Überstundenvergütung: Ihre Rechte und wichtige Regelungen im Überblick

Was bedeutet Überstundenvergütung?

Als Arbeitgeber stehen Sie häufig vor der Frage: Wie gehe ich korrekt mit Überstunden meiner Mitarbeitenden um – und was heißt das konkret für die Vergütung? Die Überstundenvergütung beschreibt ganz einfach gesagt die Bezahlung von Arbeitsstunden, die über die vertraglich oder gesetzlich vereinbarte Arbeitszeit hinausgehen.

Nach deutschem Arbeitsrecht gelten Überstunden dann als geleistet, wenn:

1. Die reguläre Arbeitszeit überschritten wird (meist 8 Stunden pro Werktag, maximal 10 unter bestimmten Bedingungen),

2. Die Mehrarbeit vom Arbeitgebenden angeordnet oder zumindest geduldet wurde, und

3. Keine pauschale Abgeltung im Arbeitsvertrag geregelt ist, etwa durch ein entsprechendes Gehalt oder eine Klausel.

In vielen Fällen besteht ein klarer Anspruch auf eine finanzielle Vergütung – außer es ist im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung ein Freizeitausgleich vorgesehen. Wichtig dabei: Pauschalklauseln wie „Überstunden sind mit dem Gehalt abgegolten“ sind nur dann rechtlich wirksam, wenn klar und transparent geregelt ist, wie viele Überstunden davon betroffen sind.

Mehrarbeit und Überstunden - was ist der Unterschied?

Im Alltag werden die Begriffe „Mehrarbeit“ und „Überstunden“ oft synonym verwendet – dabei gibt es im arbeitsrechtlichen Kontext klare Unterschiede, die Sie als Arbeitgeber kennen sollten.

➡️Überstunden sind Arbeitszeiten, die über die individuell vereinbarte Regelarbeitszeit hinausgehen. Beispiel: Wenn in einem Arbeitsvertrag 37,5 Wochenstunden geregelt sind und eine Person 40 Stunden arbeitet, gelten 2,5 Stunden als Überstunden.

➡️Mehrarbeit hingegen bezeichnet Arbeitszeit, die über die gesetzlich zulässige tägliche Arbeitszeit hinausgeht – also in der Regel über acht Stunden am Tag gemäß § 3 Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Mehrarbeit liegt also immer dann vor, wenn die gesetzliche Grenze überschritten wird – unabhängig davon, was im Arbeitsvertrag steht.

Zur Verdeutlichung:

• Überstunden = Mehrarbeit im Sinne des Vertrags

• Mehrarbeit = Mehrarbeit im Sinne des Gesetzes

In der Praxis bedeutet das für Sie als Arbeitgeber:
Nicht jede Überstunde ist automatisch auch gesetzliche Mehrarbeit – aber jede Mehrarbeit ist immer auch eine Überstunde im weiteren Sinn.

Warum ist dieser Unterschied wichtig?
Weil sich daraus unterschiedliche rechtliche Konsequenzen ergeben, etwa im Hinblick auf:

• Vergütungspflicht oder Freizeitausgleich

• Gesundheitsschutz und Arbeitszeitgrenzen

• Dokumentationspflichten nach dem Arbeitszeitgesetz

• Sonderregelungen bei Jugendlichen, Schwangeren oder Leitenden Angestellten

Mit einer digitalen Lösung wie Shiftbase können Sie sowohl Überstunden als auch gesetzlich relevante Mehrarbeit einfach erfassen, abgrenzen und korrekt behandeln – ganz ohne Excel-Wirrwarr oder Rechtsunsicherheit.

Was sagt das Gesetz zur Überstundenvergütung?

Als Arbeitgeber sind Sie gesetzlich nicht grundsätzlich verpflichtet, jede geleistete Überstunde finanziell zu vergüten – aber: Entscheidend ist, was im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung geregelt ist. Gibt es dort keine ausdrückliche Vereinbarung zur Abgeltung, dann haben Ihre Mitarbeitenden grundsätzlich Anspruch auf eine Vergütung oder einen Freizeitausgleich.

Rechtlicher Rahmen im Überblick:

⚖️ Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), § 612 Abs. 1:
„Eine Vergütung gilt als stillschweigend vereinbart, wenn die Dienstleistung den Umständen nach nur gegen eine Vergütung zu erwarten ist.“
→ Das heißt: Wenn Überstunden erforderlich sind und Sie sie dulden oder anordnen, müssen Sie sie in der Regel bezahlen oder mit Freizeit ausgleichen.

⚖️ Arbeitszeitgesetz (ArbZG), §§ 3 und 16:

• Maximal 8 Stunden pro Werktag, Ausdehnung auf 10 Stunden nur bei Ausgleich innerhalb von 6 Monaten.

