6.1 Plannen op basis van de bezetting én beschikbaarheid

Introductie

Welkom! In deze cursus leer je hoe je strategisch kunt plannen in Shiftbase met budgetten, forecasts en Performance.
Voordat je start, is het handig om onderstaande instellingen te controleren. Zo kun je de voorbeelden en onderdelen in de cursus direct goed volgen.

Kosten voor bedrijf inschakelen

1. Open je Shiftbase-account

2. Klik rechtsboven op Instellingen

3. Ga links naar Algemeen

4. Scroll iets naar beneden

5. Zet ‘Kosten voor bedrijf weergeven in rooster, urenregistraties en rapportages’ aan

6. Klik op opslaan

Nadat je dit hebt aangezet kun je per contracttype bepalen met welk percentage het uurloon vermenigvuldigd moet worden om een zo accuraat mogelijk beeld te krijgen van de kosten binnen je Shiftbase account.

Weersvoorspelling inschakelen

1. Open je Shiftbase-account

2. Klik rechtsboven op het tandwiel-icoon

3. Ga links naar Organisatie

4. Klik bij een bestaande afdeling op het potlood-icoon

5. Vul het adres in waar de afdeling is gevestigd

6. Klik op Opslaan

Na het opslaan kun je in het rooster via de filters Weersvoorspelling tonen inschakelen.

Roosteren is meer dan een schema

1. Waarom een rooster meer is dan een schema

Stel je een drukke weekendavond in de horeca voor: het terras zit vol, de bestellingen blijven binnenstromen, maar er zijn te weinig medewerkers op de werkvloer. De twee serveersters rennen zich rot, terwijl gasten toch lang op hun drankjes moeten wachten. De sfeer slaat om en klanten vertrekken teleurgesteld – omzet die je niet meer terugziet.

Omgekeerd kan er op een doordeweekse ochtend in een winkel juist te veel personeel staan. Drie medewerkers vervelen zich omdat er nauwelijks klanten binnenkomen, terwijl de loonkosten gewoon doorlopen.

Beide situaties laten zien dat roosteren meer is dan “een paar namen in een schema zetten”.

2. Budget bepaalt je speelruimte

Minstens zo belangrijk is het budget. Een goed rooster begint met een realistische begroting: het aantal ingeplande uren moet passen binnen de beschikbare financiële ruimte. Elk extra arbeidsuur kost geld, dus je wilt voorkomen dat er structureel te veel uren worden ingepland. Personeel is tenslotte zowel je grootste investering als je grootste kostenpost.

Inzicht in de loonkosten is daarom essentieel. Als je weet wat één uur arbeid kost, kun je tijdens het roosteren direct zien hoe hoog de loonkosten ongeveer uitvallen. Zo valt meteen op dat vier duurdere krachten op een rustige middag het budget onnodig belasten — en kun je besluiten om slimmer te plannen.

3. Verwachte omzet als vertrekpunt

Effectief roosteren begint al voordat je één naam invult: door vooruit te kijken naar de verwachte drukte en omzet. Hoeveel klanten verwacht je op een bepaalde dag of tijdstip? En hoeveel inkomsten moeten daar tegenover staan?

Die inschatting is cruciaal. Een slimme planner gebruikt historische gegevens als leidraad – bijvoorbeeld de omzetcijfers van vorig jaar – om een realistische prognose te maken. Met inzicht in piekperiodes kun je beter anticiperen. Een zaterdagmiddag, vakantieperiode of feestdag vraagt nu eenmaal meer bezetting dan een rustige dinsdagmorgen. Door daar op tijd op in te spelen, voorkom je vervelende verrassingen op de dag zelf.

4. Slim omgaan met uurlonen

Door slim met uurlonen om te gaan, kun je kosten besparen zonder in te leveren op kwaliteit. Stel: je hebt ervaren medewerkers met een hoger salaris en junioren met een lager uurloon. Op rustige momenten kun je er dan voor kiezen om meer junioren in te roosteren. Je duurdere, ervaren krachten zet je vooral in tijdens piekuren, wanneer hun expertise het hardst nodig is. Zo blijven de loonkosten gemiddeld lager, terwijl je op de drukste momenten toch topkwaliteit levert.

5. De juiste mensen op het juiste moment

Effectief roosteren draait niet alleen om het aantal mensen dat je inplant, maar ook om wie je inzet – en waarom. Je wilt de juiste medewerker op de juiste plek, op het juiste moment.

Denk aan een supermarkt: tijdens de zaterdagse ochtenddrukte zet je je snelste kassière in, terwijl je op donderdagavond iemand nodig hebt die sterk is in vakkenvullen. In een restaurant plan je op vrijdagavond extra bediening en een extra kok in, omdat je weet dat het dan stormloopt. Zo blijft de kwaliteit hoog en komt iedere medewerker optimaal tot zijn of haar recht.

6. Alles hangt met elkaar samen

Uiteindelijk hangen al deze factoren met elkaar samen. Effectief roosteren is geen losse actie, maar een proces in stappen:

1. Langetermijn plannen – maak een budget op jaar- of maandbasis, zodat je weet hoeveel personeelskosten er maximaal beschikbaar zijn.

2. Korte termijn inschatten – stel een prognose op van de verwachte omzet en drukte, bijvoorbeeld op basis van boekingen, reserveringen, seizoensinvloeden of zelfs het weer.

3. Roosteren en toewijzen – verdeel de beschikbare uren over de juiste mensen, op de juiste plek en op het juiste moment.

4. Bijsturen in de praktijk – houd op de dag zelf vinger aan de pols. Valt het rustiger uit of juist drukker? Dan stuur je bij door personeel eerder naar huis te sturen of extra in te schakelen.

Als één van deze puzzelstukjes niet past, merk je dat meteen. Te weinig mensen tijdens een piek? Dan lopen klanten weg en mis je omzet. Te veel mensen op een rustig moment? Dan betaal je loonkosten zonder rendement.

Het draait dus steeds om het vinden van de juiste balans tussen kosten en opbrengsten, tussen budget en klantbehoefte. Wanneer alle stappen goed op elkaar aansluiten, ontstaat het ideale rooster: de operatie loopt soepel én het bedrijf blijft financieel gezond.
Dát is het moment waarop je beseft hoeveel invloed een goed rooster heeft.

Uurlonen toevoegen

In Shiftbase kun je uurlonen toevoegen aan het contract van een medewerker. Zo zie je direct wat een medewerker kost voor een ingeplande dienst in het rooster. Daarnaast is het handig voor de urenregistratie: bij het accorderen van de gewerkte uren wordt automatisch berekend wat de medewerker daadwerkelijk heeft gekost.
Voordat je uurlonen toevoegt, is het verstandig om te controleren of je de juiste toegangsrechten hebt. Via de toegangsrechten bepaal je welke gebruikers contracten en loongegevens mogen bekijken of aanpassen.

