Ordentliche Kündigung: Wichtige Tipps für Arbeitnehmer und Arbeitgeber

Was ist eine ordentliche Kündigung?

Unter einer ordentlichen Kündigung versteht man das rechtliche Verfahren, mit dem ein Arbeitgeber oder ein Arbeitnehmer einen unbefristeten Arbeitsvertrag kündigt. Bei einer ordentlichen Kündigung muss der Arbeitgeber einen triftigen Grund für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses haben und die im Gesetz oder im Arbeitsvertrag festgelegten Kündigungsfristen einhalten. Sie ist in § 622 des deutschen Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) geregelt. Für bestimmte Personengruppen wie Menschen mit Behinderungen, Mütter im Mutterschutz, Arbeitnehmer in Elternzeit und Mitglieder von Betriebsräten gilt ein zusätzlicher Kündigungsschutz.

Erfüllt die Kündigung diese Voraussetzungen nicht, gilt sie als unwirksam. Arbeitnehmer können die Kündigung innerhalb von drei Wochen mit einer Kündigungsschutzklage anfechten.

Die übliche Kündigungsfrist beträgt vier Wochen, entweder zum 15. oder zum Ende des Monats. Es sei denn, es wurde ausdrücklich eine längere Kündigungsfrist vereinbart (z. B. in einem Tarifvertrag). Die Probezeit dauert nur zwei Wochen, es gibt also keine Kündigungsfrist.

Unterschied ordentliche und außerordentliche Kündigung

Als Arbeitgeber stehen Ihnen grundsätzlich zwei Wege zur Beendigung eines Arbeitsverhältnisses offen: die ordentliche und die außerordentliche Kündigung. Beide unterscheiden sich in ihrer Frist, Begründung und rechtlichen Wirkung – und verlangen unterschiedliche Voraussetzungen.

Hier ist eine klare Gegenüberstellung für Sie als Arbeitgeber:

Wann ist eine ordentliche Kündigung rechtlich wirksam?

Damit eine ordentliche Kündigung durch den Arbeitgeber rechtlich wirksam ist, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein:

• Schriftform: Eine Kündigung per E-Mail reicht nicht – es muss ein schriftliches Kündigungsschreiben mit Original-Unterschrift vorliegen.

• Zugang: Das Kündigungsschreiben muss dem Arbeitnehmer nachweislich zugehen (z. B. persönlich übergeben oder per Einschreiben).

• Begründung: Im Unterschied zur Kündigung durch den Arbeitnehmer muss der Arbeitgeber einen sozial gerechtfertigten Kündigungsgrund nachweisen – laut Kündigungsschutzgesetz (KSchG). Dies gilt, sobald das Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate besteht und der Betrieb mehr als zehn Mitarbeiter beschäftigt.

Welche Kündigungsfristen gelten für Arbeitgeber?

Als Arbeitgeber ist es wichtig, bei einer ordentlichen Kündigung die gesetzlich oder vertraglich festgelegten Fristen genau zu kennen – sonst drohen formelle Fehler, die zur Unwirksamkeit der Kündigung führen können.

📘 Gesetzliche Kündigungsfristen nach § 622 BGB

Für ordentliche Kündigungen durch den Arbeitgeber gelten die gestaffelten Fristen gemäß § 622 Abs. 2 BGB, die sich nach der Betriebszugehörigkeit des Arbeitnehmers richten:

📌 Wichtige Hinweise für Arbeitgeber:

• Die Fristen verlängern sich nur für Arbeitgeber, nicht für Arbeitnehmer.

• Die vierwöchige Grundfrist (zum 15. oder Monatsende) gilt nur für Arbeitsverhältnisse unter zwei Jahren.

• Entscheidend ist der Zugang der Kündigung, nicht das Ausstellungsdatum.

• In der Probezeit (max. 6 Monate) beträgt die Frist 2 Wochen (sofern nichts anderes geregelt ist).

🧾 Vertragliche und tarifliche Abweichungen

• Ein Tarifvertrag kann kürzere oder längere Fristen festlegen – diese haben Vorrang vor dem Gesetz.

• Auch im Arbeitsvertrag können andere Fristen geregelt sein – aber nie zum Nachteil des Arbeitnehmers, wenn kein Tarifvertrag gilt.

• Achten Sie bei Minderjährigen, Auszubildenden oder befristeten Verträgen auf Sonderregelungen.

Welche Kündigungsgründe gelten als sozial gerechtfertigt?

Wenn Sie als Arbeitgeber eine ordentliche Kündigung aussprechen möchten, dann müssen Sie – sobald das Kündigungsschutzgesetz (KSchG) greift – einen sozial gerechtfertigten Kündigungsgrund nachweisen. Das ist insbesondere dann erforderlich, wenn:

• der Arbeitnehmer länger als 6 Monate im Unternehmen ist, und

• mehr als 10 Mitarbeiter in Ihrem Betrieb beschäftigt sind (Vollzeitäquivalente).

