Urlaubsgenehmigung richtig managen: Tipps für Unternehmen

Was bedeutet Urlaubsgenehmigung?

Die Urlaubsgenehmigung ist Ihre formale Zustimmung als Arbeitgeber, dass eine Mitarbeitender für einen bestimmten Zeitraum Erholungsurlaub nehmen darf. Sie basiert auf einem vorher gestellten Urlaubsantrag und unterliegt klaren arbeitsrechtlichen Vorgaben – insbesondere nach dem §7 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG).

In der Praxis bedeutet das: Mitarbeitende äußern einen Urlaubswunsch, und Sie als Arbeitgeber prüfen, ob diesem Wunsch entsprochen werden kann. Erst wenn Sie den Urlaub ausdrücklich genehmigen, entsteht ein verbindlicher Anspruch auf die Abwesenheit – sowohl im Sinne der Lohnfortzahlung als auch der Arbeitspflichtbefreiung.

Dabei gilt:

• Ohne Ihre Genehmigung darf der Urlaub nicht angetreten werden – selbst wenn der Urlaubswunsch frühzeitig oder wiederholt geäußert wurde.

• Umgekehrt dürfen Sie den Urlaub nicht grundlos verweigern. Nur dringende betriebliche Gründe oder bereits genehmigter Urlaub anderer Kollegschaften können eine Ablehnung rechtfertigen.

Die Urlaubsgenehmigung ist also keine bloße Formsache. Sie ist ein rechtlich wirksamer Verwaltungsakt, der nicht nur dem Schutz der Arbeitnehmenden dient, sondern auch Ihren betrieblichen Ablauf absichert – wenn Sie ihn klar und professionell gestalten.

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Wer genehmigt den Urlaub – und auf welcher Grundlage?

Die Urlaubsgenehmigung liegt grundsätzlich in Ihrer Verantwortung als Arbeitgeber. In der Praxis wird sie oft an Führungskräfte, Teamleitungen oder die Personalabteilung delegiert. Entscheidend ist, dass der Prozess klar geregelt ist – und sich an den geltenden arbeitsrechtlichen Vorgaben orientiert.

Wer darf den Urlaub genehmigen?

• Kleine Unternehmen: Hier entscheidet oft die Geschäftsführung direkt.

• Mittlere und größere Unternehmen: In der Regel übernimmt die jeweilige Führungskraft die erste Prüfung, HR gibt den finalen Überblick über Personalverfügbarkeit und Urlaubsstände.

• Mit Betriebsrat: Wenn ein Betriebsrat existiert, ist dieser anzuhören, wenn es um generelle Urlaubsgrundsätze geht (nicht bei jedem einzelnen Antrag).

Wichtig ist: Mitarbeitende können Urlaub nicht selbstständig nehmen. Nur eine klar erteilte Genehmigung – idealerweise schriftlich oder digital dokumentiert – macht den Urlaub rechtswirksam.

Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert die Urlaubsgenehmigung?

Die wichtigsten Säulen sind:

§7 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG)

• Urlaub ist zu gewähren, wenn keine dringenden betrieblichen Gründe dagegensprechen.

• Urlaubswünsche der Mitarbeitenden haben Vorrang, soweit keine Konflikte mit anderen Interessen bestehen.

Arbeitsvertragliche Regelungen

• Manche Verträge enthalten zusätzliche Vorgaben zur Urlaubsplanung, Sperrzeiten oder zum Genehmigungsweg.

Betriebliche Übung oder Urlaubsrichtlinien

• Gibt es eine etablierte Praxis (z. B. „Urlaubsanträge müssen 4 Wochen im Voraus eingereicht werden“), entsteht oft eine Verbindlichkeit durch betriebliche Übung.

Tarifverträge (sofern zutreffend)

• In tarifgebundenen Unternehmen können ergänzende oder abweichende Urlaubsregelungen gelten.

Was bedeutet das für Ihren Unternehmensalltag?

• Legen Sie intern fest, wer Urlaub genehmigen darf. Machen Sie den Entscheidungsweg für alle Beteiligten transparent.

• Sorgen Sie für Vertretungsregelungen, wenn die genehmigende Person im Urlaub oder krank ist.

• Standardisieren Sie den Ablauf – idealerweise mit einem digitalen Tool wie Shiftbase, das automatische Zuständigkeiten und Vertretungsfreigaben unterstützt.

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Rechte und Pflichten: Was sagt das Arbeitsrecht?

Das Arbeitsrecht, insbesondere das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG), regelt klar, wie mit Urlaubswünschen umzugehen ist. Für Sie als Arbeitgeber bedeutet das vor allem: Sie haben nicht nur das Recht, sondern auch die Pflicht, den Urlaubsanspruch Ihrer Mitarbeitenden ordentlich zu verwalten und zu gewähren.

