Ob Krankheit, Unfall oder andere Ausfallgründe – als Arbeitgeber sind Sie gesetzlich zur Lohnfortzahlung verpflichtet. Doch wann greift diese Regelung genau, wie lange müssen Sie zahlen und welche Sonderfälle gibt es? In diesem Artikel erhalten Sie einen klaren Überblick über die wichtigsten Grundlagen, rechtlichen Vorgaben und Pflichten rund um die Lohnfortzahlung.
Was ist Lohnfortzahlung?
Die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall sichert Arbeitnehmern ihr Gehalt bei krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit für bis zu sechs Wochen. Gesetzliche Grundlage ist das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG).
Entgeltfortzahlung vs. Lohnfortzahlung: Beide Begriffe beschreiben dasselbe Konzept. "Entgeltfortzahlung" ist die rechtlich präzise Bezeichnung nach dem EFZG; "Lohnfortzahlung" ist der im Alltag und in der HR-Praxis gebräuchliche Begriff. Beide meinen: Der Arbeitgeber zahlt das Arbeitsentgelt während der krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit weiter.
Lohnfortzahlung vs. Krankengeld: Der Unterschied
| Kriterium | Lohnfortzahlung | Krankengeld |
|---|---|---|
| Zahlung durch | Arbeitgeber | Gesetzliche Krankenkasse |
| Beginn | Ab dem 1. Tag der Arbeitsunfähigkeit (nach 4 Wochen Beschäftigung) | Ab dem 43. Krankheitstag |
| Dauer | Maximal 6 Wochen (42 Kalendertage) | Maximal 78 Wochen innerhalb von 3 Jahren |
| Höhe | 100 % des regelmäßigen Arbeitsentgelts | 70 % des Bruttogehalts, max. 90 % des Nettogehalts |
| Rechtsgrundlage | § 3 EFZG | § 44 SGB V |
Wann haben Arbeitnehmer Anspruch?
Grundvoraussetzungen
Arbeitnehmer haben Anspruch auf Lohnfortzahlung, wenn alle vier Bedingungen erfüllt sind:
- Sozialversicherungspflichtiges Arbeitsverhältnis (Vollzeit, Teilzeit, Auszubildende, in bestimmten Fällen auch Minijobber)
- Arbeitsunfähigkeit tritt unverschuldet durch Krankheit ein
- Arbeitsverhältnis besteht seit mindestens 4 Wochen ohne Unterbrechung
- Krankmeldung erfolgt unverzüglich, spätestens am dritten Krankheitstag durch ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Hinweis: Die Krankheit muss ursächlich für die Arbeitsverhinderung sein - unabhängig davon, ob sie am Arbeitsplatz oder im Privatleben entstanden ist.
Probezeit
Auch während der Probezeit besteht Anspruch auf Lohnfortzahlung, sofern die Vierwochenfrist erfüllt ist. Wer sich in den ersten Monaten krankmeldet, hat dieselben Rechte wie alle anderen Angestellten.
Kein Anspruch in den ersten vier Wochen
In den ersten vier Wochen des Arbeitsverhältnisses besteht kein gesetzlicher Anspruch auf Lohnfortzahlung. Tritt eine Erkrankung in dieser Zeit auf, kann die Krankenkasse unter Umständen Krankengeld leisten — vorausgesetzt, der Arbeitnehmer ist gesetzlich versichert.
Lohnfortzahlung im Krankheitsfall: Wer zahlt?
Der Arbeitgeber ist gemäß § 3 EFZG verpflichtet, das Arbeitsentgelt für bis zu sechs Wochen in voller Höhe weiterzuzahlen. Diese Verpflichtung beginnt ab dem ersten Tag der Krankmeldung, sofern die Wartezeit erfüllt ist.
Nach sechs Wochen: Die gesetzliche Krankenkasse übernimmt die Zahlung als Krankengeld (ca. 70 % des Bruttoarbeitsentgelts, max. 90 % des Nettogehalts, bis zu 78 Wochen innerhalb von 3 Jahren).
Dauer und Berechnung der Lohnfortzahlung
Wie lange?
