Museum Volkenkunde bespaart 75% tijd op roosteren met Shiftbase
Hoe Museum Volkenkunde van 4 à 5 uur roosteren per week naar een fractie ging, doordat het team zijn beschikbaarheid zelf doorgeeft.
- Medewerkers
- 50-100
- Vestigingen
- 1
- Grootste winst
- 75% roostertijd bespaard
- Klant sinds
- 2021
Museum Volkenkunde in Leiden is sinds 1837 een rijksmuseum en onderdeel van het Nationaal Museum van Wereldculturen. Het museum ontvangt jaarlijks duizenden bezoekers en werkt met een dynamisch team in de horeca en hospitality. Aaron Klein is manager van Café Abel, het café van het museum.
Het rooster maken kostte hem 4 à 5 uur per week. Sinds het team zijn beschikbaarheid zelf doorgeeft in Shiftbase is dat nog maar een fractie daarvan: een tijdbesparing van 75%.
De uitdaging: 4 à 5 uur per week aan het rooster
Voor de personeelsplanning werkte Museum Volkenkunde met losse WhatsApp-berichten. Het rooster werd opgesteld en rondgestuurd, de reacties kwamen terug in de app, en er was geen centrale plek waar alle informatie samenkwam.
Dat leverde onoverzichtelijke communicatie op en veel heen-en-weer berichten, met verwarring en extra werk tot gevolg. Bij elkaar kostte het maken van het rooster zo’n 4 à 5 uur per week.
Daar komt bij dat het museum veel wisselende programma’s en evenementen draait. De bezetting verschilt per dag, dus elke week ziet er anders uit.
De oplossing: het team geeft zijn beschikbaarheid zelf door
De overstap naar Shiftbase voor de personeelsplanning bracht direct overzicht en structuur. Alle informatie komt samen op één plek in plaats van in losse berichten.
De grootste winst zit in de aanwezigheids- en beschikbaarheidsfunctie. Medewerkers geven hun beschikbaarheid zelf door in de Shiftbase-app, en de manager maakt het rooster daarop. Rondvragen wie er kan werken is niet meer nodig.
Resultaten op een rij
75% tijdbesparing op het maken van het rooster, van 4 à 5 uur per week naar een fractie daarvan.
Eén centrale plek voor de planning, in plaats van losse WhatsApp-berichten.
Planning per dag voor wisselende programma’s en evenementen, met behoud van overzicht.
Blije medewerkers, omdat het systeem gebruiksvriendelijk en overzichtelijk is voor iedereen.
Onderdeel | Voorheen | Nu (Shiftbase) |
|---|---|---|
Rooster maken | 4 à 5 uur per week | Een fractie daarvan, 75% minder tijd (Shiftbase) |
Beschikbaarheid ophalen | Rondvragen wie er kan werken | Medewerkers geven het zelf door in de app (Shiftbase) |
Communicatie over de planning | Losse WhatsApp-berichten | Eén centrale plek waar alle informatie samenkomt (Shiftbase) |
Wisselende programma’s en evenementen | Steeds opnieuw afstemmen via berichten | Per dag een andere planning, met overzicht (Shiftbase) |
Voor de manager | Uren per week die naar het rooster gingen | Tijd die terugkomt voor het museum en zijn bezoekers (Shiftbase) |
De impact: het rooster kost nog een fractie van de tijd
Aaron ziet nu in één oogopslag wie beschikbaar is en maakt het rooster daarop. Wat eerst 4 à 5 uur per week kostte, kost nu nog een fractie van die tijd.
Ook voor het team veranderde er iets. De overstap zelf verliep makkelijk en de medewerkers werken er graag mee.
Wat nu volgt, voor Museum Volkenkunde en voor Shiftbase
Waar het maken van het rooster vroeger een tijdrovende en onoverzichtelijke klus was, levert het nu structuur, tijdwinst en tevreden medewerkers op. Daarmee kan het museum zich richten op wat er echt toe doet: bezoekers een onvergetelijke ervaring bieden.
Veelgestelde vragen
Het museum plande zijn horeca- en hospitalityteam via losse WhatsApp-berichten en was daar 4 à 5 uur per week aan kwijt. Er was geen centrale plek waar alle informatie samenkwam, wat verwarring en extra werk opleverde. Met Shiftbase staat de planning in één systeem en geven medewerkers hun beschikbaarheid zelf door.
Personeelsplanning in Shiftbase, met de aanwezigheids- en beschikbaarheidsfunctie als belangrijkste onderdeel. Medewerkers geven hun beschikbaarheid door in de Shiftbase-app en de manager maakt het rooster daarop. Voor wisselende programma’s en evenementen maakt het museum per dag een andere planning.
Een tijdbesparing van 75% op het maken van het rooster: van 4 à 5 uur per week naar een fractie daarvan. Daarnaast één centrale plek voor de planning in plaats van losse berichten, en de ruimte om per dag een andere planning te maken als het programma daarom vraagt.
De overstap verliep makkelijk en de medewerkers zijn er blij mee, zegt Michael Lenoir, medewerker hospitality. Het systeem is gebruiksvriendelijk en overzichtelijk, ook voor medewerkers die Shiftbase vooral gebruiken om hun beschikbaarheid door te geven.
Voor teams met wisselende diensten, waar de bezetting per dag verschilt en de manager anders moet rondvragen wie er kan werken. Denk aan horeca en hospitality, zoals bij Museum Volkenkunde. Medewerkers delen hun beschikbaarheid in de Shiftbase-app en de manager plant daarop verder.
:quality(80))
:quality(80))
:quality(80))
