Erste Tätigkeitsstätte: Wichtige Informationen und steuerliche Aspekte

Was ist die erste Tätigkeitsstätte? - Definition

Die erste Tätigkeitsstätte bezeichnet laut Einkommensteuergesetz (§ 9 Abs. 4 EStG) den festgelegten, dauerhaften Arbeitsplatz eines Arbeitnehmers – also den Ort, an dem dieser überwiegend tätig ist. Für Arbeitgeber ist diese Definition essenziell, da sie steuerliche Auswirkungen auf Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen und andere Reisekostenpauschalen hat.

Laut Gesetz gilt eine ortsfeste betriebliche Einrichtung als erste Tätigkeitsstätte, wenn:

• der Arbeitnehmer dauerhaft einem Ort zugewiesen ist (z. B. per Arbeitsvertrag, interner Weisung oder betrieblicher Praxis),

• er dort regelmäßig an mindestens 2 Tagen pro Arbeitswoche tätig ist,

• oder mindestens ein Drittel der vereinbarten Arbeitszeit an diesem Ort stattfindet.

📍 Dazu zählen:
Büros, Filialen, Werkstätten oder auch Einrichtungen eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, wie Kundenprojekte oder ausgelagerte Standorte.

📌 Wichtig für Arbeitgeber:
Die korrekte Zuordnung zur ersten Tätigkeitsstätte bestimmt, ob Fahrtkosten mit der Entfernungspauschale (0,30 €/km) oder als Reisekosten abgerechnet werden können.

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Wer legt die erste Tätigkeitsstätte fest?

Die erste Tätigkeitsstätte wird grundsätzlich vom Arbeitgeber festgelegt. Diese Festlegung sollte möglichst schriftlich im Arbeitsvertrag, einer Zusatzvereinbarung oder einer internen Richtlinie erfolgen. Entscheidend ist, dass die Zuordnung dauerhaft und eindeutig erfolgt – zum Beispiel durch Formulierungen wie:

„Der Arbeitnehmer wird dauerhaft dem Standort [Adresse] zugewiesen.“

Doch Vorsicht: Wenn keine ausdrückliche Zuordnung erfolgt, greift die gesetzliche Regelung nach § 9 Abs. 4 EStG. In dem Fall prüft das Finanzamt, ob anhand von zeitlichem Umfang und regelmäßiger Anwesenheit ein Ort als erste Tätigkeitsstätte gilt.

Praxisbeispiel:
Ein Mitarbeiter fährt täglich zu einer Baustelle, aber Sie haben keinen festen Arbeitsort vertraglich benannt. Dann kann diese Baustelle vom Finanzamt trotzdem als erste Tätigkeitsstätte eingestuft werden – mit steuerlichen Folgen.

Welche steuerlichen Folgen hat die Zuordnung zur ersten Tätigkeitsstätte?

Die Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte hat direkte Auswirkungen auf die steuerliche Behandlung von Fahrt- und Reisekosten Ihrer Mitarbeitenden – und damit auch auf Ihre Lohnabrechnungen, Spesenrichtlinien und HR-Dokumentation.

Entfernungspauschale statt Reisekostenpauschale

Wenn ein Arbeitnehmer einer ersten Tätigkeitsstätte zugeordnet ist, gelten Fahrten dorthin als sogenannte „Wege zur Arbeit“. Diese können nur mit der Entfernungspauschale von aktuell 0,30 € pro einfachem Kilometer steuerlich berücksichtigt werden.

➡️ Beispiel:
Mitarbeiter pendelt täglich 20 km zur ersten Tätigkeitsstätte → 20 km × 0,30 € = 6,00 € pro Arbeitstag → kein Anspruch auf steuerfreie Reisekostenerstattung.

Kein Anspruch auf Verpflegungsmehraufwendungen

Bei Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte entfällt der Anspruch auf Verpflegungspauschalen (z. B. 14 € bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit). Diese sind nur bei Auswärtstätigkeiten möglich, also wenn der Arbeitnehmer nicht zur ersten Tätigkeitsstätte fährt, sondern z. B. direkt zum Kunden.

Übernachtungskosten und Reisekosten nur bei Auswärtstätigkeit

Kosten für Hotelübernachtungen, Bahntickets oder Dienstreisen sind nur dann steuerfrei erstattungsfähig, wenn sie außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte anfallen. Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte sind private Wege im Sinne des Steuerrechts.