Die wichtigsten Regelungen aus §7 BUrlG:

• Urlaub ist grundsätzlich zu gewähren, wenn keine dringenden betrieblichen Gründe dagegen sprechen.
  Das heißt: Wenn ein Urlaubsantrag vorliegt, müssen Sie ihn genehmigen – es sei denn, wichtige betriebliche Interessen (z. B. Personalengpässe, Projektfristen) oder vorrangige Urlaubswünsche anderer Mitarbeitender machen das unmöglich.

• Urlaubswünsche müssen berücksichtigt werden.
  Mitarbeitende haben das Recht, Zeitpunkt und Dauer ihres Urlaubs zu wünschen. Diese Wünsche sind ernsthaft zu prüfen. Sie dürfen nicht willkürlich oder bevorzugend ablehnen.

• Der Jahresurlaub muss im laufenden Kalenderjahr genommen werden.
  Nur wenn dringende Gründe oder persönliche Gründe (z. B. Krankheit) vorliegen, darf der Urlaub auf das Folgejahr übertragen werden – und verfällt spätestens am 31. März.

• Urlaub darf nicht einseitig angeordnet oder gestrichen werden.
  Einseitige Anordnungen („Zwangsurlaub“) oder nachträgliche Stornierungen bereits genehmigten Urlaubs sind rechtlich heikel und meist nur in extremen Ausnahmefällen (z. B. unvorhersehbare Krisen) möglich – und auch dann nur mit rechtlicher Absicherung.

• Urlaubsgewährung ist eine Bringschuld des Arbeitgebers.
  Wenn Sie versäumen, rechtzeitig auf Urlaubsansprüche hinzuweisen oder Urlaubsanträge zu bearbeiten, kann das dazu führen, dass Urlaub nicht verfällt, sondern weiterbesteht – mit allen finanziellen Folgen.

Was bedeutet das konkret für Ihren HR-Alltag?

• Definieren Sie klare Urlaubsrichtlinien und kommunizieren Sie diese transparent im Team.

• Reagieren Sie zeitnah auf Urlaubsanträge, idealerweise innerhalb weniger Tage.

• Dokumentieren Sie Genehmigungen immer schriftlich – am besten digital.

• Vermeiden Sie Benachteiligungen oder bevorzugte Behandlung – das kann zu arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen führen.

Beispiel: Ein Teammitglied stellt einen Urlaubsantrag für den Juli – mitten in Ihrer Hochsaison. Können Sie nachweisen, dass eine Besetzungslücke entstehen würde und andere bereits genehmigte Urlaube bestehen, dürfen Sie ablehnen. Aber: Sie sollten Alternativen vorschlagen und transparente Gründe kommunizieren, um Konflikte zu vermeiden.

Wie lange muss man auf Urlaubsgenehmigung warten?

Wie lange ein Arbeitnehmer auf die Genehmigung seines Urlaubsantrags warten muss, hängt von den internen Prozessen im Unternehmen und der betrieblichen Organisation ab. In der Regel sollte der Arbeitgeber den Urlaubsantrag zeitnah prüfen und den Arbeitnehmer innerhalb einer angemessenen Frist darüber informieren, ob der Urlaub gewährt werden kann. Oftmals ist in betrieblichen Vereinbarungen oder im Arbeitsvertrag festgelegt, innerhalb welcher Frist der Arbeitgeber auf den Urlaubsantrag reagieren muss.

Eine schnelle Bearbeitung des Urlaubsantrags ist sowohl im Interesse des Arbeitnehmers, der seine Urlaubszeit planen möchte, als auch im Interesse des Arbeitgebers, um eine rechtzeitige Personalplanung sicherzustellen. Sollte der Arbeitgeber nicht rechtzeitig reagieren, kann der Arbeitnehmer davon ausgehen, dass sein Antrag als genehmigt gilt, sofern keine dringenden betrieblichen Gründe dagegen sprechen. Es empfiehlt sich für Arbeitgeber, klare Regelungen zum Ablauf und zur Frist der Urlaubsantragsbearbeitung festzulegen, um Missverständnisse und Konflikte zu vermeiden.

Wie läuft eine Urlaubsgenehmigung im Unternehmen konkret ab? Beispiele

Eine reibungslose Urlaubsgenehmigung beginnt mit einem klaren Ablauf und endet idealerweise mit einem zufriedenen Team und funktionierendem Betrieb. Als Arbeitgeber liegt es an Ihnen, einen transparenten, fairen und rechtssicheren Prozess sicherzustellen.

