Sonderurlaub: Regelungen und Best Practices für AG und AN

Berechtigung und Voraussetzungen für Sonderurlaub

Sonderurlaub ist keine Höflichkeit oder großzügige Geste seitens des Arbeitgebers. Arbeitnehmer haben nach § 616 BGB Anspruch auf vorübergehende bezahlte Freistellung von der Arbeit. Dort heißt es, dass ein Arbeitnehmer seinen Vergütungsanspruch nicht verliert, wenn er „aus einem in seiner Person liegenden Grund ohne Verschulden für eine verhältnismäßig unerhebliche Zeit an der Leistungserbringung gehindert ist“. Aus der Formulierung geht auch hervor: Der Anspruch auf Sonderurlaub ist an drei Voraussetzungen geknüpft:

• Die Dauer der Behinderung ist nicht erheblich
• Der Grund liegt in der Person des Arbeitnehmers
• Die Situation war nicht selbstverschuldet

„Unerheblich“ bedeutet: Es können nur maximal fünf Tage Sonderurlaub genommen werden. Je nach Fall werden nur wenige Stunden anerkannt. Wie lange der Arbeitnehmer der Arbeit fernbleiben darf, entscheidet der Arbeitgeber.

TVÖD: Sonderurlaub im Tarifvertrag

Eine Verpflichtung zum Sonderurlaub kann sich aus einem Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder einer vertraglichen Vereinbarung zwischen einem Arbeitnehmer und seinem Vorgesetzten ergeben. Der Arbeitgeber kann die Lohnfortzahlung während des Sonderurlaubs arbeits- oder tarifvertraglich ausschließen. Es ist ihm auch möglich, den Umfang der Befreiung im Einzelfall einzuschränken. Für den öffentlichen Dienst gelten teilweise abweichende Regelungen.

Die Beweislast für Sonderurlaub liegt beim Arbeitnehmer

Bezahlter Sonderurlaub kommt nicht in Frage, wenn ein Arbeitnehmer aufgrund äußerer Umstände seiner Arbeit nicht nachkommen kann. Beispielsweise stellen eine Naturkatastrophe oder ein Stau kein vorübergehendes Hindernis dar. Anders kann die Situation aussehen, wenn ein Mitarbeiter direkt von einer Naturkatastrophe betroffen ist. In manchen Fällen hat er dann Anspruch auf Sonderurlaub (BAG, 5 AZR 1209/79). Darüber hinaus ist es Aufgabe des Arbeitnehmers, den Arbeitsausfall zu vermeiden.

Wer dringende Besorgungen hat, kann sich nicht einfach beurlauben lassen. Der Arbeitgeber muss den Sonderurlaub ausdrücklich gewähren. Der Nachweis ist vom Arbeitnehmer zu erbringen. Wer beispielsweise für die Hochzeit einen freien Tag beantragt, muss mit einem Schreiben des Standesamtes nachweisen können, dass dieser Antrag auf Sonderurlaub berechtigt ist.

Haben die Parteien übrigens unbezahlten Sonderurlaub vereinbart, darf der Arbeitgeber den gesetzlichen Urlaubsanspruch nachträglich nicht kürzen. Dies geschieht unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer gearbeitet hat (BAG, 9 AZR 678/12).

Zu beachten ist, dass der Sonderurlaub nicht als Urlaubstage zählt und nicht auf das Jahresurlaubskontingent des Arbeitnehmers angerechnet wird. Um Missverständnisse zu vermeiden, ist es sinnvoll, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer den Sonderurlaub schriftlich vereinbaren, bevor es zu Fehlzeiten kommt. So werden beide Parteien über ihre Rechte und Pflichten informiert. Auch mögliche Fristen können so geklärt werden.

Sonderurlaubsgründe: Was ist erlaubt?

Ob ein Arbeitnehmer Anspruch auf Sonderurlaub hat, hängt von bestimmten Voraussetzungen und Gründen ab. Dazu gehören Arbeitsverträge, Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträge. Es gibt viele Gründe, warum Sie möglicherweise Sonderurlaub von der Arbeit nehmen müssen. Diese finden Sie zum Beispiel in § 29 des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst. Beschäftigte, die nicht unter den TVÖD , können § 616 BGB anwenden. 

