9.1 Rapportages

Wat je leert in deze cursus

Welkom! In deze cursus nemen we je mee op een reis door de belangrijkste tools en strategieën om jouw organisatie optimaal te structureren en te beheren. Van het instellen van toegangsrechten tot het vereenvoudigen van vakantie- en verlofbeheer, wij zorgen ervoor dat jij de volledige controle hebt over je medewerkers en processen.

Leer hoe je efficiënte roosters maakt, slimme filters gebruikt voor waardevolle inzichten en alles snel en eenvoudig kunt beheren, van urenregistratie tot het goedkeuren van gewerkte uren.

Aan het einde van deze cursus ben je klaar om je organisatie te transformeren en maximaal te profiteren van de tools die je tot je beschikking hebt!

1. Inleiding

In deze les leer je hoe je jouw bedrijf structureert in Shiftbase met locaties, afdelingen en teams. Een goede organisatiestructuur zorgt voor duidelijk overzicht, juiste toegangsrechten en efficiënte planning.

2. De 3 organisatielagen

Shiftbase werkt met een hiërarchische structuur van 3 lagen. Begrijp eerst deze lagen voordat je ze gaat aanmaken.

Laag 1: Locatie

De bovenste laag, meestal de bedrijfsnaam of fysieke vestiging.

• Hier valt alles onder wat je aanmaakt

• Gebruik meerdere locaties voor: Verschillende bedrijven in één account, of fysieke vestigingen met aparte instellingen

Laag 2: Afdeling

Een 'eiland' binnen je organisatie met eigen regels en instellingen.

• Eigen roosters, diensttypes en klokinstellingen mogelijk

• Medewerkers zien alleen roosters van hun eigen afdeling

• Aparte beheerders per afdeling instellen

• Handig voor: Verschillende werkwijzen, aparte verantwoordelijkheden, privacy tussen afdelingen

Laag 3: Team

De basisplek waar medewerkers worden ingeroosterd.

• Medewerkers staan op één team binnen hun afdeling

• Meerdere teams per afdeling mogelijk

• Handig voor: Onderscheid in werkzaamheden, type medewerkers, of shifts

Tip: Medewerker op ander team laten werken? Gebruik tijdelijk 'uitlenen' in plaats van verplaatsen.

3. Wanneer gebruik je wat?

Gebruik meerdere locaties wanneer:

• Je meerdere bedrijven in één Shiftbase-account wilt

• Je fysieke vestigingen hebt die volledig los van elkaar opereren

Gebruik meerdere afdelingen wanneer:

• Je aparte klokinstellingen wilt (bijv. andere afrondingen)

• Je aparte diensttypes nodig hebt per functie

• Medewerkers elkaars roosters niet mogen zien

• Je verschillende beheerders per afdeling wilt

Gebruik meerdere teams wanneer:

• Je onderscheid wilt maken binnen één afdeling

• Medewerkers wel elkaars roosters mogen zien

• Je geen aparte instellingen nodig hebt

Vuistregel: Heb je aparte instellingen nodig? Maak afdelingen. Gaat het alleen om overzicht? Maak teams.

4. Welke structuur past bij jouw bedrijf?

Er zijn verschillende manieren om je organisatie op te zetten. Kies de structuur die bij jouw situatie past.

Opzet 1: Opsplitsen op functie

Situatie: Eén bedrijf of vestiging met verschillende functies

Structuur:

• 1 locatie (bedrijfsnaam)

• Afdelingen per functie (Sales, Support, Development, etc.)

• Teams binnen afdelingen (optioneel)

Voorbeeld - Shiftbase kantoor:

Support teams: 1e lijn (telefoon/chat), 2e lijn (escalaties), Consultants (implementatie). Plus afdelingen Sales en Development.

Voordelen: Duidelijke scheiding tussen functies, aparte instellingen per afdeling.

Opzet 2: Opsplitsen op fysieke locatie

Situatie: Meerdere vestigingen met vergelijkbare werkzaamheden

Structuur:

• Meerdere locaties per vestiging

• Afdelingen binnen locaties (optioneel)

• Teams per type werk

Voorbeeld - Restaurantketen:

Per vestiging (Amsterdam, Rotterdam) aparte afdelingen voor Bediening en Keuken.

Voordelen: Aparte instellingen per vestiging (bijv. andere openingstijden), overzichtelijk per locatie.

Opzet 3: Hybride (functie + locatie)

Situatie: Eén bedrijf, meerdere vestigingen, verschillende functies

Structuur:

• 1 locatie (bedrijfsnaam)

• Afdelingen per functie

• Teams per fysieke locatie

Voorbeeld - Winkelketen:

Afdeling winkel & magazijn met teams per stad (Amsterdam, Haarlem).

Voordelen: Aparte instellingen per functie, maar wel overzicht over alle locaties.

Opzet 4: Simpel (alleen teams)

Situatie: Klein bedrijf, één locatie, weinig verschillende instellingen nodig

Structuur:

• 1 locatie

• 1 afdeling

• Meerdere teams

Voorbeeld:

Eén afdeling met teams Winkel en Magazijn.

Voordelen: Simpel en overzichtelijk, iedereen ziet elkaars rooster

5. Locatie, afdeling of team aanmaken

Nu je weet welke structuur je wilt, kun je deze aanmaken:

1. Klik rechtsboven op het tandwiel-icoon

2. Klik in de linkerkolom op Organisatie

3. Klik op de blauwe knop + Aanmaken

4. Kies Locatie, Afdeling of Team

5. Vul de velden in: Naam (verplicht) Adres (optioneel, bij afdeling - voor weerbericht in rooster) Bovenliggende laag (bij afdeling/team)

6. Klik onderaan op Aanmaken

Let op bij afdelingen: Als je een adres invult, wordt het weerbericht automatisch getoond in het rooster voor die afdeling.

6. Veelgestelde vragen

Kan ik de structuur later nog aanpassen? Ja, je kunt altijd locaties, afdelingen en teams toevoegen, hernoemen of verwijderen. Let op: bij verwijderen moeten eerst alle medewerkers verplaatst worden.

Kan een medewerker op meerdere teams staan? Nee, een medewerker staat altijd op één team. Moet iemand tijdelijk ergens anders werken? Gebruik dan de 'uitlenen' functie in het rooster.

Zien medewerkers elkaars roosters?

• Binnen hetzelfde team: ja

• Binnen dezelfde afdeling maar ander team: ja

• Andere afdeling: nee (tenzij ze beheerder zijn)

Hoeveel lagen moet ik gebruiken? Minimaal één locatie en één afdeling. Teams zijn optioneel, maar wel handig voor overzicht. Gebruik niet meer lagen dan nodig - houd het simpel.

Samenvatting

• Shiftbase heeft 3 lagen: Locatie, Afdeling, Team

• Kies de structuur die past bij jouw bedrijf (functie, locatie, of hybride)

• Gebruik afdelingen voor aparte instellingen, teams voor overzicht

• Maak de structuur aan via Tandwiel - Organisatie - + Aanmaken

1. Inleiding

In deze les leer je hoe je toegangsrechten beheert in Shiftbase. Je leert welke rechtengroepen er zijn, hoe je deze configureert en hoe je ze toewijst aan medewerkers.

Een goede instelling van toegangsrechten zorgt ervoor dat de juiste personen de juiste handelingen kunnen verrichten binnen het account. Dit voorkomt fouten, verhoogt de efficiëntie en waarborgt de veiligheid van het systeem.

2. Wat zijn toegangsrechten?

Rechten bepalen welke toegang en mogelijkheden een medewerker heeft binnen het Shiftbase-account. Denk bijvoorbeeld aan het inzien van bepaalde gegevens, het beheren van medewerkers of het uitvoeren van specifieke taken.

Rechtengroepen

Shiftbase werkt met rechtengroepen. Elke medewerker krijgt één of meerdere rechtengroep toegewezen die bepaalt wat hij of zij mag doen.

• Medewerker (standaard voor alle nieuwe medewerkers)

• Planner

• Bedrijfsleider

• Beheerder

Let op: Alle nieuwe medewerkers krijgen automatisch de rechtengroep 'Medewerker' toegewezen.

3. Wanneer gebruik je welke rechtengroep?

De rechtengroepen zijn zo ingericht dat ze passen bij rollen in je organisatie:

• Planner maakt roosters → krijgt Planner-rechten

• Bedrijfsleider overziet het geheel → krijgt Bedrijfsleider-rechten

• Beheerder stelt systeem in → krijgt Beheerder-rechten

Vuistregel: Geef alleen de rechten die iemand nodig heeft voor zijn functie.

4. Rechtengroepen configureren

Hier pas je aan welke rechten elke rechtengroep heeft:

1. Klik rechtsboven op het tandwiel-icoon

2. Klik in de linkerkolom op Veiligheid

3. Klik een tabje open om de rechtengroepen te zien

4. Vink per rechtengroep aan welke rechten zij krijgen

Let op vergelijkbare rechten Sommige rechten lijken op elkaar maar hebben een groot verschil: 'Uren bekijken' → Kan alle uren van alle medewerkers zien 'Eigen urenregistratie bekijken' → Kan alleen eigen uren zien.

5. Rechtengroepen toewijzen aan medewerkers

Als je de rechten per rechtengroep hebt ingesteld, kun je rechtengroepen toewijzen aan medewerkers:

1. Klik bovenaan op de module Medewerkers

2. Klik op de naam van de medewerker

3. Klik bovenaan op het tabblad Teams & Toegangsrechten

4. Vink per afdeling de juiste rechtengroepen aan

5. Klik op Opslaan

Tip: Bij meerdere afdelingen kun je per afdeling andere rechtengroepen toewijzen aan dezelfde medewerker.

6. Veelgestelde vragen

Kan ik extra rechtengroepen aanmaken? Ja, je kunt eenvoudig extra rechtengroepen aanmaken als de vier standaard rechtengroepen niet genoeg zijn. Let er wel op dat rechtengroepen later niet kunnen worden verwijderd – je kunt ze alleen hernoemen.

Wat gebeurt er als ik iemands rechten aanpas? De wijzigingen worden direct doorgevoerd. De medewerker krijgt onmiddellijk toegang tot nieuwe functies of verliest toegang tot functies die zijn uitgevinkt.

Kan een medewerker meerdere rechtengroepen hebben? Ja, als je meerdere afdelingen hebt kun je per afdeling verschillende rechtengroepen toewijzen aan dezelfde medewerker.

Hoe voorkom ik dat ik per ongeluk verkeerde rechten toewijs? Let goed op de namen van de rechten – sommige lijken op elkaar maar hebben grote verschillen. Test de instellingen met een testmedewerker voordat je ze breed uitrolt.