• § 16 verpflichtet Sie außerdem zur Erfassung der über 8 Stunden hinausgehenden Arbeitszeit.

⚖️ Nachweispflicht durch das BAG-Urteil (2022):
Laut Bundesarbeitsgericht müssen Sie als Arbeitgeber ein verlässliches System zur Arbeitszeiterfassung bereitstellen – das schließt auch Überstunden ein.
→ Tools wie Shiftbase ermöglichen eine transparente, rechtskonforme und automatische Zeiterfassung.

Wichtig für Sie als Arbeitgeber:

• Eine pauschale Klausel im Arbeitsvertrag wie „Überstunden sind mit dem Gehalt abgegolten“ ist nur dann wirksam, wenn sie die konkrete Zahl der abgegoltenen Überstunden nennt (z. B. „10 Überstunden pro Monat“).

• Bei fehlender Regelung oder bei Überschreitung der vereinbarten Pauschale besteht ein Vergütungsanspruch – unabhängig davon, ob die Überstunden freiwillig oder auf Anordnung geleistet wurden.

• Überstundenzuschläge sind gesetzlich nicht vorgeschrieben, können aber über Tarifverträge oder interne Regelungen verpflichtend werden.

Praxisbeispiel:
Ein Mitarbeitender arbeitet regelmäßig 9,5 Stunden pro Tag, obwohl laut Arbeitsvertrag 8 Stunden vorgesehen sind. Die Führungskraft duldet dies, ohne es klar anzuordnen. Ohne schriftliche Pauschalklausel oder Abgeltung im Vertrag muss die zusätzliche Zeit entweder bezahlt oder in Freizeit ausgeglichen werden – selbst wenn der Mitarbeitende „freiwillig“ länger bleibt.

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Überstundenvergütung berechnen

Die Berechnung der Überstundenvergütung hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie dem Arbeitsvertrag, Tarifverträgen und betrieblichen Vereinbarungen. Im Folgenden finden Sie eine allgemeine Anleitung zur Berechnung der Überstundenvergütung, die die wesentlichen Schritte und Überlegungen umfasst.

Schritt 1: Feststellung der Basisarbeitszeit

Zuerst muss die reguläre Arbeitszeit, die im Arbeitsvertrag festgelegt ist, bestimmt werden. Überstunden sind alle Arbeitsstunden, die über diese vereinbarte Basisarbeitszeit hinausgehen.

Schritt 2: Ermittlung der geleisteten Überstunden

Die Anzahl der geleisteten Überstunden wird ermittelt, indem die tatsächlich gearbeiteten Stunden von der regulären Arbeitszeit abgezogen werden. Hierbei ist es wichtig, dass alle geleisteten Arbeitsstunden genau erfasst und dokumentiert werden.

Schritt 3: Überprüfung der Vergütungsregelungen

Die spezifischen Regelungen zur Überstundenvergütung, die im Arbeitsvertrag, in einem anwendbaren Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung festgelegt sind, müssen überprüft werden. Diese Regelungen legen fest, ob und in welcher Höhe Zuschläge für Überstunden gezahlt werden.

Schritt 4: Berechnung des Überstundenzuschlags

Die Höhe des Überstundenzuschlags variiert häufig je nach Tageszeit, Wochentag (z.B. Werktage, Wochenende, Feiertage) und der Anzahl der geleisteten Überstunden. Tarifverträge definieren oft spezifische Zuschlagssätze, z.B. 25% für Überstunden an Werktagen und höhere Sätze für Arbeit am Wochenende oder an Feiertagen.

Schritt 5: Berechnung der Gesamtvergütung für Überstunden

Um die Gesamtvergütung für geleistete Überstunden zu berechnen, wird der Grundlohn pro Stunde (inklusive etwaiger Zulagen und Zuschläge) mit der Anzahl der Überstunden multipliziert. Anschließend werden die entsprechenden Überstundenzuschläge hinzugerechnet.

Beispiel
Angenommen, ein Arbeitnehmer hat einen Stundenlohn von 20 Euro und leistet 10 Überstunden in einer Woche, für die ein Überstundenzuschlag von 25% gilt.

• Grundlohn für Überstunden: 20 Euro × 10 Stunden = 200 Euro

• Überstundenzuschlag: 200 Euro × 25% = 50 Euro

• Gesamtvergütung für Überstunden: 200 Euro + 50 Euro = 250 Euro

Die genaue Berechnung der Überstundenvergütung kann komplex sein und erfordert eine sorgfältige Berücksichtigung der individuellen Arbeitsverhältnisse und der geltenden rechtlichen Rahmenbedingungen. Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass sie über effektive Systeme zur Zeiterfassung verfügen und die Berechnungen transparent und nachvollziehbar für die Arbeitnehmer sind.