Folgende Gründe können zu einem bezahlten Urlaub führen:

1) Ehesonderurlaub

Sie können sich bei Ihrer Hochzeit nicht vertreten lassen. Dennoch besteht nach § 29 TVÖD kein Anspruch auf Sonderurlaub für Beschäftigte im öffentlichen Dienst. Die Ehe wird dort nicht explizit erwähnt. Arbeitsgerichte gehen jedoch davon aus, dass Absatz drei wie folgt ausgelegt werden kann: „In sonstigen dringenden Fällen“ ist eine dreitägige Beurlaubung möglich. 

Nach § 616 BGB gilt ein Tag für Arbeitnehmer, die keine arbeits- oder tarifvertragliche Sonderregelung haben. Die gleichen Regeln gelten für eine eingetragene Lebenspartnerschaft. Als Nachweis ist ein Schreiben des Standesamtes zu erbringen.

2) Sonderurlaub bei Geburt eines Kindes

Bei der Geburt eines Kindes gibt es einen Werktag Sonderurlaub. Für Frauen gilt in diesem Fall das Mutterschutzgesetz. Gilt die tarifvertragliche Regelung nur für Verheiratete, darf der Vater mit der Geburt seines unehelichen Kindes nichts zu tun haben (BAG, 6 AZR 492/99). Ebenso kann der freie Tag verweigert werden, wenn die Lieferung an einem ausgefallenen Tag, wie z. B. einem Sonn- oder Feiertag, erfolgt.

Es ist auch möglich, dass ein Tarifvertrag oder Arbeitsvertrag aufgrund der Geburt und Adoption eines Kindes zusätzlichen Sonderurlaub vorsieht.

3) Sonderurlaub im Todesfall

Als enge Familienangehörige gelten beispielsweise Ehegatten und Verwandte ersten Grades, also Eltern und deren Kinder sowie Stief- und Adoptivkinder. Der Umfang der freien Tage kann bis zu drei Tage betragen. Dies hängt von der Beziehung zwischen dem Verstorbenen und dem Arbeitnehmer ab und davon, ob der Verstorbene im selben Haushalt gelebt hat. Beispiel: Stirbt der Schwiegervater, wird nur ein Tag gewährt. Im Falle eines Ehepartners hätte der Arbeitnehmer Anspruch auf drei Tage Sonderurlaub. Nach § 29 TVöD gibt es im öffentlichen Dienst grundsätzlich zwei arbeitsfreie Tage im Todesfall.

4) Sonderurlaub bei Umzug

Für Beamte und Angestellte im öffentlichen Dienst ist ein Arbeitstag frei. Arbeitnehmer in der Privatwirtschaft, die umziehen, können Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub haben, je nachdem, wie weit sie umziehen. Je komplexer der Umzug, desto größer die Chance auf eine Bewilligung für bezahlten Urlaub. Es ist wichtig zu beachten, dass der Arbeitgeber einem solchen Antrag im Voraus zustimmen muss.

5) Sonderurlaub bei Dienstjubiläen

Gemäß § 616 BGB gibt es keinen bezahlten Sonderurlaub für Arbeitnehmer bei Dienstjubiläen. Sofern im Arbeits- oder Tarifvertrag nichts anderes geregelt ist. Anders im öffentlichen Dienst: Ihr Arbeitsjubiläum rechtfertigt einen freien Tag. Auch eine Silberhochzeit oder die Goldene Hochzeit der Eltern kann Sonderurlaub nach sich ziehen (5 AZR 156/73).

6) Sonderurlaub bei Krankheit eines Angehörigen

Wird ein Angehöriger im gleichen Haushalt schwer erkrankt und pflegebedürftig, steht ein Werktag Sonderurlaub zu. Bei vorübergehender Arbeitsunfähigkeit haben Sie Anspruch auf bis zu zehn Tage Sonderurlaub – eine Lohnfortzahlung ist jedoch nicht verpflichtend. Unbezahlter Urlaub ist bis zu sechs Monaten möglich.

7) Sonderurlaub bei Krankheit

des Kindes Bei Krankheit des Kindes gibt es für privat Versicherte, deren Kind das 12. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, vier Arbeitstage frei. Dies gilt jedoch nur, wenn kein Urlaubsanspruch besteht von Abwesenheits- und Krankengeld nach § 45 des Fünften Sozialgesetzbuchs. Gesetzlich Versicherte hingegen erhalten keinen Sonderurlaub. Unbezahlten Urlaub erhalten Sie nur gegen Vorlage einer Bescheinigung.

