Arztbesuch während der Arbeitszeit: Wann müssen Arbeitgeber freistellen

Ein Mitarbeiter meldet sich kurz vor dem Arbeitsbeginn per E-Mail: Er muss zum Arzt. Muss er jetzt freistellen? Wird die Zeit bezahlt? Braucht es einen Nachweis? Fragen wie diese landen täglich bei Arbeitgebern und HR-Teams in deutschen Unternehmen. und die Antworten sind alles andere als eindeutig.

Dieser Ratgeber klärt die rechtliche Grundlage, zeigt dir Schritt für Schritt, wann eine bezahlte Freistellung Pflicht ist und wann nicht, und wie du als Arbeitgeber klare Regelungen aufbaust, die Konflikte verhindern. bevor sie entstehen. Das Thema betrifft jeden Betrieb, unabhängig von Größe und Branche.

Grundregel: Der Arztbesuch ist Privatsache

Der Arztbesuch während der Arbeitszeit gilt arbeitsrechtlich als Privatsache. Das bedeutet konkret: Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sind verpflichtet, Arzttermine so zu legen, dass sie nicht mit der Arbeitszeit kollidieren. Wer einfach ohne Absprache den Arbeitsplatz verlässt oder erst gar nicht erscheint, handelt vertragswidrig. das kann eine Abmahnung oder im Wiederholungsfall sogar eine Kündigung nach sich ziehen.

Diese Grundregel gilt für Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigte gleichermaßen. Mitarbeitende müssen zumutbare Anstrengungen unternehmen: Abendsprechstunden der Arztpraxis nutzen, frühe oder späte Randzeiten wählen oder die Ärztin bzw. den Arzt um einen Termin außerhalb der Arbeitszeit bitten. Arztpraxen bieten in vielen Fällen Sprechstunden am frühen Morgen oder nach dem Feierabend an. diese Möglichkeit sollte zunächst ausgeschöpft werden.

Was sagt Paragraf 616 BGB?

Die gesetzliche Grundlage für den Arztbesuch während der Arbeitszeit ist § 616 Nr. 1 BGB. Dort heißt es: Wer für eine „verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit" durch einen in seiner Person liegenden Grund ohne eigenes Verschulden an der Arbeitsleistung gehindert ist, verliert seinen Vergütungsanspruch nicht.

Auf den Arzttermin übertragen bedeutet das: Ist die Wahrnehmung des Termins während der Arbeitszeit unvermeidbar, muss der Arbeitgeber freistellen und das Entgelt weiterzahlen. sofern Paragraf 616 BGB nicht vertraglich ausgeschlossen wurde. Entgeltzahlung und Freistellung hängen direkt zusammen: Beides greift nur im Ausnahmefall, nicht als Grundregel.

Wann gilt Paragraf 616 BGB nicht?

Vorsicht: Paragraf 616 BGB ist dispositiv. er kann durch Arbeitsvertrag oder Tarifverträge eingeschränkt oder ganz ausgeschlossen werden. In diesem Fall haben Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer weder Anspruch auf bezahlte Freistellung noch auf Lohn- oder Entgeltzahlung für diese Zeit. Prüfe daher zunächst, was im Arbeitsvertrag deines Unternehmens und in ggf. geltenden Tarifverträgen steht. das ist die entscheidende Ausgangsbasis.

In Betrieben mit Gleitzeit gilt ebenfalls eine Besonderheit: Das Landesarbeitsgericht Köln stellte bereits 1993 fest, dass Mitarbeitende bei Gleitzeitmodellen keine Zeitgutschrift für Arztbesuche verlangen können, wenn keine ausdrückliche abweichende Regelung besteht. Die Flexibilität des Arbeitszeitmodells wird vorausgesetzt. und muss genutzt werden, um den Ausfall am Arbeitsplatz zu vermeiden.

Ausnahmen: In diesen Fällen ist eine bezahlte Freistellung Pflicht

Es gibt klare Ausnahmen, in denen du als Arbeitgeber verpflichtet bist, den Mitarbeitenden für einen Arztbesuch während der Arbeitszeit freizustellen. und das Entgelt weiterzuzahlen. Jeder dieser Fälle hat eine eindeutige rechtliche Grundlage im Arbeitsrecht.

Akute Erkrankung und Verletzung

Wer während der Arbeit akut erkrankt. hohes Fieber, starke Zahnschmerzen, eine Verletzung. muss sofort zum Arzt. In diesen Fällen besteht Anspruch auf bezahlte Freistellung, da die betroffene Person arbeitsunfähig ist und Anspruch auf Entgeltzahlung hat. Die Grundlage ist das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG).

Führt der Arztbesuch zur Krankschreibung, ist die Freistellung inklusive Fahrzeit selbstverständlich. Eine Person in diesem Zustand kann und soll nicht weiterarbeiten. das schützt sowohl die betroffene Person als auch den Betrieb.

