Trame d’entretien annuel en Word

Cette trame d’entretien annuel est un document Word de sept pages que vous remplissez avec le salarié pendant l’entretien, puis que vous lui remettez en copie. Elle suit le déroulé d’un entretien annuel d’évaluation : bilan de l’année, objectifs de l’an dernier, compétences du poste, conditions de travail, objectifs à venir et observations du salarié. Une fiche de préparation et un exemple rempli dans une brasserie complètent le modèle.

Ce que contient le modèle d’entretien annuel

• Un mode d’emploi en tête, avec les règles du Code du travail à respecter avant et pendant l’entretien

• Un bilan de l’année en deux colonnes, où le salarié et le responsable écrivent chacun leur version

• Un tableau des objectifs de l’an dernier avec des cases à cocher : atteint, partiellement atteint, non atteint

• Une grille des compétences du poste où chaque appréciation s’appuie sur un fait observé

• Un tableau des objectifs de l’année avec le moyen accordé et la date du point d’étape

• Une fiche de préparation de six questions à remettre au salarié avec la convocation

• Un exemple rempli pour un chef de partie en brasserie

Comment utiliser la trame d’entretien annuel

1. Informez les salariés de la méthode et des critères d’évaluation avant la campagne. Dans les entreprises de 50 salariés et plus, le CSE est consulté avant la mise en œuvre des entretiens.

2. Envoyez la convocation avec la fiche de préparation, assez tôt pour que le salarié puisse préparer l’entretien.

3. Pendant l’entretien, suivez les rubriques dans l’ordre et laissez le salarié parler de ses conditions de travail avant de fixer les objectifs.

4. Relisez ensemble le compte rendu, notez les observations du salarié, signez et remettez-lui une copie.

Une grille d’entretien annuel sans critère contestable

Beaucoup de grilles d’entretien annuel notent l’attitude ou la motivation sur une échelle de 1 à 5. Service-public.fr rappelle pourtant que les critères d’évaluation doivent être précis, objectifs et vérifiables. Le Code du travail limite les questions à ce qui sert à apprécier les aptitudes professionnelles (article L. 1222-2) et interdit toute mesure discriminatoire en matière d’évaluation de la performance (article L. 1132-1). La trame ne garde donc que des compétences tirées de la fiche de poste, chacune avec un fait observé : « tient seul 8 tables le vendredi soir depuis juin » plutôt que « bon élément ».

La loi n’impose pas l’entretien annuel, sauf si votre convention collective le prévoit. Ce qui le distingue des autres entretiens et la façon de fixer des objectifs vérifiables sont détaillés dans notre article sur l’entretien annuel individuel.

Entretien annuel et entretien professionnel : deux documents

L’entretien de parcours professionnel porte sur les compétences, la formation et l’évolution du salarié, et la loi précise qu’il ne porte pas sur l’évaluation de son travail (article L. 6315-1). Si vous enchaînez les deux le même jour, gardez deux comptes rendus. La rubrique « Formation et évolution » de cette trame renvoie les souhaits du salarié vers cet entretien, qui a sa propre trame d’entretien professionnel.

Garder les comptes rendus et les faits de l’année

Un fichier Word par salarié suffit pour une campagne. L’année suivante, il faut retrouver le compte rendu, et surtout ce qui s’est passé en mars. Dans les dossiers salariés de Shiftbase, le compte rendu signé se range dans la fiche du salarié, en choisissant s’il le voit, et les notes que seuls les responsables lisent gardent les faits marquants au fil des mois. Le planning montre qui travaille quand, pour placer chaque entretien sur les heures de travail. Shiftbase ne mène pas l’entretien et ne note personne : la trame reste la vôtre.