8) Sonderurlaub für medizinische Behandlungen

Für Arztbesuche wird dem Arbeitnehmer in der Regel kein Sonderurlaub gewährt. Vor allem dann, wenn diese im Rahmen flexibler Arbeitszeiten erfolgen können. Dazu können auch Operationen gehören. Anders verhält es sich, wenn diese nur während der Arbeitszeit zu einem Termin vereinbart werden können. Dann können Arbeitnehmer für die Dauer der Behandlung bezahlt freigestellt werden (Aktenzeichen: 5 Sa 340/09).

Sonderurlaub wird abgelehnt: was tun?

Arbeitnehmer haben Anspruch auf unbezahlten Urlaub, wenn der Arbeitgeber einen Antrag auf Sonderurlaub ablehnt. Sie können unbezahlten Urlaub nehmen, auch wenn dies nicht ausdrücklich im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag vorgesehen ist.

Dies gilt auch, wenn die gesetzliche Frist für den Sonderurlaub bereits abgelaufen ist. Hält sich der Arbeitnehmer nicht an diese Vorschriften, riskiert er eine Abmahnung, die Verweigerung der Lohnfortzahlung oder sogar eine Kündigung.

Es ist ratsam, sich vor jedem unbezahlten Urlaub mit dem Arbeitgeber abzustimmen. Dies kann eine schriftliche Vereinbarung oder ein Kompromiss sein, der Teilzeitarbeit während der Inanspruchnahme von Sonderurlaub vorsieht. In solchen Fällen kann es hilfreich sein, sich an eine Gewerkschaft zu wenden.

Dies sind die wichtigsten Aspekte und Vorschriften in Bezug auf Einzelblätter, aber viele andere Fälle können in Betracht gezogen werden. Es ist wichtig, mit einem Arbeitgeber zu sprechen, um mehr über den Einzelfall zu erfahren und die gewünschten freien Tage zu vereinbaren.

Darüber hinaus sollten sich Beschäftigte stets über ihre Rechte auf Sonderurlaub und die geltenden Regelungen informieren. Auf diese Weise können sie im Notfall oder bei einem persönlichen Ereignis, das eine Sonderbeurlaubung erfordert, entsprechend handeln.

Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer müssen die gesetzlichen Regelungen zum Sonderurlaub kennen, damit solche Fälle einvernehmlich, schnell und mit gegenseitigem Respekt behandelt werden können. Die Schaffung eines fairen Arbeitsumfelds und der Aufbau von Vertrauen zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern ist für den Erfolg eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung.

Was sagt die Betriebsvereinbarung?

Steht im Arbeitsvertrag nichts über den Anspruch auf Sonderurlaub, lohnt es sich, die Betriebs- oder Tarifverträge zu prüfen. Für Beamte und Richter sind die Sonderurlaubsregelungen im Kooperationsvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) für Bundes- und Landesbedienstete geregelt. Wenn Sie unsicher sind, können Sie sich von der Personalabteilung beraten lassen.

Im Zweifel eine Feststellungsklage

Lehnt der Chef den bezahlten Urlaub zu Unrecht ab und missachtet damit den gesetzlichen Anspruch auf Sonderurlaub, kann der Arbeitnehmer sein Recht mit einer Feststellungsklage gerichtlich einklagen.

Wir empfehlen hier ein Vorgespräch mit dem Betriebsrat oder einem Rechtsanwalt. Hat der Arbeitgeber das Geld für arbeitsfreie Tage vom Lohn abgezogen, können die Arbeitnehmer ihn auf Zahlung des fehlenden Lohns verklagen.

„Wenn in den Sonderurlaubsverträgen nichts anderes oder einschränkendes steht, kann sich jeder Wehrpflichtige auf eine unverschuldete vorübergehende Verhinderung berufen“, erklärt Rechtsanwalt Klinke.

Hier gibt es keinen Sonderurlaub

Für Hochzeiten von Freunden und Beerdigungen außerhalb des engsten Familienkreises (Opa, Cousin, Tante) gibt es keinen regulären Sonderurlaub, ebenso wenig für Abschlussfeiern des Kindes. Auch ehrenamtliches Engagement in privaten Vereinen oder Kandidaturen für öffentliche Ämter zählen nicht, sagt Rechtsanwalt Klinke aus Bonn.

