Freistellung: Wichtige Informationen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber

Was bedeutet Freistellung?

Freistellung bedeutet, dass ein Arbeitnehmer von seiner Arbeitspflicht entbunden wird, ohne dass das Arbeitsverhältnis beendet wird. Als Arbeitgeber bedeutet das: Ihr Mitarbeiter muss (vorübergehend) nicht zur Arbeit erscheinen, bleibt aber weiterhin im Unternehmen angestellt.

Die wichtigsten Merkmale einer Freistellung aus Arbeitgebersicht:

Wie lange kann eine Freistellung dauern – und ist sie widerrufbar?

Die Dauer einer Freistellung sowie die Frage der Widerrufbarkeit hängen stark vom Einzelfall, dem Anlass und den vertraglichen oder gesetzlichen Rahmenbedingungen ab. Für Sie als Arbeitgeber ist es entscheidend, zwischen verschiedenen Freistellungsarten und deren Rechtsfolgen zu unterscheiden.

Es gibt keine pauschale Höchstdauer – entscheidend ist der Anlass:

Wichtig für Arbeitgeber: Bei längeren Freistellungen sollten klare vertragliche Regelungen getroffen und dokumentiert werden, insbesondere zur Vergütung, Rückkehr und Sozialversicherungspflicht.

Ist eine Freistellung widerrufbar?

Das hängt von der Art der Freistellung ab:

🟩 Widerrufliche Freistellung

• Was bedeutet das? Sie als Arbeitgeber behalten sich vor, die Freistellung bei Bedarf zu beenden.

• Wann sinnvoll? Bei betrieblichen Notfällen oder personellen Engpässen.

• Voraussetzung: Der Widerruf muss ausdrücklich schriftlich vorbehalten sein.

🟥 Unwiderrufliche Freistellung

• Was bedeutet das? Der Mitarbeiter ist dauerhaft von der Arbeitspflicht entbunden, meist unter Fortzahlung des Gehalts.

• Wann üblich? Bei Kündigungen, zur Anrechnung von Resturlaub, Überstunden oder zur Konfliktvermeidung.

• Achtung: Eine unwiderrufliche Freistellung kann nicht mehr rückgängig gemacht werden – der Arbeitsplatz bleibt bis Vertragsende „besetzt“.

Welche Formen der Freistellung stehen Arbeitgebern offen?

Als Arbeitgeber stehen Ihnen verschiedene Formen der Freistellung zur Verfügung – je nach Anlass, Dauer und Vergütungsregelung. Die Wahl der passenden Variante hängt davon ab, ob Sie die Freistellung veranlassen oder auf Wunsch des Arbeitnehmers reagieren, ob sie vergütet wird und ob sie rechtlich verpflichtend ist.

Bezahlte Freistellung

Bei der bezahlten Freistellung bleibt das Arbeitsverhältnis bestehen, und der Mitarbeiter erhält weiterhin sein Gehalt, obwohl er von der Arbeitspflicht entbunden ist. Dies kommt vor allem in der Praxis bei Resturlaubsabbau, Überstundenabbau oder Kündigungsfristen zum Einsatz. Auch bei besonderen Anlässen wie einem Todesfall in der Familie, Eheschließung oder für die Wahrnehmung behördlicher Termine kann bezahlte Freistellung gewährt werden – teils gesetzlich, teils durch Tarif- oder Arbeitsverträge geregelt.

Eine bezahlte Freistellung kann widerruflich erfolgen, wenn Sie sich als Arbeitgeber vorbehalten, den Mitarbeiter bei Bedarf wieder einzusetzen. Häufiger ist jedoch die unwiderrufliche Variante, etwa zur Anrechnung von Urlaub oder zur Deeskalation nach einer Kündigung.

Unbezahlte Freistellung

Die unbezahlte Freistellung bedeutet, dass der Mitarbeiter nicht arbeitet und kein Gehalt erhält. Diese Variante erfolgt in der Regel auf Wunsch des Mitarbeiters, beispielsweise bei einem Sabbatical, für eine Weiterbildung, eine längere Reise oder zur persönlichen Entlastung. Als Arbeitgeber sind Sie zur Zustimmung nicht verpflichtet – es sei denn, es liegt ein tariflicher oder arbeitsvertraglicher Anspruch vor.

