Überstunden auszahlen

Überstundenvergütung ist das Geld für Arbeitsstunden über die vereinbarte Arbeitszeit hinaus. Ein Gesetz, das die Bezahlung jeder Überstunde vorschreibt, gibt es nicht. Ist im Arbeitsvertrag nichts geregelt, greift § 612 BGB: Eine Vergütung gilt als stillschweigend vereinbart, wenn die Arbeit den Umständen nach nur gegen Bezahlung zu erwarten ist. Bei normalen Gehältern ist das der Regelfall. Die Höhe richtet sich nach dem üblichen Stundenlohn, ein Zuschlag ist nur fällig, wenn Tarif- oder Arbeitsvertrag ihn vorsehen.

Wann Überstunden bezahlt werden müssen

Bezahlen musst du Überstunden, die du veranlasst hast. Das Bundesarbeitsgericht nennt dafür drei Wege: Der Arbeitgeber hat die Überstunden ausdrücklich oder stillschweigend angeordnet, er hat sie geduldet, oder er hat sie nachträglich gebilligt (BAG, 4. Mai 2022, 5 AZR 359/21). Geduldet ist eine Überstunde schon dann, wenn die Schichtleitung weiß, dass jemand regelmäßig länger bleibt, und nichts dagegen unternimmt. Bei Vertrauensarbeitszeit zählt außerdem die zugewiesene Arbeitsmenge: Ist sie in der vereinbarten Zeit nicht zu schaffen, sind die Mehrstunden ebenfalls veranlasst.

Zweite Voraussetzung ist, dass eine Vergütung zu erwarten ist. Nach der Rechtsprechung fehlt diese sogenannte Vergütungserwartung, wenn jemand Dienste höherer Art leistet oder insgesamt deutlich herausgehoben bezahlt wird; davon ist in der Regel auszugehen, wenn das Gehalt über der Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung liegt (BAG, 22. Februar 2012, 5 AZR 765/10). Für die Servicekraft, den Lageristen oder die Verkäuferin gilt diese Ausnahme nicht. Im entschiedenen Fall musste eine Spedition einem Lagerleiter mit 1.800 € brutto die Überstunden nachzahlen.

Arbeit über den Vertrag hinaus ist eine Überstunde, Arbeit über acht Stunden am Werktag ist Mehrarbeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes. Für die Bezahlung zählt die vertragliche Grenze, für die erlaubte Dauer die gesetzliche; wie die beiden Begriffe sich unterscheiden, steht unter Mehrarbeit.

„Mit dem Gehalt abgegolten“: wann die Klausel hält

Eine Klausel, nach der Überstunden mit dem Gehalt abgegolten sind, ist nur wirksam, wenn sie klar sagt, wie viele Überstunden gemeint sind. Ein Satz wie „Überstunden bei betrieblichem Bedarf sind mit dem Gehalt abgegolten“ ohne Obergrenze ist intransparent und damit unwirksam (§ 307 BGB, BAG 5 AZR 765/10). Dann schuldet der Arbeitgeber die übliche Vergütung für alle Überstunden. Formulierungen, die halten, und Grenzfälle stehen im Beitrag Überstunden mit Gehalt abgegolten.

Auch eine wirksame Klausel hat eine Untergrenze: den Mindestlohn. Ein Koch verdient 2.600 € brutto bei 40 Wochenstunden, laut Vertrag sind bis zu 20 Überstunden im Monat abgegolten. Macht er die 20 Stunden voll, arbeitet er rund 193,33 Stunden im Monat. 2.600 € geteilt durch 193,33 Stunden ergeben 13,45 € pro Stunde, weniger als die 13,90 € Mindestlohn 2026. Für diesen Monat fehlen 87,33 €, die der Betrieb nachzahlen muss, egal was der Vertrag sagt (§ 3 MiLoG).