7. Samenvatting

• Toegangsrechten bepalen wat medewerkers kunnen zien en doen in Shiftbase

• Standaard zijn er vier rechtengroepen: Medewerker, Planner, Bedrijfsleider en Beheerder

• Configureer rechtengroepen via Tandwiel → Veiligheid

• Wijs rechtengroepen toe via Medewerkers → Teams & Toegangsrechten

• Geef medewerkers alleen de rechten die ze nodig hebben voor hun functie

1. Inleiding

In deze les leer je hoe contracttypes werken in Shiftbase: welke standaard contracttypes er zijn, hoe je de instellingen beheert en hoe je een nieuw contracttype aanmaakt. Contracttypes zorgen ervoor dat rekenregels en instellingen correct worden toegepast op je medewerkers.

Let op: Contracttypes in Shiftbase zijn geen officiële arbeidscontracten, ze worden enkel gebruikt om de juiste instellingen en rekenregels toe te passen.

2. De 2 standaard contracttypes

Shiftbase heeft twee standaard contracttypes. Begrijp eerst deze types voordat je ze gaat aanpassen.

Type 1: Nul uren

Bedoeld voor medewerkers zonder vaste uren.

• Geen vaste contracturen per week

• Plus- en minuren worden niet bijgehouden

• Handig voor: oproepkrachten, uitzendkrachten, of medewerkers met flexibele inzet

Type 2: Vaste uren

Bedoeld voor medewerkers met vaste contracturen (fulltime of parttime).

• Plus- en minuren worden automatisch bijgehouden

• Het systeem controleert of een medewerker meer of minder heeft gewerkt dan de contractuele uren

• Handig voor: fulltimers, parttimers, of medewerkers met een vast aantal uren per week

3. Wanneer gebruik je wat?

Gebruik 'Nul uren' wanneer:

• De medewerker geen vaste uren heeft

• Het gaat om oproepkrachten of uitzendkrachten

• Je geen plus- en minuren wilt bijhouden

Gebruik 'Vaste uren' wanneer:

• De medewerker een vast aantal uren per week werkt

• Je plus- en minuren automatisch wilt bijhouden

• Het gaat om fulltimers of parttimers

Vuistregel: Heeft de medewerker vaste contracturen? Gebruik 'Vaste uren'. Zo niet? Gebruik 'Nul uren'.

4. Contracttype-instellingen bekijken en wijzigen

1. Klik rechtsboven op het tandwiel-icoon

2. Klik in de linkerkolom op Medewerkers

3. Klik op Contracttypes

4. Klik bij het gewenste contracttype op het potlood-icoon

5. Je ziet nu een venster met de contractinstellingen die je kunt controleren of wijzigen

De instellingen per contracttype:

• Naam: De naam van het contracttype. Voeg eventueel een korte toelichting toe, zoals 'vaste uren incl plusmin'

• Salaris: Bepaalt of een medewerker wordt uitbetaald op basis van gewerkte uren of contracturen

• Kosten voor bedrijf: Werkgeverslasten doorberekenen via een opslagpercentage op het uurloon, zo krijg je meer inzicht in de werkelijke kosten

• Toeslagkaart: Geeft aan of er op bepaalde tijden extra toeslag moet worden berekend. Nieuwe accounts hebben standaard één kaart die nog geen toeslag toepast

• Plusminberekening: Houdt plus- en minuren bij. Zet het vinkje aan om deze functie te activeren

• Afwezigheidsbeleid: Regelt hoe vakantie-uren worden opgebouwd en welke afwezigheden mogen worden geregistreerd. Eén afwezigheidbeleid kan gekoppeld zijn aan meerdere contracttypes

• Overwerkbeleid: Bepaalt of medewerkers vanaf een bepaald aantal uren recht hebben op extra toeslag. Standaard is dit nog niet geactiveerd.

5. Nieuw contracttype aanmaken

Zijn de twee standaardtypes niet voldoende? Bijvoorbeeld voor uitzendkrachten of stagiairs met specifieke instellingen? Dan kun je een extra contracttype aanmaken.

1. Klik rechtsboven op het tandwiel-icoon

2. Klik in de linkerkolom op Medewerkers

3. Klik op Contracttypes

4. Klik rechts op + Contracttype

5. Vul de velden in en klik onderaan op Aanmaken

6. Veelgestelde vragen

Wat gebeurt er als ik de instellingen van een contracttype wijzig? De wijzigingen gelden voor alle medewerkers die aan dat contracttype gekoppeld zijn.

Kan een medewerker meerdere contracttypes hebben? Nee, een medewerker heeft altijd één contracttype tegelijk. Wil je het contracttype wijzigen of toevoegen? Dat kan via het medewerkersprofiel.

Zijn contracttypes in Shiftbase officiële arbeidscontracten? Nee. Contracttypes worden enkel gebruikt om rekenregels en instellingen correct toe te passen — ze hebben geen juridische waarde.

Samenvatting

• Shiftbase heeft 2 standaard contracttypes: Nul uren en Vaste uren

• Contracttypes bepalen rekenregels zoals salaris, plus/min-uren en toeslagen

• Beheer contracttypes via Tandwiel → Medewerkers → Contracttypes

• Je kunt extra contracttypes aanmaken via + Contracttype

• Contracttypes zijn geen officiële arbeidscontracten, ze dienen enkel voor instellingen

1. Inleiding

In deze les leer je hoe toeslagen werken in Shiftbase: hoe je toeslagpercentages toevoegt, een toeslagkaart aanmaakt en deze koppelt aan een contracttype of diensttype.

2. Wat zijn toeslagen en toeslagkaarten?

Toeslagen zorgen ervoor dat medewerkers een hogere vergoeding of meer plusuren ontvangen op bepaalde dagen of tijden — bijvoorbeeld 200% op Nationale Feestdagen.

• Toeslag: een percentage dat wordt toegepast bovenop het basisuurloon

• Toeslagkaart: een schema dat per dag en per tijdblok bepaalt welke toeslag geldt

Let op: 100% is het basispercentage (normaal loon). Wil je een toeslag van 50% toevoegen? Vul dan 150% in.

Shiftbase heeft standaard één toeslagkaart waarbij alles op 100% staat, medewerkers worden dan normaal verloond.

3. Toeslagen toevoegen

Voordat je een toeslagkaart kunt instellen, moeten de toeslagpercentages aan je account worden toegevoegd.

1. Klik rechtsboven op het tandwiel-icoon

2. Klik in de linkerkolom op Medewerkers

3. Klik op Toeslagen

4. Klik op de knop + Toeslag toevoegen

5. Vul het gewenste toeslagpercentage in

6. Herhaal de stappen totdat alle toeslagen in het lijstje staan

4. Toeslagkaart aanmaken

Nadat alle toeslagen zijn toegevoegd, kun je een toeslagkaart aanmaken. Scroll op dezelfde pagina naar beneden tot je het lijstje met toeslagkaarten ziet.

1. Klik op de knop + Toeslagkaart toevoegen

2. Maak per dag de juiste tijdsblokken aan en selecteer het gewenste toeslagpercentage

3. Kies per tijdsblok waar je het percentage invult: Uitbetalen → toeslag wordt uitbetaald Plus min → toeslag wordt in (over)uren toegekend Beide → medewerker ontvangt uitbetaling én extra uren

4. Herhaal stap 2 en 3 voor de overige dagen

5. Klik op Opslaan

Tip: Heb je een toeslag die voor de hele dag geldt? Dan hoef je geen extra regels in je toeslagkaart aan te maken.

5. Toeslagkaart koppelen

Een toeslagkaart moet gekoppeld worden aan een contracttype of een diensttype om actief te zijn.

Optie 1: Koppelen aan een contracttype

1. Klik rechtsboven op het tandwiel-icoon

2. Klik op Medewerkers

3. Klik op Contracttypes

4. Klik op het potlood-icoon bij het juiste contracttype

5. Koppel de juiste toeslagkaart

6. Klik op Opslaan

Optie 2: Koppelen aan een diensttype

1. Klik rechtsboven op het tandwiel-icoon

2. Klik op Diensten

3. Klik bij de juiste dienst op het potlood-icoon

4. Klik op Geavanceerde instellingen

5. Koppel de juiste toeslagkaart

6. Klik op Opslaan

Let op: Heeft een medewerker een toeslagkaart via zowel het contracttype als het diensttype? Dan geldt de toeslagkaart van het diensttype, deze overrulet altijd die van het contracttype.

6. Toeslagkaart wijzigen

Je kunt een toeslagkaart op elk moment aanpassen.

1. Klik aan het einde van de kaart op het potlood-icoon

2. Voer de wijziging door

3. Klik op Opslaan

Let op: Oude urenregistraties die zijn gemaakt onder de oorspronkelijke toeslagkaart worden niet automatisch aangepast. Deze moet je handmatig wijzigen indien nodig.

7. Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen 'Uitbetalen' en 'Plus min'? Bij 'Uitbetalen' ontvangt de medewerker de toeslag als extra salaris. Bij 'Plus min' worden de toeslaguren als extra uren opgeteld bij het urensaldo.

Kan ik meerdere toeslagkaarten aanmaken? Ja, je kunt zoveel toeslagkaarten aanmaken als je nodig hebt, bijvoorbeeld een aparte kaart voor feestdagen en een voor avonddiensten.

Welke toeslagkaart heeft voorrang: contracttype of diensttype? De toeslagkaart van het diensttype heeft altijd voorrang. Als beide gekoppeld zijn, wordt die van het contracttype genegeerd.

Worden bestaande uren automatisch bijgewerkt als ik een toeslagkaart wijzig? Nee. Eerder geregistreerde uren behouden de oorspronkelijke toeslagberekening. Je moet deze handmatig aanpassen.

Samenvatting

• Toeslagen geven medewerkers een hogere vergoeding of extra uren op specifieke dagen/tijden

• Voeg eerst de toeslagpercentages toe, maak dan een toeslagkaart aan

• Koppel de toeslagkaart aan een contracttype of diensttype

• De toeslagkaart van het diensttype overrulet altijd die van het contracttype

• Wijzigingen aan een toeslagkaart gelden niet met terugwerkende kracht

1. Inleiding

In deze les leer je hoe je medewerkers toevoegt in Shiftbase. Er zijn drie methoden: snel toevoegen, uitgebreid toevoegen en importeren via een CSV-bestand.

2. De 3 methoden om medewerkers toe te voegen

Methode 1: Snel toevoegen

Voeg medewerkers razendsnel toe met alleen de basisgegevens.

• Er wordt automatisch een nul-urencontract toegewezen

• Je kunt later aanvullende gegevens toevoegen

• Handig voor: oproepkrachten of als je snel veel medewerkers wilt aanmaken

Methode 2: Uitgebreid toevoegen

Leg direct meer gegevens vast, zoals contactinformatie, rechten en contractdetails.

• Je stelt meteen het juiste contracttype, verlofopbouw en toegangsrechten in

• Alleen velden met een rood asterisk (*) zijn verplicht, de rest kun je later aanvullen

• Handig voor: vaste medewerkers of bedrijfsleiders die direct toegang tot het systeem nodig hebben

Methode 3: CSV-bestand importeren

Voeg in bulk medewerkers toe via een CSV-bestand (bijv. vanuit Excel).

