Elektronische Arbeitszeiterfassung mit Plan.

Die Arbeitszeit zu erfassen ist Pflicht, die elektronische Form ist es bisher nicht. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber in Deutschland die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen, abgeleitet aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz. Eine Formvorschrift gibt es derzeit nicht, auch eine handschriftliche Aufzeichnung ist zulässig. Ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums vom 18. Juni 2026 sieht die elektronische Erfassung vor, mit einer dauerhaften Ausnahme für Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten. Bis Oktober 2026 hat das Kabinett den Entwurf nicht beschlossen, er ist also kein geltendes Recht.

Eine Arbeitszeiterfassung muss für jeden Arbeitstag Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit jeder beschäftigten Person festhalten. Pausen gehören dazu, weil erst sie den Unterschied zwischen Anwesenheit und Arbeitszeit erklären. Wichtig ist, dass die Aufzeichnung vollständig ist und nicht im Nachhinein aus dem Gedächtnis entsteht. Beim Stempeln in Shiftbase wird die Uhrzeit in dem Moment gespeichert, in dem jemand ein- oder ausstempelt.

Bei der elektronischen Arbeitszeiterfassung in Shiftbase stempeln Mitarbeitende in der App auf dem Handy, am Desktop oder an einem Tablet im Betrieb, das als Kiosk eingerichtet ist und an dem jeder mit eigener PIN stempelt. Die gestempelte Zeit steht neben der geplanten Schicht, Pausen werden nach den Regeln abgezogen, die du einmal festlegst. Passt eine Zeit zum Dienstplan, kann Shiftbase sie automatisch freigeben, die übrigen prüfst du selbst. Die freigegebenen Stunden gehen als Export in die Lohnabrechnung.

Für die elektronische Zeiterfassung mit Shiftbase brauchst du kein eigenes Terminal und keine Chips. Dein Team stempelt auf dem eigenen Handy, am Desktop oder an einem Tablet am Eingang mit persönlicher PIN. Wer lieber ein festes Gerät an der Wand hat, kann eine digitale Stempeluhr nutzen, die an Shiftbase angebunden wird.

In Shiftbase legst du fest, wo gestempelt werden darf: als Standort mit einem Radius, in dem sich das Handy befinden muss, oder als IP-Adresse, also das WLAN im Betrieb. Liegt jemand außerhalb, ist das Ein- oder Ausstempeln nicht möglich. Für die Standortprüfung müssen Mitarbeitende die Standortfreigabe auf ihrem Handy einschalten.

Arbeitszeitaufzeichnungen bewahrst du mindestens zwei Jahre auf. Das schreibt § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz für die Arbeitszeit über acht Stunden werktäglich vor und § 17 Abs. 1 Mindestlohngesetz für Minijobs und die Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, dort gerechnet ab dem Zeitpunkt der Aufzeichnung. Dienen die Zeiten als Grundlage der Lohnabrechnung, gelten längere Fristen, für das Lohnkonto etwa bis zum Ende des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Eintragung (§ 41 EStG). In Shiftbase rufst du vergangene Zeiträume nach Person oder Zeitraum ab.

Die Pflicht zur Zeiterfassung gilt für Minijobs und Teilzeitkräfte genauso wie für Vollzeitbeschäftigte, weil sie am Arbeitsverhältnis hängt und nicht am Umfang. Für Minijobs verlangt § 17 Mindestlohngesetz zusätzlich, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Arbeitstag aufzuzeichnen. Ausgenommen davon sind nur Minijobs in Privathaushalten.

Ein Stundenzettel auf Papier ist nach heutigem Recht zulässig, solange er Beginn, Ende und Dauer jedes Arbeitstags vollständig und verlässlich festhält. Der Unterschied zur elektronischen Erfassung zeigt sich, wenn etwas geändert wird: Auf Papier oder in Excel sieht niemand, wer eine Zeit nachträglich korrigiert hat. In Shiftbase steht im Bericht zur Arbeitszeit, wer eine Zeit angelegt und wer sie zuletzt geändert hat, und abgeschlossene Tage nehmen keine Stunden mehr auf.

Fehlende Aufzeichnungen der Arbeitszeit über acht Stunden sind nach § 22 Arbeitszeitgesetz eine Ordnungswidrigkeit mit einem Bußgeld von bis zu 30.000 €. Für Minijobs und die Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz sieht § 21 Mindestlohngesetz bis zu 50.000 € vor, geprüft wird das vom Zoll. Für die allgemeine Erfassungspflicht aus dem BAG-Beschluss kann die Arbeitsschutzbehörde zunächst verlangen, dass du nachbesserst.

Mitarbeitende dürfen ihre Arbeitszeit selbst erfassen, der Arbeitgeber darf die Aufzeichnung an sie übertragen. Verantwortlich dafür, dass sie geführt wird und stimmt, bleibt aber der Arbeitgeber. Deshalb prüft und gibt in Shiftbase eine Führungskraft die Stunden frei, bevor sie in die Lohnabrechnung gehen.

Vertrauensarbeitszeit ist mit der Zeiterfassungspflicht vereinbar. Sie regelt, dass Beschäftigte selbst bestimmen, wann sie arbeiten. Dass die Arbeitszeit aufgezeichnet wird und die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes eingehalten werden, ändert sie nicht.

Bei der elektronischen Zeiterfassung hat der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz mitzubestimmen, wie sie eingeführt und angewendet wird, weil sie Verhalten oder Leistung erfassen kann. Die Einführung selbst kann er nicht erzwingen: Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass dafür kein Initiativrecht besteht, weil der Arbeitgeber ohnehin gesetzlich zur Erfassung verpflichtet ist.