Zeiterfassung in der Gastronomie: Was Arbeitgeber jetzt wissen müssen

In der Gastronomie gehört Zeiterfassung längst nicht mehr zur Kür – sie ist Pflicht. Für Arbeitgeber bedeutet das: Arbeitszeiten müssen systematisch erfasst und dokumentiert werden, um gesetzliche Vorgaben wie das Arbeitszeitgesetz einzuhalten und Bußgelder zu vermeiden. Gleichzeitig profitieren auch Arbeitnehmer, da faire Bezahlung, transparente Überstundenregelung und ein klarer Schichtüberblick nur mit korrekter Zeiterfassung möglich sind.

Besonders in der Gastronomie – mit ihren flexiblen Arbeitszeiten, kurzfristigen Einsätzen und Minijobs – ist eine digitale Zeiterfassung unverzichtbar. In diesem Artikel erfährst du, welche gesetzlichen Pflichten gelten, welche Systeme sinnvoll sind und wie du als Arbeitgeber die Zeiterfassung effizient und rechtssicher umsetzt.

Wie hängen Zeiterfassung, Compliance und Betriebsmanagement zusammen?

In der Gastronomie ist eine präzise Arbeitszeiterfassung nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch ein entscheidender Faktor für Compliance und ein effizientes Betriebsmanagement. Die korrekte Erfassung der Arbeitszeiten sichert die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes, schützt vor Bußgeldern und erfüllt die Dokumentationspflicht – insbesondere im Hinblick auf aktuelle Gesetzesänderungen und das BAG- sowie EuGH-Urteil zur Zeiterfassung.

Für Unternehmen im Gastgewerbe heißt das: Ohne strukturierte Zeiterfassung ist rechtssicheres Arbeiten kaum möglich. Ob mit Stempeluhr, digitale Systeme, Hardware-Terminal oder App auf Android-Geräten – nur wer die Arbeitsstunden seiner Mitarbeitenden transparent dokumentiert, erfüllt die gesetzlichen Anforderungen.

Im Betriebsalltag verbessert eine automatisierte Zeiterfassungslösung zusätzlich die Dienstplanung, vereinfacht die Urlaubsplanung und liefert verlässliche Daten für die Lohnabrechnung. Das reduziert Überstunden, fördert eine gerechte Schichtverteilung und steigert die Zufriedenheit der Beschäftigten.

Gleichzeitig ermöglicht eine digitale Zeiterfassung die Kalkulation von Personalkosten, schafft Transparenz bei Pausen, Arbeitsbeginn und -ende, und liefert wichtige Einblicke zur Arbeitsleistung im Gastgewerbe – sowohl in kleinen Betrieben als auch in größeren Hotels oder der Hotellerie.

Zeiterfassung ist mehr als nur Pflicht – sie ist der Schlüssel zu einem rechtssicheren, wirtschaftlich stabilen und mitarbeiterfreundlichen Unternehmensalltag in der Gastronomie.

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Welche gesetzlichen Anforderungen bestehen in Deutschland speziell für die Gastronomie?

In Deutschland gelten für Gastronomiebetriebe besondere Anforderungen in Bezug auf die Zeiterfassung, die sich aus dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG), aktuellen Urteilen und den branchenspezifischen Arbeitsbedingungen ergeben.

📝 1. Pflicht zur Arbeitszeiterfassung (§ 16 Abs. 2 ArbZG)

Bereits nach dem Arbeitszeitgesetz besteht die Pflicht zur Aufzeichnung der über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehenden Arbeitsstunden. Arbeitgeber müssen:

• Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfassen,

• die Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre aufbewahren,

• sie bei Bedarf vorlegen können (z. B. Zoll, Finanzkontrolle Schwarzarbeit).

Hinweis: Diese Pflicht betrifft insbesondere Minijobber (§ 17 MiLoG) und wird streng kontrolliert.

📜 2. BAG-Urteil (2022) zur generellen Zeiterfassungspflicht

Das Bundesarbeitsgericht entschied im September 2022 (1 ABR 22/21), dass in Deutschland eine generelle Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung besteht – unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche. Arbeitgeber sind verpflichtet, ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“ zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzuführen.

