Museum Volkenkunde in Leiden is sinds 1837 een toonaangevend rijksmuseum en onderdeel van het Nationaal Museum van Wereldculturen. Het museum ontvangt jaarlijks duizenden bezoekers en werkt met een dynamisch team in onder meer horeca en hospitality. Voor de personeelsplanning maakt het museum sinds een jaar gebruik van Shiftbase. We spraken met Aaron Klein, manager van Café Abel, en Michael Lenoir, medewerker hospitality, over hun ervaringen.
Aanleiding – tijdrovende personeelsplanning
Voorheen kostte het maken van een rooster bij Museum Volkenkunde zo’n 4 à 5 uur per week. De planning werd opgesteld via losse WhatsApp-berichten, wat zorgde voor onoverzichtelijke communicatie en veel heen-en-weer berichten. Er was geen centrale plek waar alle informatie samenkwam, wat vaak leidde tot verwarring en extra werk.
Oplossing – alles op één centrale plek
De overstap naar Shiftbase bracht direct overzicht en structuur. Aaron: “Het handigste is dat alles in één systeem gebeurt. Geen losse WhatsApp-berichten meer, maar één centrale plek waar alle informatie samenkomt.”
Ook voor Michael biedt dit voordelen: “We hebben veel wisselende programma’s en evenementen. Met Shiftbase kunnen we per dag eenvoudig een andere planning maken en toch het overzicht bewaren.”
Resultaten – tijdsbesparing en tevreden medewerkers
De grootste winst zit in de aanwezigheid- en beschikbaarheidsfunctie van Shiftbase. Medewerkers geven hun beschikbaarheid zelf in de app door, waarna managers hier direct een rooster op kunnen baseren. Aaron: “Dat scheelt me enorm veel tijd. Ik hoef niet meer te vragen wie er kan werken; ik zie het in één oogopslag.”
- 75% tijdbesparing – roosteren kost nu nog maar een fractie van de oorspronkelijke 4–5 uur.
- Centrale communicatie – geen losse berichten meer, alles staat overzichtelijk in Shiftbase.
- Meer flexibiliteit – eenvoudig plannen per evenement of werkdag.
- Blije medewerkers – het systeem is gebruiksvriendelijk en overzichtelijk voor iedereen.
“Het overstappen naar Shiftbase ging heel makkelijk en medewerkers zijn er heel blij mee.” – Michael Lenoir, hospitality medewerker
Conclusie
Voor Museum Volkenkunde heeft Shiftbase de personeelsplanning drastisch vereenvoudigd. Waar roosters maken vroeger een tijdrovende en onoverzichtelijke klus was, biedt het systeem nu structuur, tijdwinst en tevreden medewerkers. Daarmee kan het museum zich focussen op wat écht belangrijk is: bezoekers een onvergetelijke ervaring bieden.