• Download het Shiftbase-template en vul contracttypes en NAW-gegevens in

• Upload het ingevulde bestand om alle medewerkers in één keer toe te voegen

• Handig voor: grote aantallen medewerkers tegelijk toevoegen

Let op: Een CSV-import kan niet worden teruggedraaid. Neem bij twijfel contact op met het supportteam.

3. Wanneer gebruik je welke methode?

Gebruik 'Snel toevoegen' wanneer:

• Je snel een of meerdere medewerkers wilt aanmaken

• Het gaat om oproepkrachten of tijdelijke medewerkers

• Je de details later wilt invullen

Gebruik 'Uitgebreid toevoegen' wanneer:

• Je direct alle gegevens wilt vastleggen

• De medewerker specifieke rechten of een vast contract nodig heeft

Gebruik 'CSV-import' wanneer:

• Je veel medewerkers tegelijk wilt toevoegen

• De gegevens al beschikbaar zijn in een spreadsheet

Vuistregel: Eén of een paar medewerkers? Gebruik snel of uitgebreid toevoegen. Tientallen of meer? Gebruik de CSV-import.

4. Medewerkers snel toevoegen

1. Klik bovenaan op de module Medewerkers

2. Klik rechtsboven op het pijltje bij + Medewerker toevoegen

3. Klik op Medewerkers snel toevoegen

4. Vul de volgende gegevens in: Voornaam Achternaam E-mailadres Team

5. Wil je meerdere medewerkers toevoegen? Klik op het + icoon voor extra regels

5. Medewerkers toevoegen (uitgebreid)

1. Klik bovenaan op de module Medewerkers

2. Klik op + Medewerker toevoegen

3. Vul de gegevens in, waaronder: Basisgegevens: e-mail, voornaam, achternaam Details: adres, telefoonnummer Contract: type en uren Afwezigheid: verlofopbouw Toegangsrechten: toegangsniveaus

4. Klik op Toevoegen om op te slaan

Let op: Alleen velden met een rood asterisk (*) zijn verplicht. Je kunt andere gegevens later aanvullen.

6. Medewerkers toevoegen via een CSV-bestand

1. Klik bovenaan op de module Medewerkers

2. Klik op het pijltje bij + Medewerker toevoegen

3. Klik op CSV medewerkers import

4. Klik op Klik hier om het voorbeeld CSV bestand te downloaden

5. Open het bestand en vul de gegevens in

6. Upload het ingevulde bestand via hetzelfde venster en volg de instructies

Let op: Pas het CSV-template niet aan. Voeg geen kolommen toe en laat geen lege regels achter — anders kan het bestand niet correct worden ingelezen.

7. Veelgestelde vragen

Kan ik een medewerker later nog bewerken? Ja, klik in de module Medewerkers op de naam van de medewerker om het profiel te openen en gegevens aan te passen.

Welk contracttype wordt toegewezen bij 'snel toevoegen'? Er wordt automatisch een nul-urencontract toegewezen. Je kunt dit later wijzigen in het medewerkersprofiel.

Kan ik een CSV-import ongedaan maken? Nee, een import kan niet worden teruggedraaid. Controleer het bestand zorgvuldig voor het uploaden. Neem bij twijfel contact op met het supportteam.

Moet ik alle velden invullen bij 'uitgebreid toevoegen'? Nee, alleen velden met een rood asterisk (*) zijn verplicht. De rest kun je op een later moment aanvullen.

Samenvatting

• Er zijn 3 methoden om medewerkers toe te voegen: snel, uitgebreid en via CSV-import

• Snel toevoegen is ideaal voor oproepkrachten — er wordt automatisch een nul-urencontract toegewezen

• Uitgebreid toevoegen legt direct alle gegevens vast, inclusief rechten en contractdetails

• CSV-import is geschikt voor het in bulk toevoegen van medewerkers

• Een CSV-import kan niet worden teruggedraaid — controleer het bestand altijd vooraf

1. Inleiding

In deze les leer je hoe je medewerkerprofielen beheert in Shiftbase: gegevens wijzigen, rechten toewijzen, contracten toevoegen en medewerkers activeren of deactiveren.

2. Medewerkersprofiel openen

1. Klik bovenaan op de module Medewerkers

2. Klik op de naam van de medewerker

Je komt nu in het profiel met verschillende tabbladen.

3. De tabbladen in het medewerkersprofiel

Overzicht

Toont de NAW-gegevens van de medewerker. Deze zijn niet bewerkbaar. Onderaan kun je bestanden en notities opslaan.

Wijzig

Hier kun je alle medewerkergegevens wijzigen.

Let op: Vergeet niet op Opslaan te klikken voordat je het profiel verlaat.

Teams en Toegangsrechten

Wijs de medewerker toe aan een team en ken toegangsrechten toe:

1. Klik op het team-veld bij de juiste afdeling

2. Selecteer het juiste team

3. Vink in dezelfde regel de benodigde rechten aan

4. Klik op Opslaan

Let op: Je kunt een medewerker op één team plaatsen binnen een afdeling daarnaast kun je dezelfde medewerker ook op een ander team zetten in een andere afdeling.

Afwezigheid

Geeft een overzicht van het beschikbare verlof en alle afwezigheidsregistraties. Daarnaast kun je hier ook afwezigheden voor de medewerker toevoegen en correcties uitvoeren op het verlofsaldo.

Plus Min

Laat zien hoeveel uur een medewerker boven of onder het contract heeft gewerkt. Per week zie je:

• Contracturen

• Gewerkte uren

• Afwezigheidsuren

Op basis hiervan wordt het plusmin-saldo berekend en meegenomen naar de volgende week.

Rooster

Toont het persoonlijke rooster van de medewerker. Handig voor individuele planningsinzichten.

Urenregistratie

Hier vind je alle gewerkte uren van de medewerker. Je kunt hier uren goed- of afkeuren en eventueel bewerken.

Contracten

Bekijk bestaande contracten, wijzig ze of voeg nieuwe toe via + Contract toevoegen.

Let op: Contracten in Shiftbase zijn geen officiële arbeidscontracten. Gebruik de datum waarop de medewerker daadwerkelijk start in Shiftbase, niet de officiële startdatum.

4. Medewerker deactiveren

Als een medewerker uit dienst is of geen toegang meer nodig heeft, kun je deze deactiveren. De gegevens blijven zichtbaar, maar de medewerker kan niet meer inloggen.

1. Klik bovenaan op de module Medewerkers

2. Klik aan het einde van de regel op de drie puntjes

3. Klik op Deactiveren

Tip: Dit kan ook automatisch gebeuren op basis van de contracteinddatum.

5. Medewerker activeren

Een gedeactiveerde medewerker kun je opnieuw activeren.

1. Klik bovenaan op de module Medewerkers

2. Klik op Filters

3. Zorg dat het filter Gedeactiveerd aanstaat

4. Zoek de medewerker op

5. Klik op de drie puntjes aan het einde van de regel

6. Klik op Activeer

De medewerker is nu weer actief en kan opnieuw inloggen in Shiftbase.

6. Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen deactiveren en anonimiseren? Bij deactiveren blijft de medewerker zichtbaar in het systeem (inclusief uren, verlof en roosters), maar kan niet meer inloggen. Bij anonimiseren worden alle gegevens verwijderd, je kunt enkel urenregistraties terug vinden die gekoppeld staan aan een 'anonieme medewerker'.

Kan een medewerker automatisch gedeactiveerd worden? Ja, als er een contracteinddatum is ingesteld, kan de medewerker automatisch worden gedeactiveerd op die datum.

Samenvatting

• Open een medewerkersprofiel via Medewerkers → klik op de naam

• Het profiel bevat 8 tabbladen: Overzicht, Wijzig, Teams en Toegangsrechten, Afwezigheid, Plus Min, Rooster, Urenregistratie en Contracten

• Wijs rechten en teams toe via het tabblad Teams en Toegangsrechten

• Deactiveer medewerkers via de drie puntjes, gegevens blijven bewaard

• Activeer gedeactiveerde medewerkers door het filter Gedeactiveerd aan te zetten

1. Inleiding

In deze les leer je hoe je meldingen instelt over je medewerkers in Shiftbase, zoals herinneringen voor aflopende contracten of verjaardagen. Zo blijf je altijd op de hoogte van belangrijke wijzigingen.

2. Welke meldingen zijn er?

Shiftbase kan meldingen versturen over de volgende onderwerpen:

• Aflopende contracten — melding wanneer het contract van een medewerker bijna afloopt

• Medewerkersbestand verlopen — melding wanneer gegevens van een medewerker verlopen

• Jubileumherinnering — melding bij een werkjubileum

• Verjaardagsherinnering — melding bij een verjaardag

• Medewerker bijgewerkt — melding wanneer een medewerkersprofiel is gewijzigd

Tip: Bij aflopende contracten worden standaard twee herinneringen verstuurd: 60 dagen en 30 dagen voor de einddatum. Je kunt deze termijnen zelf aanpassen.

3. Meldingen instellen

1. Klik rechtsboven op het tandwiel-icoon

2. Klik in de linkerkolom op Medewerkers

3. Klik in het dropdownmenu op Berichtgevingen

4. Je ziet nu aan de rechterkant de instellingen voor berichtgevingen

1. Stel per melding in welke rechtengroepen deze ontvangen

2. Pas eventueel de herinneringstermijnen aan bij aflopende contracten

3. Klik op Opslaan

Tip: Is een melding niet relevant? Stel deze dan in op 'niet verzenden'.

4. Meldingen per afdeling instellen

Heb je meerdere afdelingen? Dan kun je per afdeling afwijkende berichtgevingen instellen. Afdelingen zonder eigen variatie vallen terug op de standaardinstellingen.

1. Klik rechtsboven op de knop Variatie toevoegen

2. Kies de afdeling waarvoor de variatie geldt

3. Stel de gewenste berichtgevingen in voor die afdeling

4. Klik op Opslaan

5. Veelgestelde vragen

Wie ontvangt de meldingen? Meldingen worden verstuurd naar rechtengroepen. Je bepaalt zelf welke groep welke meldingen ontvangt.

Wat gebeurt er als een contract afloopt? De medewerker kan niet meer inloggen en jij kunt de medewerker niet meer inroosteren. Stel daarom de herinnering voor aflopende contracten in.

Kan ik de standaard herinneringstermijnen aanpassen? Ja, de termijnen van 60 en 30 dagen zijn standaardwaarden. Je kunt ze naar wens wijzigen.

Gelden de instellingen voor alle afdelingen? Ja, tenzij je een variatie toevoegt voor een specifieke afdeling. Zonder variatie gelden de standaardinstellingen.

