Lohnbuchhaltung 2.0: Die Revolution im HR-Bereich

Definition: Was ist Lohnbuchhaltung?

Lohnbuchhaltung bezieht sich auf die Verwaltung und Aufzeichnung von Finanztransaktionen im Zusammenhang mit der Vergütung von Mitarbeitern eines Unternehmens. Hauptaufgaben sind:

• Berechnung, Verarbeitung und Dokumentation von Mitarbeiterzahlungen: Dies schließt Löhne, Gehälter, Prämien, Abzüge und Steuern ein.
• Gewährleistung genauer und pünktlicher Vergütung: Jeder Mitarbeiter sollte für seine Arbeit korrekt und rechtzeitig entlohnt werden.
• Einhalten gesetzlicher Vorschriften: Dies betrifft insbesondere steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Anforderungen.

Zu den Schlüsselaspekten einer effizienten Lohnbuchhaltung gehören:

• Professionelle Erstellung von Lohnbuchhaltungen: Hierzu zählen insbesondere die korrekte Meldung an Sozial- und Rentenversicherungsträger sowie die rechtzeitige Abführung von Steuern an das Finanzamt.
• Laufende Kontenführung: Es ist essenziell, die Lohn- und Gehaltskonten der Mitarbeiter ständig aktuell zu halten.
• Aktualisierung der Mitarbeiterdaten: Eine kontinuierliche Verwaltung und Aktualisierung von Mitarbeiterstammdaten oder Personaldaten sind unerlässlich.

Für eine optimal funktionierende Lohnbuchhaltung ist Präzision entscheidend. Dies erfordert von Personalverantwortlichen und Buchhaltungsmitarbeitern das Anwenden strukturierter Prozesse, um Nettolöhne, Steuern und weitere Abzüge korrekt zu berechnen und Jahreslohnkonten gewissenhaft zu führen.

Der Unterschied zwischen Löhnen und Gehältern

Löhne und Gehälter sind beides Formen der Entlohnung, mit denen Arbeitgeber ihre Mitarbeiter für die geleistete Arbeit vergüten. Es ist jedoch wichtig, die Unterschiede zwischen diesen beiden Bezahlungsformen zu kennen.

Gehälter: Gehälter sind ein fester Geldbetrag, der regelmäßig, oft monatlich, ausgezahlt wird. Dieser Betrag bleibt konstant, unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer im Urlaub ist, wie viele Tage ein Monat hat oder wie viele Stunden er tatsächlich gearbeitet hat. Bei Gehältern wird nicht nach den spezifischen Aufgaben oder der tatsächlichen Arbeitszeit differenziert.

Löhne: Löhne hingegen werden auf der Grundlage der tatsächlich geleisteten Arbeit oder Arbeitsstunden berechnet. Dies bedeutet, dass der Monatsverdienst je nach Arbeitsstunden oder -leistung variieren kann. Vor allem in Branchen wie der verarbeitenden Industrie sind Lohnzahlungen üblich. Die Vergütung kann sich nach der Arbeitsstunde, der geleisteten Arbeit oder der produzierten Stückzahl richten. Auch Zuschläge, etwa für Nachtschichten oder Wochenendarbeit, können den Endlohn beeinflussen. Wer auf Lohnbasis arbeitet und Urlaub nimmt, erhält in der Regel für diese Zeit keine Bezahlung, es sei denn, es sind tarifliche oder vertragliche Regelungen getroffen.

Die Folgen für die Lohnbuchhaltung

Die Unterscheidung zwischen Löhnen und Gehältern hat erhebliche Auswirkungen auf die eigene Lohnbuchführung- und Gehaltsabrechnung. Die Berechnung von Mitarbeiterlöhnen wird komplizierter und teurer, wenn Stundensätze, Überstunden und zusätzliche Zahlungen berücksichtigt werden. Wenn Mitarbeiter feste Monatsgehälter erhalten, konzentriert sich die Lohnbuchhaltung auf die Berücksichtigung vertraglicher Anpassungen wie jährliche Gehaltserhöhungen, gelegentliche Bonuszahlungen und Änderungen aufgrund von Tarifverträgen.

Aufgaben der Lohnbuchhaltung

Neben den grundlegenden Aufgaben der Erfassung und Abrechnung von Löhnen und Gehältern umfasst die Lohn- und Gehaltsabrechnung auch die folgenden Aspekte:

Führung von Lohnkonten und Erstellung von Listen

Jeder Mitarbeiter hat in der Lohnbuchhaltung ein individuelles Lohnkonto, welches detaillierte Informationen zu seinen Entgelten aufweist. Auf Basis dieser Lohnkonten werden periodisch, z.B. monatlich oder jährlich, Listen erstellt.

