Bradford-Faktor

Der Bradford-Faktor ist eine Kennzahl, die häufige kurze Fehlzeiten stärker gewichtet als eine lange Krankheit. Für Schichtbetriebe ist das die Art von Ausfall, die am meisten Arbeit macht: eine Krankmeldung am Morgen, eine Schicht, die bis zum Mittag besetzt sein muss. Auf dieser Seite stehen die Formel, Rechenbeispiele für ein ganzes Team, was in Deutschland beim Einsatz gilt und wie man die Zahl fair nutzt.

Was ist der Bradford-Faktor?

Der Bradford-Faktor ist eine Kennzahl für Fehlzeiten, die an der Bradford University in Großbritannien entwickelt wurde. Er gewichtet, wie oft jemand fehlt, stärker als wie lange. Dahinter steht eine Beobachtung aus dem Betrieb: Zehn einzelne Fehltage, jeweils unangekündigt am Morgen, bringen den Dienstplan mehr durcheinander als eine Krankheit von zwei Wochen, für die man einmal eine Vertretung plant. In Großbritannien ist er in vielen Personalabteilungen Standard, in Deutschland wird er wegen Datenschutz und Mitbestimmung vorsichtiger eingesetzt.

Bradford-Faktor berechnen: die Formel

Bradford-Faktor = S² × D
S ist die Zahl der Abwesenheitsphasen, D die Zahl aller Fehltage, beides meist über die letzten 52 Wochen. Eine Phase ist jede zusammenhängende Abwesenheit, egal ob sie einen Tag oder drei Wochen dauert.

Bei denselben zehn Fehltagen ergibt sich je nach Verteilung ein ganz anderer Wert:

Beispiel: drei Mitarbeiter, gleich viele Fehltage

Anna, Ben und Clara haben im letzten Jahr alle zwölf Tage gefehlt. Nach der Fehlzeitenquote sind sie gleich. Der Bradford-Faktor zeigt, wie unterschiedlich ihre Ausfälle den Betrieb getroffen haben:

Annas Ausfall war planbar, nach dem ersten Tag wusste jeder, dass sie zwei Wochen fehlt. Claras zwölf einzelne Tage bedeuten zwölfmal eine offene Schicht am Morgen. Was der Wert nicht zeigt: warum Clara so oft fehlt. Genau das gehört in ein Gespräch.

Welche Fehlzeiten zählen?

In die Rechnung gehören ungeplante Abwesenheiten, vor allem Krankheit. Urlaub, Elternzeit, Sonderurlaub und andere genehmigte Abwesenheiten zählen nicht, sie sind geplant. Arbeitsunfälle, Wegeunfälle, eine Schwangerschaft und Fehlzeiten wegen einer Behinderung oder chronischen Krankheit nimmt man besser heraus. Sie hängen nicht vom Verhalten des Mitarbeiters ab, und wer sie mitzählt, benachteiligt genau die Menschen, die das Gesetz besonders schützt.

Für den Zeitraum gibt es zwei Varianten: die letzten 52 Wochen, die sich jede Woche verschieben, oder das Kalenderjahr. Die rollierenden 52 Wochen sind fairer, weil eine Grippewelle im Dezember nicht im Januar plötzlich verschwindet.

Feste Grenzwerte gibt es nicht

In britischen Unternehmen gibt es oft Stufen, ab denen ein Gespräch folgt. In Deutschland haben solche Grenzwerte keine rechtliche Bedeutung, und jeder Betrieb setzt sie anders. Der Wert sagt nichts darüber, warum jemand fehlt, und ein chronisch kranker Mitarbeiter kommt schnell auf eine hohe Zahl. Wer Grenzen festlegt, sollte sie mit dem Betriebsrat vereinbaren und als Anlass für ein Gespräch nutzen, nicht als Automatismus.

Wofür der Bradford-Faktor taugt

Er ist ein Signal, kein Urteil. Ein hoher Wert ist ein Anlass, mit dem Mitarbeiter zu sprechen und zu fragen, ob etwas dahintersteckt: eine Belastung im Team, ein ungünstiger Schichtrhythmus, private Umstände. Für den Überblick über das ganze Team eignen sich die Fehlzeitenquote und die Krankheitsquote besser, weil sie die Dauer messen. Warum häufige Kurzabwesenheiten so viel kosten, steht unter Absentismus.

Was in Deutschland beim Einsatz gilt

Datenschutz: Krankheitstage sind Gesundheitsdaten und nach der DSGVO besonders geschützt. Der Arbeitgeber darf sie nur verarbeiten, soweit es für das Arbeitsverhältnis nötig ist, und nur wenige Personen sollten den Wert sehen.

Betriebsrat: Wird der Bradford-Faktor automatisch in einer Software berechnet, ist das eine technische Überwachung, bei der ein Betriebsrat mitbestimmt (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Meistens wird das in einer Betriebsvereinbarung geregelt.

Gleichbehandlung: Zählt der Wert Fehltage wegen einer Behinderung oder einer chronischen Krankheit mit und folgen daraus Nachteile, kann das eine Benachteiligung nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz sein.

Kündigung: Ein hoher Wert reicht für eine krankheitsbedingte Kündigung nicht aus. Dafür muss der Arbeitgeber zeigen, dass auch künftig mit erheblichen Ausfällen zu rechnen ist, dass der Betrieb darunter erheblich leidet und dass die Interessen abgewogen wurden.

Eingliederungsmanagement: War jemand innerhalb von zwölf Monaten länger als sechs Wochen arbeitsunfähig, am Stück oder in mehreren Phasen, muss der Arbeitgeber ein betriebliches Eingliederungsmanagement anbieten (§ 167 Abs. 2 SGB IX). Das gilt unabhängig vom Bradford-Faktor.

Bradford-Faktor in Excel berechnen

Für ein kleines Team reicht eine Tabelle: eine Zeile pro Mitarbeiter, eine Spalte für die Zahl der Phasen, eine für die Fehltage. In die dritte Spalte kommt die Formel =B2^2*C2, wenn die Phasen in Spalte B und die Tage in Spalte C stehen. Aufwendig ist nicht die Formel, sondern das Zählen: Jede Krankmeldung muss mit Beginn und Ende erfasst sein, sonst stimmen Phasen und Tage nicht.

Fehlzeiten auswerten mit Shiftbase

Für die Formel brauchst du nur zwei Zahlen pro Person: wie oft und wie viele Tage. In Shiftbase stehen Krankmeldungen und andere Abwesenheiten im selben Dienstplan wie die Schichten, und der Abwesenheitsbericht zeigt sie pro Zeitraum und Abteilung, zum Drucken oder Exportieren. Mehr dazu unter Berichte. Fällt jemand kurzfristig aus, machst du aus der Schicht eine offene Schicht, die jemand aus dem Team in der App übernimmt.