Urlaubsrückstellungen: Wichtige Tipps für Arbeitgeber und Mitarbeiter

Was ist eine Urlaubsrückstellung?

Urlaubsrückstellungen sind ungewisse Verbindlichkeiten, die in der Handels- oder Steuerbilanz gebildet werden, um offene Urlaubstage von Mitarbeitenden zum Bilanzstichtag finanziell abzubilden. Dabei geht es um den Urlaubsanspruch, der im laufenden Geschäftsjahr noch nicht genommen wurde, aber ins Folgejahr übertragen werden kann.

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Welche gesetzlichen Grundlagen gelten?

⚖️ Handelsrechtliche Grundlage – HGB

Gemäß § 249 Abs. 1 Satz 1 HGB sind Rückstellungen zu bilden für:

„...unwägbare Verpflichtungen aus laufenden Geschäftsvorfällen, insbesondere für ungewisse Verbindlichkeiten.“

Die Urlaubsrückstellung zählt nach herrschender Meinung zu diesen ungewissen Verbindlichkeiten, weil zwar ein Rechtsanspruch auf Urlaub besteht, aber der Zeitpunkt der Inanspruchnahme und die konkrete Höhe des Urlaubsentgelts im Zeitpunkt der Bilanzierung noch nicht sicher sind.

➡️ Wichtig für Arbeitgeber: Die Rückstellung ist auch dann zu bilden, wenn der Urlaub möglicherweise erst im Folgejahr genommen wird. Das Vorsichtsprinzip nach HGB verpflichtet dazu, potenzielle Verpflichtungen frühzeitig zu berücksichtigen.

⚖️ Steuerrechtliche Grundlage – EStG und R 5.7 Abs. 8 EStR

In der Steuerbilanz ist die Rückstellungsbildung strenger geregelt. Nach § 5 Abs. 1 Satz 1 EStG gilt das Maßgeblichkeitsprinzip: Die Steuerbilanz folgt der Handelsbilanz, es sei denn, das Steuerrecht trifft ausdrücklich abweichende Regelungen.

Die Einkommensteuer-Richtlinie R 5.7 Abs. 8 EStR präzisiert:

Rückstellungen für Urlaubsansprüche dürfen nur dann steuerlich gebildet werden,
wenn der Urlaubsanspruch dem Grunde und der Höhe nach feststeht
und mit einer Inanspruchnahme im Folgejahr zu rechnen ist.

➡️ Das bedeutet: In der Steuerbilanz dürfen nur tatsächlich übertragbare Urlaubsansprüche rückgestellt werden – z. B. gesetzlicher Resturlaub nach § 7 Abs. 3 BUrlG, der im ersten Quartal des Folgejahres genommen werden kann.

⚖️ Arbeitsrechtlicher Hintergrund – Bundesurlaubsgesetz (BUrlG)

Nach § 1 BUrlG besteht ein gesetzlicher Mindesturlaubsanspruch von 20 Arbeitstagen bei einer 5-Tage-Woche.
Gemäß § 7 Abs. 3 BUrlG gilt:

Der Urlaub muss grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr genommen werden.
Eine Übertragung ins Folgejahr ist nur bei dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen zulässig – dann jedoch maximal bis zum 31. März.

➡️ Für Rückstellungen bedeutet das: Nur übertragbare Urlaubstage aus dem laufenden Jahr können als ungewisse Verbindlichkeit bilanziert werden – ansonsten verfällt der Anspruch und eine Rückstellung wäre unzulässig.

Wie erfolgt die Berechnung der Urlaubsrückstellung?

Die Berechnung der Urlaubsrückstellung erfolgt in der Praxis auf Basis von gesetzlichen, steuerrechtlichen und bilanzrechtlichen Vorgaben. Arbeitgeber müssen dabei das maßgebliche Urlaubsentgelt, die offenen Urlaubstage sowie die tatsächlichen Arbeitstage der Mitarbeitenden berücksichtigen. Es existieren zwei anerkannte Methoden:

📊 Durchschnittsberechnung (Durchschnittsmethode)

Diese Methode basiert auf dem durchschnittlichen Arbeitsentgelt der letzten drei Monate vor dem Bilanzstichtag. Relevant sind hier:

• Fixe und variable Gehaltsbestandteile (z. B. Provisionen, Weihnachtsgeld, vermögenswirksame Leistungen)

• Die tatsächliche Anzahl der Arbeitstage (z. B. 5-Tage-Woche)

🧾 Individualberechnung (Mitarbeiterbezogen)

Hierbei wird die Rückstellung individuell je einzelnen Mitarbeitenden berechnet, wobei auch Sondervereinbarungen, Teilzeitmodelle und arbeitsvertragliche Details berücksichtigt werden.

Diese Methode ist präziser und wird häufig in Unternehmen mit variierenden Arbeitszeiten, Boni oder Schichtsystemen angewendet. Die Rückstellung wird auf Basis des individuellen Urlaubsanspruchs im laufenden Geschäftsjahr ermittelt.

Weitere Bestandteile der Urlaubsrückstellung

Neben dem Urlaubsentgelt müssen in die Rückstellung einfließen:

• AG-Anteil zur Sozialversicherung

• Beiträge zur Berufsgenossenschaft

• Eventuell: Zuführungen zu Pensionsrückstellungen

• Berücksichtigung von Urlaubsüberträgen ins nächste Kalenderjahr

Die korrekte Berechnung der Urlaubsrückstellung schützt vor bilanziellen Fehleinschätzungen und ist in der Handels- sowie Steuerbilanz verpflichtend zu erfassen. Besonders bei variablen Gehaltsmodellen empfiehlt sich die Individualberechnung.