Uurlonen toevoegen - stappenplan

1. Ga in Shiftbase naar het tabblad Medewerkers.

2. Klik op de naam van de medewerker.

3. Ga naar het tabblad Contracten in het medewerkersprofiel.

4. Selecteer een bestaand contract of maak een nieuw contract aan.

5. Vul het gewenste uurloon in.

6. Klik op Opslaan om het uurloon vast te leggen.
   

Na het opslaan verschijnt het uurloon direct in het contract van de medewerker. Vanaf dat moment worden ingeplande en geregistreerde uren automatisch gekoppeld aan het juiste tarief, waardoor rapportages en loonkosten altijd kloppen. Ook zie je de kosten per medewerker terug in het rooster wanneer het filter ‘Toon totalen’ is ingeschakeld.

Tip: automatische loonimport via integraties Maak je gebruik van een salarisintegratie zoals Nmbrs of Loket? Dan hoef je uurlonen niet handmatig in te voeren. De gegevens worden automatisch geïmporteerd in Shiftbase. Dat scheelt tijd en voorkomt fouten.
Heb je hulp nodig met je koppeling? Neem dan contact op met onze supportdesk.  

Budget instellen in het rooster

In Shiftbase kun je budgetten toevoegen aan het rooster. Zo zie je direct of de loonkosten binnen je beschikbare budget blijven én kun je je langetermijnverwachtingen vastleggen om een realistisch rooster te maken.

Voordat je budgetten kunt invoeren, is het verstandig om te controleren of je de juiste toegangsrechten hebt. Via de toegangsrechten bepaal je welke gebruikers budgetten mogen bekijken of aanpassen.

Budget toevoegen – stappenplan

1. Budgetweergave activeren:
   Ga naar het tabblad Rooster en klik rechtsboven op Filters. Vink in de lijst de opties Toon totalen en Toon budget aan.
   Wanneer deze filters zijn ingeschakeld, verschijnen onderaan het rooster een budgetregel en een totalenregel waarop je de budgetgegevens kunt zien.
   
   

2. Budget invoeren:
   In het rooster zie je nu onderaan bij de teamnaam de tekst Budget. Klik links onder het team, achter Budget, op het potlood-icoon om een budget in te voeren.
   Je kunt per afdeling of team een budget instellen, afhankelijk van hoe je je budgetten hebt opgesteld. Vergeet niet op te slaan.
   
   

3. Budgettypes: salaris of uren:
   Bij het invoeren geef je aan of het gaat om een salarisbudget (loonkosten in euro’s) of een urenbudget (aantal in te plannen uren).
   Je kunt voor beide types een waarde instellen, zodat je altijd inzicht hebt in zowel de financiële als de personele planning.

Na het opslaan zie je onderaan het rooster, per team of afdeling, het ingestelde budget naast de totale ingeroosterde kosten per dag. Zo kun je direct controleren of je binnen budget blijft – zowel per dag als per team.
Aan de rechterkant van het rooster vind je een overzicht van de totale kosten (salaris en uren) per medewerker. Wanneer de kosten voor een team het budget overschrijden, wordt dit automatisch rood weergegeven. Zo valt een budgetoverschrijding direct op en kun je tijdig bijsturen door diensten aan te passen of te herverdelen.

Verwachte omzet instellen in het rooster

Het instellen van de verwachte omzet helpt je om meer grip te krijgen op de verhouding tussen omzet en loonkosten. Door de verwachte omzet in het rooster in te voeren, kun je de loonkosten hier eenvoudig mee vergelijken. Maak je later gebruik van Performance (toegelicht in een latere module), dan worden deze verhoudingen automatisch in percentages weergegeven.

Ook voor deze functie geldt dat een beheerder via de toegangsrechten kan instellen wie de verwachte omzet mag bekijken en aanpassen.

Verwachte omzet toevoegen – stappenplan

1. Weergave inschakelen:
   Ga naar het tabblad Rooster en klik rechtsboven op Filters. Vink in de lijst de opties Toon totalen én Toon verwachte omzet aan.
   Wanneer deze opties zijn ingeschakeld, verschijnt onderaan het rooster een omzetbalk (voor de verwachte omzet) en de bekende totalenbalk.
   
   

2. Verwachte omzet invoeren:
   Klik linksonder in het rooster, achter Verwachte omzet, op het potlood-icoon, of gebruik in het rooster de knop Acties. Er verschijnt een invoervenster waarin je de verwachte omzet kunt invullen.
   Voer per dag de verwachte omzet in voor de periode die je plant — bijvoorbeeld per week of per afzonderlijke dag.
   
   Tip: Houd bij het invullen rekening met speciale dagen of seizoensinvloeden, zoals feestdagen of uitverkoopperiodes, die de omzet kunnen verhogen of verlagen. Zo blijven je prognoses zo accuraat mogelijk.
   
   

3. Resultaat in het rooster:
   Na het opslaan van de verwachte omzet zie je onderaan het rooster per dag zowel de verwachte omzet als de totale loonkosten naast elkaar weergegeven. Hierdoor kun je in één oogopslag zien hoe de loonkosten zich verhouden tot de verwachte opbrengst.
   
   

Voorbeeld van een rooster nadat budget & verwachte omzet is ingesteld

In dit voorbeeld heeft de planner voor twee dagen een verwachte omzet van €2.000 ingevoerd. De loonkosten bedragen respectievelijk €695 en €715.
Door de verwachte omzet naast de loonkosten te plaatsen, krijg je direct inzicht in de verhouding tussen kosten en opbrengsten. Zo zie je in één oogopslag hoe efficiënt de personeelsinzet is ten opzichte van de verwachte omzet.

Daarnaast is het slim om ook je budget te bekijken. Zo zie je direct of je binnen je financiële ruimte blijft en kun je tijdig bijsturen wanneer de kosten dreigen op te lopen.

Let op: de verwachte omzet is geen harde grens, zoals een budget dat wel is. Je krijgt dus geen waarschuwing als de loonkosten hoger uitvallen dan de verwachte omzet. Het invoeren van deze verwachte omzet is vooral bedoeld als hulpmiddel om je productiviteit te meten en te beoordelen of je loonkosten in verhouding staan tot de inkomsten die je verwacht.

In veel sectoren, zoals de horeca en retail, wordt gewerkt met een vuistregel voor het maximale loonkostenpercentage – meestal tussen de 20% en 40% van de omzet. Door de verwachte omzet in te voeren, kun je eenvoudig nagaan of je planning binnen deze norm blijft.
Gebruik deze informatie samen met het budget om een gebalanceerd en financieel verantwoord rooster op te stellen.

Let op: Wil je het loonkostenpercentage direct kunnen inzien? Volg dan ook module 3 over Performance.

Samengevat:

In deze module heb je geleerd hoe je budgetten instelt en hoe je verwachte omzet toevoegt in Shiftbase. Je weet nu hoe je beide functionaliteiten kunt activeren en invullen.

Met budgetten bewaak je dat de loonkosten een vooraf bepaald maximum niet overschrijden, terwijl de verwachte omzet je helpt in te schatten hoe rendabel je personeelsplanning is ten opzichte van de omzetprognose.

Productiviteit – Omzet per gewerkt uur

Wat is het?
Dit kengetal meet hoeveel omzet er gemiddeld wordt behaald per gewerkt uur — ook wel arbeidsproductiviteit genoemd.
Het wordt berekend door de totale omzet te delen door het totaal aantal gewerkte uren in de betreffende periode. Een hogere omzet per uur duidt op een efficiëntere inzet van personeel.

