Änderungsvertrag

Ein Änderungsvertrag ändert einzelne Punkte im Arbeitsvertrag. Wann du ihn brauchst, was das Nachweisgesetz verlangt, mit Muster für eine Stundenreduzierung.

Ein Änderungsvertrag ändert einen bestehenden Arbeitsvertrag in einzelnen Punkten, weil Arbeitgeber und Mitarbeiter sich darauf einigen. Typische Fälle sind weniger oder mehr Wochenstunden, ein neuer Stundenlohn oder ein anderer Arbeitsort. Was der Änderungsvertrag nicht anspricht, gilt aus dem bisherigen Arbeitsvertrag unverändert weiter.

Rechtlich ist das ein ganz gewöhnlicher Vertrag. Wer den Inhalt eines Schuldverhältnisses ändern will, braucht nach § 311 Abs. 1 BGB die Zustimmung beider Seiten. Einseitig bestimmen kannst du als Arbeitgeber nur das, was der Arbeitsvertrag offenlässt.

Wann du einen Änderungsvertrag brauchst und wann nicht

Ob du eine Unterschrift brauchst, hängt davon ab, was im Vertrag steht. Nach § 106 GewO bestimmst du Inhalt, Ort und Zeit der Arbeit nach billigem Ermessen, soweit Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung, Tarifvertrag oder Gesetz sie nicht festlegen. Dieses Direktionsrecht deckt den Alltag im Schichtbetrieb ab: wer Frühschicht hat, wer am Samstag arbeitet, wer die Kasse übernimmt. Willst du etwas ändern, das im Vertrag festgeschrieben ist, brauchst du die Zustimmung des Mitarbeiters.

Was sich ändert	Was du brauchst
andere Schichtzeiten innerhalb der vereinbarten Stunden	eine Weisung über den Dienstplan, solange der Vertrag keine festen Zeiten nennt
weniger oder mehr Wochenstunden	einen Änderungsvertrag
ein höherer oder niedrigerer Stundenlohn	ebenfalls die Zustimmung, also einen Änderungsvertrag
der gesetzliche Mindestlohn steigt	nichts, die Erhöhung gilt kraft Gesetzes
ein fest vereinbarter Arbeitsort	die Zustimmung des Mitarbeiters oder, als letzter Weg, eine Änderungskündigung
der Mitarbeiter möchte weniger arbeiten	eine Entscheidung über seinen Teilzeitantrag

Beim Mindestlohn musst du nichts unterschreiben lassen. Eine Vereinbarung, die ihn unterschreitet, ist nach § 3 MiLoG insoweit unwirksam, und eine Änderung gesetzlicher Vorschriften musst du nach § 3 Abs. 1 NachwG auch nicht eigens mitteilen. Beim Ort kommt es auf die Versetzungsklausel an; wie weit sie trägt, steht beim Stichwort Arbeitsort. Möchte ein Mitarbeiter von sich aus weniger arbeiten, hat er unter Umständen einen gesetzlichen Anspruch darauf, und für dich gelten dann die Fristen aus dem Recht auf Teilzeit.

Änderungsvertrag, Zusatzvereinbarung oder neuer Arbeitsvertrag?

Die Begriffe gehen in der Praxis durcheinander. Änderungsvertrag, Änderungsvereinbarung und Nachtrag meinen dasselbe: Eine bestehende Regel wird ersetzt. Eine Zusatzvereinbarung ergänzt den Vertrag eher um etwas, das bisher fehlte, etwa eine Regelung zum Dienstwagen oder zum Homeoffice. Zustande kommen beide nur, wenn beide Seiten zustimmen.

Du kannst statt eines Änderungsvertrags auch einen ganz neuen Arbeitsvertrag aufsetzen. Das ist übersichtlicher, wenn sich viel ändert oder der alte Vertrag schon mehrere Nachträge hat. Schreib dann ausdrücklich hinein, dass der neue Vertrag das bestehende Arbeitsverhältnis fortsetzt und den alten Vertrag ersetzt, damit später niemand darüber streitet, ob die Betriebszugehörigkeit neu beginnt. Ändern sich nur ein oder zwei Punkte, ist der Änderungsvertrag schlanker, weil beide Seiten auf einen Blick sehen, was neu ist.

Muss ein Änderungsvertrag schriftlich sein?

Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz für den Änderungsvertrag nicht vor. Nach § 105 GewO können Arbeitgeber und Arbeitnehmer Abschluss, Inhalt und Form des Arbeitsvertrags frei vereinbaren, soweit kein zwingendes Gesetz, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung entgegensteht. Eine mündliche Einigung über weniger Stunden ist also wirksam. Klug ist sie trotzdem nicht, und der Grund ist das Nachweisgesetz.

Ändert sich eine wesentliche Vertragsbedingung wie Arbeitszeit, Arbeitsentgelt oder Arbeitsort, musst du sie dem Mitarbeiter spätestens an dem Tag schriftlich mitteilen, an dem sie wirksam wird (§ 3 Abs. 1 NachwG). Diese Pflicht entfällt, wenn du ihm einen schriftlichen Änderungsvertrag aushändigst. Auch in Textform, etwa als PDF per E-Mail, genügt der Änderungsvertrag, wenn der Mitarbeiter ihn speichern und ausdrucken kann und du ihn um einen Empfangsnachweis bittest (§ 3 Abs. 2 mit § 2 Abs. 1 Satz 2 NachwG).