Wichtig ist: Bei unbezahlter Freistellung muss klar geregelt werden, wie mit Sozialversicherungen, Urlaubsansprüchen und Rückkehrvereinbarungen umgegangen wird. Eine schriftliche Vereinbarung schafft hier Sicherheit auf beiden Seiten.

Widerrufliche Freistellung

Eine widerrufliche Freistellung erlaubt es Ihnen als Arbeitgeber, den Mitarbeiter bei Bedarf kurzfristig wieder zur Arbeit zu verpflichten. Diese Form bietet Flexibilität, etwa wenn ein Projekt unerwartet personelle Ressourcen benötigt oder der Betrieb auf schwankende Auslastung reagieren muss.

Voraussetzung ist, dass der Widerruf ausdrücklich in der Freistellungsvereinbarung geregelt ist. In der Praxis kommt diese Variante eher selten zum Einsatz, da sie für beide Seiten mit Planungsunsicherheit verbunden ist.

Unwiderrufliche Freistellung

Bei einer unwiderruflichen Freistellung ist der Mitarbeiter dauerhaft von der Arbeitsleistung befreit, bis das Arbeitsverhältnis endet. Diese Form wird häufig im Rahmen einer Kündigung eingesetzt, um offene Urlaubstage oder Überstunden abzubauen und mögliche Konflikte zu vermeiden. Der Mitarbeiter bleibt in dieser Zeit vergütet, hat jedoch keine Rückkehrpflicht mehr an den Arbeitsplatz.

Auch hier empfiehlt sich eine klare schriftliche Regelung, insbesondere zur Anrechnung von Resturlaub oder zur Ausschöpfung des Kündigungszeitraums.

Gesetzliche Freistellungen

In bestimmten Fällen schreibt das Gesetz eine Freistellung zwingend vor – unabhängig vom Willen des Arbeitgebers. Dazu zählen etwa:

• Mutterschutz: sechs Wochen vor und acht Wochen nach der Geburt (teilweise bezahlt, mit Arbeitgeberzuschuss)

• Elternzeit: bis zu drei Jahre pro Kind (unbezahlt, mit Kündigungsschutz)

• Pflegezeit: bis zu sechs Monate für die Pflege naher Angehöriger (unbezahlt)

• Schulungen für Betriebsräte oder Personalräte

Hier haben Arbeitnehmer einen Rechtsanspruch, und Sie als Arbeitgeber sind verpflichtet, die Freistellung zu gewähren – teilweise sogar bei Fortzahlung der Vergütung oder unter Absicherung durch staatliche Leistungen.

Gründe für Freistellung

Hier finden Sie die wichtigsten Gründe für eine Freistellung aus Sicht des Arbeitgebers, systematisch geordnet nach rechtlicher Grundlage, betrieblichen Erfordernissen und individuellen Situationen. Eine Freistellung kann sowohl auf gesetzlicher Basis, vertraglicher Vereinbarung oder betrieblichen Interessen beruhen.

✅ Gesetzliche Gründe für eine Freistellung

Diese Freistellungen sind durch das Gesetz geregelt und für Arbeitgeber verbindlich:

• Mutterschutz
  Sechs Wochen vor und acht Wochen nach der Geburt darf die Mitarbeiterin nicht beschäftigt werden.
  ➤ Pflichtfreistellung mit Entgeltfortzahlung über Umlage U2.

• Elternzeit
  Ein oder beide Elternteile können bis zu drei Jahre Elternzeit pro Kind beantragen.
  ➤ Unbezahlte, gesetzlich garantierte Freistellung mit Kündigungsschutz.

• Pflegezeit (§ 3 PflegeZG)
  Bis zu sechs Monate unbezahlte Freistellung zur Pflege naher Angehöriger.
  ➤ Rechtsanspruch für Arbeitnehmer mit Nachweispflicht.