Rekenvoorbeeld (jaar)
Stel: een horecabedrijf behaalt een jaaromzet van €600.000 met in totaal 10.500 gewerkte uren.
De productiviteit is dan:

• €600.000 ÷ 10.500 = €57,14 omzet per gewerkt uur.

Deze €57,14 per uur is het gerealiseerde cijfer in dit voorbeeld. Een bedrijf kan dit kengetal gebruiken om zichzelf te vergelijken met branchegemiddelden en om interne doelstellingen te bepalen of te evalueren.

Richtlijn (jaartarget)

• Horeca: Voor een gezond horecabedrijf ligt de gemiddelde jaarproductiviteit doorgaans tussen de €35 en €50 omzet per gewerkt uur.
  In casual dining en cafés ligt dit kengetal meestal in de dertig, terwijl high-end restaurants of zeer efficiënte concepten vaak hoger uitkomen.
  Tijdens piekmomenten – zoals drukke avonden of in het weekend – is een hogere productiviteit haalbaar. Succesvolle restaurants hanteren daarbij vaak een richtlijn van €60–65 omzet per gewerkt uur, wat doorgaans voldoende is om de loonkosten volledig terug te verdienen.
  
  Ter context: de jaarlijkse omzet per medewerker ligt in de horeca grofweg tussen €50.000 en €100.000, afhankelijk van het concept. Dat komt neer op gemiddeld €25 tot €55 omzet per gewerkt uur.
  
  

• Retail: De detailhandel haalt over het algemeen een hogere productiviteit per uur dan de horeca, vooral dankzij grotere omzetvolumes per medewerker.
  Kleine winkels realiseren meestal tussen de €50 en €100 omzet per gewerkt uur, terwijl grotere winkels en ketens daar vaak ruim bovenuit komen.
  Supermarkten vormen een uitzondering: zij behalen gemiddeld €180–190 omzet per gewerkt uur, dankzij de hoge omloopsnelheid en schaalgrootte.
  
  Ook andere segmenten – zoals mode, elektronica en woonwinkels – liggen duidelijk boven het niveau van de horeca.
  Voor goed presterende winkels ligt de omzet vaak tussen €80 en €150 per gewerkt uur.

Van maand/week naar jaartarget

De productiviteit per uur kan van week tot week of maand tot maand schommelen, zeker onder invloed van seizoenen. Daarom is het slim om een jaarlijks streefgetal te vertalen naar subdoelen per kwartaal of maand, en andersom.

Voorbeeldberekening

Stel dat je op jaarbasis een doel hebt van €40 omzet per gewerkt uur. Dat kun je uitsplitsen naar seizoenen:

• In een rustige wintermaand mik je bijvoorbeeld op €30 per uur.

• In de drukke zomermaanden streef je juist €50 per uur na.

Gemiddeld kom je zo uit op €40 per gewerkt uur over het hele jaar.

Gebruik kwartaaldata om te controleren of je op koers ligt. Vergelijk de gewogen gemiddelde productiviteit tot en met het lopende kwartaal met je jaartarget.
Valt Q1 lager uit door een seizoensdip? Dan weet je dat Q2 t/m Q4 hoger moeten liggen om het jaargemiddelde te halen.

Met moderne planning- en kassasoftware kun je de omzet per uur real-time volgen en tijdig bijsturen.
Bespreek deze KPI ook met je team, zodat iedereen begrijpt waarom efficiënte inzet – bijvoorbeeld niet te veel personeel in daluren – essentieel is om de jaardoelen te behalen.

Tips en aandachtspunten

• Seizoensinvloeden:
  In de horeca zie je vaak een duidelijke zomerpiek (door volle terrassen) en een dip in de winter.
  De retail kent juist drukke periodes tijdens feestdagen en uitverkoopweken.
  In zulke piekperiodes is het belangrijk om boven je jaartarget te presteren, zodat je de rustigere maanden kunt compenseren.
  
  

• Automatisering:
  Technologie kan de productiviteit aanzienlijk verhogen. Denk aan kassakoppelingen, automatische urenregistratie en efficiëntere werkprocessen, waardoor hetzelfde aantal medewerkers meer omzet kan draaien.
  
  

• Targets stellen:
  Zorg voor realistische maar ambitieuze doelen. Bij omzetgroei hoort ook een stijging van de productiviteit. Groeien de personeelskosten of het aantal medewerkers sneller dan de omzet, dan zal dit kengetal dalen. Gebruik daarom altijd historische cijfers en branchegemiddelden als referentie bij het bepalen van je streefwaarden.

Loonkostenpercentage – Loonkosten/Omzet (%)

Wat is het?

Deze KPI geeft aan welk percentage van de omzet wordt besteed aan personeelskosten (brutolonen plus werkgeverslasten).
De berekening is eenvoudig:

Totale loonkosten ÷ omzet × 100%

Het loonkostenpercentage laat zien hoe zwaar de loonkosten wegen ten opzichte van de inkomsten.
Een lager percentage betekent dat personeel relatief efficiënter wordt ingezet in verhouding tot de omzet.
Een hoog percentage kan juist wijzen op hoge personeelskosten of een te lage omzet.

Rekenvoorbeeld (jaar)

Gebruikmakend van hetzelfde horecabedrijf: bij een jaaromzet van €600.000 en loonkosten van €180.000 (inclusief salarissen, sociale lasten en overige personeelskosten), bereken je het loonkostenpercentage als volgt:

Loonkosten% = €180.000 ÷ €600.000 × 100% = 30%

Het loonkostenpercentage bedraagt in dit voorbeeld dus 30%.

In dit voorbeeld gaat dus 30 cent van elke euro omzet op aan personeelskosten.
Dit kengetal kun je gebruiken om je bedrijf te vergelijken met branchegemiddelden en om te toetsen of je op koers ligt ten opzichte van je eigen doelstellingen.

Richtlijn (jaartarget)

• Horeca:
  Een gezonde horecaonderneming komt doorgaans uit op ongeveer 30% personeelskosten ten opzichte van de omzet.
  Brancheorganisaties hanteren vaak een richtlijn van 30–35% voor full-service restaurants en 25–30% voor beperkte serviceconcepten, zoals fast-casual of cafetaria’s.
  Gemiddeld gaat dus grofweg een derde van de omzet naar personeel.
  
  Zit je structureel duidelijk boven deze waarden, dan kan de winstgevendheid en investeringsruimte onder druk komen te staan.
  Toch bestaan er uitzonderingen per concept: luxe restaurants met veel personeel kunnen bijvoorbeeld boven de 35% uitkomen, mits dit wordt gecompenseerd door hogere prijzen of efficiëntie op andere vlakken.
  Aan de andere kant kunnen fastfoodzaken juist onder de 25% blijven, dankzij schaalvoordelen en gestroomlijnde processen.
  
  Het belangrijkste is dat je je eigen resultaten altijd vergelijkt met de juiste branchebenchmark en dat je afwijkingen bewust kunt verklaren.
  
  

• Retail:
  In de detailhandel liggen de loonkosten duidelijk lager dan in de horeca. Gemiddeld bedragen ze 10–15% van de omzet, afhankelijk van het segment.
  
