2.2 Medewerker contract verlenging

1. Inleiding

HR Pro is een Shiftbase add-on die de hele new-hire-administratie binnen je Shiftbase-account afhandelt. Je stuurt een invite, de medewerker tekent digitaal, en alle gegevens staan direct klaar voor het rooster en de salarisadministratie.

2. Voor wie is HR Pro en wat doet het

HR Pro is gebouwd voor shift-based bedrijven van 25 tot 150 medewerkers waar de eigenaar of een ops-manager zelf de HR-administratie doet. Vooral in hospitality, retail en services met meerdere vestigingen en veel parttime turnover.

Herken je dit?

• Nieuwe medewerkers beginnen voordat het contract getekend is

• ID-kopieën en loonheffingsformulieren komen via WhatsApp of e-mail binnen

• Handtekeningen jaag je achteraan via de mail

• Bij elke seizoenswerker begint het hele proces opnieuw

• Eén dag per maand verlies je aan contracten rechtzetten voor de salarisadministratie

Dan is HR Pro voor jou gebouwd. HR Pro bevat vier workflows: 

Hire flow

Stuur een invite link, de nieuwe medewerker vult zelf de gegevens in, het contract wordt automatisch gegenereerd en digitaal ondertekend. Het loonheffingsformulier wordt in dezelfde stap mee-ondertekend. 

Contractverlengingen

Verleng of vernieuw seizoenswerkers zonder de hele hire flow opnieuw te doorlopen. Eén actie, contract gegenereerd, opnieuw ondertekend.

3. Een voorbeeld uit de praktijk

Een van onze klanten is head chef en co-eigenaar van een horecazaak met drie vestigingen en 13 fulltime plus 70 parttime medewerkers.

Voordat hij HR Pro gebruikte, kwamen contracten altijd als laatste:

"Ik stelde de contracten altijd uit tot de salarissen eruit moesten, en dan vulde ik alles tegelijk in. Het was altijd een gedoe."

Sinds hij HR Pro gebruikt, is het proces vereenvoudigd:

• "Nu is het één klik. Ik stuur een mail en het systeem doet de rest."

• "Het scheelt me een hele dag per maand, maar het beste is dat de stress weg is. Vroeger zag ik op tegen de dag dat ik elk contract moest nalopen. Nu is het proces waterdicht."

In les 1.2 zetten we HR Pro klaar voor gebruik: hoe je HR Pro activeert en hoe je je contracttemplates aanmaakt. 

1. Inleiding

Voordat je je eerste medewerker aanneemt, zet je HR Pro eenmalig klaar. Dat is een kwestie van twee dingen: HR Pro activeren en je contracttemplates aanmaken. Die templates zijn de basis onder de rest van de cursus: in de hire flow kies je zelf welk template je gebruikt, en Shiftbase vult het daarna automatisch met de gegevens van de kandidaat. Bij een verlenging gebruik je je verlengingstemplate. Zonder template lukt het genereren van een contract niet. In deze les zetten we het één keer goed neer, zodat de workflows daarna vanzelf lopen.

2. Voordat je begint

• HR Pro is ingeschakeld. HR Pro is een add-on die je activeert op minimaal het Basic-, Premium- of Enterprise-abonnement.

• Je hebt beheerdersrechten. Activeren en templates aanmaken doe je als beheerder van het Shiftbase-account.

• Je werkt met Word. Je past het contract straks aan in een Word-bestand, dus zorg dat je daarbij kunt.

3. HR Pro activeren

Ga in de linkerkolom naar Instellingen → Abonnement en zet de toggle voor HR Pro aan.

Alleen NL: wil je dat het loonheffingsformulier automatisch meeloopt in de hire flow en digitaal wordt mee-ondertekend, zet dan ook de payroll tax form-integratie aan onder Instellingen → HR Pro → Loonheffingsformulier. Doe je dit nu, dan hoef je er tijdens het aannemen niet meer over na te denken.

4. Contracttemplates aanmaken

De contracttemplates zijn de arbeidscontracten voor het hire-proces: de officiële contracten die de kandidaat straks tekent. In de hire flow kies je zelf welk template je gebruikt, waarna Shiftbase het automatisch vult met de gegevens van de kandidaat. Je maakt de templates aan onder Werven → Templates.

Je hebt twee soorten templates nodig: één voor een arbeidsovereenkomst (voor de hire flow) en één voor een contractverlenging (voor het verlengen van een medewerker). Zorg dat je voor beide een template klaarzet, anders loopt de bijbehorende workflow later vast. Heb je meerdere contracttypes, maak dan per type een eigen template: je kiest er in de flow zelf één uit, dus hoe vollediger je lijst, hoe minder je later hoeft aan te passen.