Samenvatting

• Shiftbase kan 5 soorten meldingen versturen over medewerkers

• Stel meldingen in via Tandwiel → Medewerkers → Berichtgevingen

• Meldingen worden verstuurd naar rechtengroepen

• Aflopende contracten geven standaard een herinnering op 60 en 30 dagen voor de einddatum

• Per afdeling kun je afwijkende berichtgevingen instellen via Variatie toevoegen

1. Inleiding

In deze les leer je hoe afwezigheidsinstellingen werken in Shiftbase: het afwezigheidsbeleid, verlofsaldi en afwezigheidstypes. Zo zorg je ervoor dat vakantie, ziekte en andere afwezigheden correct worden bijgehouden.

2. Afwezigheidsinstellingen openen

1. Klik rechtsboven op het tandwiel-icoon

2. Klik in de linkerkolom op Afwezigheid

3. Aan de rechterkant zie je nu de afwezigheidsinstellingen

De instellingen bestaan uit drie belangrijke onderdelen: het afwezigheidsbeleid, het saldo en de afwezigheidstypes.

3. De 3 onderdelen van afwezigheidsinstellingen

Afwezigheidsbeleid

Het afwezigheidsbeleid is gekoppeld aan de contracttypes in Shiftbase. Standaard heb je twee beleidsregels:

• Nul-urenbeleid — gekoppeld aan het nul-urencontract

• Vast-urenbeleid — gekoppeld aan het vaste-urencontract

Belangrijke instellingen binnen een beleid (openen via potlood icoon):

• Of de verlofopbouw is gebaseerd op contracturen of gewerkte uren

• Welke afwezigheidstypes gebruikt mogen worden

• Of afwezigheidsuren van een saldo moeten worden afgehaald

Saldo

Het verlofsaldo bepaalt hoeveel verlof een medewerker per jaar opbouwt. Standaard is er één saldo actief: 25 dagen (200 uur) op basis van een 40-urige werkweek.

De berekening werkt als volgt:

• 25 dagen x 8 uur = 200 uur verlof per jaar

• 52 weken x 40 uur = 2080 contracturen per jaar

• 200 ÷ 2080 = 0,09615 verlofuur per gewerkt uur → Dit getal kun je als opbouwfactor invullen door bij het saldo op het potlood icoon te klikken.

Medewerkers die minder dan 40 uur per week werken, bouwen verlof naar rato op. Je kunt de bovenstaande berekening opnieuw gebruiken met je eigen waardes, bijvoorbeeld 190 uur verlof per jaar op basis van een 36 urig fulltime contract.

Afwezigheidstypes

In dit overzicht staan alle afwezigheidstypes die je kunt beheren.

• Je kunt types activeren of deactiveren binnen een beleid

• Nieuwe types toevoegen als deze ontbreken

• Bestaande types aanpassen via het potlood-icoon

4. Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen het nul-urenbeleid en het vast-urenbeleid? Het nul-urenbeleid is voor medewerkers zonder vaste uren (oproepkrachten). Het vast-urenbeleid is voor medewerkers met een vast contract en houdt verlofopbouw bij.

Kan ik het standaard verlofsaldo aanpassen? Ja, je kunt het aantal dagen en de berekening wijzigen in de saldo-instellingen.

Bouwen parttimers evenveel verlof op als fulltimers? Nee, medewerkers die minder contracturen werken dan een fulltime contract, bouwen verlof naar rato op.

Kan ik extra afwezigheidstypes toevoegen? Ja, je kunt nieuwe types aanmaken als de standaardtypes niet voldoende zijn.

Samenvatting

• Afwezigheidsinstellingen bestaan uit 3 onderdelen: beleid, saldo en afwezigheidstypes

• Het afwezigheidsbeleid is gekoppeld aan contracttypes (nul-uren en vaste uren)

• Het standaard verlofsaldo is 25 dagen (200 uur) op basis van een 40-urige werkweek

• Parttimers bouwen verlof naar rato op

• Beheer afwezigheidsinstellingen via Tandwiel → Afwezigheid

1. Inleiding

In deze les leer je hoe je nationale feestdagen automatisch als afwezigheid instelt in Shiftbase. Zo hoef je niet handmatig voor elke medewerker een afwezigheid toe te voegen op feestdagen.

2. Feestdagengroep aanmaken

Maak eerst een groep aan waarin de feestdagen worden opgeslagen.

1. Klik rechtsboven op het tandwiel-icoon

2. Klik in de linkerkolom op Medewerkers

3. Klik in het dropdownmenu op Nationale Feestdagen

4. Klik op de blauwe knop + Groep aanmaken

5. Geef de groep een naam, bijvoorbeeld 'Feestdagen NL'

6. Selecteer de afdelingen waarvoor dit geldt

7. Klik op Aanmaken

3. Feestdagen importeren

Nu de groep is aangemaakt, voeg je de feestdagen toe.

1. Klik op + Feestdagen importeren

2. Selecteer een jaar en land

3. Klik op Volgende

4. Je ziet nu een lijst met feestdagen — selecteer enkel de dagen waarop je bedrijf gesloten is

5. Klik op Importeren

Let op: Importeer alleen de dagen waarop je bedrijf daadwerkelijk gesloten is. Voeg je ook werkbare feestdagen toe, dan worden medewerkers op die dagen ten onrechte als afwezig ingepland.

4. Afwezigheidsbeleid koppelen

De feestdagen zijn nu geïmporteerd. In deze stap stel je in dat medewerkers automatisch verlof krijgen op die dagen.

1. Klik rechtsboven op het tandwiel-icoon

2. Klik in de linkerkolom op Afwezigheid

3. Klik op het potlood-icoon bij het juiste afwezigheidsbeleid

4. Zoek de instelling Afwezigheid op nationale feestdagen

5. Kies het gewenste afwezigheidstype, bijvoorbeeld 'Ja – Nationale Feestdag'

6. Klik onderaan op Opslaan

Medewerkers worden nu automatisch als 'afwezig' ingepland op de geselecteerde feestdagen.

5. Veelgestelde vragen

Moet ik feestdagen elk jaar opnieuw importeren? Ja, nationale feestdagen moeten elk jaar opnieuw worden toegevoegd.

Kan ik per afdeling andere feestdagen instellen? Ja, bij het aanmaken van de feestdagengroep selecteer je welke afdelingen eronder vallen. Je kunt meerdere groepen aanmaken voor verschillende afdelingen.

Wat gebeurt er als ik een werkbare feestdag importeer? Medewerkers worden dan ten onrechte als afwezig ingepland op die dag. Importeer daarom alleen dagen waarop je bedrijf daadwerkelijk gesloten is.

Geldt de automatische afwezigheid voor alle medewerkers? Het geldt voor alle medewerkers die onder het gekoppelde afwezigheidsbeleid en de geselecteerde afdelingen vallen.

Samenvatting

• Nationale feestdagen kun je automatisch als afwezigheid laten toevoegen

• Maak eerst een feestdagengroep aan via Tandwiel → Medewerkers → Nationale Feestdagen

• Importeer vervolgens de feestdagen per jaar en land

• Koppel de feestdagen aan een afwezigheidsbeleid via Tandwiel → Afwezigheid

• Feestdagen moeten elk jaar opnieuw worden geïmporteerd

1. Inleiding

In deze les leer je hoe je diensttypes aanmaakt en beheert in Shiftbase. Diensttypes vormen de basis van je rooster en bepalen welke diensten je kunt inplannen.

2. Diensttypes aanmaken

Voeg in eerste instantie alleen de meest voorkomende diensttypes toe. Heb je meerdere varianten van een dienst met afwijkende tijden? Gebruik dan één standaardtype en pas de tijden aan bij het inplannen.

1. Klik rechtsboven op het tandwiel-icoon

2. Klik in de linkerkolom op Diensten

Let op: Diensten worden per afdeling aangemaakt. Heb je meerdere afdelingen? Wissel dan via het selectiemenu rechtsboven van afdeling. Diensten kunnen niet gekopieerd worden tussen afdelingen.

3. Nieuw diensttype toevoegen

1. Klik op de blauwe knop + Dienst toevoegen

2. Vul het formulier in dat verschijnt

3. Klik op Opslaan

Tip: Heb je flexibele diensten? Laat begin- en eindtijd leeg. Je vult deze tijden dan in bij het inroosteren zelf.

Goed om te weten:

• De korte naam van een dienst mag maximaal 4 tekens bevatten (letters, cijfers of symbolen)

• Je kunt de optie 'Verberg eindtijd voor medewerkers' inschakelen, dit is handig voor branches zoals horeca waar geen vaste eindtijden gelden

• Een omschrijving toevoegen is optioneel en kan ook nog tijdens het plannen worden ingevoerd

4. Diensttypes aanpassen

1. Klik rechtsboven op het tandwiel-icoon

2. Klik in de linkerkolom op Diensten

3. Klik op het potlood-icoon bij de dienst die je wilt wijzigen

4. Pas de gegevens aan in het venster dat verschijnt

5. Klik op Opslaan

Tip: Heb je meerdere afdelingen? Selecteer dan eerst de juiste afdeling rechtsboven voordat je een dienst aanpast.

5. Veelgestelde vragen

Kan ik diensten kopiëren tussen afdelingen? Nee, diensten worden per afdeling aangemaakt en kunnen niet worden gekopieerd naar een andere afdeling.

Moet ik voor elke tijdvariant een apart diensttype aanmaken? Nee, gebruik één standaardtype en pas de tijden aan bij het inplannen. Maak alleen aparte types aan voor diensten die structureel anders zijn.

Wat als ik geen begin- en eindtijd invul? Dan is het een flexibele dienst. Je vult de tijden in op het moment dat je de dienst inroostert.

Samenvatting

• Diensttypes vormen de basis van je rooster

• Maak diensten aan via Tandwiel → Diensten → + Dienst toevoegen

• Diensten worden per afdeling aangemaakt en zijn niet kopieerbaar

• Houd het simpel: voeg alleen de meest voorkomende types toe

• Flexibele diensten maak je aan zonder begin- en eindtijd

1. Inleiding

In deze les leer je hoe je op een efficiënte manier een rooster samenstelt in Shiftbase: van het inplannen van diensten tot het instellen van bezetting en het werken met open diensten.

2. Basis roostering

Er zijn twee manieren om diensten in te plannen. Beide zijn handig, ook als je voor het eerst een rooster maakt.

Manier 1: Dienst slepen

1. Klik bovenaan op het tabblad Rooster

2. Klik linksboven op de kop Diensten / Teams

3. Je ziet nu je aangemaakte diensttypes

4. Sleep de dienst uit de lijst naar een medewerker in het rooster

Manier 2: Dienst aanmaken via een leeg vak

1. Klik bovenaan op het tabblad Rooster

2. Klik bij een medewerker en specifieke datum op een leeg vak

3. Selecteer een dienst en vul het scherm verder in

4. Selecteer eventueel meerdere medewerkers

5. Pas eventueel de werktijden aan

6. Vink 'Dienst herhalen' aan als de dienst elke week of meerdere dagen herhaald moet worden

7. Klik op Opslaan

3. Agenda gebruiken

Gebruik de agendaregel om bijvoorbeeld een vergadering of klantbezoek aan te geven in het rooster.