  Supermarkten opereren doorgaans zeer efficiënt en komen vaak uit op 7–12%, dankzij de hoge omzet per medewerker.
  Arbeidsintensievere non-foodwinkels, zoals modeboetieks of speciaalzaken, zitten meestal dichter bij de 15% of iets daarboven.
  Een praktische vuistregel is daarom: rond 10% voor food retail en ongeveer 15% voor speciaalzaken.
  
  Een te laag percentage kan wijzen op onderbezetting en gemiste omzetkansen, terwijl een te hoog percentage de winstgevendheid juist onder druk zet.
  Het draait dus om het vinden van de juiste balans tussen personeelsinzet, service en omzet.

Van jaar naar maand

Het loonkostenpercentage kan per maand sterk verschillen door wisselende omzetten of incidentele kosten.
Stel dat je jaardoel 30% is: dat kun je bereiken met maanden die daar boven of onder liggen, zolang het gewogen jaargemiddelde maar op 30% uitkomt. Gebruik maand- en kwartaalcijfers om tussentijds bij te sturen.

Cumulatief rekenen

Een praktische aanpak is om cumulatief te berekenen. Deel na elk kwartaal de totale loonkosten tot en met dat kwartaal door de totale omzet.
Ligt dit jaar-tot-datumpercentage hoger dan gewenst? Dan moet de rest van het jaar strakker gepland worden: meer omzet genereren of uren besparen.

Hetzelfde principe geldt op weekniveau: een rustige week met 35% loonkosten is niet verontrustend, zolang de drukke weken het gemiddelde weer omlaag trekken – bijvoorbeeld naar 25% – zodat je over het geheel op koers blijft.

Seizoensinvloeden

Seizoenspatronen spelen hierbij een grote rol:

• Retailbedrijven zien in december vaak een lage loonkostenratio, doordat de omzetpiek de extra uren ruimschoots compenseert, terwijl januari juist relatief hoog kan uitvallen.

• Horecabedrijven hebben juist hogere percentages in stille maanden en lagere tijdens drukke seizoenen.

Jaartargets per kwartaal

Het is daarom slim om jaartargets op te splitsen per kwartaal.
Een restaurant kan bijvoorbeeld mikken op 35% in Q1 (lage omzet, vaste bezetting) en 28% in Q3 (hoogseizoen met hogere omzet).
Zo blijft het jaargemiddelde alsnog rond de 32%, en behoud je realistische, seizoensgebonden doelen.

Tips en aandachtspunten

• Loonontwikkelingen en CAO-verhogingen:
  Houd rekening met CAO-verhogingen en wettelijke minimumloonaanpassingen die halverwege het jaar ingaan. Deze kunnen het loonkostenpercentage ongemerkt verhogen.
  Zo stegen de lonen in 2023/2024 fors door arbeidskrapte en inflatie. Neem zulke stijgingen op in je forecast: als je weet dat per 1 juli het uurloon met +3% stijgt, ligt het loonkostenpercentage in de tweede jaarhelft automatisch hoger bij een gelijkblijvende omzet.
  Compensatie kan plaatsvinden via hogere productiviteit of prijsaanpassingen.
  
  

• Personeelssamenstelling:
  Ook het type personeel beïnvloedt het loonkostenpercentage.
  Jongere of goedkopere krachten drukken het gemiddelde loonniveau (let wel op de regels rond jeugdloon), terwijl ervaren medewerkers duurder zijn maar vaak zorgen voor een hogere omzet per uur dankzij hun expertise.
  Daarnaast speelt de verhouding tussen vast en flexibel personeel een rol: overtollige vaste uren in rustige periodes kosten onnodig geld.
  
  

• Flexibel meebewegen met omzet:
  Zorg dat je personeelsinzet zo flexibel mogelijk meebeweegt met de omzet, bijvoorbeeld door roosters af te stemmen op de verwachte drukte.
  Monitor deze KPI idealiter wekelijks of maandelijks.
  Succesvolle ondernemers berekenen hun loonkostenpercentage zelfs wekelijks, zodat mogelijke problemen – zoals een opstapeling van dure overuren – vroegtijdig zichtbaar worden en je direct kunt bijsturen.

Gemiddeld uurloon – Loonkosten per gewerkt uur

Wat is het?

Dit kengetal geeft de gemiddelde loonkosten per gewerkt uur weer. Met andere woorden: het laat zien wat één uur arbeid je gemiddeld kost.
De berekening is eenvoudig:
Gemiddeld uurloon = totale loonkosten ÷ totaal gewerkte uren

Deze KPI is feitelijk de resultante van de vorige twee:
het gemiddeld uurloon = productiviteit × loonkostenpercentage van dezelfde periode.

Het cijfer helpt je inzicht te krijgen in je personeelskostenniveau – bijvoorbeeld of je vooral duurdere, ervaren krachten inzet of juist veel parttimers met een lager uurloon.

Rekenvoorbeeld

Op basis van het eerdere voorbeeld — horeca, met €600.000 omzet, 10.500 gewerkte uren en €180.000 loonkosten — bereken je het gemiddeld uurloon als volgt:

• €180.000 ÷ 10.500 = €17,14 gemiddeld uurloon

Dit betekent dat elk gewerkt uur het bedrijf gemiddeld €17,14 aan loonkosten heeft gekost.
Ter vergelijking: de productiviteit bedroeg €57,14 per uur, waarvan ongeveer 30% naar loon ging — precies in lijn met het eerder berekende loonkostenpercentage van 30%.

Richtlijn

• Horeca:
  Reken in de horeca op een gemiddeld uurloon (inclusief werkgeverslasten) van circa €12–15 per gewerkt uur. Omdat de sector veel jonge en parttime krachten kent, ligt dit bedrag relatief laag vergeleken met andere branches.
  
  In 2025 bedraagt het wettelijk minimumloon voor 21 jaar en ouder ongeveer €14,06 bruto per uur. Veel horecamedewerkers – bijvoorbeeld in de bediening of als keukenhulp – zitten daar niet ver boven. Voor werkgevers komen hier nog premies, vakantiegeld en overige lasten bij, waardoor de daadwerkelijke kosten voor een fulltimer op minimumloon kunnen oplopen tot €18–20 per uur.
  
  Dankzij de inzet van jongeren en seizoenskrachten ligt het gemiddelde uiteindelijk lager. Daarom is een bandbreedte van €12–15 loonkosten per uur een praktische rekenbasis voor horecaondernemingen.
  
  Tip: Verwarren dit KPI niet met het uitbetaalde uurloon van één medewerker – het gaat om een gemiddeld cijfer over alle medewerkers. Een stijging van het gemiddeld uurloon kan erop wijzen dat je meer ervaren (duurdere) krachten hebt aangenomen of dat er CAO-verhogingen zijn doorgevoerd.
  
  

• Retail:
  In de retail liggen de loonkosten per uur doorgaans hoger dan in de horeca. Dat komt doordat medewerkers gemiddeld ouder zijn en functies vaker een hogere verantwoordelijkheidsgraad hebben, bijvoorbeeld in mode- of elektronicazaken.
  