Das Gesetz unterscheidet drei Arten sozial gerechtfertigter Kündigungsgründe, die Sie als Arbeitgeber nachvollziehbar darlegen müssen.

Die drei sozial gerechtfertigten Kündigungsarten im Überblick

1. Betriebsbedingte Kündigung

Diese Art der Kündigung liegt vor, wenn Sie sich als Unternehmen aus wirtschaftlichen oder strukturellen Gründen von Mitarbeitern trennen müssen.

Typische Gründe:

• Auftragsrückgang oder Umsatzverluste

• Stilllegung einer Abteilung oder Standortschließung

• Einführung neuer Technologien (Digitalisierung)

• Outsourcing von Aufgaben

🟡 Wichtig: Es muss eine dringende betriebliche Erfordernis vorliegen – und Sie sind verpflichtet, eine soziale Auswahl zu treffen (Stichwort: Lebensalter, Betriebszugehörigkeit, Unterhaltspflichten).

2. Verhaltensbedingte Kündigung

Hier geht es darum, dass der Arbeitnehmer gegen arbeitsvertragliche Pflichten verstößt. Eine Abmahnung ist in der Regel Voraussetzung.

Beispiele für verhaltensbedingte Kündigungsgründe:

• Unentschuldigtes Fehlen

• Arbeitsverweigerung

• wiederholte Unpünktlichkeit

• Beleidigungen von Vorgesetzten oder Kollegen

• private Internetnutzung trotz Verbots

🟡 Achten Sie darauf: Die Pflichtverletzung muss schuldhaft und das Verhalten für Sie als Arbeitgeber unzumutbar sein.

3. Personenbedingte Kündigung

Sie erfolgt, wenn der Mitarbeiter nicht mehr in der Lage ist, seine arbeitsvertraglichen Pflichten zu erfüllen – ohne eigenes Verschulden.

Typische Fälle:

• Langzeiterkrankung ohne Aussicht auf Genesung

• Verlust der Arbeitserlaubnis oder Fahrerlaubnis (wenn arbeitsrelevant)

• körperliche oder geistige Einschränkungen, die die Arbeit dauerhaft unmöglich machen

🟡 Beispiel: Ein Berufskraftfahrer verliert dauerhaft den Führerschein – dadurch entfällt die Einsatzmöglichkeit.

Welche Sonderregeln gelten bei besonderen Personengruppen?

Als Arbeitgeber müssen Sie bei der ordentlichen Kündigung ganz besonders aufpassen, wenn bestimmte gesetzlich geschützte Personengruppen betroffen sind. Diese Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer genießen besonderen Kündigungsschutz – das heißt: eine Kündigung ist nur unter sehr engen Voraussetzungen oder gar nicht zulässig.

Hier ist ein Überblick über die wichtigsten Sonderregelungen im Arbeitsrecht:

Schwangere Frauen & Mütter im Mutterschutz

• Kündigungsschutz gilt vom Beginn der Schwangerschaft bis 4 Monate nach der Entbindung – unabhängig von der Dauer des Arbeitsverhältnisses.

• Eine Kündigung ist in dieser Zeit grundsätzlich unzulässig.

• Nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Aufsichtsbehörde kann in Ausnahmefällen (z. B. Betriebsstilllegung) gekündigt werden (§ 17 MuSchG).

Tipp: Erfragt eine Arbeitnehmerin nachweislich nicht ihre Schwangerschaftspflicht, sind Sie dennoch verpflichtet, den Kündigungsschutz zu beachten, sobald Sie davon erfahren.

Mitarbeiter in Elternzeit

• Während der Elternzeit besteht ein Kündigungsverbot.

• Eine Kündigung kann nur mit Zustimmung der zuständigen Landesbehörde ausgesprochen werden (§ 18 BEEG).

• Der Kündigungsschutz beginnt frühestens 8 Wochen vor Beginn der Elternzeit.

Schwerbehinderte und gleichgestellte Mitarbeiter

• Arbeitnehmer mit einem Grad der Behinderung (GdB) von mindestens 50 oder Gleichgestellte (GdB ab 30 mit Gleichstellung) genießen besonderen Schutz.

• Vor jeder Kündigung ist die Zustimmung des Integrationsamtes erforderlich (§ 168 SGB IX).

• Ohne diese Zustimmung ist die Kündigung nichtig, selbst wenn alle anderen Voraussetzungen erfüllt wären.

Betriebsratsmitglieder

• Ordentliche Kündigungen sind während der Amtszeit ausgeschlossen (§ 15 KSchG).

• Nur eine außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund ist möglich – und nur mit Zustimmung des gesamten Betriebsrats.

