochen)
Ideal zur Kombination mit einem klassischen Urlaub oder einer Geschäftsreise. Diese Variante wird häufig genutzt für:
Kaum arbeitsrechtliche oder steuerliche Risiken, sofern sie innerhalb der EU stattfinden.
🔸 Mittelfristige Workation (3–8 Wochen)
In dieser Zeit können sich Mitarbeitende intensiver in einen neuen Arbeitsalltag am anderen Ort einfinden. Wichtig: Hier steigen die Anforderungen an:
IT-Sicherheit
Zeiterfassung
Verfügbarkeit im Team
Arbeitgeber sollten spätestens ab 4 Wochen eine schriftliche Vereinbarung treffen, die Arbeitszeiten, Aufgaben und Verantwortlichkeiten klärt.
🔸 Langfristige Workation (ab 2–6 Monate)
Ab diesem Zeitraum müssen Sie als Unternehmen besondere Aufmerksamkeit auf rechtliche Aspekte legen – insbesondere:
mögliche Meldepflichten im Aufenthaltsland
Prüfung der 183-Tage-Regelung
Sozialversicherungs- und Steuerfragen
Außerhalb der EU kann bereits nach wenigen Wochen eine Registrierungspflicht oder Visumspflicht bestehen.
Grenzen setzen: Empfehlungen für Arbeitgeber
Innerhalb der EU: bis 183 Tage möglich – aber mit vertraglicher Regelung und Absprache
Außerhalb der EU: max. 30–90 Tage empfehlenswert – abhängig vom Zielland
Empfehlung: klare Richtlinien im Unternehmen formulieren, z. B. in einer Workation-Policy
Wie lange eine Workation dauert, liegt in Ihrer Hand als Arbeitgeber. Die Herausforderung liegt darin, den Wunsch nach Flexibilität mit den Anforderungen an Arbeitsrecht, Team-Zusammenarbeit und Datenschutz zu verbinden.
Verwalte die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter ganz einfach!
Die Workation ist mehr als ein Lifestyle-Trend – sie verändert die Art, wie wir Arbeiten und Urlaub denken. Für Arbeitgeber bietet dieses Arbeitsmodell viele Chancen, aber auch einige Herausforderungen. Wer strategisch plant, kann den Spagat zwischen Erholung und Effizienz erfolgreich meistern.
Möglichkeit, Reisen oder geschäftliche Aufenthalte effizient zu nutzen
Nachteile & Herausforderungen
⚠️ Rechtliche Unsicherheiten
Unterschiedliche Arbeitszeitgesetze, Steuerregeln und Versicherungen – vor allem außerhalb der EU
Die 183-Tage-Regelung kann zu Sozialversicherungs- oder Steuerpflicht im Ausland führen
⚠️ Kommunikationsprobleme im Team
Zeitverschiebungen, fehlende Abstimmungen oder isoliertes Arbeiten können die Teamarbeit belasten
E-Mails und Meetings müssen gut koordiniert werden
⚠️ Verlust von Struktur & Fokus
Urlaubsorte bieten nicht immer optimale Bedingungen zum Arbeiten
Potenziell sinkende Produktivität ohne klare Rahmenbedingungen
⚠️ Höherer Organisationsaufwand
Auswahl der passenden Unterkunft, technischen Ausstattung, VPN & Tools
Notwendigkeit von Checklisten, Vorabklärungen und individueller Betreuung
Vorteile
Nachteile
+ Motivation & Engagement
– Rechtliche Komplexität
+ Employer Branding
– Koordinationsaufwand
+ Innovationsförderung
– Risiko von Ablenkung
+ Besseres Stressmanagement
– Technische Herausforderungen
Eine Workation kann ein echtes Win‑Win sein – wenn klare Regeln, technische Infrastruktur und rechtliche Sicherheit gegeben sind. Unternehmen sollten eine strukturierte Workation-Strategie entwickeln, die zu ihrer Kultur und Zielgruppe passt.
Für wen eignet sich dieses Arbeitsmodell?