  Reken voor winkelpersoneel gemiddeld op €15–20 loonkosten per uur.
  Een fulltime verkoopmedewerker verdient circa €2.500 bruto per maand (ongeveer €14,50 bruto per uur). Inclusief werkgeverslasten komt dit neer op €18–19 per uur.
  Managers en gespecialiseerde functies trekken het gemiddelde verder omhoog, waardoor veel retailbedrijven uiteindelijk rond de €18 per uur uitkomen.
  
  De verschillen per segment zijn groot.
  Een luxe boetiek met ouder en ervaren personeel heeft vaak een hoger gemiddeld uurloon, terwijl een kledingketen met veel jonge, parttime medewerkers lager kan uitvallen.
  Gebruik daarom altijd branche- of segmentspecifieke cijfers als referentiepunt bij het beoordelen van jouw loonkosten.

Van jaar naar maand

Gemiddeld uurloon in de praktijk
Het gemiddeld uurloon verandert doorgaans minder abrupt per week of maand dan andere KPI’s, omdat lonen meestal vaste tarieven hebben. Toch is het waardevol om dit cijfer periodiek te volgen en door te rekenen naar het jaar.

Stel dat je streefwaarde €15 loonkosten per uur is: controleer dan per kwartaal of je nog in de buurt blijft.

Invloeden op het gemiddeld uurloon
Extra kosten kunnen het gemiddelde tijdelijk verhogen. Betaal je in Q1 veel zondagtoeslagen of zet je dure tijdelijke krachten in, dan stijgt het uurloon.
Je kunt dit later compenseren door goedkopere krachten in te roosteren of overuren te beperken.

Houd ook rekening met CAO- en minimumloonstijgingen: wanneer lonen halverwege het jaar omhooggaan, ligt het gemiddelde in H2 automatisch hoger. Zorg dat je jaartarget daarop is afgestemd.

Seizoenseffecten
Seizoenseffecten zijn minder direct zichtbaar, omdat uren en lonen vaak proportioneel meebewegen. Toch kan het personeelsbestand voor variatie zorgen.
Neem je in de zomer veel vakantiekrachten tegen minimumloon aan, dan daalt het gemiddelde tijdelijk. Zodra zij vertrekken, stijgt het weer.

Praktische aanpak
Bereken per kwartaal het gemiddeld uurloon tot dat moment en vergelijk dit met je target. Zo herken je trends op tijd.
Ligt Q3 bijvoorbeeld €1 lager door instroom van jongeren, dan weet je dat Q4 waarschijnlijk weer hoger uitkomt en het jaargemiddelde uitmiddelt.
Door dit consequent te monitoren en door te rekenen, voorkom je verrassingen en houd je grip op je personeelskosten.

Tips & aandachtspunten

• Zie een stijging niet direct als negatief.
  Een hoger gemiddeld uurloon is niet per se slecht. Het kan betekenen dat je ervaren personeel inzet dat zorgt voor meer omzet en hogere kwaliteit, waardoor het loonkostenpercentage gezond blijft.
  
  

• Let op te lage gemiddelden.
  Een laag uurloon kan wijzen op een team met weinig ervaring. Dit kan leiden tot lagere productiviteit en mindere servicekwaliteit.
  
  

• Stel bewuste targets.
  Boven CAO-niveau betalen kan helpen bij werving en behoud van personeel, maar bereken goed wat dit betekent voor je loonkostenpercentage en winstgevendheid.
  
  

• Houd rekening met groeiambities.
  Wanneer je inzet op ervaren krachten of uitbreiding naar nieuwe filialen, stijgt je uurloon vanzelf. Zorg dat deze groei wordt terugverdiend via hogere omzet per uur of efficiëntieverbetering.
  
  

• Verwerk wetgeving en CAO-aanpassingen.
  Flinke stijgingen van het minimumloon – zoals in 2024/2025 – verhogen automatisch je gemiddelde uurloon.
  Anticipeer hierop door in je planning en forecast rekening te houden met hogere waarden in latere kwartalen.
  
  

• Segmenteer per functiegroep.
  Stel aparte doelen per functiegroep op, bijvoorbeeld voor cassières, verkoopmedewerkers en filiaalmanagers.
  Gebruik het overall gemiddelde als controle om te zien of je personeelsmix in balans blijft.
  
  

• Monitor minimaal elk kwartaal.
  Controleer het gemiddeld uurloon ten minste eens per kwartaal. Zo signaleer je afwijkingen tijdig, in plaats van pas aan het einde van het jaar.

Conclusie

Door duidelijke doelen te stellen voor productiviteit, loonkostenpercentage en gemiddeld uurloon kun je als horeca- of retailondernemer gericht sturen op personeelskosten en inzet. Gebruik daarbij branchebenchmarks als ijkpunt – bijvoorbeeld rond 30% loonkosten in de horeca tegenover ongeveer 13% in retail, of productiviteitsdoelen van €60+ per uur in restaurants en meer dan €100 per uur in winkels.

Vertaal deze jaartargets naar kwartaal- en maanddoelen, zodat je de voortgang tussentijds kunt bewaken en tijdig kunt bijsturen.
Houd daarbij altijd rekening met seizoensinvloeden (zoals terrasweer of feestdagen) en met veranderende omstandigheden, zoals loonkostenstijgingen of verschuivingen in je personeelsmix.

Met heldere KPI’s en regelmatige analyse creëer je inzicht, verbeter je processen waar nodig en zorg je ervoor dat je aan het eind van het jaar zowel tevreden medewerkers hebt als een gezonde bedrijfsvoering.

KPI-targets instellen in het rooster

In Shiftbase kun je KPI-targets instellen voor onder andere productiviteit, loonkostenpercentage en gemiddeld uurloon.
Hiermee krijg je tijdens het plannen direct inzicht in hoe je rooster zich verhoudt tot je gestelde doelen, zodat je tijdig kunt bijsturen wanneer de loonkosten te hoog zijn of de productiviteit te laag uitvalt.

Voordat je targets kunt invoeren, is het belangrijk dat de uurlonen bij medewerkers correct zijn ingesteld en dat je budgetten en omzetverwachtingen per dag hebt ingevuld in het rooster.
Controleer daarnaast of je over de juiste toegangsrechten beschikt: via de toegangsrechten bepaal je welke gebruikers targets mogen bekijken of aanpassen.

Targets toevoegen

1. Targetweergave activeren: Ga in Shiftbase naar het tabblad Rooster en klik rechtsboven op de knop Filters.
   Vink in de lijst de optie Toon targets aan. Wanneer deze filter is ingeschakeld, verschijnt onderaan het rooster een extra regel waarin de KPI-targets per team of afdeling zichtbaar worden.
   Hier zie je bijvoorbeeld de doelstelling voor loonkostenpercentage of productiviteit, en daarnaast de actuele waarden op basis van het ingeplande rooster.
   
   

2. Targets invoeren: Om targets in te voeren, ga je in Shiftbase naar Instellingen → Targets.
   In dit scherm zie je een overzicht van alle afdelingen waarvoor je targets kunt instellen. Bovenaan kies je via de jaarkiezer het juiste jaar. Vervolgens klik je op de gewenste afdeling om de bijbehorende KPI’s in te voeren.