Sonstige Sonderfälle des Sonderurlaubs

Die genaue Dauer des Sonderurlaubs ist im Gesetz nicht festgelegt. Dies hängt von der Kulanz des Arbeitgebers ab. Und die Dauer des Arbeitsverhältnisses: Je länger Sie im Unternehmen beschäftigt sind, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, Sonderurlaub zu erhalten. Es gibt noch ein paar weitere Sonderfälle, die wir hier erläutern wollen:

1) Freistellung zur Arbeitssuche

Wurde das Arbeitsverhältnis beendet, kann ein Arbeitnehmer bezahlten Urlaub nach § 629 BGB beantragen, um sich bei der Arbeitsagentur schriftlich vorzustellen Bewerbungen oder Vorstellungsgespräche. Gleiches gilt, wenn ein befristeter Arbeitsvertrag ausläuft – sofern der Arbeitnehmer nicht nur von kurzer Dauer war. Nach § 616 BGB wird dieser Sonderurlaub nur bei einem kurzen Arbeitsausfall vergütet.

2) Religiöser Urlaub

Beschäftigte haben Anspruch auf Sonderurlaub, beispielsweise zur Teilnahme an religiösen Feiern wie Konfirmation oder Kommunion. Ebenso können religiöse Mitarbeiter kurzzeitig den Arbeitsplatz verlassen, um zu beten. Voraussetzung ist hier wie in allen anderen Fällen, dass der Arbeitnehmer dies zuvor mit dem Arbeitgeber vereinbart hat und das Gebet außerhalb der Arbeitszeit nicht möglich ist.

3) Freistellung für Kinderbetreuung

Beschäftigte können sich unbezahlt von der Arbeit freistellen lassen, wenn ein Kind erkrankt und eine anderweitige Betreuung nicht möglich ist. Allerdings haben Sie nach § 45 des Fünften Buches Sozialgesetzbuch Anspruch auf Krankengeld, das 90 Prozent des entgangenen Nettoverdienstes beträgt. Die Anzahl der vollen Krankengeldtage hängt davon ab, ob ein oder mehrere Kinder im Haushalt leben und ob der Arbeitnehmer alleinerziehend ist. Es gibt 10 Tage Krankengeld für ein Kind und 25 Tage für mehrere Kinder. Für Alleinerziehende werden die Tage verdoppelt, dh 20 Tage für ein Kind und 50 Tage für mehrere Kinder.

4) Verzicht auf Gerichtstermine

Beschäftigte können bezahlten Urlaub beantragen, wenn sie in ihrem Namen vor Gericht gehen müssen und ihr Erscheinen angeordnet ist (LAG Hamm, Az.: 5 Sa 710/09). Gleiches gilt, wenn er als Zeuge aussagen soll (BAG, 6 AZR 30/01). Ein Anspruch auf Lohn besteht jedoch nicht, wenn er eine Zeugenentschädigung erhält.

5) Erfüllung der Bürgerpflichten

Bestimmte Ehrenämter ermöglichen auch Sonderurlaub mit Gehaltsfortzahlung. Dazu gehören zum Beispiel Tätigkeiten als ehrenamtlicher Richter, Schöffe, Zivilschutz oder in einer freiwilligen Feuerwehr. Eine Tätigkeit als Gemeinderat oder Kreistagsmitglied gehört nicht zu den Bürgerpflichten. Hier wird kein Sonderurlaub gewährt. Zudem hat der Arbeitnehmer zu prüfen, ob die genannten Ehrenämter außerhalb der Arbeitszeit wahrgenommen werden können.

Regelungen zum Sonderurlaub für Beamt:innen

Als Beamtin oder Beamter können Sie sich – bezahlt oder unbezahlt – gesondert beurlauben und einige Tage frei nehmen. Die Regelungen dazu finden Sie in der Sonderurlaubsverordnung (SUrlV). Diese bestimmt, welche Gründe die Befreiung für Beamte rechtfertigen. Laut Gesetz wird Sonderurlaub gewährt.

• ein freiwilliges soziales oder ökologisches Jahr zu absolvieren
• für die Ausbildung zur Krankenpflegehelferin
• für Zwecke des Militär- und Zivilschutzes und zugehöriger Einrichtungen
• für Gewerkschaftszwecke
• für berufliche, politische, kirchliche und sportliche Aktivitäten
• für die fremdsprachliche Aus- oder Weiterbildung
• für Familienreisen nach Hause
• aus persönlichen Gründen

Die Dauer der Befreiung richtet sich nach dem angegebenen Grund. Beispielsweise sechs Tage für eine Familienreise nach Hause, zehn Tage, wenn es die Arbeit bei der Feuerwehr oder als Sanitäter erfordert, und bis zu drei Monate, wenn eine Fremdsprachenausbildung im Ausland stattfindet.

Vereinbarung von Sonderurlaub

Anders als in den §616-BGB-Fällen kann Sonderurlaub auch individuell in Betriebsvereinbarungen, Tarifverträgen oder zwischen den Parteien eines Arbeitsvertrages geregelt werden.