Dieses Urteil gilt auch für die Gastronomie, da hier typischerweise:

• Schichtarbeit,

• Überstunden,

• unregelmäßige Einsätze
  vorkommen.

👨‍🍳 3. Branchenspezifische Herausforderungen im Gastgewerbe

Die Gastronomie steht unter besonderer Beobachtung, weil:

• die Fluktuation hoch ist,

• viele Beschäftigte auf Teilzeit-, Mini- oder Saisonbasis arbeiten,

• Arbeitszeitüberschreitungen häufig dokumentiert werden müssen,

• und der Druck zur Einhaltung von Pausen, Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten besonders groß ist.

Daher gelten folgende Anforderungen als besonders relevant:

• Lückenlose Dokumentation aller Arbeitsstunden (inkl. Pausen),

• Einhaltung der Ruhezeiten (mind. 11 Stunden zwischen Schichten),

• Maximale tägliche Arbeitszeit: 10 Stunden (mit Ausnahmen in Stoßzeiten),

• Regelmäßige Auswertung der Daten zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben.

🧾 4. Aufzeichnungspflicht für Minijobs (§ 17 MiLoG)

Arbeitgeber müssen bei Minijobbern zusätzlich:

• die tägliche Arbeitszeit inklusive Beginn, Ende und Dauer aufzeichnen,

• dies spätestens bis zum 7. Kalendertag nach der Arbeitsleistung dokumentieren.

Diese Pflicht betrifft viele Gastronomen, die mit Aushilfen oder kurzfristigen Beschäftigten arbeiten.

🧪 5. Zukünftige Gesetzesänderungen und Digitalisierung

Ein Gesetzentwurf des Bundesarbeitsministeriums zur konkreten Ausgestaltung der digitalen Zeiterfassungspflicht ist in Vorbereitung. In Zukunft wird ein elektronisches Zeiterfassungssystem (z. B. per App, Terminal, Stempeluhr) voraussichtlich gesetzlich vorgeschrieben – auch für Betriebe in der Gastronomie.

Für Gastronomiebetriebe in Deutschland gilt: Die gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist klar geregelt – und durch aktuelle Urteile sowie branchenspezifische Herausforderungen besonders relevant. Arbeitgeber sollten spätestens jetzt auf digitale Zeiterfassungssysteme umsteigen, um rechtlich abgesichert, effizient und mitarbeiterorientiert zu handeln.

Herausforderungen in der Gastronomie

Die Gastronomie zählt zu den arbeitsintensivsten Branchen mit besonders komplexen Anforderungen an die Zeiterfassung. Arbeitgeber sehen sich mit mehreren Herausforderungen konfrontiert, die die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und die effiziente Personaleinsatzplanung erschweren.

Ein zentrales Problem ist die hohe Personalfluktuation. Viele Mitarbeitende sind nur kurzfristig beschäftigt, etwa als Aushilfen, Minijobber oder Saisonkräfte. Dies führt zu häufigen Neueinstellungen und erschwert eine konsistente Arbeitszeiterfassung.

Unregelmäßige Arbeitszeiten und spontane Dienstplanänderungen gehören zum Alltag. Arbeitsbeginn, Pausen und Schichtwechsel variieren stark, was eine strukturierte Aufzeichnung der Arbeitszeit schwierig macht – vor allem bei handschriftlicher Erfassung auf Papier oder Excel-Tabellen.

In Stoßzeiten wie Feiertagen oder an Wochenenden fallen oft Überstunden an. Ohne zuverlässige Dokumentation besteht das Risiko von Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz, insbesondere bei der Einhaltung von Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten.

Auch die Dienstplanung ist herausfordernd. Kurzfristige Personalausfälle, flexible Schichtmodelle und unterschiedliche Qualifikationen der Mitarbeitenden erfordern eine präzise Abstimmung. Ohne digitale Unterstützung leidet nicht nur die Planungssicherheit, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit.

Ein weiterer Aspekt ist die fehlende Integration in andere Systeme. Wenn die Zeiterfassung nicht mit Lohnabrechnung oder Urlaubsplanung verknüpft ist, entstehen unnötige administrative Aufwände und Fehlerquellen.

Nicht zuletzt stellt die fehlende Standardisierung ein Problem dar. Während manche Betriebe bereits digitale Systeme oder Terminals nutzen, erfassen andere Arbeitszeiten noch mit Stift und Zettel – was Manipulationen erleichtert und die Einhaltung der Dokumentationspflicht gefährdet.

