Code of Conduct: Definition, Vorlage und Beispiele

Was ist der Code of Conduct?

Ein Code of Conduct ist eine Richtlinie, die die Regeln, Erwartungen und Verhaltensstandards einer Organisation für ihre Mitarbeiter und alle mit der Organisation verbundenen Personen umreißt. Es enthält sowohl rechtliche als auch ethische Richtlinien, um sicherzustellen, dass jeder in der Organisation gemäß den geltenden Gesetzen und Vorschriften handelt.

Der Zweck eines Code of Conduct ist es, Korruption und Diskriminierung vorzubeugen und gleichzeitig ein respektvolles Miteinander und umweltbewusstes Handeln zu fördern. Alle Unternehmensmitglieder, einschließlich derjenigen mit unterschiedlichem kulturellem und persönlichem Hintergrund, sollten sich an die Werte und Grundsätze des Unternehmens halten.

Der Code of Conduct ist eine Reihe von Regeln und Kontrollen, die Teil des Compliance-Management-Systems eines Unternehmens sind. Sie soll sicherstellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.

Zu diesem Zweck enthält der Code of Conduct spezifische und verbindliche Regelungen. Es skizziert auch ethische Standards und Werte, die möglicherweise nicht immer durchsetzbar sind. Darüber hinaus gelten einige Richtlinien für Lieferanten und Geschäftspartner, die sie einhalten müssen.

Was muss in den Code of Conduct eines Unternehmens enthalten?

Ein Code of Conduct ist eine Sammlung von Regeln und Vorschriften, die von einem Unternehmen für seine Mitarbeiter, Geschäftspartner und andere Interessengruppen erstellt werden. Obwohl es keine gesetzlichen Anforderungen für den Inhalt eines Code of Conductgibt, enthalten Unternehmen in der Regel Richtlinien für drei Hauptbereiche:

• Arbeitsrichtlinien für Mitarbeiter
• Umgang mit Kunden und Behörden
• Verantwortung gegenüber Mitarbeitern, Gesellschaft und Umwelt

Richtlinien für die Arbeit der Mitarbeiter

Dieser Teil des Code of Conducts befasst sich mit dem Schutz des Unternehmens und seiner Mitarbeiter. Er enthält Richtlinien bezüglich Arbeitssicherheit, Datenschutz, geistigem Eigentum, IT-Sicherheit, Umgang mit Unternehmensvermögen, Vermeidung von Interessenkonflikten und anderen damit verbundenen Themen.

Richtlinien für den Umgang mit Kunden und Behörden

Dieser Abschnitt des Code of Conduct bezieht sich auf Kunden und Behörden und legt vor allem den Fokus auf die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Er beinhaltet Richtlinien zur Prävention von Korruption, Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, den Umgang mit Regierungsbehörden, die Einhaltung von Wettbewerbs- und Kartellgesetzen, Buchführungs- und Berichterstattungsrichtlinien, Werberichtlinien, Einhaltung von Import- und Exportbestimmungen sowie Produktqualität und -sicherheit und weitere damit verbundene Themen.

Verantwortung gegenüber Mitarbeitern, Gesellschaft und Umwelt

Ein Unternehmen muss soziale, moralische und ethische Standards erfüllen, um seiner Verantwortung gegenüber der Gesellschaft und Umwelt gerecht zu werden. Dazu zählen Menschenrechte, Gleichbehandlung und ökologisches Handeln. Auch soziales Engagement ist wichtig und sollte im Code of Conduct festgehalten werden.

Geltungsbereich, Haftung und Ziele

Die Verhaltensregeln sollten klar angeben, für wen sie gelten und in welchen Situationen. Diese Informationen werden in der Regel in einem Vorwort der Geschäftsführung bereitgestellt. Das Vorwort sollte die Bedeutung der Einhaltung der Verhaltensregeln für alle Unternehmensmitglieder betonen und die zugrunde liegenden Werte und Ziele beschreiben, die zur Entwicklung des Verhaltenskodex beitragen.

Compliance-Unterstützung

Mitarbeiter oder externe Geschäftspartner sollten ihren Ansprechpartner für Anfragen zum Verhaltenskodex angeben. Sie können sich an ihren Vorgesetzten, die Personalabteilung oder den Betriebsrat wenden. Zur Meldung von Regelverstößen sollte eine interne oder externe Meldestelle eingerichtet und deren Kontaktdaten zur Verfügung gestellt werden.

Durchsetzung

Der Verhaltenskodex sollte auch die Konsequenzen bei Nichtbeachtung der Regeln und Richtlinien skizzieren. Diese Folgen können von Abmahnungen bis hin zur Kündigung des Arbeits- oder Vertragsverhältnisses reichen. Unternehmen können auch Schulungen, Beratung oder andere Maßnahmen anbieten, um ihre Mitarbeiter bei der Einhaltung des Verhaltenskodex zu unterstützen.