Je kunt ervoor kiezen om targets per maand of per jaar in te stellen, afhankelijk van hoe je je doelen structureert. Nadat je de gewenste waarden hebt ingevoerd, sla je de instellingen op. De ingevoerde targets zijn nu actief voor die afdeling.

Targets in bulk instellen

Je kunt ook meerdere afdelingen tegelijk voorzien van dezelfde targets.

1. Klik hiervoor rechtsboven op Acties → Stel targets in bulk in.

2. In het scherm dat verschijnt, kies je eerst of je maand- of jaartargets wilt instellen.

3. Vervolgens selecteer je de afdelingen waarop je deze wilt toepassen en vul je de gewenste KPI-waarden in.

Zodra je KPI-targets hebt ingesteld, zie je onderaan het rooster per afdeling of team de ingevoerde doelstellingen, samen met de actuele waarden op basis van het rooster.
Zo kun je tijdens het plannen direct controleren of je binnen je gestelde doelen blijft.
Wijkt de werkelijke loonkosten of het gemiddeld uurloon af van de targets, dan kun je dit tijdig signaleren en waar nodig diensten aanpassen of herverdelen om bij te sturen.

Bezetting

Waarom bezettingsplanning belangrijk is

In deze les leer je hoe je de bezettingsplanning optimaliseert in Shiftbase. Het doel is om altijd genoeg medewerkers in te roosteren op drukke momenten, zonder dat je onnodig veel personeel inzet op rustige momenten.
Je wilt immers efficiënt werken: te weinig bezetting kan leiden tot gemiste omzet en overbelasting van het team, terwijl te veel bezetting onnodige loonkosten met zich meebrengt en het budget belast.

Voorspel de personeelsbehoefte

Kijk vooruit naar de komende periode en schat in hoeveel werk er zal zijn. Baseer je op historische gegevens en specifieke factoren zoals acties of evenementen. Noteer per dag of shift hoeveel medewerkers er minimaal nodig zijn.
Hierbij betrek je verwachte omzet: als je bijvoorbeeld weet dat de omzetprognose voor volgende week zaterdag hoger is (bijv. een uitverkoop of evenement), dan voorspel je ook een grotere personeelsbehoefte.
Door op voorhand rekening te houden met deze verwachte drukte, leg je de basis voor een effectieve bezettingsplanning.

Gebruik de bezettingsfunctie in Shiftbase

Shiftbase biedt een handige bezettingsfunctie waarmee je per tijdslot of dienst kunt vastleggen hoeveel medewerkers er nodig zijn. Stel in het rooster in aan welke minimale bezetting (aantallen medewerkers per dienst of tijdvak) je rooster moet voldoen.
Het systeem laat vervolgens duidelijk zien waar je planning voldoet en waar er tekorten of overschotten zijn. 

Uitleg in stappen:

1. Functie inschakelen
Ga in Shiftbase naar Instellingen > Rooster en zorg dat de optie Bezetting geactiveerd is.

2. Weergave bezetting
Open het Rooster en klik rechtsboven op Filters. Vink Toon bezetting aan. Er verschijnt boven de totalen-balk een bezetting-balk voor elke afdeling en elk team.

3. Bezetting toevoegen
Ga met je muis naar de bezetting-balk op de dag waarvoor je een eis wilt instellen. Klik op het +-icoon dat verschijnt om een nieuwe bezetting toe te voegen. Er opent nu een invulscherm.

4. Details invullen
Kies het Team waarvoor de eis geldt (of kies de hele afdeling voor een algemene bezetting). Selecteer het Diensttype (bijvoorbeeld Dagdienst, Avonddienst, etc.) waarop de bezetting van toepassing is.
Bepaal vervolgens de Bezetting in aantal diensten: je kunt aangeven of het om een minimaal, maximaal of exact aantal diensten gaat, en vul het Aantal in.
Bijvoorbeeld: Exact 3 diensten of Minimaal 5 diensten.

5. Tijd en extra’s
Indien nodig kun je specifieke tijdsvoorwaarden instellen bij Tijd instellingen. Standaard staat dit op “Start- en eindtijd moeten exact overeenkomen”, maar je kunt ook aangeven dat de diensten op bepaalde tijden moeten beginnen of eindigen.
Vul eventueel een andere Pauze-duur in als onderdeel van de eis (optioneel) en een Omschrijving ter toelichting (handig als notitie bij de bezetting).

6. Herhaling instellen
Als deze bezetting elke week of volgens een vast patroon terugkomt, vink Herhaal dienst aan. Geef de frequentie op (bijv. wekelijks), tot welke datum het herhaald moet worden en op welke dagen van de week de eis geldt.
Zo kun je patronen instellen, bijvoorbeeld een andere bezetting voor weekdagen dan voor weekenden.

7. Opslaan
Klik op Opslaan om de bezettingseis toe te voegen aan het rooster. In de bezetting-balk verschijnt nu de eis, bijvoorbeeld “3/5” wat betekent: 3 van de 5 benodigde diensten zijn al ingevuld (als er al diensten waren ingepland).

Beschikbaarheid begrijpen & activeren

In deze les leer je hoe je met beschikbaarheid in Shiftbase zorgt voor een soepelere en realistischere planning. Beschikbaarheid gaat over de voorkeuren van medewerkers: wanneer kunnen ze wél werken en wanneer niet?
Dit is cruciaal voor een efficiënte personeelsplanning. Als planner wil je voorkomen dat je diensten inplant op momenten dat iemand eigenlijk niet kan, en tegelijkertijd zorgen dat de bezetting klopt met de werkdruk.
Door beschikbaarheid goed vast te leggen:

• Krijg je meer inzicht in wie wanneer kan werken.

• Verminder je het aantal last-minute wijzigingen of ruilingen.

• Maak je het rooster realistisch én hou je medewerkers tevreden.

• Leg je de basis voor een productieve inzet van uren, wat bijdraagt aan betere budgetbewaking en forecasting.

We gaan stap voor stap bekijken hoe je dit inricht: van instellingen en zichtbaarheid in het rooster, tot hoe zowel planners als medewerkers zelf beschikbaarheid kunnen doorgeven.

Beschikbaarheidsregels instellen

Zo stel je het in:

• Ga naar Instellingen > Rooster > Beschikbaarheidsregels.

• Stel hier in:
  Tot wanneer medewerkers hun beschikbaarheid mogen doorgeven. Of er automatische herinneringen worden gestuurd. Eventueel een minimum aantal dagen waarop medewerkers hun beschikbaarheid moeten invullen.

• Controleer bij Toegangsrechten dat medewerkers toestemming hebben om hun eigen beschikbaarheid op te geven.

Beschikbaarheid zichtbaar maken in het rooster

Als planner wil je niet steeds losse lijstjes of mails nalopen. Gelukkig kun je beschikbaarheid direct in het rooster zien.

Waarom belangrijk?

Door beschikbaarheid in het rooster te tonen, heb je tijdens het plannen in één oogopslag zicht op wie er kan. Dit voorkomt misverstanden én bespaart tijd. Tegelijk helpt dit je productiviteit: je hoeft niet te zoeken naar informatie en kunt sneller diensten invullen.

Zo doe je dat:

• Open het Rooster.

• Klik rechtsboven op Filters en zet Toon beschikbaarheid aan.