In einigen Branchen reicht die Textform nicht. Für die Wirtschaftszweige aus § 2a Abs. 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, darunter das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, das Baugewerbe, die Gebäudereinigung sowie Transport und Logistik, ist sie für den Nachweis ausgeschlossen. Restaurants und Hotels brauchen den Änderungsvertrag also auf Papier, von beiden unterschrieben.

Steht im Arbeitsvertrag, dass Änderungen schriftlich vereinbart werden, halte dich schon aus Beweisgründen daran. Und soll ein unbefristeter Vertrag durch die Änderung ein Enddatum bekommen, ist die Befristung nach § 14 Abs. 4 TzBfG nur in Schriftform wirksam.

Was in einen Änderungsvertrag gehört

die beiden Vertragsparteien und das Datum des Arbeitsvertrags, der geändert wird
der Tag, ab dem die Änderung gilt
die geänderten Punkte im neuen Wortlaut, also die neue Wochenstundenzahl und, wenn vereinbart, die Verteilung auf die Tage
die Folgen der Änderung: Monatslohn, Urlaubstage bei weniger Arbeitstagen, Zulagen, die an die Stunden gekoppelt sind
bei einer befristeten Änderung das Enddatum und was danach gilt
der Satz, dass alle übrigen Bestimmungen des Arbeitsvertrags unverändert weitergelten
Ort, Datum und die Unterschriften beider Seiten

Am häufigsten fehlen die Folgen. Wer von fünf auf vier Arbeitstage pro Woche wechselt, braucht für eine Urlaubswoche nur noch vier Urlaubstage, deshalb wird der Urlaubsanspruch in Arbeitstagen anteilig umgerechnet. Steht dazu nichts im Änderungsvertrag, ist der Streit beim nächsten Urlaubsantrag absehbar.

Beispiel: Arbeitsvertrag ändern bei Stundenreduzierung

Lea arbeitet seit März 2024 als Servicekraft in einem Restaurant, 30 Stunden an fünf Tagen, mit 25 Urlaubstagen im Jahr. Ab Januar möchte sie wegen der Kinderbetreuung nur noch 20 Stunden an vier Tagen arbeiten, und der Betrieb ist einverstanden. Der Änderungsvertrag dafür kann so aussehen:

Änderungsvertrag zum Arbeitsvertrag vom 1. März 2024 zwischen der Restaurant Beispiel GmbH und Lea Muster
§ 1 Arbeitszeit: Ab dem 1. Januar 2027 beträgt die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit 20 Stunden, verteilt auf vier Arbeitstage pro Woche.
§ 2 Vergütung: Der Stundenlohn bleibt unverändert. Das monatliche Entgelt richtet sich ab dem 1. Januar 2027 nach der neuen Arbeitszeit.
§ 3 Urlaub: Ab dem Kalenderjahr 2027 beträgt der Urlaubsanspruch 20 Arbeitstage.
§ 4 Im Übrigen gelten die Bestimmungen des Arbeitsvertrags vom 1. März 2024 unverändert fort.
Ort, Datum, Unterschrift des Arbeitgebers, Unterschrift der Arbeitnehmerin

Die 20 Urlaubstage ergeben sich aus 25 Tagen mal vier geteilt durch fünf. Weil Lea in der Gastronomie arbeitet, bekommt sie den Änderungsvertrag unterschrieben auf Papier. Gilt in deinem Betrieb ein Tarifvertrag, prüf dessen Regeln zu Teilzeit und Urlaub, bevor du die Formulierung übernimmst; sie ist ein Beispiel und ersetzt keine Beratung im Einzelfall.

Wenn der Mitarbeiter den Änderungsvertrag nicht unterschreibt

Niemand muss einen Änderungsvertrag unterschreiben. Lehnt der Mitarbeiter ab, gilt der bisherige Vertrag weiter, mit denselben Stunden, demselben Lohn und demselben Ort.

Willst du die Änderung trotzdem durchsetzen, bleibt die Änderungskündigung. Du kündigst den Vertrag und bietest gleichzeitig an, das Arbeitsverhältnis zu geänderten Bedingungen fortzusetzen (§ 2 KSchG). Als Kündigung braucht sie die Schriftform nach § 623 BGB, die elektronische Form ist ausgeschlossen. Der Mitarbeiter kann das Angebot annehmen, ablehnen oder unter dem Vorbehalt annehmen, dass die Änderung sozial gerechtfertigt ist. Den Vorbehalt muss er innerhalb der Kündigungsfrist erklären, spätestens aber drei Wochen nach Zugang der Kündigung, und innerhalb von drei Wochen beim Arbeitsgericht klagen (§ 4 KSchG). Klagt er nicht rechtzeitig, gilt die Kündigung als wirksam und der Vorbehalt erlischt (§ 7 KSchG).