Berechnungsbeispiel der durchschnittlichen Urlaubsrückstellung

Im folgenden Beispiel wird gezeigt, wie ein Arbeitgeber die Urlaubsrückstellung auf Basis der Durchschnittsmethode korrekt berechnet. Die Annahmen beziehen sich auf ein Unternehmen mit vier vollzeitbeschäftigten Mitarbeitenden bei einer 5-Tage-Woche.

Ausgangsdaten:

Berechnungsformel:

Urlaubsrückstellung =
(Relevantes Urlaubsentgelt ÷ tatsächliche Arbeitstage) × offene Urlaubstage

Konkrete Berechnung:

• Relevantes Urlaubsentgelt pro Arbeitstag =
  314.908 € ÷ 920 Tage = 342,29 €/Tag

• Urlaubsrückstellung =
  342,29 €/Tag × 24 Urlaubstage = 8.214,96 €

Ergebnis:

Die Urlaubsrückstellung für den gesamten Betrieb beläuft sich in diesem Beispiel auf exakt:

🎯 8.214,96 €

Dieser Betrag ist zum Bilanzstichtag als passivierte Rückstellung auszuweisen – gemäß HGB und steuerrechtlichen Vorgaben für ungewisse Verbindlichkeiten.

Wann wird die Urlaubsrückstellung gebildet – und wann aufgelöst?

Wann ist eine Urlaubsrückstellung zu bilden?

Eine Urlaubsrückstellung ist immer zum Bilanzstichtag des laufenden Geschäftsjahres zu bilden, wenn:

• Mitarbeitende einen gesetzlichen oder vertraglichen Urlaubsanspruch haben,

• der Urlaub bis zum Stichtag (z. B. 31.12.) noch nicht genommen wurde,

• der Anspruch in das nächste Kalenderjahr übertragen werden kann,

• die Verpflichtung des Arbeitgebers somit als ungewisse Verbindlichkeit gilt.

Dies betrifft sowohl den gesetzlichen Mindesturlaub (§ 7 BUrlG) als auch vertraglich vereinbarte Zusatzurlaube, sofern ein Übertrag möglich oder wahrscheinlich ist.

In der Handelsbilanz gilt das Vorsichtsprinzip (§ 249 Abs. 1 HGB) – d. h. die Rückstellung ist unabhängig von der Wahrscheinlichkeit der Urlaubsnahme zu erfassen. In der Steuerbilanz hingegen muss die Inanspruchnahme des Urlaubs überwiegend wahrscheinlich sein (sogenanntes Maßgeblichkeitsprinzip).

Wann ist die Urlaubsrückstellung aufzulösen?

Die Rückstellung wird im Folgejahr vollständig oder anteilig aufgelöst, wenn:

• die betreffenden Urlaubstage genommen wurden,

• der Urlaubsanspruch abgegolten wurde (z. B. bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses),

• oder der Urlaub verfällt (z. B. durch Fristablauf ohne Übertragbarkeit).

In der Bilanz erfolgt die Auflösung buchhalterisch entweder als:

• Ertrag (wenn die Rückstellung höher war als der tatsächliche Aufwand),

• oder als Aufwand (wenn die Rückstellung zu niedrig bemessen wurde und nachträglich angepasst werden muss).

Beispiel: Ein Mitarbeitender hatte zum Bilanzstichtag 2024 noch 5 offene Urlaubstage. Diese wurden im März 2025 genommen.
➝ Die Urlaubsrückstellung wird zum Bilanzstichtag 31.12.2024 gebildet und im März 2025 wieder aufgelöst, sobald der Urlaub verbraucht wurde.

Hinweis für Arbeitgeber:

Ein korrektes Management der offenen Urlaubstage und der zugehörigen Rückstellungen ist nicht nur aus steuerlicher Sicht wichtig, sondern auch für eine valide Einschätzung von Personalverpflichtungen und der Liquiditätsplanung.

Fazit: Urlaubsrückstellungen rechtssicher und wirtschaftlich erfassen

Für Arbeitgeber stellen Urlaubsrückstellungen eine wesentliche bilanzielle Verpflichtung dar, die sowohl in der Handels- als auch in der Steuerbilanz korrekt abgebildet werden muss. Sie sichern finanzielle Ansprüche aus offenen Urlaubstagen ab, die ins Folgejahr übertragen werden oder bei Austritt abgegolten werden müssen.

🔑 Kernaussagen:

• Urlaubsrückstellungen gelten als ungewisse Verbindlichkeiten gemäß § 249 HGB und sind verpflichtend zu bilden.

• In der Steuerbilanz dürfen Rückstellungen nur bei wahrscheinlicher Inanspruchnahme im Folgejahr gebildet werden.

• Die Berechnung erfolgt auf Basis des maßgeblichen Urlaubsentgelts, der tatsächlichen Arbeitstage und der offenen Urlaubstage.

• Neben dem Grundgehalt müssen auch Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, vermögenswirksame Leistungen und ggf. Weihnachtsgeld berücksichtigt werden.

Urlaubsrückstellungen sind kein formaler Aufwand, sondern ein betriebswirtschaftliches Steuerungsinstrument – mit direkten Auswirkungen auf Liquidität, Planung und Abschlussprüfung. Wer frühzeitig digital vorsorgt, bleibt rechtskonform und effizient.

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