Keine Arzttermine außerhalb der Arbeitszeit verfügbar

Das Bundesarbeitsgericht hat klargestellt (BAG, Urteil vom 29.02.1984. 5 AZR 92/82): Wenn eine Arztpraxis grundsätzlich keine Termine außerhalb der Arbeitszeit anbietet oder aufgrund langer Wartezeiten kein früherer oder späterer Termin mehr verfügbar ist, haben Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer Anspruch auf bezahlte Freistellung. auch ohne besondere Dringlichkeit.

Wichtig: Als Arbeitgeber darfst du nicht verlangen, dass die betroffene Person zu einer anderen Ärztin oder einem anderen Arzt wechselt. Das Recht auf freie Arztwahl ist geschützt. Was du verlangen kannst: eine Bescheinigung der Arztpraxis, dass keine Termine außerhalb der Arbeitszeit möglich waren.

Untersuchungen mit fester Zeitbindung

Manche Untersuchungen sind an bestimmte Tageszeiten gebunden. Beispiele aus der Praxis:

• Nüchternblutabnahme am Morgen
• Röntgen oder CT zu festgelegten Zeiten
• Untersuchungen mit besonderen Vorbedingungen (z. B. nüchtern, unter spezifischer Medikation)

In diesen Fällen gilt der Arzttermin als medizinisch unvermeidbar. die Freistellungspflicht greift unabhängig davon, ob eine akute Erkrankung vorliegt. Die Zeitbindung begründet allein den Anspruch.

Regelmäßige Behandlungen (z. B. Physiotherapie, Psychotherapie)

Laufende Behandlungen wie Physiotherapie, Hyposensibilisierung oder Psychotherapie können strukturell in die Arbeitszeit fallen. Auch in diesen Fällen greift grundsätzlich die Freistellungspflicht. allerdings nicht unbegrenzt. Verhältnismäßigkeit ist entscheidend: Häufen sich die Fehlzeiten erheblich, kann der Arbeitgeber unter Umständen Rückfragen stellen und die Notwendigkeit dokumentieren lassen. Eine klare Dienstvereinbarung hilft, solche Regelungen im Vorfeld transparent festzulegen.

Arztbesuch mit Kind oder Angehörigen

Erkrankt ein Kind oder ein pflegebedürftiger Angehöriger, gelten dieselben Grundsätze wie beim eigenen Arztbesuch: Der Termin muss medizinisch notwendig und die Begleitung außerhalb der Arbeitszeit nicht zumutbar sein. Eine ärztliche Bescheinigung, die bestätigt, dass die Begleitung medizinisch erforderlich war, ist in jedem Fall empfehlenswert. sowohl für die betroffene Person als auch für dich als Arbeitgeber zur rechtssicheren Dokumentation.

Kein Anspruch auf Freistellung. diese Fälle zählen nicht als Ausnahmen

Nicht jeder Arzttermin berechtigt zur bezahlten Freistellung. Es gibt klare Fälle, in denen du als Arbeitgeber einen Freistellungsantrag ablehnen kannst und solltest.

Vorsorgeuntersuchungen und planbare Termine

Jährliche Vorsorgeuntersuchungen, Allergietests oder kleinere Eingriffe, die Wochen im Voraus planbar sind und keine akute Arbeitsunfähigkeit begründen, fallen nicht unter Paragraf 616 BGB. Diese Arzttermine sind in der Freizeit zu organisieren. also außerhalb der Arbeitszeit. Die Regel ist eindeutig: Planbarkeit schließt den Ausnahmetatbestand grundsätzlich aus.

Wenn zumutbare Eigenbemühung fehlt

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer müssen nachweisbar versucht haben, einen Termin außerhalb der Arbeitszeit zu bekommen. Wer ohne jede Eigenbemühung behauptet, kein anderer Termin sei verfügbar gewesen, hat keinen belastbaren Anspruch auf Entgeltzahlung. Das LAG Niedersachsen hat dies klar bestätigt (Urteil vom 8. Februar 2018. 7 Sa 256/17): Freistellung ist nur gerechtfertigt, wenn die betroffene Person alles Zumutbare unternommen hat.

Sonderfall: Gleitzeit

Bei Arbeitszeitmodellen mit Gleitzeit wird erwartet, dass Mitarbeitende die Flexibilität ihres Modells für Arztbesuche nutzen. Den Arbeitsbeginn nach hinten verschieben, früher gehen, die Stunden nachholen. das ist in Gleitzeit möglich und wird vom Gesetzgeber vorausgesetzt. Ein Anspruch auf Zeitgutschrift für Arzttermine besteht daher in der Regel nicht, es sei denn, der Arbeitsvertrag oder geltende Tarifverträge regeln dies ausdrücklich anders.

Dasselbe gilt für Mitarbeitende im Homeoffice: Auch wer von zuhause aus arbeitet, ist an die vereinbarte Arbeitszeit gebunden. Die räumliche Flexibilität ändert nichts an der Pflicht, Arzttermine möglichst in die Freizeit zu legen.

