Eine Urlaubsgenehmigung ist die formale Zustimmung des Arbeitgebers, dass ein Mitarbeitender für einen bestimmten Zeitraum bezahlten Erholungsurlaub nehmen darf. Sie basiert auf einem gestellten Urlaubsantrag und ist nach §7 des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG) rechtlich geregelt. Ohne ausdrückliche Genehmigung darf kein Urlaub angetreten werden.
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Urlaub entsteht erst durch deine ausdrückliche Genehmigung als Arbeitgeber. Du musst Urlaubswünsche grundsätzlich berücksichtigen, kannst sie aber aus dringenden betrieblichen Gründen ablehnen. Ein klar geregelter, dokumentierter Prozess schützt dich rechtlich und schafft Vertrauen im Team.
Was bedeutet Urlaubsgenehmigung?
Eine Urlaubsgenehmigung ist deine formale Zustimmung als Arbeitgeber, dass ein Mitarbeitender für einen festgelegten Zeitraum Erholungsurlaub nehmen darf. Sie entsteht, nachdem ein Urlaubsantrag gestellt wurde, und ist der rechtlich bindende Akt, der die Abwesenheit absichert.
Erst mit deiner Genehmigung gilt der Urlaub als verbindlich gewährt. Das hat zwei wichtige Konsequenzen: Der Mitarbeitende ist von seiner Arbeitspflicht befreit, und du als Arbeitgeber bist zur Lohnfortzahlung verpflichtet.
Rechtliche Grundlage: §7 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG)
Die Urlaubsgenehmigung ist in §7 BUrlG geregelt. Die wichtigsten Punkte daraus:
- Urlaub ist zu gewähren, wenn keine dringenden betrieblichen Gründe dagegen sprechen.
- Urlaubswünsche der Mitarbeitenden haben Vorrang, sofern keine berechtigten betrieblichen oder kollegialen Interessen entgegenstehen.
- Du darfst Urlaub nicht grundlos oder willkürlich ablehnen.
- Zusätzliche Regelungen können sich aus dem Arbeitsvertrag, Tarifverträgen oder betrieblichen Vereinbarungen ergeben.
Wer darf Urlaub genehmigen?
Die Entscheidungsbefugnis liegt grundsätzlich bei dir als Arbeitgeber. In der Praxis wird sie häufig delegiert.
Zuständigkeiten in kleinen und großen Unternehmen
- Kleinbetriebe (bis ca. 20 Mitarbeitende): Oft entscheidet die Geschäftsführung direkt über Urlaubsanträge.
- Mittlere Unternehmen: Teamleitungen oder Abteilungsleiter übernehmen die erste Prüfung, HR hat den Gesamtüberblick über Urlaubsstände und Personalverfügbarkeit.
- Großunternehmen: HR-Abteilung koordiniert, Führungskräfte genehmigen innerhalb festgelegter Rahmenbedingungen.
Wichtig: Wer auch immer genehmigt, die Entscheidung muss klar nachvollziehbar und dokumentiert sein. Eine mündliche Genehmigung ohne Nachweis kann im Streitfall zum Problem werden.
Rolle des Betriebsrats bei der Urlaubsplanung
Gibt es in deinem Unternehmen einen Betriebsrat, hat dieser ein Mitbestimmungsrecht bei allgemeinen Urlaubsgrundsätzen und der Urlaubsplanung (§ 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG). Das bedeutet: Bei der Festlegung eines Urlaubsplans oder von Sperrzeiten muss der Betriebsrat einbezogen werden. Einzelne Urlaubsanträge werden davon in der Regel nicht berührt.
Urlaubsgenehmigung: Schritt-für-Schritt-Ablauf
Ein reibungsloser Prozess schützt dich rechtlich und schafft Planungssicherheit für dein Team.
Schritt 1: Urlaubsantrag stellen
Der Mitarbeitende stellt seinen Urlaubswunsch schriftlich oder digital. Er gibt dabei an:
- Gewünschten Zeitraum (Von/Bis)
- Anzahl der Urlaubstage
- Gegebenenfalls eine kurze Begründung (z. B. Schulferien, gebuchte Reise)
Empfehlung: Nutze ein digitales Tool wie Shiftbase, damit alle Anträge zentral und nachvollziehbar erfasst werden.
Schritt 2: Prüfung durch Führungskraft oder HR
Du prüfst folgende Punkte:
- Überschneidungen mit bereits genehmigtem Urlaub anderer Teammitglieder
- Betriebliche Engpässe oder kritische Fristen im angefragten Zeitraum
- Verbleibender Urlaubsanspruch des Mitarbeitenden
- Einhaltung des gesetzlichen Mindesturlaubs (24 Werktage nach BUrlG, bei 6-Tage-Woche)
Schritt 3: Entscheidung und Rückmeldung
- Genehmigung: Teile dem Mitarbeitenden die Entscheidung verbindlich mit. Idealerweise per Klick im System oder kurzer schriftlicher Bestätigung.
- Ablehnung: Erkläre die Gründe transparent und schlage wenn möglich Alternativzeiträume vor. Dokumentiere die Ablehnung schriftlich.
