Dienstplan-Apps im Vergleich: sechs Apps für Einzelhandel und Gastronomie

Welche Dienstplan-App passt, hängt zuerst davon ab, wer sie benutzt. Ein privater Schichtkalender hält nur deine eigenen Dienste fest, eine Team-App verteilt den Plan an alle. Hier vergleichen wir sechs Apps für Teams in Einzelhandel und Gastronomie, mit ihren Stärken und für wen sie sich eignen. Die erste ist unsere eigene Dienstplan-App, das sagen wir lieber gleich dazu.

Warum ist eine gute Dienstplan-App im Einzelhandel und der Gastronomie so wichtig?

Ganz einfach: In beiden Branchen geht’s oft drunter und drüber. Unvorhersehbare Schichten, kurzfristige Ausfälle, hohe Mitarbeiterfluktuation: Da kann die Dienstplanung schnell zur Mammutaufgabe werden. Genau hier kommen smarte Dienstplan-Apps ins Spiel. Sie helfen dir, Zeit zu sparen, Personal besser zu koordinieren und gesetzliche Vorgaben im Blick zu behalten.

Was sollte eine gute Dienstplan-App für Gastronomie und Einzelhandel können?

Du fragst dich, worauf du bei der Auswahl achten solltest? Hier die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:

• Intuitive Schichtplanung: Drag & Drop, Vorlagen, automatisierte Vorschläge

• Mobile Nutzung: Mitarbeitende sehen Dienstpläne und Änderungen in der App

• Abwesenheitsmanagement: Urlaubsanträge, Krankmeldungen, alles digital

• Kommunikation: Chatfunktionen, Notizen und automatische Benachrichtigungen

• Arbeitszeitregeln im Blick: Pausenregeln und Hinweise auf Konflikte direkt im Plan

• Zeiterfassung: am besten integriert, z. B. per App, Terminal oder Browser

💡 Tipp: Achte auch auf DSGVO-Konformität und ob die App an dein bestehendes System angebunden werden kann.

Herausforderungen der Schichtplanung im Einzelhandel und der Gastronomie

Die Schichtplanung im Einzelhandel und in der Gastronomie stellt eine besondere Herausforderung dar, da sie sich deutlich von anderen Branchen unterscheidet. Diese Sektoren sind geprägt von hohen Schwankungen in der Kundennachfrage, saisonalen Spitzenzeiten und der Notwendigkeit, kurzfristig auf Personalengpässe reagieren zu können. Ein effizientes Schichtplanungssystem ist daher unerlässlich, um den Anforderungen dieser dynamischen Arbeitsumgebungen gerecht zu werden. Was das für die Personaleinsatzplanung im Einzelhandel bedeutet, zeigen wir auf unserer Branchenseite.

Unvorhersehbarkeit und Flexibilität

Im Einzelhandel und der Gastronomie ist die Unvorhersehbarkeit des Kundenverkehrs allgegenwärtig. Besondere Ereignisse, Feiertage oder auch das Wetter können zu unerwarteten Spitzenzeiten führen, die einen flexiblen Dienstplan erfordern.

Schichtdienst ist hier an der Tagesordnung, denn anders können die Zeiten durch den Dienstplan nicht abgedeckt werden. Schichtplaner müssen daher in der Lage sein, schnell auf Veränderungen zu reagieren und bei Bedarf zusätzliches Personal in den Schichtplan einzuplanen oder Schichten anzupassen. Dies erfordert ein hohes Maß an Flexibilität sowohl von den Mitarbeitenden als auch von den Planenden.

Mitarbeiterzufriedenheit und Work-Life-Balance

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Mitarbeiterzufriedenheit. Lange Arbeitszeiten, Wochenendarbeit und der ständige Wechsel zwischen Früh-, Spät- und Nachtschichten können das Privatleben der Mitarbeitenden stark beeinträchtigen.

Daher ist es wichtig, ein Gleichgewicht zwischen den betrieblichen Anforderungen und den Bedürfnissen der Mitarbeitenden zu finden. Eine transparente und gerechte Schichtplanung, die auch die Präferenzen der Mitarbeitenden berücksichtigt, kann hierbei helfen, die Work-Life-Balance zu verbessern und die Mitarbeiterbindung zu stärken.

Gesetzliche Vorgaben und Compliance

Zudem müssen im Einzelhandel und der Gastronomie gesetzliche Vorgaben wie Arbeitszeitgesetze, Ruhezeiten und Pausenregelungen strikt eingehalten werden. Nichtbeachtung kann zu rechtlichen Problemen und Bußgeldern führen.