Diese branchentypischen Herausforderungen zeigen, dass die Gastronomie besonders auf eine flexible, digitale und gesetzeskonforme Zeiterfassungslösung angewiesen ist, um den betrieblichen Alltag effizient und rechtssicher zu gestalten.

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Digitale Lösungen für die Zeiterfassung

In der Gastronomie gibt es verschiedene Möglichkeiten der Zeiterfassung, die den branchenspezifischen Anforderungen gerecht werden. Während traditionelle Methoden wie die manuelle Dokumentation mit Stempeluhr oder Stundenzettel nach wie vor verbreitet sind, setzen immer mehr Betriebe auf digitale Systeme, um rechtlichen Anforderungen zu entsprechen und gleichzeitig Zeit und Kosten zu sparen.

Die klassische Zeiterfassung mit Stift, Zettel oder mechanischer Stempeluhr gilt als einfach, ist jedoch anfällig für Fehler und Manipulationen. Nachträgliche Korrekturen, unvollständige Aufzeichnungen oder der Verlust von Dokumenten können im Rahmen der gesetzlich geforderten Dokumentationspflicht zu ernsthaften Problemen führen – insbesondere bei Prüfungen durch Behörden oder im Streitfall.

Moderne digitale Zeiterfassungssysteme bieten eine verlässliche und effiziente Alternative. Diese Lösungen ermöglichen es, Arbeitszeiten über stationäre Terminals, Tablets, Computer oder mobile Geräte zu erfassen. Je nach Anbieter lassen sich dabei auch Pausen, Arbeitszeitkonten, Zuschläge oder gesetzliche Ruhezeiten automatisch berechnen und protokollieren. Für Arbeitgeber bedeutet das eine spürbare Entlastung bei der Lohnabrechnung, Personalplanung und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Besonders praktisch für die Gastronomie sind mobile Zeiterfassungssysteme per App. Sie ermöglichen es Mitarbeitenden, ihre Arbeitszeit ortsunabhängig über ein Smartphone zu erfassen – ideal bei wechselnden Einsatzorten, mehreren Standorten oder bei flexiblen Arbeitsmodellen. Auch die Erfassung per QR-Code, GPS oder NFC kann hier je nach System integriert werden.

Zunehmend verbreitet sind auch biometrische Lösungen, wie etwa Zeiterfassung per Fingerabdruck oder Gesichtserkennung. Diese Technologien erhöhen die Genauigkeit und beugen einer Fremderfassung durch Kollegen vor. Allerdings müssen dabei die Datenschutzanforderungen gemäß DSGVO strikt eingehalten werden.

Die Wahl der passenden Lösung hängt von verschiedenen Faktoren ab: Unternehmensgröße, Anzahl der Mitarbeitenden, Art der Arbeitsverhältnisse, technische Infrastruktur und Budget. Während kleine Betriebe mit wenigen Angestellten häufig mit einer einfachen App-Lösung auskommen, profitieren größere Gastronomiebetriebe oder Hotels oft von integrierten Komplettsystemen mit Schnittstellen zu Lohnabrechnung, Schichtplanung und Urlaubsverwaltung.

Unabhängig von der gewählten Methode sollte die Zeiterfassung stets zuverlässig, gesetzeskonform und für Mitarbeitende leicht bedienbar sein. Denn nur so lässt sich ein effizienter und rechtssicherer Arbeitsalltag in der Gastronomie realisieren.

Umsetzungstipps für Arbeitgeber

• Bedarf analysieren
  Prüfen, wie viele Mitarbeitende im Betrieb sind, wie flexibel Schichten geplant werden und ob mehrere Standorte existieren.

• Gesetzliche Pflichten verstehen
  Informiere dich über die Anforderungen des Arbeitszeitgesetzes, die Aufzeichnungspflicht und aktuelle Urteile (z. B. BAG, EuGH).

• Digitale Lösung wählen
  Entscheide dich für eine passende Zeiterfassungssoftware – z. B. App, Terminal oder Cloud-System – abhängig von Betriebsgröße und Arbeitsmodell.