Voor het aanmaken van een template gebruik je de volgende stappen:

1. Open Werven → Templates. Log in op je Shiftbase-account en klik in het menu links onder Werven op Templates. Hier staan al je contracttemplates bij elkaar; is dit de eerste keer, dan is de lijst nog leeg.

2. Maak een nieuw template aan. Klik op de plus-knop, kies het soort template (arbeidsovereenkomst of contractverlenging) en klik op Doorgaan.

3. Download het voorbeeldbestand. In het volgende venster download je het voorbeeldbestand. In datzelfde venster zie je een lijst met velden die je in het contract kunt gebruiken: de plekken die Shiftbase later automatisch invult met de gegevens van de medewerker. Houd die lijst erbij.

4. Pas het contract aan in Word. Open het voorbeeldbestand in Word en pas de tekst aan naar je eigen contract. Gebruik de velden uit de lijst op de plekken die per medewerker verschillen, zoals naam, startdatum, uren en salaris.

5. Upload het aangepaste bestand. Sleep het aangepaste bestand terug in het blauwe vlak onder de knop waar je het voorbeeldbestand hebt gedownload.

6. Rond af. Klik rechtsonder op Afronden. Je template is nu toegevoegd en klaar voor gebruik.

Herhaal deze stappen voor je andere templates: minimaal één voor de contractverlenging en één voor een nieuwe kandidaat. Zo heb je voor elke situatie een template klaarstaan om uit te kiezen.

5. Veelvoorkomende vragen

Hoeveel templates heb ik nodig? Minimaal twee: één arbeidsovereenkomst voor de hire flow en één voor de contractverlenging. 

Welke velden moet ik gebruiken in het contract? Alleen de velden uit de lijst in het venster waar je ook het voorbeeldbestand downloadt. Die worden automatisch gevuld met de gegevens van de kandidaat. Neem je een veld niet op, dan vult Shiftbase dat stuk niet in.

Moet ik het loonheffingsformulier nu al aanzetten? Alleen in Nederland en alleen als je wilt dat het automatisch meeloopt. Je kunt het ook later aanzetten onder Instellingen → HR Pro → Loonheffingsformulier, maar het scheelt als het klaarstaat vóór je eerste hire.

In les 2.1 doorlopen we de Hire flow stap voor stap: hoe je een invite verstuurt, hoe de nieuwe medewerker zelf zijn gegevens invult, hoe je zelf het juiste contracttemplate kiest en hoe het contract op basis daarvan automatisch wordt gegenereerd en digitaal ondertekend.

1. Inleiding

Het aannameproces is het hart van HR Pro: van de eerste uitnodiging tot een getekend contract en een medewerker die klaarstaat in je rooster. In deze les doorlopen we de flow stap voor stap. Je stuurt één link, de nieuwe medewerker vult zelf zijn gegevens in, het contract wordt automatisch gegenereerd en digitaal ondertekend, inclusief het loonheffingsformulier.

2. Voordat je begint

Controleer twee dingen voordat je je eerste aanname doet:

• HR Pro staat aan. Ga in de linkerkolom naar Instellingen → Abonnement en zet de toggle voor HR Pro aan.

• Er is een contracttemplate klaargezet onder Werven → Templates. Dit zijn de arbeidscontracten voor het aannameproces; het aannameproces vult zo'n template automatisch met de gegevens van de kandidaat. Ontbreekt het template of missen er velden, dan lukt het genereren niet.

Alleen NL: wil je dat het loonheffingsformulier automatisch meeloopt, zet dan ook de payroll tax form-integratie aan onder Instellingen → HR Pro → Loonheffingsformulier.

3. Stap voor stap

Het aannemen bestaat uit twee delen: eerst nodig je de kandidaat uit en zet je het contract klaar, daarna (zodra de kandidaat zijn gegevens heeft ingevuld) genereer je het contract en verstuur je het voor ondertekening.

Deel 1: kandidaat uitnodigen en contract klaarzetten

1. Open je Shiftbase-account en klik in de linkerkolom op Kandidaat onder het tabblad Werven.

2. Klik op Kandidaat toevoegen, of rechtsboven op de blauwe plus-knop.

3. Vul in het volgende venster de gegevens van de nieuwe kandidaat in en klik op Uitnodiging versturen.

4. Terwijl de kandidaat zijn gegevens invult, kun je alvast de contractgegevens klaarzetten.

5. Selecteer een contracttemplate en vul vervolgens de contractinformatie in.

6. Klik op Opslaan om af te sluiten.

De kandidaat vult ondertussen zijn gegevens in via de uitnodiging die hij of zij per e-mail heeft gekregen. Zodra dat is gebeurd, maak je het contract af.