Überstundenvergütung berechnen

Bei Stundenlohn ist die Rechnung einfach: Überstunden mal Stundenlohn, plus Zuschlag, wenn einer vereinbart ist. Bei festem Monatsgehalt rechnest du zuerst den Stundenlohn aus. Ein Monat hat im Durchschnitt Wochenstunden × 13 ÷ 3 Arbeitsstunden, bei 40 Stunden also 173,33.

1. Stundenlohn ermitteln: 3.000 € Monatsgehalt ÷ 173,33 Stunden = 17,31 €

2. Überstunden aus der Zeiterfassung zählen: im März 12 Stunden über dem Vertrag

3. Grundvergütung: 12 × 17,31 € = 207,72 €

4. Zuschlag nur, wenn vereinbart: bei 25 % kommen 51,93 € dazu

5. Überstundenvergütung für März: 259,65 € brutto

Wie du den Stundenlohn aus Monats- oder Jahresgehalt ableitest, auch mit Weihnachtsgeld, zeigt der Stundenlohn-Rechner. Welche Zuschläge üblich sind und wie sie sich mit Nacht- und Sonntagszuschlägen vertragen, steht unter Überstundenzuschlag.

Was von ausgezahlten Überstunden netto übrig bleibt

Ausgezahlte Überstunden sind laufender Arbeitslohn des Monats, in dem sie gezahlt werden (R 39b.2 Abs. 1 Nr. 3 LStR). Sie erhöhen das Monatsbrutto, und Lohnsteuer und Sozialabgaben werden auf den höheren Betrag gerechnet. Bei 3.000 € Gehalt und 40 Wochenstunden sind 20 Überstunden 346,20 € brutto. In Steuerklasse I ohne Kinder und Kirchensteuer, mit 2,9 % Zusatzbeitrag, kommen 2026 davon 193,82 € netto an: 77,08 € gehen an die Lohnsteuer, 75,30 € an die Sozialversicherung. Pro Überstunde sind das 9,69 € netto bei 17,31 € brutto. Vom Grundgehalt gehen rund 32 % ab, von den Überstunden 44 %.

Die hohe Lohnsteuer im Auszahlungsmonat ist zum Teil eine Vorauszahlung. Der monatliche Abzug rechnet so, als würde jeden Monat so viel verdient. Bleibt es bei einem Monat mit vielen Überstunden, ist übers Jahr zu viel Lohnsteuer einbehalten. Betriebe mit mindestens zehn Beschäftigten gleichen das am Jahresende im Lohnsteuer-Jahresausgleich aus, soweit keine der Ausnahmen greift, etwa Steuerklasse V oder VI (§ 42b EStG); sonst kommt das Geld mit der Steuererklärung zurück. Die Sozialabgaben werden nicht ausgeglichen. Werden Überstunden aus dem Vorjahr nachgezahlt, ist die Zahlung ein sonstiger Bezug (R 39b.2 Abs. 2 Nr. 8 LStR) und wird anders besteuert als im Rechner.

Bei Teilzeit beginnt die Überstunde mit der ersten Stunde über dem Vertrag. Eine Verkäuferin mit 25 Wochenstunden, die in der Weihnachtswoche 30 Stunden arbeitet, hat fünf Überstunden gemacht und nicht erst ab der 41. Stunde. Sieht ein Tarifvertrag Überstundenzuschläge vor, darf er sie Teilzeitkräften nicht erst ab der Vollzeitgrenze zahlen; das hat das Bundesarbeitsgericht als Benachteiligung nach § 4 Abs. 1 TzBfG gewertet (BAG, 5. Dezember 2024, 8 AZR 370/20).

Überstunden auszahlen oder abfeiern: wer entscheidet?

Ein gesetzliches Wahlrecht hat keine Seite. Ist nichts vereinbart, ist die Folge Geld: Der Anspruch aus § 612 BGB richtet sich auf Bezahlung. Freizeitausgleich statt Geld braucht eine Grundlage im Arbeitsvertrag, im Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung, und wann der Ausgleich genommen wird, legt der Arbeitgeber dann nach billigem Ermessen fest. Wie der Abbau praktisch läuft, steht unter Überstundenabbau.