Das Workation-Modell ist nicht für jeden – doch für viele Mitarbeitende bietet es die ideale Kombination aus Flexibilität, Produktivität und Erholung. Als Arbeitgeber sollten Sie genau prüfen, welche Rollen, Tätigkeiten und Persönlichkeiten für eine Workation geeignet sind – und wo Grenzen sinnvoll sind.
Voraussetzung: stabile Internetverbindung und ortsunabhängige Kommunikation
▶️Ortsunabhängige Mitarbeitende mit Eigenverantwortung
Wer bereits selbstorganisiert im Homeoffice oder mobil arbeitet, kann meist problemlos auch von einem anderen Land oder Urlaubsort aus agieren.
Gute Selbstdisziplin
Klare Ergebnisorientierung
Routiniert im Umgang mit digitalen Tools wie Shiftbase, Zoom, Slack etc.
▶️Teams mit kollaborativem Mindset
Für Team-Workations oder Retreats eignen sich Gruppen:
mit stabiler Kommunikation
mit klaren Zielen (z. B. Teambuilding, Kreativphasen, OKR-Kickoffs)
mit Bereitschaft, Aufgaben flexibel und gemeinsam zu lösen
Eher ungeeignet für:
Rollen mit physischer Präsenzpflicht
Produktion, Logistik, Pflege, Gastronomie
Berufe mit direktem Kundenkontakt vor Ort
Aufgaben mit hoher Sicherheits- oder Dokumentationspflicht
Mitarbeitende ohne Selbstmanagement-Erfahrung
Wer sich schwer tut, Zeiten einzuhalten oder Aufgaben zu priorisieren
Mitarbeitende, die auf direkte Führung oder konstantes Feedback angewiesen sind
Persönlichkeitsfaktoren, die Workation begünstigen:
Kriterium
Warum es wichtig ist
Eigenverantwortung
Selbstständiges Arbeiten ohne ständige Kontrolle
Digitale Kompetenz
Sicherer Umgang mit Tools, Cloud & E-Mail
Kommunikationsstärke
Effektiver Austausch trotz räumlicher Distanz
Flexibilität
Umgang mit Zeitverschiebung, Ortswechsel etc.
Workation eignet sich besonders für wissensbasierte, digitale Tätigkeiten mit hoher Eigenverantwortung. Unternehmen, die flexible Arbeitsmodelle fördern, können gezielt Angebote für geeignete Personen schaffen – und gleichzeitig mit klaren Kriterien steuern, wer wann und wie remote arbeiten darf.
Shiftbase unterstützt Sie dabei, die passende Auswahl zu treffen: Mit Funktionen zur Dienstplanung, Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung erkennen Sie frühzeitig, wer für eine Workation in Frage kommt – und wie Sie Team und Aufgaben optimal abstimmen.
Tipps für eine Workation
Ob im Küstenort Portugals, in einer Berghütte in Österreich oder bei einer Städtereise durch Europa – eine Workation bringt frischen Wind in den Arbeitsalltag. Damit sie aber sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeitenden zum vollen Erfolg wird, sollten Arbeitgeber proaktiv planen und klare Leitlinien definieren.
Hier sind die wichtigsten Tipps für eine strukturierte und rechtssichere Umsetzung:
🔒 Klare Vereinbarungen treffen
Bevor Mitarbeitende losreisen:
Eine schriftliche Workation-Vereinbarung abschließen
Ort, Zeitraum, Arbeitszeiten und Erreichbarkeit festlegen
Erwartete Ergebnisse oder Aufgaben schriftlich festhalten
Diese Transparenz schützt beide Seiten – gerade bei internationalen Aufenthalten.
🌐 Standort sorgfältig auswählen
Nicht jeder Urlaubsort eignet sich auch zum Arbeiten. Achten Sie auf:
Stabiles WLAN mit hoher Bandbreite
Zeitzonenkompatibilität zum Team
Unterkunft mit Arbeitsmöglichkeit (Schreibtisch, Ruhebereich)
Nähe zu Coworking Spaces als Backup
Der Ort sollte Arbeiten ermöglichen, nicht erschweren.