Reagiere zeitnah, in der Regel innerhalb von 5 bis 7 Werktagen. Je früher du antwortest, desto besser können deine Mitarbeitenden planen.
Schritt 4: Dokumentation und Personalplanung
- Aktualisiere die Personalplanung und den Schichtplan automatisch.
- Stelle sicher, dass Vertretungen geregelt sind.
- Archiviere die Genehmigung digital für spätere Prüfungen oder Abrechnung.
Wie lange darf eine Urlaubsgenehmigung dauern?
Eine gesetzliche Frist für die Bearbeitungszeit von Urlaubsanträgen gibt es im BUrlG nicht. Maßgeblich sind betriebliche Vereinbarungen, Arbeitsverträge oder Tarifverträge.
--> Faustregeln aus der Praxis:
- Kurzfristige Anträge (1 bis 3 Tage): Rückmeldung möglichst innerhalb von 1 bis 2 Werktagen.
- Langfristige Urlaubsanträge (ab 1 Woche): Rückmeldung innerhalb von 5 bis 7 Werktagen.
Reagierst du als Arbeitgeber nicht innerhalb einer angemessenen Frist, kann der Mitarbeitende unter Umständen von einer stillschweigenden Genehmigung ausgehen, wenn keine betrieblichen Gründe erkennbar dagegen sprechen. Um dieses Risiko zu vermeiden, lohnt es sich, interne Bearbeitungsfristen klar zu regeln und schriftlich festzuhalten.
Darf der Arbeitgeber Urlaub ablehnen?
Ja, aber nur unter bestimmten Voraussetzungen.
Zulässige Ablehnungsgründe
Nach §7 BUrlG sind folgende Gründe anerkannt:
- Dringende betriebliche Gründe: Personalengpässe, wichtige Projekte, Hochsaison oder unaufschiebbarer Betriebsbedarf.
- Vorrangige Urlaubswünsche anderer Mitarbeitender: Wer zuerst fragt oder soziale Gründe hat (z. B. schulpflichtige Kinder in den Schulferien), hat häufig Vorrang.
- Bereits festgelegte Betriebsferien oder Sperrzeiten (müssen vorher klar kommuniziert und ggf. mit dem Betriebsrat abgestimmt sein).
Nicht zulässig: willkürliche Ablehnung, Ablehnung aus persönlichen Vorbehalten oder ohne nachvollziehbaren Grund.
So formulierst du eine rechtssichere Ablehnung
Eine Ablehnung sollte folgende Elemente enthalten:
- Bezug auf den Antrag (Zeitraum, Name des Mitarbeitenden)
- Konkreter betrieblicher Ablehnungsgrund
- Angebot eines alternativen Urlaubszeitraums (wenn möglich)
- Datum und Unterschrift / digitale Bestätigung
Urlaubsgenehmigung per E-Mail: Was ist zu beachten?
Viele Unternehmen wickeln Urlaubsanträge noch per E-Mail ab. Das ist grundsätzlich rechtlich zulässig, birgt aber praktische Risiken:
- E-Mails gehen unter, werden übersehen oder nicht dokumentiert.
- Der Überblick über Urlaubsstände fehlt ohne zentrales System.
- Vertretungsregelungen sind schwer koordinierbar.
Empfehlung: Nutze statt E-Mail ein digitales Abwesenheitsmanagement, das Anträge, Genehmigungen und Urlaubsstände automatisch verwaltet. Das spart Zeit und schützt dich rechtlich durch lückenlose Dokumentation.
Rechtliche Sonderfälle bei der Urlaubsgenehmigung
Urlaub und Krankheit: Was gilt?
Erkrankt ein Mitarbeitender vor oder während des Urlaubs, dürfen die krankheitsbedingten Fehltage nicht auf den Jahresurlaub angerechnet werden. Voraussetzung ist eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU), die rechtzeitig vorgelegt wird.
Praxishinweis: Der ausgefallene Urlaub wird zu einem späteren Zeitpunkt neu geplant und gewährt.
Rückruf aus dem Urlaub
Ein Rückruf aus dem bereits genehmigten Urlaub ist nur in absoluten Ausnahmesituationen rechtlich vertretbar, etwa bei einem existenzbedrohenden Betriebsnotfall. Du trägst dann alle Mehrkosten (Stornogebühren, Reisekosten) des Mitarbeitenden. Plane diesen Schritt immer mit rechtlicher Beratung.
Urlaub ohne Genehmigung (Selbstbeurlaubung)
Tritt ein Mitarbeitender eigenmächtig Urlaub an, ohne eine ausdrückliche Genehmigung erhalten zu haben, liegt eine Selbstbeurlaubung vor. Das ist ein erheblicher Pflichtverstoß und kann eine Abmahnung oder im Wiederholungsfall eine Kündigung rechtfertigen.
Tipp: Kläre solche Fälle zunächst im persönlichen Gespräch. Oft liegt ein Missverständnis im Genehmigungsprozess vor.