Mit einer Änderungskündigung vergeht also mindestens die Kündigungsfrist, und nicht selten endet sie vor Gericht. Ein Gespräch über den Grund der Änderung und einen Stichtag mit Vorlauf bringt die meisten Mitarbeiter eher zur Unterschrift.

Wann der Betriebsrat mitredet

Mit der Unterschrift des Mitarbeiters ist nicht immer alles erledigt. In Unternehmen mit in der Regel mehr als 20 wahlberechtigten Arbeitnehmern musst du den Betriebsrat vor jeder Versetzung und Umgruppierung unterrichten und seine Zustimmung einholen (§ 99 Abs. 1 BetrVG). Bringt ein Änderungsvertrag jemanden in eine andere Entgeltgruppe oder dauerhaft in eine andere Filiale, kann deshalb auch der Betriebsrat gefragt sein.

Neue Stunden in Dienstplan und Personalakte übernehmen

Nach der Unterschrift müssen die neuen Stunden noch im Dienstplan und in der Lohnabrechnung ankommen. In Shiftbase beendest du dafür den bisherigen Vertrag zum Stichtag und legst einen neuen mit Startdatum an. Würdest du den alten Vertrag einfach bearbeiten, rechnet Shiftbase auch die zurückliegenden Wochen mit den neuen Werten. So bleiben die Daten vor der Änderung, wie sie waren, und auf der Registerkarte mit den Verträgen siehst du alle Verträge der Person nacheinander.

Im Vertrag stehen die Vertragsstunden pro Tag und der Stundenlohn. Aus den Vertragsstunden berechnet Shiftbase Plus- und Minusstunden, Urlaub und Lohn; für Lea sind das 20 Stunden geteilt durch vier Tage, also fünf Stunden pro Tag. Bei der Dienstplanung siehst du ab Januar bei jeder Person die neuen Vertragsstunden neben der Verfügbarkeit und bekommst einen Hinweis, wenn jemand darüber kommt. Den unterschriebenen Änderungsvertrag legst du in der digitalen Personalakte ab, direkt neben dem ursprünglichen Arbeitsvertrag.

Häufig gestellte Fragen

Ein Änderungsvertrag ist eine Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter, die einen bestehenden Arbeitsvertrag in einzelnen Punkten ändert, zum Beispiel Wochenstunden, Stundenlohn oder Arbeitsort. Alle Punkte, die der Änderungsvertrag nicht nennt, gelten aus dem ursprünglichen Arbeitsvertrag weiter.

Einen Änderungsvertrag muss kein Mitarbeiter unterschreiben, er beruht auf Zustimmung. Ohne Unterschrift gilt der bisherige Arbeitsvertrag weiter. Will der Arbeitgeber die Änderung trotzdem durchsetzen, bleibt nur die Änderungskündigung nach § 2 KSchG, gegen die der Mitarbeiter innerhalb von drei Wochen klagen kann.

Ein Änderungsvertrag ist auch mündlich wirksam, weil das Gesetz keine Form vorschreibt (§ 105 GewO). Ändern sich wesentliche Bedingungen wie Arbeitszeit oder Lohn, muss der Arbeitgeber sie nach § 3 NachwG aber spätestens am Tag der Änderung schriftlich mitteilen. Ein unterschriebener Änderungsvertrag erfüllt diese Pflicht; in Gastronomie, Hotellerie, Bau und den anderen Branchen aus § 2a SchwarzArbG reicht die Textform dafür nicht.

Der Unterschied zwischen Änderungsvertrag und Zusatzvereinbarung liegt vor allem im Gebrauch: Ein Änderungsvertrag ersetzt eine bestehende Regel, etwa die Wochenstunden, eine Zusatzvereinbarung ergänzt den Arbeitsvertrag um etwas Neues, etwa eine Homeoffice-Regelung. Beide kommen nur mit Zustimmung beider Seiten zustande.

Einen Änderungsvertrag braucht der Arbeitgeber nicht, solange er im Rahmen seines Direktionsrechts nach § 106 GewO bleibt, also etwa Schichten innerhalb der vereinbarten Stunden verteilt. Auch eine Erhöhung des gesetzlichen Mindestlohns gilt ohne Änderungsvertrag, weil niedrigere Vereinbarungen nach § 3 MiLoG insoweit unwirksam sind.

Der Betriebsrat muss einem Änderungsvertrag zustimmen, wenn damit eine Versetzung oder Umgruppierung verbunden ist und das Unternehmen in der Regel mehr als 20 wahlberechtigte Arbeitnehmer hat (§ 99 BetrVG). Ob ein Wechsel des Arbeitsorts eine Versetzung ist, hängt von Dauer und Umständen ab.

Einen Änderungsvertrag setzt du in Shiftbase um, indem du den bisherigen Vertrag der Person zum Stichtag beendest und einen neuen Vertrag mit den neuen Vertragsstunden und dem neuen Stundenlohn anlegst. Die Daten vor dem Stichtag bleiben unverändert, und im Dienstplan planst du ab dann mit den neuen Stunden.