1. Klik in de agendaregel bij de juiste datum op een leeg blok

2. Vul het venster in dat verschijnt

3. Voer een titel en tijden in

4. Herhaal het punt eventueel op meerdere dagen of weken

4. Bezetting instellen

Met de bezettingregel bepaal je hoeveel medewerkers er nodig zijn per dienst. Aan de kleurstatus (rood/groen) zie je direct of je goed hebt ingepland.

1. Klik in de bezettingregel bij de juiste datum op een leeg blok

2. Kies een dienst

3. Geef aan of de bezetting exact, minimaal of maximaal moet zijn

4. Specificeer het aantal diensten en tijden

5. Voeg eventueel een omschrijving toe

6. Vink 'Herhaal dienst' aan als dit vaker voorkomt

Let op: Je kunt bezetting instellen per afdeling en eventueel ook per team. Tip: Sleep diensten direct vanuit de bezettingregel naar medewerkers.

5. Open diensten

Open diensten zijn nog niet toegewezen. Medewerkers kunnen zich hier vrijwillig voor inschrijven.

1. Klik in de open dienstenregel bij de juiste datum op een leeg blok

2. Kies het aantal open diensten

3. Selecteer een dienst en de medewerkers die je wilt uitnodigen

4. Pas tijden of omschrijving aan indien nodig

5. Vink 'Herhaal dienst' aan indien van toepassing

6. Klik op Opslaan

Let op: Meerdere uitnodigingen betekent: wie het eerst komt, het eerst maalt. Gebruik 'Goedkeuring vereist' om zelf goed te keuren wie de dienst krijgt.

Open dienst toewijzen (goedkeuring vereist)

1. Klik op de open dienst

2. Klik op het tabje 'Toewijzen aan medewerker'

3. Selecteer de medewerker

4. Klik op Toekennen

6. Diensten wijzigen

1. Klik op het potlood-icoon bij de dienst, open dienst of bezetting

2. Het venster wordt geopend met details

3. Breng de gewenste wijzigingen aan

4. Klik op Opslaan

Let op: Bij herhaalde diensten kies je of je alleen deze dienst of alle toekomstige wilt aanpassen.

7. Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen bezetting en open diensten? Bij bezetting geef je aan hoeveel medewerkers er nodig zijn, je plant ze zelf in. Bij open diensten kunnen medewerkers zich vrijwillig inschrijven.

Kan ik een dienst laten herhalen? Ja, vink bij het aanmaken of bewerken van een dienst de optie 'Dienst herhalen' aan. Je kunt instellen op welke dagen en weken de herhaling geldt.

Wat als ik een herhaalde dienst wijzig? Je kunt kiezen of de wijziging alleen voor deze specifieke dienst geldt of voor alle toekomstige herhalingen.

Kunnen medewerkers zichzelf inschrijven voor open diensten? Ja, als je medewerkers uitnodigt voor een open dienst. Met 'Goedkeuring vereist' behoud je controle over wie de dienst krijgt.

Samenvatting

• Er zijn 2 manieren om te roosteren: diensten slepen of via een leeg vak aanmaken

• Gebruik de agendaregel voor vergaderingen en afspraken

• Stel bezetting in om te zien of je genoeg medewerkers hebt ingepland (rood/groen)

• Open diensten laten medewerkers zich vrijwillig inschrijven

• Bij herhaalde diensten kun je kiezen of je één of alle toekomstige wijzigt

1. Inleiding

In deze les leer je hoe je afwezigheden registreert in Shiftbase, hoe je bestaande registraties wijzigt en hoe je verlofaanvragen van medewerkers goedkeurt of afkeurt.

2. Afwezigheid registreren via het medewerkersprofiel

1. Klik bovenaan op de module Medewerkers

2. Klik op de naam van de medewerker

3. Klik bovenaan op het tabblad Afwezigheid

4. Klik op de blauwe knop Afwezigheid toevoegen

5. Selecteer het afwezigheidstype, bijvoorbeeld 'vakantie' of 'ziek'

6. Selecteer de periode en het aantal uren per dag: Shiftbase stelt automatisch een urenaantal in op basis van het contract Vink 'dagdeel' aan om aan te geven vanaf hoe laat en voor hoeveel uur de medewerker afwezig is

1. De status staat automatisch op 'goedgekeurd' — wijzig dit indien nodig

2. Kies wat er met bestaande diensten moet gebeuren: Verwijder uit rooster → diensten worden verborgen (je kunt ze later terughalen via 'toon in rooster') Toon in rooster → diensten blijven staan, Shiftbase toont een conflict als herinnering Verplaats naar open diensten → de dienst wordt geplaatst in de open dienstenregel

3. Klik op de blauwe knop Toevoegen

Let op: Bij 'Verplaats naar open diensten' moet je zelf medewerkers uitnodigen voor de open dienst.

3. Afwezigheid registreren via het rooster

Wil je snel een afwezigheid toevoegen zonder het medewerkersprofiel te openen?

1. Klik in het rooster rechtsboven op de knop Acties

2. Selecteer Afwezigheid toevoegen

3. Kies de medewerker

4. Selecteer het afwezigheidstype

5. Selecteer de periode

4. Afwezigheid wijzigen

Vanuit het rooster

Klik in het rooster op een ingevoerde afwezigheid. Het afwezigheidsvenster wordt geopend en je kunt de gewenste wijziging maken.

Vanuit het medewerkersprofiel

1. Klik bovenaan op de module Medewerkers

2. Klik op de naam van de medewerker

3. Klik bovenaan op het tabblad Afwezigheid

4. Schakel onder de kalender tussen drie tabjes: 'Aanvragen', 'Nagekeken' en 'Verleden'

5. Klik op het potlood-icoon om een afwezigheid aan te passen

5. Verlofaanvragen goedkeuren

Medewerkers kunnen zelf een verlofaanvraag indienen. Je ontvangt hiervan een melding per e-mail en een notificatie in Shiftbase.

1. Klik rechtsboven op je profielfoto

2. Klik op Aanvragen

3. Klik op de aanvraag

1. Onderaan het venster kun je de aanvraag goedkeuren of afkeuren

2. Wil je de aanvraag aanpassen? Klik op het potlood-icoon rechtsboven in het scherm

6. Veelgestelde vragen

Kan ik een afwezigheid ook direct vanuit het rooster toevoegen? Ja, via de knop 'Acties' rechtsboven in het rooster kun je snel een afwezigheid toevoegen zonder het medewerkersprofiel te openen.

Wat gebeurt er met ingeplande diensten als ik een afwezigheid registreer? Je kiest zelf: diensten verwijderen uit het rooster, laten staan (met conflict), of verplaatsen naar open diensten.

Kan een medewerker zelf verlof aanvragen? Ja, medewerkers kunnen een verlofaanvraag indienen. Een leidinggevende of beheerder ontvangt hiervan een melding en kan de aanvraag goedkeuren of afkeuren.

Kan ik een afgekeurde aanvraag later alsnog goedkeuren? Ja, je kunt de status van een afwezigheidsregistratie op elk moment wijzigen via het medewerkersprofiel.

Samenvatting

• Registreer afwezigheden via het medewerkersprofiel of direct vanuit het rooster

• Kies bij registratie wat er met bestaande diensten moet gebeuren (verwijderen, tonen of verplaatsen)

• Wijzig afwezigheden door in het rooster op de registratie te klikken of via het medewerkersprofiel

• Verlofaanvragen van medewerkers goedkeuren via profielfoto → Aanvragen

• De status van een afwezigheid kun je op elk moment wijzigen

1. Inleiding

In deze les leer je hoe je de weergave en filters in het rooster gebruikt, zodat je altijd de juiste informatie kunt inzien.

2. Weergave kiezen

Open het rooster via het tabblad Rooster. Linksboven kun je wisselen tussen weergaves:

• Dag → je ziet één dag

• Week → je ziet een week van maandag tot zondag (startdag is niet aanpasbaar)

• Maand → jeziet een maand vanaf de 1e t/m de 30e/31e (startdag is niet aanpasbaar)

Daarnaast kun je op elk moment wisselen tussen de medewerkerweergave en de teamweergave.

3. Filteren op afdeling

Heb je meerdere afdelingen? Dan kun je bepalen welke afdelingen zichtbaar zijn in het rooster.

1. Klik rechtsboven in het rooster op de knop Afdeling

2. Selecteer één of meerdere afdelingen die je wilt bekijken

3. Wil je terug naar één afdeling? Klik achter de naam op 'Alleen deze'

4. Roosterfilters gebruiken

Met filters verfijn je de informatie die je in het rooster ziet.

1. Klik in het rooster rechtsboven op de knop Filters

2. Er wordt een lijst geopend met alle beschikbare filters

3. Zet de gewenste filters aan of uit

Belangrijke filters:

• Toon totalen: toont extra informatie bij je planning, zoals de totale duur van een dienst en de kosten op basis van het uurloon

• Toon alleen conflicten: toont alleen fouten in je rooster

Let op: Gebruik 'Toon alleen conflicten' enkel om fouten op te sporen. Zet dit filter daarna weer uit — het toont letterlijk alleen de fouten. Heb je geen fouten, dan lijkt het alsof je rooster leeg is.

5. Filteren op teams en diensten

Binnen een afdeling kun je verder filteren op specifieke teams of diensten.

1. Klik linksboven in het rooster op Diensten / Teams

2. Schakel bovenin tussen teams of diensten

3. Klik op de kleuren om alleen bepaalde teams of diensten in je rooster te tonen

6. Veelgestelde vragen

Kan ik de startdag van het weekrooster wijzigen? Nee, het weekrooster loopt altijd van maandag tot en met zondag.

Wat doet het filter 'Toon totalen'? Het toont aanvullende informatie bij je planning, zoals de totale dienstduur en kosten op basis van het uurloon.

Waarom lijkt mijn rooster leeg als ik 'Toon alleen conflicten' aanzet? Dit filter toont letterlijk alleen planningsfouten. Als je rooster geen conflicten bevat, worden er geen diensten getoond.

Kan ik meerdere afdelingen tegelijk bekijken? Ja, via de knop 'Afdeling' rechtsboven kun je meerdere afdelingen selecteren.

Samenvatting

• Wissel tussen dag, week- maandweergave, en tussen medewerker- en teamweergave

• Filter op afdeling via de knop Afdeling rechtsboven

• Gebruik Filters om extra informatie te tonen, zoals totalen en conflicten

• 'Toon alleen conflicten' is alleen bedoeld om fouten op te sporen, zet het daarna weer uit

• Filter op teams of diensten via Diensten / Teams linksboven

1. Inleiding

In deze les leer je welke instellingen invloed hebben op de urenregistratie in Shiftbase, zodat je altijd de juiste gegevens ziet en kunt gebruiken voor verloning of rapportages.

