Entgeltbescheinigung: Ihr Schlüssel zur Compliance

Was ist eine Entgeltbescheinigung?

Die Entgeltbescheinigung, oft auch als Verdienstabrechnung oder Lohnabrechnung bezeichnet, ist ein zentrales Dokument im Arbeitsleben. Sie stellt eine detaillierte Aufstellung des Arbeitsentgelts der Angestellten für einen bestimmten Abrechnungszeitraum dar. In dieser Bescheinigung werden sämtliche Bestandteile des Entgelts – das sogenannte Gesamtbruttoentgelt – genau aufgeschlüsselt. Dazu zählen das Grundgehalt, eventuelle Zuschläge, Boni und andere Lohnbestandteile.

Ein wesentlicher Aspekt der Entgeltbescheinigung ist die Darlegung der Abzüge. Diese umfassen unter anderem Beiträge zur Sozialversicherung, Steuern und sonstige gesetzliche oder vereinbarte Abgaben. Die Bescheinigung dient somit nicht nur als Nachweis des Arbeitsentgelts für den Arbeitnehmer, sondern auch als wichtige Unterlage für Behörden, Banken und Sozialversicherungen.

Darüber hinaus enthält die Entgeltbescheinigung wichtige Angaben zum Arbeitgeber sowie Angaben zum Arbeitnehmer, wie Name und Sozialversicherungsnummer. Sie ist in Textform verfasst und muss bestimmten gesetzlichen Anforderungen genügen, um ihre Gültigkeit und Anerkennung bei Dritten, wie Krankenkassen oder anderen Behörden, zu gewährleisten.

Die Entgeltbescheinigung spielt eine entscheidende Rolle im Rahmen der Entgeltabrechnung und ist von großer Bedeutung für die korrekte Berechnung und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts. Sie ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht für den Arbeitgeber, sondern auch ein fundamentaler Bestandteil im Nachweis und in der Transparenz der Lohn- und Gehaltsstrukturen.

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Wie sieht eine Entgeltbescheinigung aus?

Eine Entgeltbescheinigung ist ein standardisiertes Dokument in Textform, das die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts für einen bestimmten Abrechnungszeitraum detailliert ausweist. Sie folgt den Vorgaben der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) und enthält eine klare, tabellarische Struktur mit allen relevanten Angaben.

🔍 Typischer Aufbau einer Entgeltbescheinigung:

Arbeitgeberangaben

• Name und Anschrift des Unternehmens

• ggf. Betriebsnummer

Beschäftigtendaten

• Name, Anschrift und Versicherungsnummer des Arbeitnehmers

• Personalnummer

Abrechnungszeitraum

• Zeitraum, für den das Entgelt bescheinigt wird (z. B. 01.05.2025 – 31.05.2025)

Bruttobezüge

• Grundgehalt, Zuschläge, Prämien, Sachbezüge etc.

• Gesamtbruttoarbeitsentgelt

Abzüge

• Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer

• Sozialversicherungsbeiträge (Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung)

Nettoarbeitsentgelt

• Auszahlungsbetrag nach Abzug aller Abgaben

Sonstige Hinweise

• ggf. Vermerke zu Urlaubsansprüchen, Fehlzeiten oder Steuerklasse

Eine typische Entgeltbescheinigung sieht ähnlich aus wie eine Gehaltsabrechnung – jedoch zweckgebunden und auf Nachweiserfordernisse gegenüber Dritten (wie Krankenkassen oder Behörden) zugeschnitten.

Ist die Entgeltbescheinigung dasselbe wie die Entgeltabrechnung?

Nein! Die Entgeltabrechnung erfolgt regelmäßig (meist monatlich) und enthält detaillierte Informationen zur Lohnzahlung, während die Entgeltbescheinigung eher situationsbezogen erstellt wird – z. B. zur Vorlage bei einer Krankenkasse oder Behörde.

Beide enthalten ähnliche Daten, unterscheiden sich aber im Zweck und in der Anlassbezogenheit.

Shiftbase-Tipp: Was passiert, wenn der Arbeitgeber keine Entgeltbescheinigung an die Krankenkasse schickt? Erfahren Sie im Artikel „Arbeitgeber schickt keine Entgeltbescheinigung an Krankenkasse – was tun?“, welche Folgen das haben kann – und wie Sie als Arbeitgeber korrekt reagieren.

Wofür wird eine Entgeltbescheinigung benötigt?

Die Entgeltbescheinigung ist nicht nur ein gesetzlicher Nachweis über das Arbeitsentgelt, sondern auch die Grundlage für wichtige Sozialleistungen. Als Arbeitgeber stellen Sie damit sicher, dass Beschäftigte gegenüber Behörden, Krankenkassen und anderen Stellen korrekt eingestuft werden.