Was gilt bei der Überstundenvergütung in Sonderfällen?

Nicht alle Arbeitsverhältnisse sind gleich – und das Arbeitszeitrecht kennt eine Reihe von Sonderregelungen, bei denen Sie als Arbeitgeber besonders aufmerksam sein sollten. Denn Überstunden können je nach Personengruppe unterschiedlich behandelt werden, sowohl rechtlich als auch organisatorisch. Hier die wichtigsten Sonderfälle:

🕒 Teilzeitbeschäftigte

Teilzeitkräfte dürfen nicht schlechter gestellt werden als Vollzeitkräfte. Wenn sie über ihre individuell vereinbarte Arbeitszeit hinaus arbeiten – zum Beispiel statt 20 Stunden pro Woche plötzlich 25 – handelt es sich um Überstunden, die entweder zu vergüten oder durch Freizeit auszugleichen sind.

Wichtig: Überstundenzuschläge dürfen Sie nur dann unterschiedlich behandeln, wenn das sachlich gerechtfertigt ist – etwa durch klare tarifliche Regelungen.

💶 Minijobber (520-Euro-Kräfte)

Bei Minijobbern können Überstunden schnell zu einem Problem werden: Wird die monatliche Verdienstgrenze von 520 Euro überschritten, wandelt sich das Beschäftigungsverhältnis in ein sozialversicherungspflichtiges.

Tipp für Arbeitgeber:
Dokumentieren Sie alle geleisteten Stunden und prüfen Sie, ob eine flexible Arbeitszeitregelung mit arbeitsvertraglich definierter Höchstgrenze möglich ist.

🧑‍💼 Leitende Angestellte

Für „Leitende Angestellte“ im Sinne des Betriebsverfassungsgesetzes gelten besondere Regeln. Sie sind in der Regel nicht durch das Arbeitszeitgesetz geschützt, was bedeutet:

• Keine Höchstarbeitszeit nach ArbZG

• Keine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung

• Meist auch kein Anspruch auf Überstundenvergütung

Aber: Die Definition „leitend“ ist eng gefasst – es muss sich um Personen mit wesentlicher Entscheidungsbefugnis handeln (z. B. Prokura, alleinige Personalverantwortung). Wenn das nicht eindeutig ist, greifen die normalen Schutzregelungen!

💡 Jugendliche (unter 18 Jahren)

Für unter 18-Jährige gilt das Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG):

• Maximal 8 Stunden täglich, 40 Stunden pro Woche

• Keine Überstunden zulässig, außer in Notfällen mit direktem Ausgleich

• Strenge Pausenregelungen

Hier dürfen Sie als Arbeitgeber keine Überstundenvergütung anbieten, weil diese Stunden schlicht nicht zulässig sind.

🤰 Schwangere & Stillende

Das Mutterschutzgesetz schützt Schwangere besonders:

• Keine Überstunden, sobald die reguläre Arbeitszeit überschritten wird

• Gilt auch für Sonn‑ und Nachtarbeit

• Auch Stillzeiten zählen zur bezahlten Arbeitszeit

Achtung: Verstöße können als Ordnungswidrigkeit geahndet werden.

Fazit

Wenn es um Überstunden geht, zählt für Sie als Arbeitgeber vor allem eines: Klarheit, Fairness und rechtliche Sicherheit. Denn Überstunden betreffen nicht nur die Produktivität im Betrieb, sondern auch Vertrauen, Zufriedenheit und das Risiko von Rechtsstreitigkeiten.

Das Wichtigste auf einen Blick ✅

• Überstunden sind vergütungspflichtig, wenn keine vertragliche oder tarifliche Abgeltung geregelt ist.

• Eine klare Arbeitszeiterfassung ist Pflicht – spätestens seit dem BAG-Urteil 2022.

• Die Begriffe „Überstunden“ und „Mehrarbeit“ unterscheiden sich – und das hat Auswirkungen auf die Bezahlung.

• Pauschale Überstundenklauseln im Arbeitsvertrag müssen konkret und transparent sein.

• Sonderfälle wie Teilzeit, Minijob oder Schwangerschaft erfordern besondere Aufmerksamkeit.

💼 Ihr nächster Schritt als Arbeitgeber:

1. Prüfen Sie bestehende Arbeitsverträge auf Überstundenregelungen.

2. Stellen Sie ein zuverlässiges Zeiterfassungssystem bereit, das auch mobil nutzbar ist.

3. Klären Sie intern, ob Überstunden vergütet oder mit Freizeit ausgeglichen werden – am besten in Abstimmung mit dem Betriebsrat.

4. Nutzen Sie HR-Software wie Shiftbase, um Prozesse zu automatisieren, Zeit zu sparen und rechtssicher zu handeln.