Beispiele für Code of Conduct

Wenn Sie einen Verhaltenskodex für Ihr Unternehmen erstellen möchten, bietet es sich an, sich Beispiele aus anderen Unternehmen anzuschauen. Einige bekannte und weniger bekannte Unternehmen mit Verhaltenskodizes umfassen:

• Telekom (Telekom)
• Beiersdorf (Chemie)
• Rosenberger (Elektronik)
• Bertelsmann-Konzern (Medien)
• ThyssenKrupp (Mischkonzern)
• Ferchau (Ingenieurdienstleistung)
• Sievert (Construction & Logistics)

Der Deutscher Corporate Governance Index ist ein einheitlicher Code für börsennotierte Unternehmen in Deutschland. Er wird von einer Regierungskommission gepflegt und aktualisiert und enthält Empfehlungen zur Unternehmensführung, wie beispielsweise den Verhaltenskodex. Von Unternehmen in Deutschland wird erwartet, dass sie diesen Kodex einhalten.

Unabhängig davon, welches Beispiel Sie für Ihren eigenen Verhaltenskodex verwenden, stellen Sie sicher, dass er die Werte und Ziele Ihres Unternehmens widerspiegelt, verständlich und umsetzbar ist und zum Schutz seiner Mitarbeiter und Interessengruppen beiträgt.

Anleitung zur Erstellung eines Code of Conduct

Die Entwicklung eines Verhaltenskodexes ist eine entscheidende Aufgabe, die sorgfältig geprüft werden muss, um ihre Wirksamkeit und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sicherzustellen. Um einen erfolgreichen Verhaltenskodex zu erstellen, ist es wichtig, einem strukturierten Plan zu folgen, der die folgenden Phasen umfasst:

1. Festlegung von Regeln, Richtlinien und Werten

Um einen umfassenden Verhaltenskodex zu erstellen, ist es wichtig, alle Beteiligten einzubeziehen, darunter das Management, die Personalabteilung, den Betriebsrat und ein Gremium aus Mitarbeitern. Dieser kooperative Ansatz stellt sicher, dass der Verhaltenskodex die Werte und internen Richtlinien des Unternehmens widerspiegelt und den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Es ist ratsam, in dieser Phase rechtlichen Rat von Rechtsanwälten oder der Rechtsabteilung einzuholen. Ausgehend von einer Vorlage oder einem Verhaltenskodex eines anderen Unternehmens kann eine solide Grundlage geschaffen werden, die auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten ist.

2. Vereinfachung des Verhaltenskodexes

Nachdem der Inhalt vereinbart wurde, ist es wichtig, den Verhaltenskodex in einer Sprache zu verfassen, die für alle leicht verständlich ist und juristischen Fachjargon vermeidet. Experten können die endgültige Version überprüfen. Wenn das Unternehmen international tätig ist, empfiehlt es sich, eine englische Version bereitzustellen oder den Verhaltenskodex in andere Sprachen zu übersetzen.

3. Verbreitung des Verhaltenskodexes

Um sicherzustellen, dass jeder im Unternehmen den Verhaltenskodex kennt, sollte er allen Mitarbeitern leicht zugänglich gemacht werden. Die Veröffentlichung im Intranet, die Durchführung von Betriebsversammlungen sowie das Versenden von Briefen oder Videos des Managements sind wirksame Mittel, um den Verhaltenskodex zu verbreiten. Neue Mitarbeiter sollten den Verhaltenskodex mit ihren Onboarding-Materialien erhalten.

4. Schulung der Mitarbeiter

Für eine erfolgreiche Umsetzung des Verhaltenskodexes ist es notwendig, Führungskräfte, Personalabteilung und Betriebsrat zu Vorbildern zu schulen und die Mitarbeiter bei der Einhaltung der Richtlinien zu unterstützen. Außerdem sollten sie darin geschult werden, Verstöße frühzeitig zu erkennen, zu verhindern oder zu melden. Konsequente Erinnerungen und kontinuierliche Schulungen sind notwendig, um sicherzustellen, dass der Verhaltenskodex immer im Gedächtnis bleibt.

5. Regelmäßige Überprüfung und Änderung

Um die fortwährende Wirksamkeit des Verhaltenskodexes sicherzustellen, ist es notwendig, ihn regelmäßig zu überprüfen. Diese Überprüfung sollte beurteilen, ob die Leitlinien wirksam waren, ob es rechtliche Änderungen gegeben hat

Abschluss

Die Erstellung und Aufrechterhaltung eines Verhaltenskodex sind für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Er sollte umfassend und leicht verständlich sein und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Die Befolgung der oben beschriebenen Schritte kann dazu beitragen, dass alle Beteiligten die Richtlinien einhalten und die relevanten Vorschriften einhalten.

Darüber hinaus müssen Unternehmen daran denken, ihren Verhaltenskodex regelmäßig zu überprüfen, um verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren und sicherzustellen, dass er weiterhin gültig ist. Durch die Befolgung dieser Best Practices können Unternehmen einen soliden Verhaltenskodex zum Schutz des Unternehmens und seiner Stakeholder erstellen.