Die Schichtplanung muss daher nicht nur effizient sein, sondern auch die gesetzlichen Vorgaben einhalten. Dies erfordert ein tiefes Verständnis der relevanten Gesetze und Vorschriften zum Dienstplan sowie eine präzise Dokumentation der Arbeitszeit.

Effizienz und Kostenkontrolle

Effizienz und Kostenkontrolle sind ebenfalls entscheidend. Überbesetzung in zeitschwachen Phasen und Personalmangel in Stoßzeiten führen zu ineffizientem Ressourceneinsatz und erhöhten Kosten. Eine gut durchdachte Schichtplanung hilft, die richtige Anzahl von Mitarbeitenden zur richtigen Zeit einzuplanen, um sowohl den Kundenservice zu optimieren als auch die Personalkosten im Griff zu halten.

Technologische Unterstützung

Die Nutzung von modernen Dienstplan-Apps kann bei diesen Herausforderungen eine große Unterstützung bieten. Solche Programme machen die Planung schneller und flexibler, berücksichtigen die Verfügbarkeiten der Mitarbeitenden und vereinfachen die Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und Planenden. Viele zeigen außerdem Konflikte direkt im Plan an, etwa Überschneidungen oder Schichten während eines genehmigten Urlaubs. Die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten, bleibt deine Aufgabe als Arbeitgeber; die App gibt dir den Überblick dafür.

Die Schichtplanung im Einzelhandel und der Gastronomie erfordert ein hohes Maß an Flexibilität, Sensibilität für die Bedürfnisse der Mitarbeitenden, Beachtung gesetzlicher Rahmenbedingungen und effiziente Ressourcenplanung. Mit den richtigen Tools und Strategien können diese Herausforderungen jedoch erfolgreich gemeistert werden, was zu einer verbesserten Betriebseffizienz, Mitarbeiterzufriedenheit und letztendlich zu einem besseren Kundenservice führt.

Welche Dienstplan-Apps sind für Einzelhandel und Gastronomie besonders empfehlenswert?

Hier kommt eine Auswahl bekannter Tools, mit einem klaren Fokus auf die Anforderungen deiner Branche.

1️⃣ Shiftbase: Die flexible All-in-One-Lösung für Schichtplanung & Zeiterfassung

Wenn du eine App suchst, die speziell auf den Einzelhandel und die Gastronomie zugeschnitten ist, bist du bei Shiftbase genau richtig.

Was bietet Shiftbase?

• Schichtplanung per Drag & Drop

• Mobile App für Mitarbeitende & Manager

• Integrierte Zeiterfassung

• Abwesenheitsmanagement & Urlaubsplanung

• Plus- und Minusstunden gegenüber den Vertragsstunden im Blick

• Individuelle Rollen & Berechtigungen

• Daten auf Servern in der EU, ISO/IEC 27001 zertifiziert

Zielgruppe

• ideal für Unternehmen jeder Größe, die Wert auf Benutzerfreundlichkeit und effiziente Planung von Schichten legen

2️⃣ Personio

Personio ist eine umfassende Personalmanagement- und Dienstplanungs-App, die sich durch ihre vielseitigen Funktionen in der Schichtplanung und ihre anpassungsfähigen Werkzeuge auszeichnet. Ein besonderer Fokus liegt auf der effizienten Verwaltung von Abwesenheiten sowie der Förderung der Kommunikation durch Nachrichten und Push-Benachrichtigungen. Mitarbeitende können problemlos verschiedenen Arbeitsbereichen zugeordnet werden, wobei die Möglichkeit, Qualifikationen bei der Schichtplanung zu berücksichtigen, ein zusätzlicher Vorteil ist. Personio bietet zudem eine präzise Übersicht über die Arbeitszeitkonten, was das Gesamtpaket abrundet.

Stärken von Personio

• Klare und intuitive Darstellung der Dienstpläne im Kalenderformat.

• Breite Auswahl an Filteroptionen für eine effiziente Wochenplanung.

• Umfassende Übersicht über Urlaubstage und sonstige Abwesenheiten.

• Zuverlässige Erfassung der Arbeitszeiten und detaillierte Darstellung der Arbeitszeitkonten.

• Effektive Kommunikationswerkzeuge und Benachrichtigungssysteme für eine verbesserte Zusammenarbeit.

Zielgruppe

• Ideal für kleine bis mittelgroße Unternehmen, die eine flexible und gleichzeitig umfassende Lösung für das Personalmanagement suchen.