• Systeme miteinander verknüpfen
  Achte darauf, dass das Zeiterfassungssystem mit der Lohnabrechnung, Urlaubsplanung und Dienstplanung kompatibel ist.

• Datenschutz sicherstellen
  Stelle sicher, dass das System DSGVO-konform ist, besonders bei biometrischen Daten wie Fingerabdruck oder Gesichtserkennung.

• Hardware oder App bereitstellen
  Wähle eine geeignete Erfassungslösung: z. B. stationäres Terminal, mobile App, Tablet oder Stempeluhr mit NFC/QR-Code.

• Mitarbeitende schulen
  Führe kurze Schulungen oder Anleitungen ein, damit alle Beschäftigten das System korrekt nutzen können – auch Aushilfen und Minijobber.

• Regelmäßige Kontrolle und Auswertung
  Kontrolliere regelmäßig die erfassten Zeiten auf Vollständigkeit und Korrektheit, insbesondere bei Überstunden und Pausen.

• Ansprechpartner im Betrieb benennen
  Bestimme eine verantwortliche Person für Fragen rund um Zeiterfassung, Schichten und Arbeitszeitkonten.

• Transparenz fördern
  Gib Mitarbeitenden Einsicht in ihre Arbeitszeitdaten, um Vertrauen zu schaffen und Missverständnisse zu vermeiden.

Was passiert, wenn die Zeiterfassung nicht korrekt geführt wird?

Eine fehlerhafte oder unterlassene Zeiterfassung kann für Arbeitgeber in der Gastronomie schwerwiegende Folgen haben – sowohl rechtlich als auch wirtschaftlich. Hier sind die wichtigsten Konsequenzen im Überblick:

⚖️ Rechtliche Konsequenzen

• Bußgelder von bis zu 30.000 € bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz oder das Mindestlohngesetz

• Abmahnungen oder arbeitsrechtliche Klagen durch Mitarbeitende bei falsch dokumentierten Überstunden

• Nachforderungen durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) bei Prüfungen

📄 Verletzung der Dokumentationspflicht

• Verstoß gegen die gesetzliche Aufzeichnungspflicht (§ 16 Abs. 2 ArbZG, § 17 MiLoG)

• Ungültige Lohnabrechnungen, wenn Arbeitszeiten nicht sauber dokumentiert sind

• Probleme bei der Beweisführung im Streitfall vor dem Arbeitsgericht

💸 Wirtschaftliche Risiken

• Unklare Personalkosten, da Arbeitsstunden nicht nachvollziehbar sind

• Überstundenanhäufung, ohne dass sie kontrolliert oder ausgeglichen werden können

• Fehlende Planungssicherheit, etwa bei der Dienstplanung oder Urlaubskoordination

📉 Reputationsschäden

• Schlechtere Bewertungen als Arbeitgeber auf Plattformen wie Kununu oder Google

• Verlust des Vertrauens bei Mitarbeitenden und potenziellen Bewerbern

• Risiko negativer Medienberichterstattung bei öffentlichen Verstößen

📊 Verlust betrieblicher Effizienz

• Zeitaufwändige Nachbearbeitung fehlerhafter oder fehlender Arbeitszeittabellen

• Doppelte Erfassungssysteme, wenn digitale und manuelle Methoden vermischt werden

• Intransparente Arbeitszeitkonten, was Unzufriedenheit im Team fördert

Korrekte Zeiterfassung ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern schützt dein Unternehmen vor rechtlichen, finanziellen und organisatorischen Risiken. Digitale Systeme helfen dabei, die Arbeitszeit transparent, nachvollziehbar und effizient zu dokumentieren – ein Muss für moderne Gastronomiebetriebe.

Was wir für dich tun können

Für eine korrekte Arbeitszeiterfassung und effiziente Dienstplanung in der Gastronomie und Hotellerie bietet Shiftbase die ideale Möglichkeit. Das System stellt sicher, dass alle Arbeitszeiten der Mitarbeiter exakt erfasst und gesetzlichen Anforderungen entsprechend dokumentiert werden. Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche und umfassenden Funktionen wie Dienstplan und Arbeitszeit in der Übersicht erleichtert Shiftbase die Einhaltung vom EuGH-Urteil zur Zeiterfassung und optimiert die Dienstpläne.

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