Die Vertragsfreiheit gibt beiden Parteien die Flexibilität, zu vereinbaren, zu welchen Anlässen und wie lange Sonderurlaub genommen werden kann.

Der Arbeitnehmer kann Sonderurlaub beantragen, z. B. zur Dauer des Arbeitsverhältnisses (zB Jubiläumsurlaub oder Treueurlaub) oder zu besonderen Anlässen (zB Geburtstag des Arbeitnehmers, Faschingsdienstag).

Angenommen, eine Betriebsvereinbarung, ein Tarifvertrag oder ein Arbeitsvertrag enthält eine Sonderregelung zum Sonderurlaub. Diese Regelung geht dann der allgemeinen gesetzlichen Regelung des § 616 BGB vor.

Ist Sonderurlaub unbezahlter Urlaub?

Die Mitarbeiter erhalten jedes Jahr eine bestimmte Anzahl von Urlaubstagen pro Vertrag. Gesetzlich vorgeschrieben ist ein Mindestanspruch von 20 Urlaubstagen (bei einer 5-Tage-Woche) bzw. 24 Urlaubstagen (bei einer 6-Tage-Woche).

Bei besonderen Ereignissen oder Vorkommnissen sieht der Gesetzgeber Sonderurlaub vor. Dies ist hauptsächlich bezahlter oder manchmal unbezahlter Urlaub und sollte nicht als solcher genommen werden. Sonderurlaub ist nicht der klassische Erholungsurlaub. Stattdessen spricht man von einer Arbeitsbefreiung, bei der der Arbeitnehmer beispielsweise seinen Umzug vornehmen kann.

Manchmal kann sich der Mitarbeiter nicht wie gewohnt auf seine Arbeit konzentrieren. Dies ist beispielsweise bei einem Todesfall in der Familie der Fall. Der Mitarbeiter ist emotional viel zu erschüttert, um motiviert zu wirken. Dazu kommt noch viel organisatorischer Aufwand, sodass von einer Verwertung keine Rede sein kann.

Folglich ist Sonderurlaub anders als Jahresurlaub und muss sowohl vom Arbeitgeber als auch vom Arbeitnehmer genehmigt werden. Je nach Anlass erhält der Arbeitnehmer eine bestimmte Anzahl Tage für seinen Sonderurlaub. Nach § 616 BGB besteht in vielen Fällen noch ein Anspruch auf Lohnfortzahlung.

Sonderurlaub oder Freizeit?

Abhängig von Ihrer Branche und Beschäftigungsart steht jedem Arbeitgeber eine festgelegte Anzahl an freien Tagen pro Jahr zu. Die meisten Arbeitnehmer mit einem Tarifvertrag haben 30 Tage Urlaub im Jahr. Wer eine 6-Tage-Woche arbeitet, hat in der Regel 24 gesetzliche Feiertage frei. Die 5-Tage-Woche umfasst laut Bundesurlaubsgesetz 20 Tage.

In besonderen Fällen, etwa beim Tod eines nahen Angehörigen, gewährt der Gesetzgeber Arbeitnehmern Freistellung. An Arbeit ist unter diesen Umständen natürlich sowieso nicht zu denken. Allerdings ist der Begriff „Sonderurlaub“ irreführend. Dieser Begriff bezieht sich in der Regel auf Urlaubsformen, bei denen Arbeitnehmer weiterhin ihren Lohn erhalten. Im deutschen Recht ist dies in § 616 BGB definiert. Mehrere Rechtsvorschriften erlauben jedoch unbezahlte Freistellung von der Arbeit.

Fazit

Sonderurlaub ist ein wichtiger Bestandteil der Arbeitnehmerrechte und kann in Situationen genutzt werden, die normalerweise nicht von anderen Urlaubsregelungen abgedeckt werden. Die Regelungen zum Sonderurlaub sind je nach Art der Beschäftigung unterschiedlich, daher ist dies bei der Planung der Auszeit unbedingt zu beachten. Kein einziger Ansatz für Sonderurlaub funktioniert für alle Unternehmen, daher sollte jeder Fall einzeln betrachtet werden.

Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten sich immer gegenseitig oder gegebenenfalls mit einem Rechtsberater beraten, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Vorschriften eingehalten und ordnungsgemäße Vereinbarungen getroffen wurden. Auf diese Weise können beide Parteien die Vorteile des Sonderurlaubs genießen und gleichzeitig sicherstellen, dass ihre Rechte gewahrt bleiben.