Ein Todesfall im privaten Umfeld eines Mitarbeitenden stellt Arbeitgeber und HR-Teams vor akute Fragen: Besteht Anspruch auf Sonderurlaub bei Todesfall, wie viele Tage sind rechtlich zulässig – und welche Pflichten ergeben sich aus Arbeitsvertrag oder Tarifbindung? Gerade in personalintensiven Branchen wie Gastronomie, Einzelhandel oder Pflege können unklare Regelungen schnell zu Compliance-Risiken und Planungsproblemen führen.
Digitale Tools wie Shiftbase erleichtern die Erfassung und Genehmigung solcher Abwesenheiten.
Was bedeutet Sonderurlaub im Todesfall?
Sonderurlaub bezeichnet eine bezahlte oder unbezahlte Freistellung von der Arbeit, wenn Mitarbeitende aus persönlichen Gründen vorübergehend an der Arbeitsleistung gehindert sind. Ein Todesfall im engen Familienkreis gilt arbeitsrechtlich als klassischer Anlass.
Für Arbeitgeber ist entscheidend: Sonderurlaub bei Todesfall ergibt sich typischerweise aus gesetzlichen Regelungen (insbesondere § 616 BGB), dem Arbeitsvertrag, einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung.
Gibt es einen gesetzlichen Anspruch auf Sonderurlaub bei Todesfall?
§ 616 BGB schützt den Vergütungsanspruch, wenn Mitarbeitende für eine verhältnismäßig kurze Zeit aus persönlichen Gründen ohne eigenes Verschulden an der Arbeitsleistung gehindert sind.
- § 616 BGB ist dispositiv: Er kann vertraglich ausgeschlossen oder begrenzt werden.
- Wenn § 616 BGB ausgeschlossen ist, besteht kein automatischer Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub bei Todesfall.
- Dann kommen regulärer Urlaub oder unbezahlte Freistellung in Betracht, sofern nichts anderes vereinbart ist.
Für welche Angehörigen gilt Sonderurlaub bei Todesfall?
In der Praxis wird häufig zwischen nahen Angehörigen (meist erster Grad) und weiter entfernten Verwandten unterschieden.
Typischerweise anerkannt:
- Ehepartner oder eingetragene Lebenspartner
- Eigene Kinder
- Eltern
Je nach Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung können auch berücksichtigt werden:
- Geschwister
- Großeltern
- Schwiegereltern
- Lebensgefährten ohne eingetragene Partnerschaft
Wie viele Tage Sonderurlaub sind bei Todesfall üblich?
Eine gesetzlich festgelegte Dauer existiert nicht. Übliche Werte ergeben sich aus arbeitsrechtlicher Praxis sowie aus Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung.
| Todesfall | Übliche Dauer |
|---|---|
| Ehepartner / Kind | 2 Tage |
| Eltern | 2 Tage |
| Großeltern | 1 Tag |
| Geschwister | 1 Tag (abhängig von Regelung) |
In vielen Unternehmen liegen Richtwerte zwischen 1 und 3 Tagen. Häufig wird Sonderurlaub vor allem bei Angehörigen ersten Grades gewährt.
Sonderurlaub bei Todesfall im Tarifvertrag
In tarifgebundenen Unternehmen sind die Regelungen des jeweiligen Tarifvertrags maßgeblich.
Im öffentlichen Dienst (TVöD) ist bezahlte Freistellung in bestimmten Todesfällen geregelt, etwa beim Tod:
- eines Ehepartners,
- eines Kindes,
- oder eines Elternteils.
➡️ HR-Check: Prüfen Sie vor jeder Entscheidung, ob Tarifbindung besteht und welcher Tarifvertrag anwendbar ist.
Kann Sonderurlaub im Arbeitsvertrag ausgeschlossen werden?
Ja. Arbeitgeber können § 616 BGB im Arbeitsvertrag ausschließen oder begrenzen.
- Bei Ausschluss besteht kein automatischer Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub.
- Optionen sind dann häufig Urlaub oder unbezahlte Freistellung, sofern keine anderen Regeln gelten.
Unabhängig von der Rechtslage empfiehlt sich ein sensibler Umgang, da Todesfälle stark belastend sind und die Arbeitgeberreaktion die Bindung beeinflussen kann.
Pflichten und Handlungsempfehlungen für Arbeitgeber & HR
Ein Todesfall erfordert schnelle, einheitliche Abläufe, damit Entscheidungen fair und rechtssicher bleiben.
HR-Checkliste: So entscheiden Sie rechtssicher
- Gilt § 616 BGB oder ist er im Arbeitsvertrag ausgeschlossen?
- Gibt es einen anwendbaren Tarifvertrag (z. B. TVöD) oder eine Betriebsvereinbarung?
- Welche Angehörigen sind laut Regelung anspruchsberechtigt?
- Wie viele Tage sind intern vorgesehen (Richtwerttabelle, Praxis, Tarif)?
- Wie wird der Sonderurlaub dokumentiert (Antrag, Nachweis, Ablage)?
Zur Dokumentation wird in der Praxis häufig eine Kopie der Sterbeurkunde genutzt, um Todesfall und Verwandtschaftsgrad nachzuweisen. Mitarbeitende sollten den Vorgesetzten unverzüglich informieren und anschließend einen Antrag stellen. Nachweise sind sensibel zu behandeln.
Typische Herausforderungen für HR:
- kurzfristige Personalausfälle
- Schichtumplanung
- rechtssichere Entgeltabrechnung
- Nachweisführung bei Prüfungen
Sonderurlaub und Abwesenheiten effizient verwalten mit Shiftbase
Gerade bei ungeplanten Abwesenheiten ist Transparenz entscheidend. Mit Shiftbase lassen sich Sonderurlaub und andere Abwesenheitsarten zentral verwalten:
- digitale Beantragung von Sonderurlaub
- klare Genehmigungsworkflows
- automatische Aktualisierung der Dienst- und Schichtplanung
- vollständige Dokumentation für HR und Lohnabrechnung
So behalten Arbeitgeber auch in sensiblen Situationen den Überblick und reduzieren administrativen Aufwand.
Fazit: Klare Regeln schaffen Sicherheit für alle Beteiligten
Sonderurlaub bei Todesfall ist rechtlich und organisatorisch relevant. Arbeitgeber, die Regeln zu Anspruch, Dauer, Nachweis und Zuständigkeiten klar definieren und transparent umsetzen, schaffen Rechtssicherheit und entlasten HR.
Digitale Tools wie Shiftbase helfen, Sonderurlaub standardisiert zu beantragen, zu genehmigen und nachvollziehbar zu dokumentieren.