Wann wird eine Entgeltbescheinigung für Krankengeld gebraucht? 🏥

Bei längerer Arbeitsunfähigkeit benötigen Krankenkassen die Entgeltbescheinigung zur Berechnung des Krankengeldes. Sie liefert Informationen über das durchschnittliche Arbeitsentgelt im maßgeblichen Zeitraum – entscheidend für eine faire und zügige Leistungsbewilligung.

Warum ist die Entgeltbescheinigung wichtig für Mutterschaftsgeld? 🤰

Auch das Mutterschaftsgeld richtet sich nach dem bisherigen Einkommen der Arbeitnehmerin. Die Entgeltbescheinigung dokumentiert dieses Einkommen transparent und dient den Krankenkassen als Berechnungsgrundlage.

Wie unterstützt die Entgeltbescheinigung bei der Beantragung von Elterngeld?👶

Für das Elterngeld ist das Einkommen vor der Geburt relevant. Die Entgeltbescheinigung ermöglicht es der zuständigen Behörde, das Nettoeinkommen korrekt zu erfassen und das Elterngeld entsprechend festzusetzen.

Die zeitgerechte und vollständige Erstellung der Entgeltbescheinigung ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben – sie ist ein wesentlicher Beitrag zur sozialen Absicherung Ihrer Beschäftigten.

📌In Deutschland haben Mütter und Väter Anspruch auf Elterngeld. Der Elterngeldrechner und der Elterngeld-Schnellrechner unterstützen Sie dabei, Ihren individuellen Anspruch auf Elterngeld zu berechnen.

Wann muss eine Entgeltbescheinigung erstellt werden?

Eine Entgeltbescheinigung muss immer dann ausgestellt werden, wenn eine amtliche Stelle, Sozialversicherung oder der Arbeitnehmer selbst einen formellen Nachweis über das Arbeitsentgelt verlangt – zum Beispiel für:

• Krankenkasse (z. B. bei Krankengeld oder Mutterschaftsgeld)

• Elterngeldstelle

• Arbeitsagentur

• Banken (z. B. für Kreditanträge)

• Versicherungen oder Behörden

Wichtig für Arbeitgeber:
Es besteht zwar keine Pflicht zur regelmäßigen Ausstellung wie bei der Lohnabrechnung – aber bei Anforderung muss die Bescheinigung vollständig und korrekt in Textform erstellt werden.

Entgeltbescheinigung zur Berechnung von Übergangsgeld

Die Entgeltbescheinigung spielt auch eine wesentliche Rolle bei der Berechnung von Übergangsgeld, einer Leistung, die unter bestimmten Bedingungen von der Deutschen Rentenversicherung oder anderen Trägern der Sozialversicherung gewährt wird. Übergangsgeld ist eine finanzielle Unterstützung für Personen, die an Maßnahmen zur beruflichen Rehabilitation teilnehmen und aufgrund dessen kein reguläres Arbeitsentgelt erhalten.

Für die Berechnung des Übergangsgeldes ist es erforderlich, das durchschnittliche Einkommen des Antragstellers vor Beginn der Rehabilitationsmaßnahme zu ermitteln. Hier kommt die Entgeltbescheinigung ins Spiel:

Einkommensnachweis

Die Entgeltbescheinigung dient als offizieller Nachweis des Einkommens des Arbeitnehmers. Sie zeigt das regelmäßige Bruttoarbeitsentgelt sowie alle weiteren Bestandteile des Einkommens, die für die Berechnung des Übergangsgeldes relevant sind.

Berechnungsgrundlage

Auf Basis der in der Entgeltbescheinigung ausgewiesenen Daten wird das Übergangsgeld berechnet. Dazu werden in der Regel die letzten zwölf Monate vor Beginn der Maßnahme herangezogen. Die genaue Höhe des Übergangsgeldes hängt vom früheren Verdienst ab und soll den Lebensunterhalt während der Rehabilitationsphase sichern.

Fristgerechte Vorlage

Für eine zügige Bearbeitung des Antrags auf Übergangsgeld ist es wichtig, dass die erforderlichen Entgeltbescheinigungen zeitnah und vollständig beim zuständigen Sozialversicherungsträger eingereicht werden. Verzögerungen in der Vorlage können zu Verzögerungen bei der Auszahlung des Übergangsgeldes führen.

Die Entgeltbescheinigung ist somit ein unverzichtbares Dokument für die korrekte und gerechte Berechnung des Übergangsgeldes und trägt dazu bei, dass Personen, die sich in beruflicher Rehabilitation befinden, finanziell abgesichert sind. Arbeitgeber sollten daher der sorgfältigen Erstellung und rechtzeitigen Bereitstellung dieser Bescheinigungen besondere Aufmerksamkeit schenken.

Fazit: Entgeltbescheinigung – Pflichtnachweis mit Verantwortung

Die Entgeltbescheinigung ist für Arbeitgeber ein unverzichtbares Dokument, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und Beschäftigte bei wichtigen Leistungen wie Krankengeld, Mutterschaftsgeld oder Elterngeld zu unterstützen. Sie dient als verlässlicher Einkommensnachweis gegenüber Krankenkassen, Behörden und