• Nachwirkender Schutz: Auch ein Jahr nach dem Ausscheiden besteht Kündigungsschutz bei bestimmten Fällen.

Weitere geschützte Gruppen

• Auszubildende: Nur in der Probezeit ordentlich kündbar; danach nur außerordentlich (§ 22 BBiG).

• Datenschutzbeauftragte: Kündigung nur außerordentlich während der Amtszeit plus 1 Jahr Nachwirkzeit.

• Pflegezeit / Familienpflegezeit: Kündigungsschutz besteht auch während dieser Freistellungsphasen (§ 5 PflegeZG).

Welche formalen Voraussetzungen muss eine ordentliche Kündigung als Arbeitgeber erfüllen?

Wenn Sie als Arbeitgeber ein Arbeitsverhältnis ordentlich kündigen, genügt ein einfaches Kündigungsschreiben nicht. Das deutsche Arbeitsrecht (§ 623 BGB) verlangt die Einhaltung strenger Formvorgaben, damit die Kündigung wirksam ist – unabhängig davon, wie nachvollziehbar der Kündigungsgrund ist.

Hier beantworten wir Ihre wichtigsten Fragen:

❓ Muss die Kündigung schriftlich erfolgen?

Ja – unbedingt. Die ordentliche Kündigung muss laut Gesetz schriftlich auf Papier erfolgen.

• E-Mail, WhatsApp, Fax oder sogar ein PDF mit digitaler Unterschrift sind nicht rechtswirksam.

• Die Kündigung muss ein Originaldokument mit handschriftlicher Unterschrift sein.

❓ Was muss die Kündigung enthalten, damit sie wirksam ist?

Ein rechtssicheres Kündigungsschreiben vom Arbeitgeber muss folgende Angaben enthalten:

1. Datum, an dem die Kündigung verfasst wurde

2. Beendigungsdatum (letzter Arbeitstag unter Berücksichtigung der Kündigungsfrist)

3. vollständige Namen und Adressen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer

4. Eindeutige Kündigungserklärung – keine Formulierungen im Konjunktiv

5. handschriftliche Unterschrift eines Kündigungsberechtigten

6. optional: Hinweis auf Resturlaub, Rückgabe von Arbeitsmitteln, Zeugnis

❓ Muss der Kündigungsgrund angegeben werden?

Das kommt darauf an:

• Arbeitnehmer müssen keinen Grund angeben.

• Arbeitgeber sind jedoch dazu verpflichtet, einen nachvollziehbaren und sozial gerechtfertigten Kündigungsgrund zu haben, wenn das Kündigungsschutzgesetz (KSchG) greift.

Hinweis: Der Grund muss nicht im Kündigungsschreiben selbst stehen, sollte aber gut dokumentiert sein – falls es zu einer Kündigungsschutzklage kommt.

❓ Ab wann gilt die Kündigung als zugegangen?

Die Kündigung wird erst wirksam, wenn sie dem Arbeitnehmer zugeht. Dabei gilt:

• persönliche Übergabe mit Zeugen: sofort wirksam

• Zustellung per Post: gilt als zugestellt, sobald sie in den Machtbereich des Empfängers gelangt – etwa im Briefkasten oder Postfach

• Auch Urlaub, Krankheit oder Abwesenheit ändern daran nichts

Tipp: Am besten kündigen Sie per Einwurfeinschreiben oder per Boten mit Zustellprotokoll.

❓ Welche Rolle spielt die Kündigungsfrist?

Die Kündigung ist nur dann wirksam, wenn Sie als Arbeitgeber die gesetzliche, tarifliche oder vertraglich vereinbarte Frist einhalten. Das Beendigungsdatum im Schreiben muss exakt zur geltenden Frist passen.

Fazit: Ordentliche Kündigung – Was Arbeitgeber unbedingt beachten sollten

Die ordentliche Kündigung ist das zentrale Werkzeug, um ein Arbeitsverhältnis regelkonform zu beenden – aber nur, wenn alle rechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Für Arbeitgeber bedeutet das:

• Die Kündigung muss schriftlich auf Papier erfolgen und handschriftlich unterzeichnet sein.

• Formulierungen und Fristen müssen klar, eindeutig und juristisch korrekt sein.

• Bei besonders geschützten Personengruppen (z. B. Schwangere, Schwerbehinderte, Elternzeit) gelten strenge Sonderregeln.

• Und: Sozial gerechtfertigte Gründe sind erforderlich, wenn der Kündigungsschutz greift (mehr als 6 Monate Betriebszugehörigkeit, mehr als 10 Mitarbeitende).

🔎 Fehler im Ablauf – etwa bei Form, Frist oder Begründung – führen schnell zur Unwirksamkeit der Kündigung und riskieren teure Klagen.