3️⃣ Aplano

Aplano zeichnet sich durch seine intuitive Gestaltung für die Planung von Schichten, inklusive flexibler Anpassung von Arbeitszeiten und Pausen, aus. Die App beinhaltet einen integrierten Teamchat, der die interne Kommunikation vereinfacht. Zudem ermöglicht sie eine detaillierte Erfassung der Arbeitszeit und stellt verschiedene Personalisierungsmöglichkeiten für den Schichtplan zur Verfügung.

Stärken von Aplano

• einfache Erstellung von Schichtvorlagen und Nutzung einer Wiederholungsfunktion

• gute Darstellung der Abwesenheiten mit Filteroptionen im Dienstplan-Kalender (guter Überblick)

• integrierter Teamchat und Nachrichtenfunktion für Mitarbeitende

Zielgruppe

• gut geeignet für Teams, die Wert auf Kommunikation und flexible Schichtgestaltung legen.

4️⃣ Papershift

Papershift ist bekannt für seine übersichtliche Darstellung aller Schichten und erleichtert die Arbeitszeiterfassung sowie das Abwesenheitsmanagement. Mitarbeitende können sich für offene Schichten bewerben und ihren Urlaubsanspruch einsehen.

Stärken von Papershift

• einfache Beantragung und Genehmigung von Abwesenheiten

• direkte Einsicht in Überstunden und Bewerbung für offene Schichten

• separate App für die Zeiterfassung, die auch über das Smartphone bedient werden kann

Zielgruppe

• ideal für Unternehmen, die eine umfassende und übersichtliche Schichtplanung wünschen

5️⃣ Shiftjuggler

Shiftjuggler zeichnet sich durch seine benutzerfreundliche Benutzeroberfläche und die übersichtliche Darstellung von Dienstplänen sowie erfassten Arbeitsstunden aus. Mit der eingebauten digitalen Stempeluhr wird die präzise Erfassung von Arbeitszeiten ermöglicht. Außerdem erleichtert die App das Management von Abwesenheiten, Urlaubstagen und Krankheitsmeldungen.

Stärken von Shiftjuggler

• klare Übersicht über die geleisteten Stunden

• integrierte Stempeluhr und Dokumentation von Abwesenheiten

Zielgruppe

• geeignet für kleinere Teams, die eine einfache und effektive Dienstplanung suchen

6️⃣ Planday

Planday bietet umfassendes Arbeitszeitmanagement und ermöglicht eine transparente Schichtplanung, Anwesenheitskontrolle und flexible Schichtgestaltung.

Stärken von Planday

• gute Übersicht über die Schichtpläne

• Möglichkeit zum Schichttausch zwischen Mitarbeitenden

• standortbasierte Stempeluhr und Teamkommunikation

Zielgruppe

• besonders geeignet für Unternehmen, die eine flexible und umfassende Dienstplanung benötigen

Jede der vorgestellten Dienstplan-Apps hat ihre eigenen Stärken und ist für unterschiedliche Bedürfnisse und Unternehmensgrößen geeignet.

Shiftbase verbindet Dienstplanung, Zeiterfassung und Abwesenheiten in einer App: Planende arbeiten am Computer, Mitarbeitende sehen ihre Schichten am Smartphone. Überleg dir am besten zuerst, welche Funktionen du wirklich brauchst. Arbeitest du am Smartphone, am Tablet oder eher am Computer? Und wie erfahren deine Mitarbeitenden von Änderungen, wenn du Schichten häufig anpasst?

Nachhaltige Mitarbeiterplanung: Ein Schlüssel für zufriedenere Mitarbeitende und geringere Fluktuation

Um all diese Herausforderungen anzugehen, solltest du deine Mitarbeitenden möglichst nachhaltig planen. Besonders in Branchen wie dem Einzelhandel und der Gastronomie, in denen der Wettbewerb um qualifiziertes Personal intensiv ist, spielt die Mitarbeiterzufriedenheit eine zentrale Rolle. Hier kommt die nachhaltige Mitarbeiterplanung ins Spiel: eine Strategie, die nicht nur auf die ökonomischen Bedürfnisse des Unternehmens abzielt, sondern auch die Wünsche und das Wohlergehen der Mitarbeitenden in den Mittelpunkt stellt.

📌 Wichtig: Seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden systematisch erfassen, also Beginn, Ende und Dauer.

Berücksichtigung von Mitarbeiterbedürfnissen

Nachhaltige Mitarbeiterplanung bedeutet, dass die Bedürfnisse und Präferenzen der Mitarbeitenden bei der Gestaltung der Arbeitszeit beachtet werden. Indem Mitarbeitenden die Möglichkeit gegeben wird, ihre Präferenzen bezüglich der Arbeitszeit und -tage anzugeben, fühlen sie sich wertgeschätzt und einbezogen. Dies stärkt das Gefühl der Zugehörigkeit und erhöht die Arbeitszufriedenheit. Flexible Schichtsysteme, die eine Work-Life-Balance ermöglichen, tragen ebenfalls zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit bei.