• Als er beschikbaarheid is ingevuld zie je de kleurcodes:
  Groen = medewerker is beschikbaar. Grijs = medewerker is onbeschikbaar.
  

Tip: Beschikbaarheid is een voorkeur. Wil je zeker weten dat iemand echt niet wordt ingepland, gebruik dan afwezigheid. Dit onderscheid is belangrijk voor je budgetbewaking.

Beschikbaarheid toevoegen en beheren

1. Als planner.

Waarom belangrijk?
Soms wil je als planner alvast de beschikbaarheid van medewerkers vastleggen, bijvoorbeeld op basis van vaste afspraken of doorgegeven voorkeuren. Dit helpt jou om direct vanuit één systeem te werken. Ook krijg je hierdoor betere data in Performance, waarmee je later kunt analyseren of de beschikbaarheid en de ingeplande diensten goed op elkaar aansluiten.

Zo voeg je beschikbaarheid toe:

• Ga in het rooster naar + Dienst toevoegen en kies Beschikbaarheid.

• Selecteer de medewerker en de periode.

• Per dag geef je aan: Hele dag beschikbaar. Hele dag niet beschikbaar. Beschikbaar vanaf een bepaald tijdstip. Niet beschikbaar vanaf een bepaald tijdstip.

• Sla de invoer op: de beschikbaarheid verschijnt direct in het rooster.

2. Als medewerker.

Waarom belangrijk?
Medewerkers weten zelf het beste wanneer ze kunnen. Door dit zelf te laten invullen, vergroot je hun verantwoordelijkheid én wordt jouw werk als planner makkelijker. Bovendien leidt het tot een eerlijkere planning en meer betrokkenheid, wat uiteindelijk bijdraagt aan hogere productiviteit en lagere kans op onnodige overuren.

Zo doen medewerkers dit:

Via desktop/web

• Ga naar Dashboard > Mijn Rooster.

• Klik op het groene vinkje bij de week.

• Vul beschikbaarheid per dag in (zelfde opties als hierboven).

• Eventueel kun je beschikbaarheid kopiëren naar volgende weken.

Via de mobiele app

• Open de app en klik op Meer > Beschikbaarheid.

• Selecteer de week en vul beschikbaarheid in.

• Gebruik de +knop om meerdere weken te plannen of te kopiëren.

Plannen op basis van de bezetting én beschikbaarheid

Vul nu het rooster in, gebaseerd op de behoeften die je in de vorige module hebt bepaald. Wijs medewerkers toe aan shifts totdat je overal aan de vereiste bezetting voldoet.
Gebruik hierbij de ingevoerde beschikbaarheid van medewerkers: je ziet direct wie beschikbaar is, waardoor je de juiste mensen op de juiste diensten kunt inplannen. Dit voorkomt misverstanden, leidt tot minder afzeggingen, meer werkplezier en een planning die beter aansluit op de werkelijkheid.

Let daarnaast op de contracturen van je personeel zodat niemand over zijn uren gaat en iedereen die nodig is, ingepland staat.
Het belangrijkste is dat de basis klantenstroom goed wordt opgevangen met het aantal mensen dat er staat — en dat dit gebeurt met medewerkers die daadwerkelijk beschikbaar zijn op die momenten.

Voorbeeld
Stel, je bent planner voor een restaurant. Doordeweeks is het rustig en in het weekend drukker.
Je hebt in Shiftbase een budget ingesteld van €5.000 aan loonkosten per week, en je vult ook wekelijks de verwachte omzet in.

Voor komende vrijdag zie je dat de verwachte omzet uitzonderlijk hoog is vanwege een lokaal festival in de buurt – zo’n 20% meer dan normaal op een vrijdag.
Je standaardplanning voorziet in 4 bedieningsmedewerkers op vrijdagavond. Omdat je nu een hogere omzet verwacht (meer gasten die komen eten), besluit je één extra medewerker in te roosteren van 18:00 tot sluitingstijd.

Bij het inplannen controleer je eerst de beschikbaarheid van je medewerkers in Shiftbase: je ziet in één oogopslag wie er beschikbaar is voor die dienst. Dankzij deze informatie kun je snel de juiste medewerker kiezen die past binnen de gewenste werktijdent.

Tijdens het plannen houd je ook in de gaten wat deze extra inzet doet met je kosten: via Performance onderin het rooster zie je dat je nog binnen het weekbudget blijft en dat de loonkosten op die dag uitkomen op ongeveer 25% van de verwachte omzet, wat goed is.

Het resultaat: op de drukke vrijdagavond loopt de bediening op rolletjes, gasten worden snel geholpen en de omzetpiek wordt maximaal benut.
Doordat je vooraf rekening hield met de beschikbaarheid van medewerkers, de verwachte omzet én het budget, heb je de ideale bezetting gevonden zonder onnodige kosten te maken.
Zo laat je zien dat een goede planning staat of valt met inzicht in beschikbaarheid, verwachte drukte en financiële kaders.

Controleer budget, verwachte omzet en Performance & Optimaliseer

Terwijl je medewerkers inroostert, toont Shiftbase je via Performance of je binnen je financiële kaders blijft. Deze informatie kun je direct vergelijken met het ingestelde budget en de verwachte omzet.
Zo zie je in één oogopslag of de loonkosten van je planning binnen de afgesproken grenzen blijven en welk percentage van de verwachte omzet aan personeelskosten wordt besteed. Hieraan herken je meteen of je rooster financieel gezond is.

Stel dat je ziet dat de loonkosten oplopen tot 50% van de verwachte omzet, dan is dat waarschijnlijk te hoog en een signaal om de planning bij te sturen.
Omgekeerd, als de loonkosten maar 15% bedragen en het werk niet gedaan kan worden met zo weinig mensen, dan is er ruimte (en noodzaak) om extra personeel in te plannen zonder je marges te onder druk te zetten.
Gebruik de combinatie van budget, verwachte omzet en de inzichten uit Performance dus als leidraad: zorg dat je binnen de financiële kaders blijft, maar bewaak tegelijk de kwaliteit en voorkom omzetverlies door onderbezetting.

Optimaliseer de planning

Zijn er momenten waar je onderbezet bent (minder mensen ingepland dan nodig)? Kijk dan of je extra shifts kunt toevoegen of medewerkers langer kunt laten werken op die piekmomenten.
Misschien kun je iemand van een rustiger dagdeel verplaatsen naar een drukkere periode. Aarzel niet om, indien nodig, de bezetting te verhogen op basis van een hogere verwachte omzet – extra inzet kan zichzelf terugverdienen als er meer verkoop tegenover staat.
Zijn er daarentegen momenten waar je overbezet bent? Dan kun je slim schrappen: haal overbodige diensten weg of verkort ze, zodat je loonlasten dalen en je budget niet onnodig wordt belast.
Hierbij helpt de informatie uit Shiftbase: je ziet meteen effect op de totale kosten en op het loonkostenpercentage van de verwachte omzet.
Blijf net zo lang schuiven tot je tevreden bent dat de personeelsbezetting klopt bij de werkdruk én dat deze financieel gezond is.

Open diensten begrijpen en toevoegen

In deze module gaan we in op open diensten – een planningsoptie in Shiftbase die je roosters flexibeler maakt.