Sonderfall: Teilzeitbeschäftigte

Teilzeitbeschäftigte verfügen über mehr zeitliche Flexibilität als Vollzeitkräfte. Gerichte setzen daher eine höhere Hürde für die Freistellungspflicht an. Die Annahme, dass Arzttermine außerhalb der Arbeitszeit wahrgenommen werden können, liegt bei Teilzeitbeschäftigten besonders nahe. Nur bei akuten, nicht aufschiebbaren Beschwerden besteht auch für diese Gruppe ein eindeutiger Anspruch.

Was Arbeitgeber praktisch tun sollten

Rechtliche Klarheit allein reicht nicht. Entscheidend ist, dass du als Arbeitgeber klare, einheitliche Regelungen hast. damit weder du noch deine Mitarbeitenden im Streitfall auf dünnem Eis stehen.

Interne Regelung zur Freistellung schriftlich festlegen

Definiere in einer internen Richtlinie oder Dienstvereinbarung, unter welchen Voraussetzungen eine bezahlte Freistellung für Arztbesuche im Unternehmen gewährt wird. Schriftliche Regelungen schützen beide Seiten, schaffen Transparenz für alle Mitarbeiter und reduzieren Rückfragen erheblich.

Wichtige Punkte für die Regelung:

• Wann ist ein Arztbesuch in der Arbeitszeit zulässig?
• Welche Bescheinigung der Arztpraxis wird erwartet. und in welcher Form?
• Wie und wann muss die betroffene Person informieren (z. B. per E-Mail oder Planungstool)?
• Gilt die Regelung auch für Begleitpersonen bei kranken Kindern oder Angehörigen?
• Wie wird die Abwesenheit im Dienstplan dokumentiert?

Nachweispflicht klar kommunizieren

Du hast das Recht, eine ärztliche Bescheinigung zu verlangen, die dokumentiert, dass der Arzttermin ausschließlich während der Arbeitszeit möglich war. Diese Bescheinigung muss keine Diagnose enthalten. es reicht die Bestätigung der Arztpraxis, dass kein Alternativtermin außerhalb der Arbeitszeit verfügbar war.

Kommuniziere das transparent und frühzeitig. Mitarbeitende, die wissen, dass ein Nachweis erwartet wird, holen ihn in aller Regel auch ein. Das spart Rückfragen auf beiden Seiten und schützt dich im Streitfall.

Abwesenheiten strukturiert im Dienstplan erfassen

Ein kurzfristiger Arzttermin kann. besonders im Schichtbetrieb. die gesamte Dienstplanung durcheinanderbringen. Entscheidend ist, dass Abwesenheiten sofort sichtbar werden: Wer deckt die Schicht ab? Gibt es eine Mindestbesetzung? Ist ein Springer verfügbar?

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Kommunikation und Ankündigung. was Mitarbeitende wissen müssen

Auch von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern erwartet das Arbeitsrecht klares Verhalten:

• Den Arbeitgeber so früh wie möglich über den Arzttermin informieren. idealerweise direkt nach der Terminvergabe, z. B. per E-Mail oder über das Planungstool.
• Bei akuten Beschwerden: unverzüglich Bescheid geben, bevor der Arbeitsplatz verlassen wird.
• Termine nach Möglichkeit an den Rand des Arbeitstages legen. also kurz nach Arbeitsbeginn oder kurz vor Feierabend. um den Ausfall so gering wie möglich zu halten.
• Wichtig: Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer müssen dem Arbeitgeber den Grund für den Arztbesuch nicht nennen. Diagnose und Krankheitsbild unterliegen dem Datenschutz. Es genügt die Mitteilung, dass ein Arzttermin in der Arbeitszeit stattfinden muss.

Arztbesuch vs. Krankmeldung. was ist der Unterschied?

Diese Frage taucht in der Praxis häufig auf. Beide Situationen werden oft verwechselt, haben aber unterschiedliche rechtliche Grundlagen im Arbeitsrecht.

Ein Arztbesuch während der Arbeitszeit ist also kein Krankenstand. auch wenn er manchmal dazu führt. Beide Situationen sollten im Abwesenheitsantrag klar getrennt dokumentiert werden, damit Lohn- und Entgeltzahlung korrekt abgebildet werden.

Mehr zu Abwesenheiten und deren korrekter Erfassung im Dienstplan findest du im Shiftbase Blog: Warum Ersatzplanung bei Krankheitsausfall entscheidend ist.

Fazit: Klare Regelungen schützen Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Der Arztbesuch während der Arbeitszeit ist kein Freifahrtschein. aber auch kein automatischer Konflikt. Wer als Arbeitgeber klare Regelungen kommuniziert, eine faire Dokumentationspraxis einführt und Abwesenheiten strukturiert im Dienstplan erfasst, schützt sich rechtlich und schafft gleichzeitig Vertrauen im Team.

Die Grundregel bleibt: Arzttermine gehören in die Freizeit. Die Ausnahmen sind klar definiert. und wer sie kennt, vermeidet unnötige Streitigkeiten auf beiden Seiten. Digitale Tools wie der Urlaubsplaner von Shiftbase helfen dabei, auch kurzfristige Ausfälle transparent zu machen. bevor sie zum Problem werden.

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