Die einzelnen Lohnkonten enthalten persönliche Angaben und steuerliche Informationen. Dazu gehören die Lohnsteuerklasse, Zulagen, der Tag der Lohnzahlung und die verschiedenen Teile des Gesamtlohns. Das geführte Lohnkonto spielt auch eine Rolle bei der Berechnung von Beiträgen, wie zum Beispiel für die gesetzliche Unfallversicherung.

Verwaltung von Personalstammdaten

Innerhalb der Lohnbuchhaltung werden die Personalstammdaten jedes Mitarbeiters angelegt und gepflegt. Hierzu gehören grundlegende Angaben wie Name, Geburtsdatum, Adresse und Sozialversicherungsnummer. Bei Neueinstellungen legt die Lohnbuchhaltung ein neues Gehaltskonto an und übermittelt die notwendigen Informationen an die Sozialversicherungsträger. Für steuerliche Informationen wird der neue Mitarbeiter beim Bundeszentralamt für Steuern über das ELStAM-Verfahren angemeldet.

Handhabung von An- und Abmeldungen sowie gesetzlichen Meldepflichten

Die Lohnbuchhaltung hat die verantwortungsvolle Aufgabe, An- und Abmeldungen von Mitarbeitern vorzunehmen, da diese gesetzlich vorgeschrieben sind. Darüber hinaus meldet sie die Beschäftigten bei verschiedenen gesetzlichen Versicherungen an, einschließlich:

• Arbeitslosigkeitsversicherung
• Krankenkasse
• Pflegeversicherung
• Unfallversicherung
• Rentenversicherung

Diese Meldungen, auch als DEÜV-Meldungen bekannt, erfolgen gemäß der Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung (DEÜV). Weiterhin sorgt die Lohnbuchhaltung für die rechtzeitige Lohnsteueranmeldung über das ELSTER-Verfahren, sodass Mitarbeiter ihren Nettolohn erhalten. Die einbehaltenen Lohnsteuern und der Solidaritätszuschlag werden elektronisch an das zuständige Finanzamt gemeldet.

Bei einem Ausscheiden des Mitarbeiters wird über das ELSTER-Verfahren eine Abmeldung beim Bundeszentralamt für Steuern durchgeführt. Zudem prüft die Lohnbuchhaltung, ob der Krankenversicherungsschutz des Mitarbeiters auch nach einem vorzeitigen Ausscheiden noch besteht.

Zusammenfassend ist die Lohnbuchhaltung dafür verantwortlich, eine korrekte und rechtskonforme Verwaltung der Mitarbeiterentgelte sicherzustellen.

Was sind die Lohnbuchhaltung Kosten?

Die Kosten der Lohnbuchhaltung variieren je nachdem, welches System oder welche Methode ein Unternehmen wählt:

Manuelle Lohnbuchhaltung mit Excel

Die Kosten für diese Methode beschränken sich hauptsächlich auf das Gehalt des verantwortlichen Mitarbeiters. Allerdings ist diese Methode fehleranfällig und kann unter Umständen zusätzliche Kosten durch Fehler und den Zeitaufwand verursachen.

Auslagerung an Dienstleister

Die Beauftragung eines Steuerberaters, Buchhalters oder spezialisierten Dienstleisters kann je nach Mitarbeiterzahl variieren. Viele Anbieter haben gestaffelte Preise, wobei die Kosten pro Mitarbeiter tendenziell sinken, je mehr Mitarbeiter abgerechnet werden müssen.

Lohnbuchhaltungssoftware

Solche Programme, z.B. DATEV, Lexware lohn+gehalt oder Sage Gehalt & Personal, können schon ab ca. 30 Euro pro Monat verfügbar sein. Sie bieten Vorteile wie Effizienz, Genauigkeit und Konformität mit gesetzlichen Vorgaben. Für KMUs sind sie oft die beste Wahl.

Lohnbuchhaltung-Software: Ein kurzer Überblick

Lohnbuchhaltungssoftware ist ein digitales Tool, das Unternehmen dabei unterstützt, die Gehalts- und Lohnabrechnungen ihrer Mitarbeiter effizient und korrekt zu verwalten. Die Software automatisiert viele der Aufgaben, die mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung verbunden sind, was den Prozess vereinfacht und mögliche menschliche Fehler reduziert.

Während die Kosten ein wichtiger Faktor sind, sollte bei der Auswahl einer Methode für die Lohnbuchhaltung auch die Genauigkeit, Effizienz und Konformität mit den gesetzlichen Bestimmungen berücksichtigt werden. Mit der richtigen Strategie können Unternehmen ihre Lohnbuchhaltung effizient und kostengünstig gestalten.

Funktionalitäten einer Lohnbuchhaltungssoftware

Automatisierte Lohnberechnung: Basierend auf den eingegebenen Daten berechnet die Software automatisch den Nettolohn unter Berücksichtigung von Steuern, Sozialversicherungsbeiträgen und anderen Abzügen.

Verwaltung von Personalstammdaten: Die Software ermöglicht die Speicherung und das Management von Mitarbeiterinformationen wie Name, Adresse, Steuerklasse, Sozialversicherungsnummer und mehr.

Berichterstattung: Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Jahresendbescheinigungen und anderen relevanten Berichten.

Meldewesen: Automatisierte Erstellung und Übermittlung von Meldungen an Sozialversicherungsträger, Finanzämter und andere Institutionen.

Archivierung: Die Software bietet oft Funktionen zur digitalen Aufbewahrung von Dokumenten und Daten in Übereinstimmung mit gesetzlichen Vorgaben.

Updates: Bei Änderungen im Steuer- oder Sozialversicherungsrecht werden Software-Updates bereitgestellt, um die Konformität sicherzustellen.

Vorteile von Lohnbuchhaltungssoftware

• Zeitersparnis: Automatisierung reduziert den manuellen Arbeitsaufwand.
• Genauigkeit: Verringert das Risiko menschlicher Fehler.
• Aktualität: Softwareanbieter stellen regelmäßige Updates bereit, um Änderungen im Gesetz zu berücksichtigen.
• Kostenersparnis: Obwohl die Software eine Investition darstellt, können langfristig Kosten gespart werden, insbesondere im Vergleich zur manuellen Abrechnung oder zur Beauftragung externer Dienstleister.

Wichtige Überlegungen bei der Wahl einer Lohnbuchhaltungssoftware

• Datenschutz: Welche Sicherheitsmaßnahmen bietet die Software?
• Kundensupport: Wie gut und zugänglich ist der Support des Anbieters?
• Benutzerfreundlichkeit: Ist die Software intuitiv und einfach zu bedienen?
• Datensicherheit: Welche Backup-Optionen sind verfügbar?
• Testmöglichkeiten: Gibt es eine Option, die Software vor dem Kauf zu testen?

Es ist unerlässlich, die GoBD-Richtlinien zu beachten, welche den ordnungsgemäßen Umgang mit elektronischen Büchern, Belegen und Dokumenten regeln.

Was ist notwendig, damit die Lohnabrechnung funktioniert?

Wenn Sie – wie die meisten Personalabteilungen – mit einem externen Steuerbüro für die Lohnbuchhaltung zusammenarbeiten, müssen Sie sicherstellen, dass Sie dem Dienstleister alle erforderlichen Informationen zur Lohnbuchhaltung genau und rechtzeitig zur Verfügung stellen. Dies wird oft als "Stichtag x" bezeichnet. Auch wenn es auf den ersten Blick einfach erscheinen mag, ist der Prozess in Wirklichkeit recht komplex. Als Personalleiter müssen Sie vor jeder monatlichen Lohnbuchhaltung verschiedene Datenpunkte sammeln.

Oft geschieht dies in Excel-Tabellen oder an unterschiedlichen Stellen, was zu Problemen führen kann, wie:

• dem Auftreten von Fehlern
• einer starken Abhängigkeit von einer bestimmten Person, die mit dem Informationen vertraut ist.

Ist diese Person nicht verfügbar oder steht vor einem Problem, herrscht Unsicherheit darüber, was gerade passiert.

Zwei wesentliche Qualitätskriterien sind von größter Bedeutung

Es fließen viele verschiedene Informationen in die Abrechnung ein, darunter Daten über Mitarbeiter, Gehälter und Urlaubstage. Eine ausführliche Erläuterung dieser umfassenden Informationen finden Sie in im Buch "Optimale Methoden zur Konfiguration der Personalabrechnung".

Herausforderungen ergeben sich durch die Informationsflut, verlorene Revisionen und mangelnde Dokumentation

Es ist von größter Bedeutung, die Aktualität der Daten stets zu gewährleisten. Stellen Sie sich vor, Sie sind ein Personalleiter. Sie erhalten fortlaufend Aktualisierungen zu Änderungen in der Lohnbuchhaltung – sei es per E-Mail, Telefonanruf oder persönlichem Gespräch. Diese Anpassungen können aufgrund unterschiedlichster Umstände auftreten, etwa durch Neueinstellungen, Kündigungen, Elternzeiten oder längere Krankheitsausfälle von Kollegen.

Bevor Sie die Lohnbuchhaltung in Angriff nehmen, müssen Sie diese Änderungen korrekt erfassen. Danach ist es notwendig, den Steuerberater zeitnah zu informieren. Doch wie behält man bei all diesen Informationen den Überblick? Wie verhindert man, dass wichtige Details übersehen oder gar vergessen werden? Und was geschieht, wenn Sie aus irgendeinem Grund – Krankheit oder Urlaub – ausfallen, gerade wenn der Stichtag vor der Tür steht? Wer kümmert sich dann um die korrekte Übermittlung der notwendigen Informationen?

Das RESULTAT: Chaos.

Auf den ersten Blick mag die Lohnbuchhaltung simpel wirken, doch durch die vielfältigen Informationen über die Mitarbeiter erhöht sich die Komplexität beträchtlich. Für einen Personalleiter kann es zu einer enormen Herausforderung werden, all diese Daten im Alleingang zu verwalten. Die Schwierigkeiten resultieren nicht nur aus der schieren Informationsmenge, sondern auch aus deren Volatilität - personenbezogene Daten ändern sich fortlaufend. Hinzu kommen Sicherheitsaspekte: Bestimmte Informationen dürfen aufgrund von Datenschutzgesetzen nur eingeschränkt weitergegeben werden. Und wenn Sie beispielsweise im Urlaub sind und durch jemand anderen vertreten werden, könnte diese Vertretung keinen Zugriff auf bestimmte Daten haben. Das Ergebnis? Manchmal geben Sie vielleicht sogar Ihre Anmeldeinformationen weiter, obwohl dies ein klarer Verstoß gegen Datenschutzbestimmungen ist.

Die Lösung: Automatisierte Datenintegration für eine nahtlose Lohnbuchhaltung

Stellen Sie sich ein hochmodernes System vor, das jeden Monat zuverlässig und in Echtzeit alle notwendigen Informationen sammelt und bereitstellt. Dieses System erfasst kontinuierlich Daten, aktualisiert sie und vereinfacht damit die Gehaltsabrechnung. Es ermöglicht eine zentrale Datenverwaltung, wodurch Mitarbeiter ihre eigenen Daten direkt überprüfen und bearbeiten können.

In diesem zentralen System werden alle relevanten Mitarbeiterdaten gespeichert – von Urlaubsnachweisen über Anwesenheitsprotokolle bis hin zu Bonuszahlungen und Karriereentwicklungen. Denken Sie an eine Pre-Payroll-Lösung, die den gesamten Werdegang eines Mitarbeiters erfasst und alle erforderlichen Informationen für eine reibungslose Lohnabrechnung bereithält.

Dieses effiziente System wird Ihnen und Ihren Kollegen zur Verfügung stehen. Es ermöglicht den Mitarbeitern nicht nur die einfache Verwaltung ihrer persönlichen Daten, sondern reduziert auch Ihren administrativen Aufwand erheblich. Durch dieses einheitliche System werden separate Speichersysteme und komplexe Datenübertragungen überflüssig. Bei jedem Login können Sie den Fortschritt der Arbeiten live verfolgen – ein Projekt, das Sie gemeinsam mit Ihren Kollegen meistern.

Darüber hinaus haben Sie einen zentralen Ansprechpartner für alle Belange rund um die Lohnbuchhaltung. Dieser hat stets den Überblick über alle Aspekte, die sich auf die Lohnabrechnung auswirken könnten. Ein klassischer Steuerberater fokussiert sich in der Regel nur auf die Abrechnung – hier entsteht ein klarer Vorteil für Sie. Und letztlich wird auch Ihr Steuerberater es zu schätzen wissen, wenn er von Ihnen rechtzeitig und präzise informiert wird.

Was, wenn die Lohnbuchhaltung nur eines von vielen Werkzeugen ist?

Möglicherweise verwenden Sie schon andere HR-Softwarelösungen, beispielsweise für das Bewerbermanagement oder die Verfolgung von Abwesenheiten. Eine Konsolidierung aller Mitarbeiterdaten in einem einzigen System ist nicht nur wirtschaftlich effizient, sondern auch zeitsparend. Anstatt in mehrere Systeme zu investieren, benötigen Sie nur ein einziges. Dies verhindert auch den ständigen Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen, was Zeit und Geld spart. Eine zentrale Informationsplattform vereinfacht Arbeitsprozesse und ist kosteneffizient. Solch eine Plattform kann mehrere Funktionen abdecken, einschließlich der Lohnbuchhaltung. Das bedeutet, dass Mitarbeiter nur in einem System geschult werden müssen und nicht ständig neue Softwarelösungen erlernen müssen. Die Kosten für den Systemwechsel sind gering, da Daten problemlos zwischen digitalen Anwendungen ausgetauscht werden können.