Wat is een open dienst?

Een open dienst is een dienst zonder toegewezen medewerker, die je als planner openzet voor je team. Medewerkers kunnen zichzelf (eventueel met jouw goedkeuring) aanmelden om zo’n dienst op te pakken.
Dit is ontzettend handig om gaten in je rooster op te vullen of om extra bezetting toe te voegen wanneer de situatie daarom vraagt. We bekijken hoe je open diensten inzet en waarop je moet letten, zodat je slim kunt reageren op veranderingen in de planning zonder de chaos – en hoe zowel budget als verwachte omzet hierbij meewegen in je beslissingen.

Je bepaalt zelf welke medewerkers de uitnodiging voor deze dienst ontvangen (bijvoorbeeld alle medewerkers met de juiste functie, of specifiek een paar toppers die vaak extra willen werken).
Die genodigde medewerkers krijgen een melding (via de app en/of e-mail) en kunnen aangeven of ze de open dienst willen accepteren. Degene die de dienst als eerste accepteert (of meerdere medewerkers als het om meerdere plekken gaat) wordt automatisch in het rooster gezet op die open dienst.
Zo heb je als planner de mogelijkheid om sneller een lege plek te vullen zonder iedereen individueel te hoeven benaderen.

Hoe maak je een open dienst in Shiftbase?

In het rooster van Shiftbase kun je eenvoudig een open dienst toevoegen.

• Klik rechtsboven het pijltje in de knop Dienst toevoegen en kies voor “Open dienst toevoegen”.

• Vul de details in:
  Kies een dienst datum en tijd van de dienst eventueel de functie of afdeling het aantal medewerkers dat je voor deze open dienst nodig hebt (zodat je meerdere posities in één keer kunt openzetten, indien nodig)

• Voeg eventueel een notitie of omschrijving toe, bijvoorbeeld “Extra shift vanwege verwachte drukte”.

• Selecteer welke medewerkers de uitnodiging moeten ontvangen:
  alle beschikbare medewerkers, of een selectie (bijvoorbeeld alleen parttimers die nog uren over hebben, of mensen die specifiek hebben aangegeven extra te willen werken)

• Gebruik de functie goedkeuring vereist als je zelf medewerkers wilt kiezen die een dienst willen oppakken. Vink je dit niet aan dan geldt de regel wie het eerst komt, wie het eerst maalt

Zodra je opslaat, verschijnt de open dienst in het rooster en gaat de uitnodiging eruit naar de gekozen medewerkers.

Wanneer zet je open diensten in?

Open diensten zijn vooral geschikt om tijdig extra bezetting te organiseren in situaties waarin je van tevoren weet dat het drukker wordt, of wanneer je extra flexibiliteit wilt bieden aan je team. Door een open dienst ruim op tijd uit te zetten, geef je medewerkers de kans om deze te zien, overwegen en accepteren – zonder dat je achteraf met gaten in je rooster zit.

Voorbeelden van situaties waarin je open diensten inzet:

1. Verwacht drukke dag:
Stel, je ziet een paar dagen van tevoren dat de omzetprognose voor een specifieke dag omhoog gaat – bijvoorbeeld door mooi weer of een geplande actie.
Dan kun je tijdig een open dienst aanmaken om extra handen in te zetten tijdens de piek. Zo geef je medewerkers de ruimte om zich in te schrijven, en heb je vooraf duidelijkheid over je bezetting.

2. Ziekte of uitval op het laatste moment:
Als iemand zich plots ziek meldt voor een cruciale dienst, kun je de betreffende dienst in Shiftbase omzetten naar een open dienst zodat medewerkers een melding krijgen.
Let op: in zulke spoedgevallen is het vaak effectiever om ook direct te bellen of via WhatsApp contact te zoeken – je hebt immers op korte termijn iemand nodig.
Zodra je een collega te pakken hebt, kun je deze alsnog via de open dienst laten intekenen, zodat het rooster administratief netjes klopt.

3. Vrijwillige extra uren:
Soms heb je geen directe nood, maar wil je wel extra flexibiliteit bieden. Denk aan wekelijks terugkerende kleine klussen of momenten waarop het "net iets drukker" is.
Je kunt dan een open dienst uitzetten voor wie wil bijspringen. Dit verhoogt de betrokkenheid en geeft medewerkers de kans om zelf extra uren op te pakken – zonder dat je standaard met overcapaciteit zit.

Tips & een voorbeeld voor het gebruik van open diensten

1. Communiceer duidelijk:
   Zorg dat je team weet wat een open dienst inhoudt en hoe ze kunnen reageren.
   Leg uit dat het vrijwillig is, maar dat je het op prijs stelt als mensen zich flexibel opstellen bij drukte of noodgevallen. Een goed geïnformeerd team zal sneller geneigd zijn een open dienst op te pakken.
   
   

2. Houd het eerlijk:
   Als meerdere werknemers graag extra diensten willen, let er dan op dat de verdeling daarvan eerlijk is.
   Shiftbase registreert wie welke open dienst heeft aangenomen, dus je kunt achteraf evalueren of de extra uren een beetje gelijkmatig terechtkomen.
   
   

3. Check je cijfers:
   Elke open dienst die wordt ingevuld, telt mee in de totale uren en loonkosten.
   Vergeet daarom niet om, nadat een open dienst is opgepakt, opnieuw te kijken naar de totalen, het budget en de verwachte omzet van die week of maand.
   Past de extra gewerkte tijd nog binnen het budget?
   Zo niet, dan moet je wellicht elders compenseren.
   Als de open dienst heeft bijgedragen aan veel extra omzet, zie je dat terug in het loonkostenpercentage – en dat kan juist een bevestiging zijn om dit de volgende keer weer te doen.

Praktijkvoorbeeld

Je bent manager van een drukke retailwinkel. Je hebt je rooster rond, maar ziet een paar dagen van tevoren in de weersverwachting dat zaterdag een mooie dag wordt. Er is ook een marketingactie gaande, dus je verwachte omzet voor die dag schiet omhoog.

Je had oorspronkelijk 5 medewerkers ingepland op zaterdag, maar op basis van de nieuwe prognose vermoed je dat dit niet genoeg is om alle klanten goed te helpen.  Je besluit daarom op vrijdagmiddag een open dienst aan te maken voor zaterdag van 12:00–18:00, zodat één extra verkoper kan bijspringen tijdens de middagsrush.

Meerdere parttime medewerkers krijgen de uitnodiging; een van hen accepteert de open dienst vrijwel direct via de Shiftbase app.

Op zaterdag blijkt het inderdaad razend druk. Dankzij de extra collega die je via de open dienst hebt geregeld, verlopen de kassa’s en klantadvies soepel. Jouw winkel haalt die dag een recordomzet.
Achteraf zie je in Shiftbase dat de loonkosten voor die week iets hoger uitvallen, maar doordat de omzet nóg harder steeg, blijf je binnen de gewenste loonkosten-percentagemarge – een inzicht dat je eenvoudig terugziet in Performance.

Dit bevestigt dat het inzetten van een open dienst op basis van de verwachte omzet een slimme zet was: je hebt maximaal geprofiteerd van de verkoopkans en je klanten én medewerkers waren tevreden.