Auswirkungen auf Lohnabrechnung und Steuerprüfung

Fehlerhafte Zuordnungen können bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt zu Nachzahlungen, Bußgeldern oder Korrekturen in der Lohnabrechnung führen.

📌 Wichtig: Die erste Tätigkeitsstätte ist auch relevant bei der Berechnung der geldwerten Vorteile (z. B. Firmenwagennutzung für Arbeitswege).

Shiftbase-Tipp für Arbeitgeber:
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Was sind Sonderfälle bei der ersten Tätigkeitsstätte?

Neben der klassischen Zuordnung eines festen Arbeitsplatzes gibt es auch Sonderfälle, bei denen die erste Tätigkeitsstätte nicht eindeutig oder nur unter bestimmten Bedingungen vorliegt. Diese Ausnahmen betreffen insbesondere mobile Arbeitsmodelle, Außendienst, oder mehrere Einsatzorte – mit teils erheblichen steuerlichen Konsequenzen.

🔹 Erste Tätigkeitsstätte: Außendienst und Monteure

Arbeitnehmende, die überwiegend unterwegs sind – zum Beispiel im Vertrieb oder im technischen Außendienst – haben in der Regel keine erste Tätigkeitsstätte. Ihre Fahrten zu Kunden oder Baustellen gelten als Auswärtstätigkeiten, wodurch sie Anspruch auf:

• Reisekostenpauschalen

• Verpflegungsmehraufwendungen

• steuerfreie Erstattung von Fahrtkosten (Hin- und Rückweg)

haben.

Vorteil für Arbeitgeber: Diese Kosten sind voll steuerfrei erstattbar, wenn die Tätigkeit tatsächlich mobil ist und keine feste Einrichtung aufgesucht wird.

🔹 Sammelpunkte und Treffpunkte

Wird ein bestimmter Ort (z. B. Betriebshof, Lager, Parkplatz) regelmäßig als Startpunkt für Fahrten genutzt, kann dieser als Sammelpunkt gelten.

✅ Wenn der Mitarbeitende dort dauerhaft erscheint und seine Tour startet, wird dieser Ort als erste Tätigkeitsstätte eingestuft – mit Entfernungspauschale statt Reisekosten.

🔹 Kundenbetrieb als erste Tätigkeitsstätte

In bestimmten Fällen kann auch eine Einrichtung eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten (z. B. Kunde) als erste Tätigkeitsstätte gelten – vorausgesetzt:

• Der Mitarbeitende wird dort dauerhaft und

• an mindestens zwei Tagen pro Woche tätig,

• oder verbringt mindestens ein Drittel der Arbeitszeit an diesem Ort.

➡️ Gilt besonders für Leiharbeitsfirmen, Berater oder Projektmitarbeitende.

🔹 Wechselnde Tätigkeitsstätten

Bei wechselnden Einsatzorten – etwa bei Handwerksbetrieben, Serviceunternehmen oder Projekten – gilt:

• Wenn kein Einsatzort dauerhaft zugewiesen ist, liegt keine erste Tätigkeitsstätte vor.

• Arbeitgeber müssen aber darauf achten, dass keine implizite Festlegung (z. B. durch regelmäßige Einsätze am selben Ort) erfolgt.

🔹 Erste Tätigkeitsstätte - Homeoffice

Grundsätzlich nein – ein häusliches Arbeitszimmer gilt nicht als erste Tätigkeitsstätte, da es keine „ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers“ ist.

Ausnahme:
Wenn der Arbeitgeber das Homeoffice vertraglich als dauerhaften Arbeitsort bestimmt und dort ein vollwertiger Arbeitsplatz eingerichtet ist, kann es im Einzelfall als erste Tätigkeitsstätte gewertet werden.

Für Arbeitgeber ist die korrekte Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte kein bürokratisches Detail, sondern ein entscheidender Faktor für steuerliche Abrechnungen, Spesenregelungen und HR-Compliance. Ob im Büro, beim Kunden, im Außendienst oder auf wechselnden Baustellen – jede falsche Zuordnung kann finanzielle und rechtliche Folgen haben, besonders bei Lohnabrechnung, Reisekosten und Betriebsprüfungen.

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