🛡️ Datensicherheit und Technik gewährleisten
Auch im Ausland gilt: DSGVO und IT-Sicherheit sind nicht verhandelbar.
VPN nutzen
Arbeitsgeräte mit Passwortschutz und aktueller Software ausstatten
Öffentliche Netzwerke nur mit Sicherheitsmaßnahmen verwenden
Kundendaten niemals lokal speichern
Shiftbase unterstützt Sie mit Cloud-Lösungen und Zugriffsmanagement, um Datenschutz auch auf Reisen zu sichern.
📆 Zeiterfassung & Teamkoordination aktiv managen
Vertrauen ist gut – Transparenz ist besser:
Nutzen Sie digitale Zeiterfassung (z. B. mit Shiftbase)
Regelmäßige Check-ins mit dem Team planen
Klare Verfügbarkeiten kommunizieren (auch bei Zeitverschiebung)
So bleibt die Zusammenarbeit effizient und strukturiert.
🧾 Rechtliche Rahmenbedingungen prüfen
Innerhalb der EU meist unkompliziert, aber: Krankenversicherung prüfen
Außerhalb der EU auf Einreisebestimmungen, Visumspflicht und die 183-Tage-Regelung achten
Arbeitgeber sollten prüfen, ob Sozialversicherungspflicht oder steuerliche Meldepflicht besteht
Im Zweifel: rechtlichen Rat einholen oder lokale Steuerkanzlei kontaktieren.
Eine Workation braucht Planung, Struktur und Kommunikation – dann wird sie zur echten Win-win-Situation. Für Arbeitgeber bedeutet das: Richtlinien schaffen, technische Infrastruktur sichern, und Vertrauen durch Transparenz ermöglichen.
Fazit
Die Workation ist weit mehr als ein Trend – sie steht für einen kulturellen Wandel in der modernen Arbeitswelt. Für Arbeitgeber bietet sie eine zukunftsweisende Chance, Flexibilität, Produktivität und Erholung intelligent zu kombinieren. Wer es schafft, Arbeit und Urlaub sinnvoll zu verbinden, stärkt nicht nur die Mitarbeiterbindung, sondern auch die Wettbewerbsfähigkeit als attraktiver Arbeitgeber.
Damit das gelingt, braucht es:
Klare rechtliche Rahmenbedingungen
Strukturierte Prozesse und Tools zur Zeiterfassung, Dienstplanung und Kommunikation
Verantwortungsvolle Mitarbeitende, die eigenständig und digital arbeiten können
🔒 Mit einer durchdachten Workation-Policy, der passenden technischen Infrastruktur und der Unterstützung durch eine Software wie Shiftbase schaffen Sie die ideale Grundlage für produktives Arbeiten – unabhängig vom Arbeitsort.
Workation ist kein Risiko, sondern eine strategische Chance – wenn Sie sie richtig gestalten.
Häufig gestellte Fragen
Innerhalb der EU ist das meist unkompliziert. Außerhalb kann Visumpflicht, Steuer‑ oder Sozialversicherungspflicht entstehen.
Wichtig: Es zählen gelebte Arbeitszeiten – und ggf. die 183‑Tage‑Regel. Besser: individuelle Vereinbarung.
Klare Budgetregeln schaffen Klarheit – z. B. Unterkunft, Coworking, ggf. Internet.
Diana ist nicht nur eine leidenschaftliche Expertin im Bereich Personalwesen, sondern auch eine talentierte Content Writerin. Ihr tiefes Verständnis für die Bedürfnisse von Unternehmen und Mitarbeitern befähigt sie dazu, Inhalte zu erstellen, die nicht nur informativ, sondern auch inspirierend sind. Mit ihrer einzigartigen Fähigkeit, hochwertige HR-Inhalte zu produzieren, ist Diana ein wahrer Schatz für alle, die ihr Wissen über das Personalwesen erweitern möchten.
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