Urlaubsverfall und Übertragung
Nicht genommener Jahresurlaub verfällt grundsätzlich am 31. Dezember. Eine Übertragung ins Folgejahr bis zum 31. März ist nur bei triftigen Gründen möglich, etwa bei Krankheit oder dringenden betrieblichen Erfordernissen.
Laut aktueller Rechtsprechung von EuGH und BAG bist du als Arbeitgeber verpflichtet, Mitarbeitende aktiv und rechtzeitig auf den bevorstehenden Urlaubsverfall hinzuweisen. Tust du das nicht, verfällt der Urlaubsanspruch nicht, sondern bleibt bestehen, mit entsprechenden Folgekosten.
Resturlaub bei Kündigung
Bei einer Kündigung hat der Mitarbeitende Anspruch auf Abgeltung von noch nicht genommenem Resturlaub. Das heißt: Entweder wird der Urlaub noch gewährt, oder er wird ausgezahlt (Urlaubsabgeltung). Die Berechnung basiert auf dem durchschnittlichen Bruttoverdienst der letzten 13 Wochen.
Urlaubsgenehmigung digital verwalten mit Shiftbase
Wer Urlaubsanträge noch per E-Mail oder Zettel verwaltet, verliert schnell den Überblick. Mit Shiftbase kannst du:
- Urlaubsanträge digital empfangen, prüfen und mit einem Klick genehmigen oder ablehnen.
- Urlaubsstände in Echtzeit einsehen, für alle Mitarbeitenden.
- Die Personalplanung und den Dienstplan automatisch aktualisieren lassen.
- Alle Genehmigungen lückenlos dokumentieren und jederzeit abrufen.
- Fristen und Urlaubsverfall automatisch im Blick behalten.
Das Ergebnis: Weniger Verwaltungsaufwand, mehr Rechtssicherheit, und ein Team, das Planungssicherheit hat. Jetzt 14 Tage kostenlos testen oder Demo buchen.
Weißt du auf Anhieb, wie viele Urlaubstage ein Mitarbeitender bei Teilzeit, Eintritt im Laufe des Jahres oder nach Kündigung noch hat? Mit diesem Rechner ermittelst du den genauen Urlaubsanspruch in Sekunden, ganz ohne mühsames Nachrechnen.
Häufig gestellte Fragen
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Ja, aber nur aus zulässigen Gründen. Dringende betriebliche Erfordernisse wie Personalengpässe, wichtige Deadlines oder bereits genehmigte Urlaube anderer Kolleginnen und Kollegen können eine Ablehnung rechtfertigen. Eine willkürliche oder unbegründete Ablehnung ist nicht zulässig. Die Ablehnung sollte schriftlich erfolgen und einen alternativen Urlaubszeitraum enthalten.
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Eine gesetzlich festgelegte Frist gibt es nicht. Die Bearbeitung sollte jedoch zeitnah erfolgen, in der Praxis innerhalb von 5 bis 7 Werktagen. Wenn du als Arbeitgeber unangemessen lange nicht reagierst, kann der Mitarbeitende in bestimmten Fällen von einer stillschweigenden Genehmigung ausgehen. Klare interne Regelungen zur Bearbeitungszeit helfen, solche Konflikte zu vermeiden.
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Das wird als Selbstbeurlaubung bezeichnet und ist ein erheblicher Pflichtverstoß. Du kannst als Arbeitgeber eine Abmahnung aussprechen. Im Wiederholungsfall oder bei besonders schwerwiegendem Verstoß kann sogar eine Kündigung in Betracht kommen. Empfehlenswert ist aber zunächst immer ein klärendes Gespräch, da häufig Missverständnisse im Genehmigungsprozess die Ursache sind.
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Urlaub verfällt grundsätzlich am 31. Dezember des laufenden Jahres. Wenn du als Arbeitgeber jedoch deiner gesetzlichen Hinweispflicht nicht nachgekommen bist, also die Mitarbeitenden nicht aktiv und rechtzeitig auf den bevorstehenden Urlaubsverfall hingewiesen hast, bleibt der Anspruch bestehen. Das hat der EuGH und das BAG in aktueller Rechtsprechung klar entschieden. Nutze ein digitales System, das Urlaubsstände und Verfallsdaten automatisch überwacht.
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Eine gesetzliche Pflicht zur Schriftform gibt es nicht. Aus Beweisgründen ist eine schriftliche oder digitale Dokumentation jedoch dringend empfehlenswert. Eine mündliche Genehmigung kann im Streitfall schwer nachzuweisen sein. Digitale Tools wie Shiftbase ermöglichen eine rechtssichere, automatisch archivierte Genehmigung per Klick.
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Bei Kündigung hast du zwei Optionen: Du gewährst den Resturlaub vor dem letzten Arbeitstag, oder du zahlst ihn als Urlaubsabgeltung aus. Die Berechnung basiert auf dem durchschnittlichen Bruttoverdienst der letzten 13 Wochen vor Urlaubsbeginn. Für das Austrittsjahr gilt ein anteiliger Anspruch, sofern das Beschäftigungsverhältnis kürzer als 6 Monate bestanden hat.
