Trame d’entretien professionnel (EPP) en Word

Cette trame d’entretien professionnel suit la loi n° 2025-989 du 24 octobre 2025 : un premier entretien de parcours professionnel dans l’année qui suit l’embauche, puis tous les quatre ans, et un état des lieux récapitulatif tous les huit ans (article L. 6315-1 du Code du travail). Beaucoup de modèles qui circulent encore datent de l’ancien régime, avec un entretien tous les deux ans et un bilan à six ans. Celui-ci est un document Word de sept pages, à remplir pendant l’entretien et à remettre en copie au salarié.

Ce que contient le modèle d’entretien professionnel

• Une page de rappel du calendrier : premier entretien, rythme de quatre ans, retours d’absence, mi-carrière et état des lieux

• La partie A, l’entretien de parcours professionnel, avec une rubrique pour chacun des cinq sujets fixés par l’article L. 6315-1

• Le motif de l’entretien à cocher : premier entretien, entretien périodique, retour d’absence, mi-carrière, avant 60 ans ou état des lieux

• Des rubriques en plus pour l’entretien qui suit la visite médicale de mi-carrière et pour le premier entretien avant les 60 ans

• La partie B, l’état des lieux à huit ans : relevé des entretiens et des formations, et vérification de l’abondement du CPF pour les entreprises de 50 salariés et plus

• Un exemple rempli pour une serveuse qui revient de congé parental

Comment remplir la trame d’entretien de parcours professionnel

1. Cochez le motif de l’entretien et notez la date du précédent : c’est elle qui fixe l’échéance du suivant.

2. Prévoyez l’entretien pendant le temps de travail, mené par un supérieur hiérarchique ou un représentant de la direction.

3. Parcourez avec le salarié les rubriques sur les compétences, le parcours, la formation, les souhaits d’évolution et le CPF. Aucune ne porte sur la qualité de son travail.

4. Notez les actions décidées et la date prévue du prochain entretien, faites signer et remettez une copie au salarié.

5. Tous les huit ans, remplissez aussi la partie B à partir des comptes rendus conservés.

Le calendrier de l’entretien professionnel depuis la réforme

Le salarié est informé à l’embauche qu’il aura un entretien de parcours professionnel au cours de la première année. L’entretien revient ensuite tous les quatre ans ; un accord d’entreprise ou de branche peut prévoir un rythme plus rapproché, jamais plus espacé. Il est aussi proposé au retour d’un congé de maternité, d’un congé parental d’éducation ou d’un arrêt de longue maladie, entre autres, si le salarié n’a eu aucun entretien dans les douze mois qui précèdent. Pour les entretiens prévus selon l’ancien rythme, le ministère du Travail indique que les délais qui n’avaient pas expiré au 26 octobre 2025 passent à quatre ans à compter du dernier entretien. Les cas particuliers et deux exemples datés sont détaillés dans notre article sur l’entretien professionnel.

L’état des lieux à huit ans et l’abondement du CPF

Tous les huit ans, l’entretien vérifie que le salarié a bien eu ses entretiens et regarde s’il a suivi au moins une action de formation, acquis des éléments de certification et bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle. Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, si le salarié n’a pas eu les entretiens prévus et au moins une formation autre qu’une formation obligatoire, l’employeur abonde son compte personnel de formation de 3 000 € (articles L. 6315-1 et L. 6323-13, montant indiqué par service-public.fr), au plus tard le dernier jour du trimestre civil qui suit l’état des lieux. La partie B de la trame reprend ces deux conditions en cases à cocher. La preuve, ce sont les comptes rendus signés de chaque entretien : gardez-les.

Suivre les échéances au-delà du fichier Word

Avec une trame Word, le plus difficile n’est pas l’entretien. C’est de savoir qui doit avoir le sien, et quand, quatre ou huit ans plus tard. Dans le logiciel RH de Shiftbase, le compte rendu signé se range dans le dossier du salarié, visible pour lui si vous le choisissez. Quand une serveuse part en congé de maternité puis en congé parental, son absence enregistrée dans Shiftbase montre jusqu’à quand elle est absente, et donc quand prévoir son entretien de retour. Shiftbase ne mène pas l’entretien et ne contrôle pas vos obligations de formation.