2. Instellingen openen

1. Klik rechtsboven op het tandwiel-icoon

2. Klik in de linkerkolom op Urenregistratie

3. Klik in het dropdownmenu op Algemeen

Je ziet nu de algemene instellingen van de urenregistratie.

3. Beschikbare instellingen

Hieronder vind je de belangrijkste instellingen en wat ze doen.

Toeslagen

Schakel de slider Toeslagen in om toeslagregistratie mogelijk te maken, zoals ORT.

Let op: Deze instelling berekent zelf geen toeslagen, maar maakt het mogelijk om ze te registreren.

Maaltijdregistratie

Wanneer ingeschakeld, kun je per registratie aangeven of een medewerker een maaltijd heeft gehad. Dit is handig voor de verloning aan het einde van de maand.

Kilometerstand

Met deze optie kun je incidenteel gereden kilometers registreren.

Let op: Kilometers voor woon-werkverkeer zijn doorgaans al bekend bij je boekhouder en hoeven meestal niet in Shiftbase geregistreerd te worden.

Tijdsinterval

Het tijdsinterval is relevant voor het in- en uitklokken. Hiermee kun je start- en eindtijden afronden. Beschikbare intervallen:

• 1 minuut

• 5 minuten

• 10 minuten

• 15 minuten

• 30 minuten

Bij afrondingen kun je instellen of de tijd omhoog, omlaag of naar het dichtstbijzijnde interval wordt afgerond. De volledige instellingen en opties hiervan vind je in de volgende les: 7.2 Klokinstellingen

Kopieer rooster naar urenregistratie

Met deze functie worden ingeplande diensten automatisch gekopieerd naar de urenregistratie.

Let op: Alleen diensten voor vandaag of de toekomst worden meegenomen. Achteraf toegevoegde diensten worden niet automatisch gekopieerd. Let op: Als je gebruik wilt maken van klokken, zet deze optie dan uit. Anders worden zowel de geklokte als de ingeplande uren geregistreerd, wat dubbele uren oplevert.

Roostertijden goedkeuren

Met deze optie kun je roostertijden automatisch laten goedkeuren.

Tip: Wij raden aan deze optie uit te laten staan. Zo voer je handmatig een korte controle uit en worden wijzigingen niet over het hoofd gezien.

4. Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen toeslagen inschakelen en toeslagen berekenen? De instelling 'Toeslagen' maakt het mogelijk om toeslagen te registreren. De daadwerkelijke berekening stel je apart in via de toeslaginstellingen.

Moet ik 'Kopieer rooster naar urenregistratie' uitschakelen als ik klok? Ja, anders worden zowel de geklokte als de ingeplande uren geregistreerd, wat dubbele uren oplevert.

Waarom wordt aangeraden om roostertijden niet automatisch goed te keuren? Bij automatische goedkeuring kunnen wijzigingen in gewerkte uren over het hoofd worden gezien. Handmatige controle geeft je meer grip op de juistheid van de urenregistratie.

Samenvatting

• Open de urenregistratie-instellingen via Tandwiel → Urenregistratie → Algemeen

• Schakel Toeslagen in om toeslagregistratie mogelijk te maken

• Stel het tijdsinterval in voor het afronden van klok- en starttijden

• Zet 'Kopieer rooster naar urenregistratie' uit als je met klokken werkt

• Laat 'Roostertijden goedkeuren' uit voor handmatige controle

1. Inleiding

In deze les leer je welke klokmethodes Shiftbase biedt, hoe ze werken en hoe je de juiste methode kiest voor jouw bedrijf.

2. De drie klokmethodes

Shiftbase biedt drie standaard manieren om werktijden te klokken.

Mobiele app

Medewerkers klokken met hun eigen telefoon via de Shiftbase-app. Geklokte uren worden direct weergegeven, zodat medewerkers meteen inzicht hebben in hun gewerkte uren.

Webversie

Klokken via de webversie werkt vrijwel hetzelfde als via de mobiele app. Het verschil is dat de webomgeving een groter overzicht biedt van de geregistreerde gegevens.

Let op: Heb je binnen je bedrijf maar één computer waarop medewerkers moeten in- of uitklokken? Dan kan er rijvorming ontstaan. In dat geval is mobiel klokken mogelijk geschikter.

Kiosk

De Kiosk is een speciaal ingestelde webpagina die je binnen Shiftbase kunt aanmaken. Medewerkers selecteren hun naam en klokken in- of uit met een persoonlijke pincode.

• Handig wanneer telefoons of computers niet beschikbaar zijn op de werkvloer

• Geschikt als er meerdere ingangen zijn

Let op: Bij veel gelijktijdige starters kan ook hier rijvorming ontstaan. Overweeg dan mobiel klokken als alternatief.

3. Wanneer gebruik je wat?

Gebruik de mobiele app wanneer:

• Medewerkers een eigen telefoon hebben

• Er geen vaste kloklocatie beschikbaar is

• Je rijvorming wilt voorkomen

Gebruik de webversie wanneer:

• Medewerkers werken achter een computer

• Je een groter overzicht wilt bij het klokken

Gebruik de Kiosk wanneer:

• Telefoons of computers niet beschikbaar zijn op de werkvloer

• Er meerdere ingangen zijn waar medewerkers moeten klokken

• Je een gedeeld apparaat wilt gebruiken voor klokken

Vuistregel: De mobiele app is de meest flexibele optie en geschikt voor de meeste situaties. Kies de Kiosk als telefoons niet gewenst of beschikbaar zijn op de werkvloer.

4. Toegangsrechten voor het klokken

Je kunt het klokken via de website of mobiel uitschakelen via de toegangsrechten. Zo zorg je ervoor dat medewerkers alleen kunnen klokken via de methode die jij toestaat.

1. Klik rechtsboven op het tandwiel-icoon

2. Klik in de linkerkolom op Veiligheid

3. Ga rechts naar het tabblad Urenregistratie

4. Controleer de volgende toegangsrechten: Eigen tijd klokken: klokken via de desktop-omgeving Eigen tijd klokken met mobiel: klokken via de mobiele app

5. Pas de rechten aan per rechtengroep indien nodig

6. Klik onderaan op Opslaan

Let op: Voor de Kiosk zijn geen aparte toegangsrechten. Bij het aanmaken van een Kiosk bepaal je zelf welke teams hiervan gebruik mogen maken. Tip: Er zijn meer rechten omtrent klokken. Gebruik het zoekvenster om alle relevante toegangsrechten te vinden.

5. Veelgestelde vragen

Kunnen medewerkers meerdere klokmethodes tegelijk gebruiken? Ja, zolang de bijbehorende toegangsrechten zijn ingeschakeld. Je kunt per methode bepalen of deze beschikbaar is.

Heeft de Kiosk aparte toegangsrechten nodig? Nee, bij het aanmaken van een Kiosk bepaal je zelf welke teams hiervan gebruik mogen maken. Er zijn geen aparte toegangsrechten voor de Kiosk.

Wat is het verschil tussen klokken via de app en via de webversie? De functionaliteit is vrijwel gelijk. De webversie biedt een groter overzicht van geregistreerde gegevens.

Kan ik voorkomen dat medewerkers via een bepaalde methode klokken? Ja, via de toegangsrechten kun je klokken via de website of mobiel per rechtengroep in- of uitschakelen.

Samenvatting

• Shiftbase biedt drie klokmethodes: mobiele app, webversie en Kiosk

• De mobiele app is het meest flexibel en voorkomt rijvorming

• De Kiosk is handig als telefoons niet beschikbaar zijn op de werkvloer

• Beheer de toegangsrechten via Tandwiel → Veiligheid → Urenregistratie

• Voor de Kiosk stel je de toegang in bij het aanmaken, niet via toegangsrechten

1. Inleiding

In deze les leer je hoe je de klokinstellingen in Shiftbase configureert, van afrondingen tot klokbeperkingen en het aanmaken van een Kiosk. Goed ingestelde klokinstellingen zorgen ervoor dat gewerkte uren correct worden geregistreerd.

2. Klokinstellingen openen

1. Klik rechtsboven op het tandwiel-icoon

2. Klik in de linkerkolom op Urenregistratie

3. Selecteer in het dropdownmenu Algemeen

4. Schakel de optie Kopieer rooster naar urenregistratie uit, dit voorkomt dubbele registraties

5. Klik in de linkerkolom op Klokken om de klokinstellingen te beheren

3. Afrondingen instellen

Inkloktijden afronden

Je kunt inkloktijden afronden naar boven, beneden of het dichtstbijzijnde interval. Wil je geen afronding? Stel dit dan in op 'geen'.

Voorbeeld: Starttijd gepland: 09:00 — instelling: afronden omhoog — werkelijk inklokken: 09:07 → wordt 09:15.

Tip: Het interval voor afronden stel je in via Algemeen → Interval. Kies bijvoorbeeld 1, 5, 10, 15 of 30 minuten.

Uitkloktijden afronden

Werkt op dezelfde manier als inkloktijden. Kies voor omhoog, omlaag of dichtstbijzijnde, of schakel afronding uit.

Voorbeeld: Geplande eindtijd: 17:00 — instelling: dichtstbijzijnde — werkelijk uitklokken: 16:53 → wordt 17:00.

Gebruik geplande starttijd

Hiermee voorkom je dat medewerkers die te vroeg inklokken ook daadwerkelijk vanaf dat moment uren registreren. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat binnen 1 uur voor starttijd de geplande tijd wordt aangehouden.

Gebruik geplande eindtijd

Voorkomt dat medewerkers die iets later uitklokken automatisch plusuren maken. De eindtijd wordt overgenomen van het rooster zolang dit binnen de ingestelde marge blijft (bijv. 15 minuten).

Afronding tussen gesplitste diensten

Wanneer medewerkers meerdere diensten op één dag werken, kun je de tussenliggende tijden afronden volgens het gekozen interval.

4. Overige klokinstellingen

Automatisch goedkeuren

We adviseren om geklokte uren niet automatisch goed te keuren. Indien gewenst kun je automatisch goedkeuren wanneer er precies volgens het rooster is geklokt ('rooster-match').

Automatisch uitklokken

Voorkomt vergeten uitklokken. Je stelt bijvoorbeeld in dat medewerkers automatisch worden uitgeklokt na 14 uur.

Let op: Bij automatisch uitklokken worden er geen gewerkte uren geregistreerd. Je kunt ook een melding instellen zodat de eindtijd handmatig kan worden aangepast.

Geklokte diensten opbreken

Stel bijvoorbeeld '1 uur' in zodat een nieuwe klokactie binnen een uur bij dezelfde werkregel wordt gevoegd.

Klokken zonder rooster toestaan

Sta toe dat medewerkers mogen klokken, zelfs als ze niet zijn ingeroosterd. Dit kan handig zijn als je op het laatst toch een medewerker extra hebt opgeroepen om te werken.

