Sonderurlaub

Sonderurlaub ist eine Freistellung von der Arbeit aus einem persönlichen Anlass, zusätzlich zum Erholungsurlaub: die eigene Hochzeit, die Geburt des eigenen Kindes, ein Todesfall in der Familie. Bezahlt ist er, wenn § 616 BGB greift oder ein Tarif- oder Arbeitsvertrag ihn vorsieht. Eine gesetzliche Liste mit festen Tagen gibt es nicht.

Den Begriff Sonderurlaub kennt das Bundesurlaubsgesetz nicht. Im öffentlichen Dienst bedeutet er sogar etwas anderes, als die meisten erwarten: § 28 TVöD regelt unbezahlten Sonderurlaub, die bezahlten freien Tage heißen dort Arbeitsbefreiung (§ 29 TVöD).

Was § 616 BGB regelt

Nach § 616 BGB behält ein Beschäftigter seinen Lohn, wenn er für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit an der Arbeit gehindert ist, aus einem Grund, der in seiner Person liegt, und ohne eigenes Verschulden. Alle drei Bedingungen müssen zusammenkommen.

• Ein Grund in der Person: eine Hochzeit, eine Beerdigung, die Geburt des Kindes, ein unaufschiebbarer Arzttermin. Stau, Glatteis oder ein Bahnstreik treffen alle gleich und fallen nicht darunter.

• Kein Verschulden: Wer den Grund selbst herbeigeführt hat, hat keinen Anspruch.

• Eine kurze Zeit: Das Gesetz nennt keine Zahl. Gemeint sind wenige Tage, wie viele, hängt vom Anlass ab.

Leistungen, die für diese Zeit aus einer gesetzlichen Kranken- oder Unfallversicherung gezahlt werden, muss sich der Beschäftigte anrechnen lassen. Außerdem lässt sich § 616 BGB im Arbeits- oder Tarifvertrag einschränken oder ganz ausschließen. Steht im Vertrag ein solcher Ausschluss, gibt es für diese Anlässe kein bezahltes Frei, es sei denn, der Vertrag nennt selbst einen Katalog.

Wie viele Tage Sonderurlaub? Die Anlässe im Überblick

Feste Tageszahlen gibt es nur dort, wo ein Tarifvertrag, eine Betriebsvereinbarung oder der Arbeitsvertrag sie festlegt. Der bekannteste Katalog steht in § 29 Abs. 1 TVöD. Er gilt nur für Beschäftigte, auf die der TVöD anwendbar ist, viele Arbeitsverträge orientieren sich aber daran.

Die Freistellungen wegen Erkrankung dürfen zusammen fünf Arbeitstage im Kalenderjahr nicht überschreiten. Die eigene Hochzeit steht nicht im Katalog. In sonstigen dringenden Fällen kann der Arbeitgeber nach § 29 Abs. 3 TVöD bis zu drei Arbeitstage bezahlt freigeben, er muss es aber nicht.

Hochzeit

Die eigene Hochzeit ist ein typischer Fall von § 616 BGB, und Arbeitsverträge mit eigenem Katalog sehen dafür häufig einen freien Tag vor. Für die Hochzeit des eigenen Kindes oder eines Geschwisters gibt es einen festen Anspruch nur, wenn der Vertrag ihn nennt. Tage, Antrag und Sonderfälle wie die Flitterwochen erklärt der Beitrag zum Sonderurlaub bei Hochzeit.

Geburt

Bei der Geburt des eigenen Kindes bekommt der andere Elternteil im TVöD einen Arbeitstag, außerhalb davon über § 616 BGB meist den Tag selbst. Eine gesetzliche Freistellung von zehn Tagen für Väter oder Partnerinnen, oft als Familienstartzeit bezeichnet, gibt es in Deutschland bisher nicht. Welche Wege es stattdessen gibt, zeigt der Beitrag zum Vaterschaftsurlaub.

Todesfall

Stirbt der Ehepartner, ein Kind oder ein Elternteil, sind es im TVöD zwei Arbeitstage. Für Großeltern, Geschwister oder Schwiegereltern nennt der Katalog keinen Tag; hier bleiben Absatz 3 oder eine Regel im Arbeitsvertrag. Eine Übersicht nach Verwandtschaftsgrad gibt der Beitrag zum Sonderurlaub bei Todesfall.

Umzug

Bezahlt frei gibt es im TVöD nur für einen Umzug aus dienstlichem oder betrieblichem Grund an einen anderen Ort. Für einen privaten Umzug kann der Arbeitgeber kurzfristig unbezahlt freistellen, wenn der Betrieb es zulässt (§ 29 Abs. 3 Satz 2 TVöD mit Protokollerklärung). Ob § 616 BGB einen privaten Umzug abdeckt, ist umstritten; Rechtslage und Alternativen findest du im Beitrag zum Sonderurlaub bei Umzug.

