Seabourne Logistics is een logistieke dienstverlener die de afgelopen jaren een snelle groei heeft doorgemaakt. Wat begon als een klein team van 5 à 6 medewerkers is inmiddels uitgegroeid tot een organisatie met maar liefst 170 medewerkers op de loonlijst. Chantal, HR-manager bij Seabourne, kwam iets meer dan een jaar geleden aan boord om structuur aan te brengen binnen de organisatie, waaronder een efficiënt HR-beleid en een systeem voor personeelsbeheer. Samen met Pieter van Incomme, specialist in HR- en salarissoftware, startte zij dit traject.
Aanleiding – inefficiënte werkprocessen
“Seabourne maakte gebruik van een planningsoplossing die niet aansloot op hun behoeften en bovendien gericht was op een andere branche. Zij vroegen ons om hen te begeleiden en te adviseren bij het vinden van een passende planningstool,” aldus Pieter.
Chantal vult aan: "Het systeem had te veel functies die we niet nodig hadden, terwijl de essentiële opties juist ontbraken. Het kostte me soms dagen om salarissen en rapportages correct te verwerken."
Incomme onderzocht diverse systemen en toetste deze aan de wensen van Seabourne. Een belangrijk criterium was de koppeling met Nmbrs voor de salarisadministratie.
Oplossing – Shiftbase X Incomme
Na een vergelijking van systemen zoals Mijnrooster, Focus Duinker, Dyflexis en Shiftbase viel de keuze op Shiftbase. De doorslaggevende factoren waren de gebruiksvriendelijkheid en de koppeling met Nmbrs. “Het eerste wat ons opviel, was hoe simpel en intuïtief Shiftbase is. Waar ik voorheen dagen nodig had, kan ik nu binnen een uur alle rapporten uitdraaien,” vertelt Chantal. Ook prijst ze het inklokken met bestaande badges via Datafox.
Incomme vervulde de rol van projectmanager en zorgde voor de brug tussen Seabourne en de consultants van Shiftbase. Dankzij hun begeleiding verliep de implementatie soepel en effectief.
Daarnaast speelt urenregistratie een cruciale rol. Toeslagen worden automatisch berekend in Shiftbase. Waar dit aanvankelijk wennen was, is het proces nu sneller en nauwkeuriger. “We doen de plus- en min-uren nog handmatig, maar zodra dit volledig is ingericht, verwachten we nog meer efficiëntie,” aldus Chantal.
Resultaten – een systeem dat het werk makkelijker maakt
De overstap naar Shiftbase levert Seabourne Logistics duidelijke voordelen op:
- 90% minder vragen van medewerkers dankzij inzicht in roosters en eenvoudig inklokken via de app.
- Betere nauwkeurigheid in urenregistratie door het gekoppelde badgesysteem en controle op exacte werktijden.
- Tijdswinst: van dagen werk naar slechts één uur voor salarisverwerking en rapportages.
- Hogere medewerkerstevredenheid dankzij een intuïtieve app en transparante processen.
- Efficiënt toeslagenbeheer: automatisch berekend en sneller verwerkt dan voorheen.
“Shiftbase is een systeem dat ons leven zoveel makkelijker maakt. Het is intuïtief, efficiënt en neemt veel werk uit handen. Voor mij is het een onmisbaar onderdeel van onze HR-processen geworden. We gaan zeker niet meer overstappen.” – Chantal
Conclusie
De overstap naar Shiftbase heeft Seabourne Logistics geholpen om hun groeiende personeelsbestand efficiënt te beheren en de nauwkeurigheid en tevredenheid onder medewerkers te verhogen. De integratie met systemen zoals Nmbrs en Datafox zorgt voor een robuuste HR-oplossing die toekomstbestendig is. Dankzij de samenwerking met Incomme werd niet alleen de juiste tool gekozen, maar ook een vlekkeloos implementatieproces gerealiseerd. Shiftbase is inmiddels niet meer weg te denken binnen Seabourne Logistics.