5. Pauze-instellingen

Kies hoe pauzes worden berekend:

• Geen — handmatig toevoegen

• Automatisch — overnemen uit het rooster als tijden overeenkomen

• Altijd uit rooster

• Rooster tenzij meer geklokt

• Altijd pauzeregels

• Pauzeregels tenzij meer geklokt

• Klokken — pauze wordt via inklokken/uitklokken geregistreerd

Let op: Bij de optie 'Klokken' moet je ook 'Geklokte diensten opbreken' correct instellen.

6. Klokbeperkingen

Je kunt klokken beperken tot een locatie via IP-adres of GPS.

Op IP-adres

1. Klik in de linkerkolom op Klokbeperkingen

2. Klik op + IP-adres

3. Het systeem vult je huidige IP-adres automatisch in

Let op: Controleer of dit het juiste IP-adres is voor je medewerkers. Let op dynamische IP-adressen — zorg eventueel voor een statisch IP of werk het regelmatig bij.

Op GPS-locatie

1. Ga naar Klokbeperkingen

2. Scroll naar de kaart

3. Voer een adres in — er verschijnt een cirkel op de kaart

4. Medewerkers mogen alleen binnen deze cirkel klokken

Tip: De nauwkeurigheid is ongeveer 40 meter. Je kunt meerdere cirkels aanmaken voor verschillende locaties.

7. Kiosk aanmaken en gebruiken

Kiosk aanmaken

1. Klik in de linkerkolom op Urenregistratie

2. Klik op Kiosk in het dropdownmenu

3. Klik op + Kiosk

4. Geef de Kiosk een naam

5. Selecteer eventueel een afdeling of team

6. Klik op Opslaan

Kiosk openen

1. Open een laptop of tablet

2. Kopieer of klik op de Kiosk-link

3. Open de link in je browser

4. Log in met je account-ID en Kioskcode

Klokken via de Kiosk

1. Klik op de groene knop om de medewerkerlijst te openen

2. Klik op je naam

3. Voer je persoonlijke Kiosk-pincode in

Kiosk-pincode terugvinden

Via webbrowser:

1. Open Shiftbase

2. Klik op je profiel-icoon

3. Klik op Mijn login

4. Klik op het oogje bij de Kiosk-pincode om deze te bekijken

Via de mobiele app:

1. Open de Shiftbase-app

2. Klik onderaan op Meer

3. Klik op Kiosk-pincode

8. Veelgestelde vragen

Moet ik 'Kopieer rooster naar urenregistratie' uitschakelen als ik klok? Ja, anders worden zowel de geklokte als de ingeplande uren geregistreerd, wat dubbele registraties oplevert.

Wat gebeurt er als een medewerker vergeet uit te klokken? Bij automatisch uitklokken wordt de medewerker na de ingestelde tijdsduur automatisch uitgeklokt. Er worden dan geen gewerkte uren geregistreerd. Je kunt ook een melding instellen om dit op te vangen.

Kan ik klokken beperken tot een specifieke locatie? Ja, via klokbeperkingen kun je klokken beperken op basis van IP-adres of GPS-locatie.

Waar vind ik mijn Kiosk-pincode? Via de webbrowser: klik op je profiel-icoon → Mijn login → oogje bij Kiosk-pincode. Via de app: Meer → Kiosk-pincode.

Kan ik meerdere Kiosken aanmaken? Ja, je kunt meerdere Kiosken aanmaken, bijvoorbeeld voor verschillende locaties of afdelingen.

Samenvatting

• Open de klokinstellingen via Tandwiel → Urenregistratie → Klokken

• Schakel 'Kopieer rooster naar urenregistratie' uit als je klokken gebruikt

• Stel afrondingen in voor in- en uitkloktijden om de registratie te stroomlijnen

• Beperk het klokken tot een locatie via IP-adres of GPS

• Maak een Kiosk aan via Urenregistratie → Kiosk → + Kiosk

• Adviseer medewerkers om hun Kiosk-pincode terug te vinden via hun profiel

1. Inleiding

In deze les leer je welke meldingen je kunt instellen om het klokproces te controleren. Zowel leidinggevenden als medewerkers kunnen meldingen ontvangen om fouten in de urenregistratie te voorkomen.

2. Meldingen voor leidinggevenden

Als leidinggevende kun je meldingen instellen die helpen bij het controleren van het klokproces.

1. Klik rechtsboven op het tandwiel-icoon

2. Klik in de linkerkolom op Urenregistratie

3. Klik op het tabblad Berichtgevingen

Aan de rechterkant zie je een lijst met mogelijke meldingen. Voor het klokken zijn de volgende meldingen relevant:

Automatisch uitklokken

Medewerkers worden automatisch uitgeklokt na een ingestelde tijdsduur (standaard: 14 uur na inklokken). De eindtijd wordt dan gelijk aan de starttijd en er worden geen uren geregistreerd.

Je kunt instellen dat een bepaalde rechtengroep hierover een melding ontvangt, zodat de eindtijd handmatig kan worden aangepast.

Vergeten in te klokken

Deze melding geeft aan welke medewerkers vergeten zijn om op tijd in te klokken. Hiermee kun je medewerkers herinneren alsnog in te klokken.

Let op: Stel deze melding niet in voor de rechtengroep 'medewerker', anders ontvangen medewerkers meldingen over elkaar.

Vergeten uit te klokken

Deze melding geldt voor medewerkers die vergeten zijn uit te klokken.

Let op: Activeer deze melding ook niet voor de rechtengroep 'medewerker'. Overweeg daarnaast of je deze melding nodig hebt als er vaak wordt overgewerkt, om overbodige meldingen te voorkomen. Let op: Deze berichtgevingen zijn uitsluitend bedoeld voor leidinggevend personeel.

3. Meldingen voor medewerkers

Medewerkers kunnen zelf meldingen instellen, zoals herinneringen om in of uit te klokken. Dit helpt om het klokken correct en tijdig uit te voeren.

Meldingen instellen

1. Log in op je Shiftbase-account via een webbrowser

2. Klik rechtsboven op je profielfoto

3. Klik op Berichtgevingen

Je ziet nu de volgende meldingen:

• Roosternotificatie — herinnering voor aanvang van een dienst

• Inklokherinnering — melding voor het inklokken

• Uitklokherinnering — melding voor het uitklokken

Medewerkers kunnen per melding aangeven of ze deze via e-mail of als pushnotificatie willen ontvangen.

Let op: Werken medewerkers vaak langer dan gepland? Dan kan de uitklokherinnering overbodig zijn. Let op: Deze meldingen zijn persoonlijke voorkeuren en kunnen alleen door de medewerker zelf worden ingesteld. Als leidinggevende kun je ze niet afdwingen. Tip: Informeer medewerkers over deze meldingen zodat ze zelf kunnen instellen wat voor hen handig is.

4. Veelgestelde vragen

Kan ik als leidinggevende de meldingen van medewerkers instellen? Nee, de meldingen voor medewerkers zijn persoonlijke voorkeuren. Medewerkers moeten deze zelf instellen via hun profiel.

Waarom moet ik klokmeldingen niet instellen voor de rechtengroep 'medewerker'? Omdat medewerkers dan meldingen ontvangen over elkaars klokstatus. De meldingen 'vergeten in/uit te klokken' zijn bedoeld voor leidinggevenden.

Wat gebeurt er bij automatisch uitklokken? De medewerker wordt uitgeklokt na de ingestelde tijd. De eindtijd wordt gelijk aan de starttijd en er worden geen uren geregistreerd. Een leidinggevende kan de eindtijd handmatig aanpassen.

Kunnen medewerkers kiezen hoe ze meldingen ontvangen? Ja, medewerkers kunnen per melding kiezen tussen e-mail of pushnotificatie.

Samenvatting

• Stel klokmeldingen in via Tandwiel → Urenregistratie → Berichtgevingen

• Relevante meldingen voor leidinggevenden: automatisch uitklokken, vergeten in te klokken en vergeten uit te klokken

• Stel klokmeldingen niet in voor de rechtengroep 'medewerker' — deze zijn bedoeld voor leidinggevenden

• Medewerkers stellen hun eigen herinneringen in via profielfoto → Berichtgevingen

• Informeer medewerkers over de beschikbare meldingen zodat ze deze zelf kunnen activeren

1. Inleiding

In deze les leer je hoe je gewerkte uren controleert, wijzigt, goedkeurt en handmatig toevoegt in de urenregistratie. Ook leer je hoe je dagen opent en sluit om wijzigingen te beperken.

2. Gewerkte uren controleren

1. Klik bovenaan op de module Urenregistratie

Bij elke medewerker kun je twee regels verwachten:

• Werkregel — hierin worden de daadwerkelijke uren geregistreerd. Rode puntjes geven aan dat er een afwijking is ten opzichte van het rooster

• Roosterregel — de regel met de blauwe tekst 'Ingeroosterd' laat zien wat je voor de medewerker hebt ingepland in het rooster

Tip: Controleer altijd de rode puntjes in de werkregel, deze wijzen op afwijkingen die aandacht nodig hebben.

3. Gewerkte uren wijzigen

1. Selecteer de juiste datum

2. Zoek de medewerker

3. Wijzig de registratie direct in de werkregel

Tip: Voor een uitgebreid overzicht klik je aan het einde van de werkregel op het potlood-icoon. Er wordt een venster geopend waar je gedetailleerde wijzigingen kunt maken.

4. Gewerkte uren goedkeuren of afkeuren

Nadat je de gewerkte uren hebt gecontroleerd en aangepast, kun je de uren goedkeuren of afkeuren.

Per medewerker

1. Klik aan het einde van de werkregel op de drie puntjes

2. Kies Goedkeuren of Afkeuren

In bulk goedkeuren

1. Klik bovenin de urenregistratie op de blauwe knop + Goedkeuren

2. Alle gewerkte uren die nog niet zijn goedgekeurd worden in één keer goedgekeurd

In de week- of maandweergave kun je bovenaan de dagen selecteren die je wilt goedkeuren en vervolgens op + Goedkeuren klikken.

Tip: Heb je uren al goedgekeurd of afgekeurd? Je kunt de status alsnog omzetten door op het groene vinkje aan het einde van de werkregel te klikken.

5. Gewerkte uren handmatig toevoegen

1. Klik in de urenregistratie rechtsboven op de knop + Gewerkte uren toevoegen

2. Er opent een venster waarin je de gewerkte uren kunt invoeren

3. Kies een medewerker

4. Kies een dienst

5. Specificeer de tijden

6. Noteer een pauze

7. Voer optioneel een notitie in

8. Klik op Opslaan

6. Dagen openen en sluiten

Na het controleren en goedkeuren van uren is het verstandig om de dagen te 'sluiten'. Hiermee voorkom je dat er nog verdere aanpassingen kunnen worden gedaan. Je kunt dagen later opnieuw openen indien nodig.