Deel 2: contract genereren en versturen voor ondertekening

1. Klik in de linkerkolom op Kandidaat onder het tabblad Werven.

2. Je ziet nu het kandidaat-overzicht met per kandidaat een status.

3. De kandidaat heeft zijn gegevens aangeleverd, dus de status staat op Klaar voor contract.

4. Klik op de status Klaar voor contract.

5. Controleer in de volgende schermen de persoonlijke info en de contractinstellingen, en vul aan waar nodig.

6. Klik in beide vensters op Opslaan om door te gaan.

7. Je krijgt nu een aantal opties: het contract direct versturen voor e-signature, of het downloaden als de kandidaat het handmatig komt tekenen. Twijfel je, dan kun je eerst een voorbeeld van het contract bekijken.

8. Kies je voor e-signature, dan selecteer je in het volgende venster een ondertekenaar die namens je bedrijf tekent. Vaak is dit de admin van je account.

9. Klik op de blauwe knop Verzenden voor e-signature.

10. Eerst krijgt de ondertekenaar van je bedrijf een e-mail om het contract te tekenen.

11. Daarna krijgt de kandidaat een e-mail om het contract te tekenen.

12. Zodra iedereen heeft getekend, is het rond: de medewerker verschijnt direct in je Shiftbase-account en je kunt hem of haar inroosteren vanaf de startdatum.

4. Veelvoorkomende vragen

Het contract wordt niet gegenereerd. Check eerst of HR Pro aanstaat, en daarna of er een contracttemplate klaarstaat onder Werven → Templates. Ontbreken er velden in het template, dan faalt het genereren.

De kandidaat heeft de uitnodiging niet ontvangen. Controleer het e-mailadres in stap 1 en of HR Pro aanstaat. Verstuur de uitnodiging daarna opnieuw vanuit het kandidaat-overzicht.

In de volgende les 2.2 kijken we naar Contractverlengingen: hoe je een aflopende medewerker verlengt.

1. Inleiding

Loopt een contract af of komt een seizoenswerker terug? Met contractverlengingen verleng of vernieuw je een medewerker in een paar minuten, zonder het hele aannameproces opnieuw te doorlopen. De gegevens van de medewerker staan er al; jij past de voorwaarden aan, verstuurt voor ondertekening en het bijgewerkte contract wordt opgeslagen.

2. Voordat je begint

• HR Pro staat aan. Ga in de linkerkolom naar Instellingen → Abonnement en zet de toggle voor HR Pro aan.

• De medewerker bestaat al in je Shiftbase-account. Voor een compleet nieuwe medewerker gebruik je het aannameproces uit les 2.1.

3. Stap voor stap

Je verlengt een medewerker in één doorlopende flow, van het openen van de medewerker tot een getekend nieuw contract:

1. Open je Shiftbase-account en klik in de linkerkolom op Medewerkers om het medewerkersoverzicht te bekijken.

2. Hier zie je de medewerkers met een einddatum. Klik op een medewerker van wie het contract bijna afloopt.

3. Je ziet nu de overzichtpagina van de medewerker, met bovenaan een melding om het contract te verlengen. Klik op die melding.

4. Je krijgt twee opties: een verlengingsbrief opstellen en laten ondertekenen, of verlengen zonder ondertekende brief. Kies Een verlengingsbrief opstellen en ondertekenen en klik op Doorgaan.

5. Kies in het volgende venster een contracttemplate, of maak er een aan als je dat nog niet hebt gedaan (zie les 1.2).

6. Vul de persoonlijke gegevens van de medewerker aan en klik onderaan op Contract genereren.

7. Net als bij een nieuwe kandidaat kun je het contract nu versturen voor e-signature, downloaden om handmatig te tekenen, of eerst een voorbeeld bekijken.

8. Verstuur je het voor e-signature, dan kies je in het volgende scherm een ondertekenaar die namens je bedrijf tekent. Meestal is dit de admin.

9. Klik op Verzenden voor e-signature.

10. Eerst tekent de ondertekenaar van je bedrijf het contract.

11. Zodra die handtekening is gezet, krijgt de medewerker een e-mail om ook te tekenen.

12. Als iedereen heeft getekend, staat het nieuwe contract direct in Shiftbase, terug te vinden op de overzichtpagina bij de persoonlijke bestanden.

13. In het medewerkersprofiel zie je onder het tabblad Contract bovendien de nieuwe contractregel.

Klaar: de medewerker is verlengd en jullie kunnen zonder zorgen verder.

4. Veelvoorkomende vragen

Moet ik het hele aannameproces opnieuw doen? Nee. De gegevens van de medewerker staan er al, dus je past alleen de voorwaarden aan en verstuurt opnieuw voor ondertekening.

Hoe weet ik dat een contract bijna afloopt? Dit kun je zien in het medewerkeroverzicht, daarnaast kun je hier ook een herinnering voor instellen: instellingen -> medewerkers -> berichtgevingen

Werkt dit ook voor terugkerende seizoenswerkers? Ja. Je verlengt of vernieuwt hun contract zonder alles opnieuw in te vullen.