In arbeitsintensiven Branchen ist jeder ungeplante Mitarbeiterausfall eine Herausforderung für die tägliche Personalplanung. Absentismus beschreibt nicht nur das bloße Fehlen von Mitarbeitenden, sondern ein tieferliegendes Muster regelmäßiger oder unentschuldigter Abwesenheiten. Für Arbeitgeber und HR-Verantwortliche ist es entscheidend, Ursachen früh zu erkennen, rechtliche Pflichten einzuhalten und geeignete Maßnahmen zur Prävention zu entwickeln.
Was ist Absentismus? - Definition
Absentismus ist das wiederholte oder langfristige Fehlen von Mitarbeitenden, ohne dass eine ausreichende medizinische oder organisatorische Begründung vorliegt. Während Präsentismus (Arbeiten trotz Krankheit) oft aus Pflichtgefühl entsteht, deutet Absentismus auf Motivationsprobleme, Überlastung oder Unzufriedenheit hin.
In Branchen mit hoher Kundenorientierung und Schichtsystemen, wie etwa Gastronomie, Hotellerie, Einzelhandel oder Pflege, wirken sich solche Fehlzeiten besonders stark aus: Eine einzige ungeplante Abwesenheit kann ganze Dienstpläne verschieben oder Qualitätsprobleme im Service verursachen.
Ursachen und Auslöser von Absentismus
Betriebliche Ursachen
- Überlastung durch Personalmangel oder schlecht abgestimmte Schichten
- Mangelnde Kommunikation und fehlendes Feedback durch Vorgesetzte
- Unklare Verantwortlichkeiten oder fehlende Einarbeitung neuer Mitarbeiter
- Ungünstige Arbeitsbedingungen, etwa wechselnde Arbeitszeiten oder fehlende Ruhepausen – oft ein Konfliktpunkt mit dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
Individuelle Ursachen
- Gesundheitliche Einschränkungen oder chronische Erkrankungen
- Familiäre Belastungen oder Pflegeverpflichtungen
- Geringe Arbeitsmotivation durch fehlende Anerkennung
- Psychische Belastung und Burnout, besonders in Pflege und Hotellerie
Folgen von Absentismus für Unternehmen
- Direkte Kosten durch Lohnfortzahlung und Ersatzpersonal
- Indirekte Kosten durch geringere Servicequalität oder Umsatzeinbußen
- Demotivierte Teams, die wiederholt Ausfälle kompensieren müssen
- Planungschaos im Schichtsystem – besonders kritisch bei Stoßzeiten im Handel oder an Wochenenden in Hotels und Restaurants
Im Gesundheitswesen kann häufiges Fehlen zudem die Patientenversorgung beeinträchtigen, während in der Gastronomie spontane Dienstabsagen schnell den gesamten Betrieb belasten.
Absentismus erkennen und vorbeugen
Frühwarnsignale im Arbeitsalltag
- Regelmäßige Kurzzeiterkrankungen (z. B. immer montags oder freitags)
- Häufige Schichttauschanfragen ohne triftigen Grund
- Sinkende Motivation, Konflikte oder negative Stimmung im Team
Ein professionelles Fehlzeitenmanagement hilft HR-Teams, solche Muster frühzeitig zu erkennen, ohne in Persönlichkeitsrechte einzugreifen.
Präventive Maßnahmen
- Gesundheitsförderung: Betriebliche Gesundheitsprogramme und ergonomische Arbeitsplätze
- Regelmäßige Mitarbeitergespräche: Ursachen verstehen, Lösungen gemeinsam erarbeiten
- Flexible Schichtplanung mit Shiftbase: Mitarbeitende können ihre Verfügbarkeiten eintragen, Schichten digital tauschen und Dienstpläne in Echtzeit sehen
- Transparente Kommunikation: Führungskräfte sollten Lob, Feedback und Entwicklungsmöglichkeiten aktiv einbauen
Rechtliche Aspekten und Arbeitgeberpflichten
- Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) schreibt Pausen, Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten vor – Verstöße erhöhen oft das Risiko für Absentismus.
- Tarifverträge (z. B. im Hotel- und Gaststättengewerbe, Einzelhandel oder Pflegebereich) können zusätzliche Regelungen enthalten, etwa zur Entgeltfortzahlung.
- Arbeitgeber unterliegen der Fürsorgepflicht (§ 241 Abs. 2 BGB) und müssen Gesundheitsschutz sicherstellen.
- Unentschuldigtes Fehlen kann abgemahnt oder im Wiederholungsfall gekündigt werden (§ 626 BGB).
Teams mit regelmäßigen Schichtrotationen und digitaler Zeiterfassung reduzieren Absentismus im Schnitt um bis zu 22 % innerhalb von sechs Monaten.
Wie Software wie Shiftbase unterstützt
Digitale Tools bieten HR-Abteilungen die nötige Transparenz, um Absentismusdaten zu analysieren und präventiv zu handeln.
Mit Shiftbase können Sie:
- Abwesenheiten und Krankmeldungen zentral erfassen
- Berichte und Trends zu Fehlzeiten generieren
- Schichtpläne automatisch anpassen, wenn jemand ausfällt
- Arbeitszeitgesetz-konforme Planung sicherstellen
Workflow für HR-Manager:
- Wöchentlich Fehlzeitenbericht prüfen
- Abweichungen im Team-Reporting analysieren
- Feedbackgespräch mit Mitarbeitenden führen
- Präventive Maßnahmen (z. B. Schichtrotation oder Pausenoptimierung) einleiten
- Automatisches Ansammeln von Urlaubsstunden
- Einfacher Urlaubsantrag
- Urlaubserfassungen in der Planung sichtbar
