Spare Rib Express: 100 contracten per jaar van papier af

Yorick Obbens begon als bezorger bij Spare Rib Express en is nu eigenaar van drie vestigingen in Brabant: in Tilburg, Breda en Etten-Leur. Hij neemt ongeveer honderd mensen per jaar aan, en met HR Pro bovenop Shiftbase heeft hij de hele aannameadministratie van papier af gehaald. Elk contract wordt gelezen en getekend vóór de eerste werkdag. 

Elke ondernemer met meer dan één vestiging kent het gevoel. Je kunt niet op drie plekken tegelijk zijn, dus het aannemen gebeurt zonder jou, op papier, in andermans handschrift. Een salaris wordt verkeerd ingevuld. Een adres komt onleesbaar terug. Een contract wordt getekend tijdens de eerste dienst, áls het al getekend wordt. Toen Yorick Obbens groeide van één Spare Rib Express-vestiging naar drie in Brabant, werd dat het deel van zijn bedrijf waar hij geen grip meer op had.

Door het aannemen onder te brengen in HR Pro bovenop Shiftbase, kreeg Yorick elke nieuwe medewerker in dezelfde digitale flow, in alle drie de vestigingen tegelijk. Het resultaat: de papieren rompslomp is verdwenen, elk contract wordt gelezen en getekend vóór de eerste dienst, en hij houdt 30 tot 60 minuten over per aanname, bij de ongeveer honderd mensen die hij per jaar aanneemt.

De uitdaging: het aannemen gebeurde op papier, op drie plekken tegelijk

Yorick kwam in 2015 als bezorger bij Spare Rib Express, terwijl hij nog studeerde. Hij nam de jaren daarna steeds meer verantwoordelijkheid op zich, werd eigenaar, en liet het bedrijf groeien in een periode waarin thuisbezorging van druk naar onophoudelijk ging. Vandaag runt hij drie Spare Rib Express-restaurants in Brabant, rond de tachtig mensen in totaal: twee grotere vestigingen in Tilburg en Breda en een kleinere in Etten-Leur.

Bezorgwerk brengt een team met zich mee dat altijd in beweging is. Sommige bezorgers blijven maanden, anderen een paar weken, en over de drie vestigingen neemt Yorick ongeveer honderd mensen per jaar aan. Vóór Shiftbase regelde de manager van elke vestiging die instroom op papier. Nieuwe medewerkers vulden hun eigen contracten en belastingformulieren met de hand in, en de managers gaven de gegevens door aan Yorick. Het handschrift was lastig te lezen, dus salarissen, geboortedata, telefoonnummers en huisnummers kwamen verkeerd binnen. Contracten raakten kwijt.

Een niet-getekend contract bij een bezorger bracht ook een echt risico met zich mee, het soort risico waar een eigenaar met drie vestigingen zonder kan. Maar het diepere probleem was hoe onprofessioneel het allemaal aanvoelde, en de ruimte die het liet voor discussies achteraf. Een contract dat tijdens de eerste dienst wordt getekend, of helemaal niet, is een contract dat niemand echt heeft gelezen. Als de afspraken niet vooraf duidelijk zijn, komen de discussies daarna: over schade, boetes, of wat wel en niet was afgesproken.

"Vroeger vulden ze het contract in op de dag dat ze begonnen. Ze hadden geen tijd om het van tevoren te lezen, dus het was een beetje een rommeltje, en soms raakte het contract zelfs kwijt."

— Yorick Obbens, franchisenemer, Spare Rib Express 👤

De oplossing: de hele aannameflow via HR Pro, in elke vestiging

Yorick bracht het complete proces voor nieuwe medewerkers onder in Shiftbase en zette HR Pro aan voor het contract- en onboardinggedeelte. Het contract zit nu in het systeem ingebouwd. Nieuwe medewerkers vullen hun eigen gegevens in en tekenen hun contract en het bedrijfsreglement digitaal vóór hun eerste dienst, en Yorick controleert de informatie in plaats van erachteraan te zitten.

Wat hem overtuigde, was de voorspelbaarheid over vestigingen die hij niet fysiek kan bezoeken. Dezelfde flow loopt in Tilburg, Breda en Etten-Leur, dus een aanname verloopt op dezelfde manier, of hij nu in het pand is of niet. Medewerkers lezen en bevestigen de voorwaarden vóór de eerste dag, in hun eigen tijd, in plaats van bij binnenkomst snel een contract in te vullen. En doordat mensen hun eigen gegevens invullen, zijn de handschriftfouten verdwenen die vroeger doorsijpelden naar de loonadministratie.

De resultaten in het kort

Voor en na bij Spare Rib Express

De impact: een voorspelbare aannameflow die minuten kost, in elke vestiging

Vraag je Yorick wat er is veranderd, dan wijst hij op hoeveel professioneler het aannemen nu voelt. Over drie vestigingen en honderd aannames per jaar zijn de fouten die vroeger bij hem terechtkwamen grotendeels gestopt, en elke nieuwe medewerker leest en tekent zijn contract en de bedrijfsregels voordat hij begint, in zijn eigen tijd. Hij kijkt nog steeds elke nieuwe medewerker zijn gegevens na, alleen controleert hij ze nu in plaats van ze opnieuw op te bouwen.

"Medewerkers kunnen hun contract en bedrijfsreglement vooraf lezen en tekenen, in hun eigen tijd, zodat de afspraken vanaf het begin duidelijk zijn vastgelegd."

— Yorick Obbens, franchisenemer, Spare Rib Express 👤

De duidelijkheid betaalt zich ook ruim na de aanname uit.

"Er zijn achteraf minder discussies over bedrijfsregels, schade, boetes of andere arbeidsvoorwaarden, en managers hoeven geen documenten meer op het laatste moment tijdens een dienst te laten tekenen."

— Yorick Obbens, franchisenemer, Spare Rib Express 👤

Gevraagd wat hij een andere franchisenemer zou vertellen die HR Pro overweegt, twijfelde hij niet:

"Begin nu. Het bespaart veel tijd en veel stress, zeker als je meer dan één vestiging hebt, want dan ben je afhankelijk van je managers."

— Yorick Obbens, franchisenemer, Spare Rib Express 👤

Wat er nu komt, voor Spare Rib Express en voor Shiftbase

Yorick richt zich op het goed runnen van de drie vestigingen en het bezet houden van de vloer terwijl bezorgers komen en gaan, met de aannameadministratie die niet meer op zijn bureau belandt. Opent hij een vierde vestiging, dan kan hij het aannemen vanaf dag één op dezelfde manier inrichten, zonder iets nieuws op te zetten.

Wij bouwen HR Pro samen met ondernemers als Yorick verder uit. Hij gaf ons al scherpe feedback op de onboardingflow, en juist dat soort input bepaalt waar we het product naartoe brengen. We helpen ondernemers met meerdere vestigingen om de chaos van vandaag op te lossen en mee te groeien met wat de volgende fase nodig heeft.

Personeelsplanning en urenregistratie software!

• Eenvoudige personeelsplanning
• Overzichtelijke urenregistratie
• Makkelijke verlofregistratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen