Drei Betriebe lassen ihr Team selbst stempeln

Schluss mit Stundenzetteln, die nicht stimmen

Die Abrechnung kommt, und die Stunden stimmen nicht. Zahltag, und bei jemandem fehlt was. Eine Samstagnacht, die nie auf dem Stundenzettel gelandet ist, oder eine Stempelzeit, die geschätzt wurde, weil der Zettel weg war. Und dann bist du der Detektiv und gleichst den Stundenzettel mit deiner Erinnerung ab, wer vor drei Wochen wann gearbeitet hat.

Das ist kein einzelner chaotischer Monat. Seit dem BAG-Urteil von 2022 ist die Zeiterfassung ohnehin Pflicht, und von Hand geführte Stunden auf Papier oder in Excel laufen jede Woche ein Stück aus dem Ruder: hier ein vergessenes Ausstempeln, da eine gerundete Schätzung. Keiner merkt es, bis die Zahlen infrage stehen, und dann verliert eine Führungskraft einen Nachmittag damit, sie zu rekonstruieren. Genau dann entscheiden die meisten, ihr Team selbst stempeln zu lassen.

Mit Shiftbase sparen Manager bis zu 30% der Zeit, die sie für die Zeiterfassung aufwenden. Über 8.500 Betriebe führen ihre Dienstpläne und Stundenzettel mit Shiftbase. Die drei Betriebe unten sind alle anders vorgegangen. Das Ergebnis ist jedes Mal dasselbe: Das Team erfasst seine Stunden selbst, und die Zahlen stimmen, wenn sie in die Lohnabrechnung gehen.

Anthony Hotel: Stundenkontrolle in einer halben Stunde statt an einem ganzen Tag

Anthony Hotel, ein individuelles Hotel in Utrecht (50-100 Mitarbeitende), plante über ein Küchenmanager-System: langsam und fehleranfällig. Jeden Monat kostete die Stundenkontrolle Talent- und Kulturmanagerin Margot van Geldere einen ganzen Tag, bevor die Stunden in die Lohnabrechnung konnten.

Anthony Hotel brachte die Zeiterfassung in Shiftbase und koppelte sie an Personio, sodass die erfassten Stunden direkt durchlaufen. Die monatliche Stundenkontrolle sank von einem ganzen Tag auf eine halbe Stunde, die wöchentliche Zeiterfassung und Kontrolle von drei Stunden auf eine. Die Genauigkeit stieg auf 100%, die Mitarbeiterzufriedenheit von 6 auf 8. „Die Integration von Shiftbase und Personio hat nicht nur unsere Effizienz gesteigert, sondern auch die Zufriedenheit unseres Teams erhöht. Das war für uns ein echter Wendepunkt“, sagt Margot van Geldere, Talent- und Kulturmanagerin.

Rock & Roll Food: mobil ein- und ausstempeln, prüfungssicher

Rock & Roll Food (Gastgewerbe, Event-Catering, 50-100 Mitarbeitende) arbeitet auf Festivals und Events mit wechselnden Schichten. Vorher liefen die Arbeitszeiten über Papier-Stundenzettel, die die Mitarbeitenden selbst ausfüllten: schwer nachzuvollziehen und fehleranfällig. Eine zeitgemäße, prüfungssichere Zeiterfassung wurde immer wichtiger.

Mit Shiftbase stempeln die Mitarbeitenden mobil ein und aus, auch die vielen Kurzfristbeschäftigten. Das Ein- und Ausstempeln lief von Anfang an reibungslos, und die App gibt es in mehreren Sprachen, was die Nutzung fürs ganze Team erleichtert. Die Zahlen: 35% weniger Zeitaufwand, 30% mehr Flexibilität und 100% Zufriedenheit der Mitarbeitenden. „Mit Shiftbase haben wir nicht nur eine Software gefunden, sondern einen Partner, der unsere Branche versteht“, sagt Birte H.

Wholey: ein System, dem das Team wieder vertraut

Wholey (Lebensmittelherstellung, 50-100 Mitarbeitende) nutzte vorher ein HR-Programm zur Zeiterfassung, das monatliche manuelle Kontrollen verlangte und gerade bei Teilzeit- und flexiblen Kräften fehleranfällig war. Viele Mitarbeitende vertrauten dem System nicht und tippten ihre Zeiten zusätzlich in Excel, was die Sache noch schlimmer machte.

Wholey stellte die Zeiterfassung auf Shiftbase um. Die Mitarbeitenden erfassen ihre Stunden jetzt genau und sehen ihre geleisteten Stunden verlässlich. So sparte das HR-Team über 90% der Zeit, die vorher für Zeiterfassung und Kontrolle draufging, und die Systemkosten sanken um 75%. „Durch die umfassenden Funktionen von Shiftbase zur Zeiterfassung, Urlaubsplanung und Krankmeldung fühlen Mitarbeiter sich unterstützt und in ihrem Arbeitsalltag entlastet“, sagt Mike S.

Drei Wege, ein Ergebnis

Drei Betriebe, drei Wege. Der eine koppelt die Stunden an die Lohnabrechnung und kontrolliert den Monat in einer halben Stunde, der andere lässt das Team mobil stempeln, der dritte ersetzt ein System, dem keiner mehr vertraut hat. Es gibt keine Schablone, die auf jeden Betrieb passt. Du wählst den Weg, der zu deinem Betrieb passt. Eins haben alle drei gemeinsam: Das Team erfasst seine Stunden selbst, und die Zahlen stimmen bis in die Lohnabrechnung.

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