Viele Betriebe sammeln Überstunden auf einem Arbeitszeitkonto. Für den Teil, der den Mindestlohn betrifft, setzt das Mindestlohngesetz Grenzen: Stunden über dem Vertrag müssen auf einem schriftlich vereinbarten Konto spätestens zwölf Monate nach ihrer Erfassung durch Freizeit oder Bezahlung ausgeglichen werden, und pro Monat dürfen höchstens 50 % der vertraglichen Arbeitszeit auf das Konto (§ 2 Abs. 2 MiLoG). Endet das Arbeitsverhältnis, sind offene Stunden spätestens im Folgemonat auszugleichen; Freizeit ist dann meist nicht mehr möglich, also wird ausgezahlt.

Lohnt es sich, Überstunden auszahlen zu lassen?

Ausgezahlte Überstunden sind normaler Arbeitslohn und voll steuer- und beitragspflichtig, auch ein Überstundenzuschlag. Steuerfrei sind nach § 3b EStG nur Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit, nicht der Zuschlag für die Überstunde selbst; ob sich daran etwas ändern soll, steht unter Überstunden steuerfrei. Weil die Überstunden das Monatsbrutto erhöhen, bleibt von jeder Stunde netto weniger übrig als vom Grundgehalt, im Beispiel oben 9,69 € statt 17,31 €. Freizeitausgleich bringt dagegen die volle Stunde zurück: 20 Überstunden sind 20 Stunden frei bei vollem Gehalt. In Steuerklasse III bleiben von denselben 346,20 € 2026 netto 220,90 €, dort fällt der Unterschied kleiner aus. Für Mitarbeitende ist Auszahlen vor allem dann attraktiv, wenn sie die freie Zeit ohnehin nicht nehmen könnten.

Fristen und Nachweis im Streitfall

Ansprüche auf Überstundenvergütung verjähren nach drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie entstanden sind (§§ 195, 199 BGB). Überstunden aus März 2026 verjähren also mit Ablauf des 31. Dezember 2029. Viele Arbeits- und Tarifverträge enthalten kürzere Ausschlussfristen, nach denen Ansprüche innerhalb weniger Monate geltend gemacht werden müssen. Für den Mindestlohnanteil gelten solche Fristen nicht, und er kann auch nicht verwirkt werden (§ 3 MiLoG).

Im Streit muss der Mitarbeiter darlegen, an welchen Tagen er von wann bis wann gearbeitet hat und dass der Arbeitgeber die Überstunden veranlasst hat. Daran hat die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nichts geändert, sie dient dem Gesundheitsschutz und nicht der Vergütung (BAG 5 AZR 359/21). Legt der Mitarbeiter seine Zeiten konkret dar, muss der Arbeitgeber aber genauso konkret antworten. Ohne eigene Zeiterfassung fällt das schwer.

Sonderfälle bei der Überstundenvergütung

Beim Minijob kippt eine Überstunde schnell das ganze Beschäftigungsverhältnis. Eine Aushilfe im Café mit 40 Stunden im Monat zu 14,50 € verdient 580 €. Springt sie in einem Monat vier Stunden für eine kranke Kollegin ein, sind es 638 €. Das ist als unvorhersehbares Überschreiten erlaubt, aber nur in höchstens zwei Kalendermonaten innerhalb eines Jahres. Regelmäßige Überstunden machen aus dem Minijob eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung.

Überstunden in Shiftbase erfassen und abrechnen

In Shiftbase berechnet die Zeiterfassung Plus- und Minusstunden automatisch gegen die Vertragsstunden, pro Mitarbeiter und Zeitraum. Mitarbeitende sehen ihren Stand selbst in der App. Der Lohnbericht zeigt für die Abrechnung die gearbeiteten Stunden, Zuschlagsstunden aus der Tarifkarte und auszuzahlende Überstunden; als Excel- oder CSV-Export geht er an das Lohnbüro oder den Steuerberater, der die Gehaltsabrechnung macht. Ob Überstunden ausgezahlt oder auf dem Konto gelassen werden, entscheidest du im Betrieb.