• Betriebsratsarbeit (§ 37 BetrVG)
  Betriebsratsmitglieder müssen für Sitzungen, Schulungen und Betriebsratstätigkeit freigestellt werden.
  ➤ Bezahlte Freistellung während der Amtsausübung.

🏢 Betriebliche oder arbeitgeberseitige Gründe

Hier erfolgt die Freistellung im Interesse des Arbeitgebers, z. B. zur Konfliktvermeidung oder zur Organisation des Personaleinsatzes:

• Freistellung während der Kündigungsfrist
  Um Unruhe oder Sabotage zu vermeiden, können Mitarbeiter nach Kündigung bis zum Vertragsende freigestellt werden.
  ➤ Oft unwiderruflich, mit Anrechnung auf Resturlaub und Überstunden.

• Betriebsbedingte Umstrukturierungen
  Wenn Stellen abgebaut oder verlagert werden, kann eine vorzeitige Freistellung erfolgen.
  ➤ Regelung meist im Aufhebungsvertrag oder Sozialplan.

• Ruhendstellung vor Ruhestand oder Vertragsende
  Bei Übergang in Rente oder bei projektbasierten Verträgen kann eine Freistellung auslaufen.
  ➤ Vergütete Freistellung als Teil der Ausstiegsphase.

👤 Individuelle oder arbeitnehmerseitige Gründe

Diese Freistellungen erfolgen auf Wunsch des Mitarbeiters – Zustimmung des Arbeitgebers ist erforderlich:

• Sabbatical / persönliche Auszeit
  Für Reisen, Burn-out-Prävention oder private Projekte kann eine unbezahlte Freistellung vereinbart werden.

• Weiterbildung
  Für externe Schulungen, Studiengänge oder Sprachkurse – meist unbezahlte oder bezuschusste Freistellung.

• Private Ausnahmesituationen
  Z. B. Todesfall, Hochzeit, Geburt, Umzug, Gerichtstermin – in vielen Fällen besteht ein Anspruch auf bezahlte Sonderfreistellung nach § 616 BGB oder Tarifvertrag.

Welche Pflichten und Rechte geltend bei Freistellung?

Bei einer Freistellung gelten folgende Pflichten und Rechte:

• Arbeitsverhältnis bleibt bestehen – der Mitarbeiter ist weiter angestellt, aber von der Arbeitspflicht entbunden.

• Vergütungspflicht abhängig von Art der Freistellung – bei bezahlter Freistellung muss Lohn gezahlt werden, bei unbezahlter entfällt dieser.

• Urlaubsanspruch bleibt bestehen, wenn die Freistellung bezahlt ist.

• Sozialversicherung läuft weiter, solange Gehalt gezahlt wird oder Sonderregelungen greifen.

• Widerruf nur möglich, wenn er schriftlich vereinbart wurde (bei widerruflicher Freistellung).

• Rufbereitschaft unzulässig, sofern nicht ausdrücklich geregelt.

• Resturlaub & Überstunden können angerechnet werden, insbesondere bei Kündigungsfreistellungen.

• Rückkehrrecht nur bei widerruflicher Freistellung oder wenn gesetzlich vorgesehen.

• Schriftliche Dokumentation empfohlen, um Rechte und Pflichten klar festzuhalten.

Fazit: Freistellung – Flexibles Instrument mit rechtlicher Relevanz

Für Arbeitgeber ist die Freistellung ein wichtiges arbeitsrechtliches Mittel, um individuelle, betriebliche oder gesetzlich notwendige Situationen professionell zu regeln. Ob bei Kündigung, Elternzeit, einem Sabbatical oder zur Konfliktvermeidung – entscheidend ist, dass die Freistellung klar dokumentiert, richtig eingeordnet und rechtssicher umgesetzt wird.

• Es gibt bezahlte und unbezahlte, widerrufliche und unwiderrufliche sowie gesetzlich verpflichtende und freiwillige Formen.

• Die Vergütungspflicht, der Rückrufvorbehalt und die Anrechnung von Urlaub hängen stets von der konkreten Art der Freistellung ab.

• Eine schriftliche Regelung schützt Sie als Arbeitgeber vor Missverständnissen und rechtlichen Konflikten.