Hier der typische Ablauf einer Urlaubsgenehmigung in der Praxis:

1️⃣ Urlaubsantrag durch Mitarbeitende

• Der Antrag wird schriftlich oder digital gestellt – am besten über ein Tool wie Shiftbase, um Übersicht und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

• Dabei geben Mitarbeitende den gewünschten Zeitraum und ggf. eine Begründung (z. B. Schulferien, Familienreise) an.

2️⃣ Prüfung durch die zuständige Führungskraft oder HR

Sie prüfen:

• Gibt es bereits genehmigten Urlaub anderer Kolleg*innen?

• Gibt es dringende betriebliche Gründe, die den Urlaub verhindern könnten (z. B. Projektfristen, Unterbesetzung)?

• Wird der gesetzliche Mindesturlaub gewahrt?

3️⃣ Entscheidung und Rückmeldung

• Wird der Antrag genehmigt, informieren Sie die Mitarbeitenden verbindlich und zeitnah – idealerweise mit kurzer Notiz oder Klick im System.

• Im Fall einer Ablehnung ist eine schriftliche Begründung sinnvoll – dies schafft Vertrauen und Transparenz.

4️⃣ Dokumentation

• Genehmigte Urlaube müssen eindeutig dokumentiert sein – am besten digital archiviert.

• Achten Sie darauf, dass die Personalplanung automatisch aktualisiert wird.

Welche rechtlichen Sonderfälle beim Urlaub sollten Arbeitgeber kennen?

Im regulären Alltag läuft die Urlaubsplanung oft reibungslos. Doch es gibt immer wieder Sonderfälle, bei denen arbeitsrechtliches Wissen gefragt ist. Als Arbeitgeber tragen Sie hier nicht nur organisatorische Verantwortung, sondern auch rechtliche Pflichten, um korrekt zu handeln – ohne den Betriebsablauf zu gefährden.

Urlaub während der Krankheit 🤒

Wenn Mitarbeitende vor oder während des Urlaubs krank werden, dürfen diese Tage nicht auf den Jahresurlaub angerechnet werden – vorausgesetzt, es liegt eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vor.

Wichtig:

• Krankheit muss rechtzeitig gemeldet werden

• Die AU ist zwingend erforderlich

• Der Urlaub wird später neu geplant

Beispiel: Ein Mitarbeitender wird am ersten Urlaubstag krank. Mit AU gelten die Tage nicht als Urlaub und bleiben erhalten.

Rückruf aus dem Urlaub – erlaubt? 📞✈️

Ein Rückruf aus dem Urlaub ist nur in absoluten Ausnahmefällen zulässig – z. B. bei einem existenzbedrohenden Notfall im Betrieb. Selbst dann müssen Sie mit juristischen Hürden rechnen (z. B. Reisekostenerstattung, Verletzung von Persönlichkeitsrechten).

Fazit: Rückrufe sind rechtlich riskant und sollten nur als letzte Maßnahme in Betracht gezogen werden.

Urlaub ohne Genehmigung 🚫

Eigenmächtig genommener Urlaub („Selbstbeurlaubung“) ist ein Pflichtverstoß und kann arbeitsrechtliche Konsequenzen haben – bis hin zur Abmahnung oder Kündigung.

Praxis-Tipp: Bevor Sie Sanktionen einleiten, lohnt sich oft ein klärendes Gespräch.

Verfall von Urlaubsansprüchen 📅

Urlaub verfällt grundsätzlich am 31.12., kann aber bis zum 31.03. des Folgejahres übertragen werden – wenn triftige Gründe vorlagen (z. B. Krankheit).
Laut aktueller Rechtsprechung (EuGH & BAG) müssen Sie aktiv auf Urlaubsverfall hinweisen – sonst bleibt der Anspruch bestehen.

Kündigung & Resturlaub 🔚💰

Bei einer Kündigung muss verbliebener Resturlaub:

• entweder gewährt werden

• oder, falls nicht möglich, ausgezahlt werden (Urlaubsabgeltung)

Die Berechnung erfolgt auf Basis des durchschnittlichen Verdiensts der letzten 13 Wochen.

Fazit

Die Urlaubsgenehmigung ist ein zentraler Aspekt der Personalplanung, der sowohl Arbeitnehmern als auch Arbeitgebern Klarheit und Sicherheit bietet. Arbeitgeber müssen sich über ihre rechtlichen Verpflichtungen im Klaren sein und gleichzeitig die betrieblichen Erfordernisse im Blick behalten. Transparente Kommunikation, klare Regelungen und ein standardisierter Ablauf helfen dabei, Konflikte zu vermeiden und eine faire Lösung für alle Beteiligten zu finden. Indem Arbeitgeber die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter ernst nehmen und flexibel auf individuelle Situationen eingehen, schaffen sie eine vertrauensvolle Arbeitsatmosphäre, die sich positiv auf das Betriebsklima auswirkt.