Pflege und krankes Kind: hier nennt das Gesetz Tage

Akute Pflegesituation: bis zu zehn Arbeitstage

Tritt bei einem nahen Angehörigen plötzlich Pflegebedarf auf, dürfen Beschäftigte bis zu zehn Arbeitstage der Arbeit fernbleiben, um die Pflege zu organisieren oder die Versorgung sicherzustellen (§ 2 PflegeZG). Sie müssen die Verhinderung und ihre voraussichtliche Dauer unverzüglich mitteilen und auf Verlangen eine ärztliche Bescheinigung vorlegen. Den Lohn muss der Arbeitgeber nur weiterzahlen, wenn sich das aus einer anderen Vorschrift wie § 616 BGB oder aus einer Vereinbarung ergibt. Sonst gibt es Pflegeunterstützungsgeld der Pflegeversicherung (§ 44a Abs. 3 SGB XI).

Krankes Kind

Für ein krankes Kind unter zwölf Jahren gibt es 2026 Kinderkrankengeld für bis zu 15 Arbeitstage pro Kind, für Alleinerziehende bis zu 30, insgesamt höchstens 35 beziehungsweise 70 Arbeitstage im Jahr (§ 45 Abs. 2a SGB V; ohne Sonderregel sind es 10 und 20 Tage). Die Krankenkasse zahlt 90 % des ausgefallenen Nettoentgelts. Für diese Tage haben Eltern Anspruch auf unbezahlte Freistellung, und dieser Anspruch lässt sich vertraglich nicht ausschließen (§ 45 Abs. 3 SGB V). Wie die Tage gezählt werden, erklärt der Beitrag zu den Kinderkrankentagen.

Weitere Anlässe und wo kein Anspruch besteht

• Arzttermin: bezahlt nur, wenn er sich nicht außerhalb der Arbeitszeit legen lässt, etwa bei einer akuten Behandlung oder einem Termin, den die Praxis nicht anders vergibt.

• Stellensuche nach einer Kündigung: Auf Verlangen muss der Arbeitgeber angemessene Zeit für Vorstellungsgespräche freigeben (§ 629 BGB).

• Ehrenamt und staatsbürgerliche Pflichten: Für Schöffen, Zeugen oder die freiwillige Feuerwehr regeln Bundes- und Landesgesetze die Freistellung und eine Entschädigung.

• Kein Sonderurlaub: Verspätung durch Stau oder Wetter, ein Handwerkertermin, der sich außerhalb der Arbeitszeit legen ließe, oder eine private Feier ohne Regel im Vertrag.

Unbezahlter Sonderurlaub

Einen allgemeinen Anspruch auf unbezahlten Sonderurlaub gibt es nicht. Arbeitgeber und Beschäftigte können ihn vereinbaren, etwa für eine längere Reise oder die Betreuung eines Angehörigen; im TVöD kann der Arbeitgeber ihn bei einem wichtigen Grund gewähren (§ 28 TVöD). Gesetzliche Ansprüche auf unbezahlte Freistellung gibt es nur in geregelten Fällen wie dem kranken Kind, der Pflegezeit und der Elternzeit.

Für die Urlaubsplanung wichtig: Für Zeiten unbezahlten Sonderurlaubs entsteht kein Anspruch auf Erholungsurlaub, der Jahresurlaub sinkt dann anteilig (BAG, 19. März 2019, 9 AZR 315/17). Was unbezahlter Urlaub für Kranken- und Rentenversicherung bedeutet, beschreibt der Beitrag zum unbezahlten Urlaub.

Sonderurlaub beantragen und nachweisen

Sag so früh wie möglich Bescheid, bei planbaren Anlässen wie einer Hochzeit Wochen vorher, bei einem Todesfall sofort. Der Arbeitgeber darf einen Nachweis verlangen: eine Bescheinigung des Standesamts, die Sterbe- oder Geburtsurkunde, eine ärztliche Bescheinigung. Fällt der Anlass auf einen Tag, an dem du ohnehin frei hast, entsteht in der Regel kein Anspruch auf einen Ersatztag, denn an diesem Tag warst du nicht an der Arbeit gehindert.

Ablehnen darf der Arbeitgeber bezahlten Sonderurlaub, wenn kein Fall von § 616 BGB vorliegt oder der Vertrag die Vorschrift wirksam ausschließt. Greift § 616 BGB und ist er nicht ausgeschlossen, muss er den Lohn für die kurze Verhinderung zahlen. Wer ohne einen solchen Grund einfach fernbleibt, riskiert eine Abmahnung. Bezahlter Sonderurlaub wird nicht auf den Erholungsurlaub angerechnet.

Sonderurlaub im Betrieb regeln

Für Arbeitgeber schafft ein Katalog im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung Klarheit: welche Anlässe, wie viele Tage, welcher Nachweis. Wer § 616 BGB ausschließt und durch einen eigenen Katalog ersetzt, vermeidet Streit darüber, was eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit ist. Gleiche Anlässe sollten für alle gleich behandelt werden.

In Shiftbase führst du Sonderurlaub als eigene Abwesenheitsart. Dein Team beantragt ihn in der App, wählt die Art und schreibt bei Bedarf eine Notiz dazu, du gibst ihn aus der Übersicht frei. Der Dienstplan passt sich an, und die betroffene Schicht kannst du als offene Schicht veröffentlichen, die jemand anderes übernimmt. Im Urlaubsplaner stehen Sonderurlaub, Urlaub und Krankheit getrennt, und eigene Abwesenheitsarten gehen mit in den Export an das Lohnbüro.