Arbeitgeber sind verpflichtet, im Krankheitsfall für die Dauer von bis zu 6 Wochen (42 Kalendertage) das volle Arbeitsentgelt weiterzuzahlen.
Wichtig: Wird ein Arbeitnehmer innerhalb von sechs Monaten erneut wegen derselben Krankheit arbeitsunfähig, wird die vorherige Fehlzeit angerechnet. Liegt zwischen zwei Krankheitsphasen mehr als sechs Monate oder handelt es sich um eine neue Erkrankung, beginnt der Anspruch neu.
Wie wird berechnet?
Die Berechnung basiert auf dem regelmäßigen Arbeitsentgelt — dem, was der Arbeitnehmer ohne Erkrankung erhalten hätte:
| Eingeschlossen | Nicht enthalten |
|---|---|
| Grundgehalt / Stundenlohn | Überstundenvergütung |
| Zulagen (Nacht-, Schichtzulagen), sofern regelmäßig | Einmalzahlungen (Weihnachts-, Urlaubsgeld) |
| Sachbezüge (z. B. Dienstwagen, vertraglich vereinbart) | Erfolgsbeteiligungen |
| Zuschläge für Sonntags-/Feiertagsarbeit (bei regelmäßiger Leistung) | Unregelmäßige Prämien |
Die Berechnung erfolgt auf Basis des durchschnittlichen Arbeitsentgelts der letzten 13 Wochen vor Beginn der Arbeitsunfähigkeit.
Sonderregelungen bei der Berechnung
- Bei Teilzeitkräften oder variablen Arbeitszeiten: Berechnung anhand des durchschnittlichen Stundenlohns und der durchschnittlich geleisteten Stunden
- Bei Schichtarbeitern: Schichtzulagen sind anteilig zu berücksichtigen
- Bei wiederholter Erkrankung desselben Leidens: Mögliche Verrechnungen, die den Anspruch reduzieren
Ausnahmen und Sonderfälle bei der Lohnfortzahlung
Kein Anspruch bei selbstverschuldeter Krankheit
Wenn die Arbeitsunfähigkeit vorsätzlich oder grob fahrlässig selbst verursacht wurde, entfällt der Anspruch. Beispiele: Teilnahme an illegalen Autorennen, Trunkenheit am Steuer, Schlägereien als Verursacher. Der Arbeitgeber muss die Selbstverschuldung nachweisen können.
Erkrankung im Ausland
- Arbeitsunfähigkeit muss unverzüglich gemeldet werden — an Arbeitgeber und Krankenkasse
- Ausländisches Attest muss vorgelegt werden (ggf. mit Übersetzung)
- Nachweis muss eindeutig Arbeitsunfähigkeit bestätigen, nicht nur allgemeine Erkrankung
Wiederholte Arbeitsunfähigkeit
Tritt eine erneute Erkrankung mit demselben Leiden ein, zählt sie zur ursprünglichen Krankheitsphase, wenn sie weniger als sechs Monate später auftritt. Die sechs Wochen gelten nicht erneut.
Befristete Verträge und freie Mitarbeiter
- Bei befristeten Verträgen endet der Anspruch mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses — auch bei fortbestehender Erkrankung
- Freie Mitarbeiter, Werkvertragsnehmer und Selbstständige sind nicht anspruchsberechtigt
Lohnfortzahlung bei Schwangerschaft: Sonderfall Mutterschutz
Schwangerschaft und Mutterschaft folgen einem eigenen Rechtsrahmen — das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) gilt hier nur eingeschränkt. Arbeitgeber müssen die folgenden Unterschiede kennen:
Schwangerschaftsbedingte Erkrankung (§ 3 MuSchG)
Ist eine Arbeitnehmerin aufgrund einer schwangerschaftsbedingten Erkrankung arbeitsunfähig (z. B. starke Übelkeit, Schwangerschaftskomplikationen), gilt zunächst das EFZG: Der Arbeitgeber zahlt bis zu sechs Wochen das volle Entgelt weiter — wie bei jeder anderen Erkrankung.
Wichtig: Nur wenn die Erkrankung ursächlich mit der Schwangerschaft zusammenhängt, gelten besondere Regeln. Eine allgemeine Erkrankung während der Schwangerschaft (z. B. Grippe) läuft normal über das EFZG.