Reduzierung von Stress und Burnout

Ein weiterer Aspekt nachhaltiger Mitarbeiterplanung ist die Vermeidung von Überlastung und Stress. Durch eine ausgeglichene Verteilung der Schichten und ausreichende Erholungszeiten zwischen den Arbeitseinsätzen wird das Risiko von Burnout und stressbedingten Krankheiten reduziert. Gesunde und zufriedene Mitarbeitende sind engagierter, produktiver und bleiben dem Unternehmen länger treu.

Geringere Fluktuation und Kosteneinsparungen

Die Fluktuation in Branchen wie dem Einzelhandel und der Gastronomie ist oft hoch, was mit erheblichen Kosten für das Recruiting und die Einarbeitung neuer Mitarbeitender verbunden ist. Nachhaltige Mitarbeiterplanung kann hier Abhilfe schaffen. Wenn Mitarbeitende ihre Arbeit als bereichernd und ihre Arbeitszeiten als fair empfinden, sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass sie das Unternehmen verlassen. Dies führt zu geringeren Einstellungs- und Schulungskosten und sorgt für ein erfahrenes und eingespieltes Team.

Positive Auswirkungen auf Kunden

Zufriedene Mitarbeitende übertragen ihre positive Einstellung auch auf den Kunden. In der Gastronomie und im Einzelhandel ist dies besonders wichtig, da hier der direkte Kundenkontakt entscheidend für das Kundenerlebnis ist. Mitarbeitende, die sich wohl in ihrem Arbeitsumfeld fühlen, bieten einen besseren Service, was wiederum zu höherer Kundenzufriedenheit und -bindung führt.

Einsatz einer modernen Schichtplan-App

Um eine nachhaltige Mitarbeiterplanung zu ermöglichen, ist der Einsatz moderner Planungstools unerlässlich. Digitale Schichtplanungssoftware oder eine digitale Dienstplan-App ermöglicht nicht nur eine effizientere Planung, sondern bietet auch Funktionen, die die Präferenzen der Mitarbeitenden berücksichtigen. Solche Tools erleichtern die Kommunikation und bieten Transparenz, was für das Vertrauen und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden entscheidend ist.

Die grundsätzlichen Arten von Dienstplan-Apps

Generell lassen sich Dienstplan-Apps in drei Kategorien unterteilen:

• Für die eigene Selbstorganisation: Diese Dienstplan-Apps sind ideal, wenn du hauptsächlich deine eigene Arbeitszeit planen willst. Sie sind weniger auf Teamarbeit ausgerichtet, aber perfekt, um deinen Arbeitsalltag zu strukturieren. Vor allen Dingen bieten sie mehr Funktionen als ein klassischer Kalender, in den du nur Termine oder eine Wochen- sowie Monatsplanung einträgst.

• Für Mitarbeitende: Wenn du eine Dienstplan-App suchst, die sich auf die Bedürfnisse deiner Mitarbeitenden konzentriert, solltest du dich in dieser Kategorie umsehen. Hier findest du Apps mit benutzerfreundlichen Schnittstellen und Funktionen, die es deinen Mitarbeitenden erleichtern, ihre Dienstpläne zu verwalten.

• Für Planende & Mitarbeitende: Diese Kategorie umfasst Apps, die sowohl für dich als Planenden als auch für deine Mitarbeitenden geeignet sind. Sie bieten eine breite Palette von Funktionen, um die Dienstplanung und Schichten zu optimieren.

Welche Vorteile bietet dir eine moderne Dienstplan-App konkret?

Stell dir vor, du musst nicht mehr mit Excel-Listen jonglieren oder per WhatsApp Dienstpläne verschicken. Mit einer professionellen App profitierst du von:

✅ Weniger Planungsaufwand
✅ Mehr Zufriedenheit im Team
✅ Weniger Rückfragen zum Dienstplan
✅ Bessere Übersicht über Stunden & Kosten
✅ Lückenlose Dokumentation der Arbeitszeiten

Und du kannst direkt loslegen, oft sogar kostenlos in einer Testphase.

Starte jetzt mit Shiftbase, deiner zuverlässigen Dienstplan-App

Du willst Shiftbase für die Planung deiner Schichten selbst ausprobieren?

Das geht ganz einfach: Shiftbase 14 Tage kostenlos testen.

Neben der Dienstplanung deckt Shiftbase auch Abwesenheiten und Zeiterfassung ab, alles in einer App.