Stechuhr

Eine Stechuhr, auch Stempeluhr oder Kontrolluhr genannt, hält fest, wann Mitarbeitende mit der Arbeit beginnen, Pause machen und gehen. Vorgeschrieben ist sie nicht. Vorgeschrieben ist seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21), dass Arbeitgeber die Arbeitszeit erfassen. Ob das eine Stechuhr an der Wand, eine App oder eine Liste übernimmt, entscheidet der Betrieb.

Wie funktioniert eine Stechuhr?

Das Prinzip ist bei allen Varianten gleich: Wer kommt oder geht, löst einen Zeitstempel aus, der dem Namen zugeordnet wird. Unterschiedlich ist, womit gestempelt wird und wie die Zeiten danach in die Lohnabrechnung kommen.

Die mechanische Stechuhr druckt Uhrzeit und Datum auf eine Stempelkarte, die jeder Mitarbeitende in einen Schlitz steckt. Am Monatsende rechnet jemand die Karten von Hand zusammen. Elektronische Stechuhren lesen stattdessen einen Chip, eine Karte oder eine PIN und speichern die Zeiten, viele auch mit Fingerabdruck. Die Daten müssen dann per Kabel, USB-Stick oder Netzwerk in eine Software.

Die dritte Variante kommt ohne eigenes Gerät aus. Mitarbeitende stempeln per App auf dem Smartphone oder an einem Tablet oder PC, auf dem ein Terminal im Browser läuft. Die Zeiten landen direkt im Zeiterfassungssystem, wo sie mit dem Dienstplan verglichen werden. Was die einzelnen Systeme kosten und können, vergleicht der Beitrag zur Zeiterfassung für Mitarbeiter.

Warum heißt es Stechuhr?

Der Name stammt aus der Zeit, bevor Fabrikarbeiter stempelten. Ab 1803 gab es Nachtwächteruhren, die die Uhrzeit auf eine Papierrolle übertrugen; spätere Kontrolluhren lösten den Zeitstempel mit dem Stich eines Dorns aus. Wer seinen Rundgang machte, „stach“ an jeder Station. In den Betrieben setzte sich die Stempeluhr gegen Ende des 19. Jahrhunderts durch: 1888 baute der Amerikaner Willard Bundy einen Key Recorder, und mehrere Hersteller solcher Zeitrecorder gingen später in dem Unternehmen auf, das seit 1924 IBM heißt. Im Deutschen sind Stechuhr und Stempeluhr bis heute dasselbe Gerät.

Ist eine Stechuhr Pflicht?

Eine Stechuhr als Gerät schreibt kein Gesetz vor. Pflicht ist die Arbeitszeiterfassung selbst: Der Europäische Gerichtshof hat 2019 entschieden, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber zu einem System zur Erfassung der Arbeitszeit verpflichten müssen; dieses Verfahren wird oft „Stechuhr-Urteil“ genannt (EuGH, C-55/18). Das Bundesarbeitsgericht leitet die Pflicht für Deutschland schon aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz ab.

Die Form hat das Gericht offengelassen. Das System muss Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit objektiv, verlässlich und zugänglich erfassen. Eine Stechuhr erfüllt das, eine App auch, eine gewissenhaft geführte Liste ebenfalls. Was im Einzelnen gilt, steht unter Arbeitszeiterfassung: Pflicht.

Ist der Weg zur Stechuhr Arbeitszeit?

Das hängt davon ab, wo die Stechuhr hängt und was vor dem Stempeln passiert. Der Weg von zu Hause zum Betrieb ist keine Arbeitszeit. Schreibt der Arbeitgeber aber Dienstkleidung vor, die im Betrieb angezogen werden muss, gehören das Umkleiden und der Weg von der Umkleide zum Arbeitsplatz zur bezahlten Arbeitszeit (BAG, 19. September 2012, 5 AZR 678/11). Hängt die Stechuhr hinter der Umkleide, fehlt diese Zeit in der Erfassung.

Für die Praxis heißt das: Die Stechuhr gehört an den Punkt, an dem die Arbeitszeit beginnt. In einer Klinik oder einer Großküche mit Dienstkleidung ist das der Eingang zur Umkleide, im Büro ohne Kleidervorschrift der Arbeitsplatz.

Welche Stechuhr passt zu einem Kleinbetrieb?

Für einen Betrieb mit wenigen Mitarbeitenden an einem Standort reicht oft ein Gerät, solange jemand die Zeiten regelmäßig auswertet. Sobald im Schichtdienst geplant wird, Aushilfen wechseln oder mehrere Filialen dazukommen, wird die Auswertung zum eigentlichen Aufwand: Plus- und Überstunden gegen den Dienstplan halten, vergessene Stempel nachtragen, Pausen prüfen.

Eine digitale Stechuhr nimmt diese Arbeit ab, weil die Zeiten gleich neben dem Dienstplan stehen. Wer trotzdem ein festes Gerät am Eingang möchte, kann ein Terminal nutzen, das an die Software angebunden ist.

Stechuhr mit Fingerabdruck: was der Datenschutz sagt

Viele elektronische Stechuhren bieten an, per Fingerabdruck zu stempeln, damit niemand für Kollegen stempelt. Fingerabdrücke sind biometrische Daten und nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt. Das Landesarbeitsgericht Berlin-Brandenburg hat entschieden, dass eine Zeiterfassung per Fingerabdruck in der Regel nicht erforderlich ist und ohne Einwilligung des Mitarbeitenden nicht eingesetzt werden darf; wer sich weigert, verletzt keine Pflicht (10 Sa 2130/19). Chip, PIN oder ein persönlicher Login erfüllen denselben Zweck ohne dieses Risiko.

Vergessen zu stempeln: was dann?

Vergessene Stempel sind der häufigste Fehler an jeder Stechuhr. Damit die Erfassung verlässlich bleibt, sollte ein Nachtrag nachvollziehbar sein: Der Mitarbeitende trägt die tatsächliche Zeit mit einem kurzen Grund nach, die Führungskraft gibt sie frei, und die ursprüngliche Lücke bleibt im System sichtbar. Wer Zeiten ohne Spur überschreibt, kann im Streit um Überstunden schlecht belegen, was wirklich gearbeitet wurde.

Was eine Stechuhr allein nicht erfasst

Eine klassische Stechuhr kennt nur Kommen und Gehen. Urlaub, Krankheitstage und Feiertage muss jemand gesondert eintragen, sonst stimmen Plus- und Minusstunden am Monatsende nicht. Systeme, die Zeiterfassung, Jahresurlaub und Krankmeldungen zusammenführen, rechnen diese Tage automatisch mit der geplanten Zeit ein. Auch Arbeitszeitbetrug wie das Stempeln für Kollegen lässt sich mit einer Karte schwer verhindern; mit persönlichem Login oder PIN wird er seltener.

Die Stechuhr in Shiftbase

In der Zeiterfassung von Shiftbase stempeln Mitarbeitende per App auf dem Smartphone oder am Desktop, oder am Kiosk, der im Browser auf einem PC oder Tablet läuft. Für Betriebe, die ein Gerät an der Wand wollen, ist eine digitale Stempeluhr verfügbar, die an Shiftbase angebunden wird. Die gestempelten Zeiten stehen direkt neben dem Dienstplan, und Plus- und Minusstunden laufen gegen die Vertragsstunden mit.