Individuelles Beschäftigungsverbot (§ 16 MuSchG)
Wenn ein Arzt ein individuelles Beschäftigungsverbot ausspricht — weil Arbeit oder Arbeitsumgebung die Gesundheit von Mutter oder Kind gefährdet — greift nicht das EFZG, sondern das Mutterschutzgesetz. In diesem Fall:
- Der Arbeitgeber zahlt den Mutterschutzlohn weiter (Durchschnittsverdienst der letzten 13 Wochen)
- Die Kosten werden dem Arbeitgeber über das U2-Umlageverfahren vollständig erstattet
- Es handelt sich nicht um Krankmeldung, sondern um ein behördliches bzw. ärztliches Verbot
Mutterschutzfristen (§§ 3, 6 MuSchG)
Sechs Wochen vor dem errechneten Geburtstermin und acht Wochen danach (bei Früh- oder Mehrlingsgeburten 12 Wochen) darf die Arbeitnehmerin nicht beschäftigt werden. Während dieser Schutzfristen erhält sie:
| Leistung | Zahlung durch | Höhe |
|---|---|---|
| Mutterschaftsgeld | Gesetzliche Krankenkasse | Max. 13 € / Kalendertag |
| Arbeitgeberzuschuss | Arbeitgeber | Differenz zwischen Mutterschaftsgeld und Nettodurchschnittslohn |
| Erstattung des Zuschusses | Krankenkasse via U2 | 100 % des gezahlten Zuschusses |
Fazit für Arbeitgeber: Bei schwangerschaftsbedingten Beschäftigungsverboten trägt der Arbeitgeber in der Regel keine dauerhafte finanzielle Last — die Kosten werden über das U2-Umlageverfahren vollständig erstattet. Eine frühzeitige Abstimmung mit der Krankenkasse ist empfehlenswert.
Gesetzliche Grundlagen
| Gesetz | Regelungsinhalt |
|---|---|
| § 3 EFZG | Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (6 Wochen) |
| § 4 EFZG | Höhe der Entgeltfortzahlung (100 % des regelmäßigen Entgelts) |
| § 5 EFZG | Meldepflichten des Arbeitnehmers (Krankmeldung, AU-Bescheinigung) |
| § 7 EFZG | Leistungsverweigerungsrecht des Arbeitgebers bei Pflichtverletzung |
| § 12 EFZG | Ausschluss abweichender Vereinbarungen zuungunsten des Arbeitnehmers |
| §§ 3, 16 MuSchG | Lohnfortzahlung und Beschäftigungsverbote bei Schwangerschaft |
| § 44 SGB V | Krankengeld der gesetzlichen Krankenversicherung |
Fazit
Die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall ist eine der zentralen Arbeitgeberpflichten im deutschen Arbeitsrecht und gleichzeitig eine der häufigsten Quellen für Fehler und Missverständnisse in der HR-Praxis.
Die wichtigsten Punkte auf einen Blick: Arbeitgeber zahlen bis zu sechs Wochen das volle Arbeitsentgelt weiter, sobald das Arbeitsverhältnis mindestens vier Wochen besteht. Danach übernimmt die Krankenkasse. Die Berechnung basiert auf dem regelmäßigen Entgelt der letzten 13 Wochen ohne Überstunden und Einmalzahlungen. Bei selbstverschuldeter Erkrankung, Auslandserkrankungen und wiederholten Erkrankungen gelten besondere Regeln, die im Einzelfall geprüft werden müssen.
Für Schwangerschaft gilt ein eigener Rechtsrahmen: Beschäftigungsverbote nach dem MuSchG sind keine Krankmeldungen und werden über das U2-Umlageverfahren vollständig erstattet. Arbeitgeber tragen hier in der Regel keine dauerhafte finanzielle Last.
Eine lückenlose Dokumentation Krankmeldungen, AU-Bescheinigungen, Zeiterfassung ist die beste Absicherung, wenn es zu Streitigkeiten kommt. Digitale HR-Software wie Shiftbase unterstützt dabei durch strukturierte Abwesenheitserfassung, revisionssichere Dokumentation und automatische Benachrichtigungen bei Fristen.