1. Klik bovenaan op de module Urenregistratie

2. Klik rechtsboven op de knop Acties

3. Klik in het dropdownmenu op Open / sluit dagen

4. Klik per dag op de blokjes om dagen te sluiten of te openen

Kleurstatus:

• Rood — open, er kunnen nog wijzigingen gemaakt worden

• Groen — gesloten, er kunnen geen wijzigingen gemaakt worden

• Oranje — onbeslist, er zijn nog registraties die goed- of afgekeurd moeten worden

Tip: Wil je meerdere dagen, een week of een hele maand tegelijk openen of sluiten? Wijzig dan eerst de weergave naar week of maand en volg dezelfde stappen.

7. Veelgestelde vragen

Wat betekenen de rode puntjes in de werkregel? Deze geven aan dat er een afwijking is tussen de gewerkte uren en het rooster. Controleer deze registraties en pas ze aan indien nodig.

Kan ik de status van goedgekeurde uren nog wijzigen? Ja, klik op het groene vinkje aan het einde van de werkregel om de status om te zetten.

Wat is het verschil tussen de werkregel en de roosterregel? De werkregel bevat de daadwerkelijke gewerkte uren. De roosterregel toont wat er voor de medewerker is ingepland in het rooster.

Waarom zou ik dagen sluiten? Door dagen te sluiten voorkom je dat er nog wijzigingen aan de urenregistratie worden gemaakt. Dit is verstandig nadat je uren hebt gecontroleerd en goedgekeurd.

Kan ik gewerkte uren in bulk goedkeuren? Ja, via de blauwe knop '+ Goedkeuren' bovenin de urenregistratie. In de week- of maandweergave kun je specifieke dagen selecteren om in één keer goed te keuren.

Samenvatting

• Controleer gewerkte uren in de werkregel en let op rode puntjes (afwijkingen)

• Wijzig uren direct in de werkregel of via het potlood-icoon voor een gedetailleerd overzicht

• Keur uren goed per medewerker via de drie puntjes of in bulk via + Goedkeuren

• Voeg handmatig uren toe via + Gewerkte uren toevoegen rechtsboven

• Sluit dagen af via Acties → Open / sluit dagen om verdere wijzigingen te voorkomen

1. Inleiding

In deze les leer je hoe je filters en weergaves gebruikt in de urenregistratie, zodat je snel de juiste gegevens kunt inzien en efficiënter kunt werken.

2. Weergave kiezen

1. Klik bovenaan op de module Urenregistratie

2. Klik linksboven om te wisselen tussen weergaves

Je hebt de keuze uit drie weergaves:

• Dag — voor het dagoverzicht van de urenregistratie

• Week — voor het weekoverzicht (maandag tot zondag)

• Maand — voor het maandoverzicht (één kalendermaand)

Daarnaast kun je wisselen tussen de medewerkerweergave en de teamweergave. Je kunt op elk moment wisselen tussen deze weergaves.

3. Filteren op afdeling

Heb je meerdere afdelingen? Dan kun je deze zichtbaar of onzichtbaar maken in de urenregistratie.

1. Klik rechtsboven in de urenregistratie op de knop Afdeling

2. Selecteer één of meerdere afdelingen die je wilt bekijken

4. Filters gebruiken

Naast de weergave en afdeling kun je aanvullende filters instellen om je overzicht verder te verfijnen.

1. Klik rechtsboven op de knop Filter

2. Bepaal welke filters je aan of uit wilt zetten

Let op: Het filter 'Toon alleen conflicten' gebruik je uitsluitend om fouten in je urenregistratie op te sporen. Zet dit filter weer uit nadat je de fouten hebt gevonden. Als er geen fouten zijn, lijkt het alsof er geen gewerkte uren zijn geregistreerd.

5. Veelgestelde vragen

Kan ik meerdere afdelingen tegelijk bekijken? Ja, via de knop 'Afdeling' kun je één of meerdere afdelingen selecteren die je tegelijk wilt inzien.

Waarom zie ik geen gewerkte uren terwijl die er wel zijn? Controleer of het filter 'Toon alleen conflicten' aanstaat. Dit filter toont alleen afwijkingen. Zijn er geen conflicten, dan lijkt het alsof er geen uren zijn geregistreerd. Zet het filter uit om alle uren te zien.

Kan ik mijn filterinstellingen opslaan? De filterinstellingen worden onthouden tijdens je sessie. Bij een nieuw bezoek moet je de filters opnieuw instellen.

Samenvatting

• Wissel tussen dag-, week- of maandweergave linksboven in de urenregistratie

• Gebruik de knop Afdeling om te filteren op specifieke afdelingen

• Verfijn je overzicht met de knop Filter rechtsboven

• Gebruik het filter 'Toon alleen conflicten' alleen tijdelijk om fouten op te sporen

1. Inleiding

In deze les leer je hoe je rapportages uitdraait in Shiftbase, zodat je belangrijke inzichten kunt verkrijgen voor verloning, verlofbeheer en bedrijfsvoering.

2. Rapportage uitdraaien

1. Klik bovenaan op de module Rapportages

2. Klik aan de linkerkant op een categorie, bijvoorbeeld Urenregistratie

3. Klik op de rapportage die je wilt draaien, bijvoorbeeld Urenregistratie totalen

4. Specificeer de kolommen: Periode — selecteer de periode voor je rapportage Team — filter op bepaalde teams (ook van verschillende afdelingen) Medewerker — vraag gegevens op van een specifieke medewerker Contractafdeling — filter op de afdeling waar medewerkers op contract staan Contracttype — filter op specifieke contracttypes

5. Zet de gewenste kolommen aan of uit

6. Klik op Rapportage aanvragen

Er verschijnt een knop Bekijk waarmee je de rapportage direct binnen Shiftbase kunt bekijken. Je kunt de rapportage ook downloaden als .csv- of Excelbestand via de drie puntjes aan het einde van de regel.

Tip: Zet alle overbodige kolommen uit. Kolommen die je niet gebruikt zorgen alleen maar voor ruis in je rapportage.

3. Veelgebruikte rapportages

Hieronder staan rapportages die veel worden gebruikt en goed van pas komen bij de eerste verloning:

• Urenregistratie → Urenregistratie totalen — totaaloverzicht van gewerkte uren

• Urenregistratie → Urenregistratie gedetailleerd — gedetailleerd overzicht per dag

• Verlof → Aanvragen — overzicht van verlofaanvragen

• Payroll — overzicht voor salarisverwerking

Tip: Er zijn nog veel meer rapportages beschikbaar. Neem de tijd om deze te bekijken — wellicht zit er iets tussen dat ook voor jouw bedrijf relevant is.

4. Veelgestelde vragen

In welke formaten kan ik een rapportage downloaden? Je kunt rapportages downloaden als .csv- of Excelbestand via de drie puntjes aan het einde van de regel.

Kan ik rapportages filteren op meerdere teams tegelijk? Ja, bij het specificeren van de kolommen kun je meerdere teams selecteren, ook van verschillende afdelingen.

Welke rapportage gebruik ik voor de verloning? De rapportages 'Urenregistratie totalen' en 'Payroll' worden het meest gebruikt voor verloning.

Kan ik een rapportage opnieuw draaien met andere filters? Ja, je kunt de filters en kolommen aanpassen en de rapportage opnieuw aanvragen.

Samenvatting

• Draai rapportages via Rapportages → Categorie → Rapportage aanvragen

• Filter op periode, team, medewerker, contractafdeling of contracttype

• Zet overbodige kolommen uit om een overzichtelijke rapportage te krijgen

• Download rapportages als .csv of Excel via de drie puntjes

• Veelgebruikt voor verloning: Urenregistratie totalen, Urenregistratie gedetailleerd en Payroll

1. Inleiding

In deze les leer je hoe je rapportages markeert als favoriet en hoe je ze kunt inplannen. Zo hoef je niet telkens de filters en kolommen opnieuw in te stellen en haal je sneller consistente inzichten uit het systeem.

2. Rapportage markeren als favoriet

Als je je perfecte rapportage hebt gemaakt, kun je deze opslaan als favoriet zodat je deze later snel kunt terugvinden.

1. Draai de rapportage die je als favoriet wilt markeren

2. Klik op de drie puntjes aan het einde van de regel

3. Klik op Opslaan als favoriet

4. Geef je favoriete rapportage een naam

5. Klik op Opslaan

Tip: Favoriete rapportages kun je terugvinden in de linkerkolom. Je herkent ze aan het ster-icoontje.

3. Rapportage inplannen

Je kunt rapportages ook inplannen zodat ze automatisch worden gedraaid op het gewenste moment.

1. Draai de rapportage die je wilt inplannen

2. Klik op de drie puntjes aan het einde van de regel

3. Klik op Plan rapportage

4. Vul in wanneer je de rapportage aangeboden wilt krijgen

5. Klik op Opslaan

4. Geplande rapportages downloaden

Geplande rapportages worden automatisch gedraaid, maar je moet ze nog wel zelf downloaden uit Shiftbase.

1. Klik bovenaan op de module Rapportages

2. Klik in de linkerkolom op Geplande rapportages

3. Klik bij de juiste rapportage op de knop Bekijk

4. Download de rapportage of draai deze opnieuw met de gewenste aanpassingen

Let op: Geplande rapportages worden niet automatisch naar je gemaild. Je dient ze zelf op te halen via de bovenstaande stappen.

5. Veelgestelde vragen

Waar vind ik mijn favoriete rapportages terug? In de linkerkolom van de module Rapportages. Favorieten zijn herkenbaar aan het ster-icoontje.

Worden geplande rapportages automatisch gemaild? Nee, geplande rapportages worden automatisch gedraaid, maar je moet ze zelf downloaden via Geplande rapportages in de linkerkolom.

Kan ik een geplande rapportage achteraf nog aanpassen? Ja, via Geplande rapportages kun je de rapportage opnieuw draaien met aangepaste filters of kolommen.

Kan ik meerdere rapportages als favoriet opslaan? Ja, je kunt zoveel rapportages als favoriet opslaan als je wilt. Elke favoriet krijgt een eigen naam.

Samenvatting

• Sla rapportages op als favoriet via de drie puntjes → Opslaan als favoriet

• Vind favorieten terug in de linkerkolom aan het ster-icoontje

• Plan rapportages in via de drie puntjes → Plan rapportage

• Download geplande rapportages via Rapportages → Geplande rapportages → Bekijk

• Geplande rapportages worden automatisch gedraaid, maar moeten handmatig worden gedownload

Boek nu je Q&A sessie met een Onboarding Specialist!

Je kunt nu een afspraak maken voor al je openstaande vragen met een onboarding specialist. Zorg ervoor dat je zoveel mogelijk van de cursus al hebt doorlopen, zodat je gerichter vragen kunt stellen en we je optimaal kunnen helpen je account naar succes te brengen.

Tot snel!
Het Shiftbase Onboarding Team