Drie bedrijven laten hun personeel zelf inklokken

Geen uren meer die niet kloppen

De loonstrook valt en de uren kloppen niet. Het is uitbetaaldag en er klopt iets niet. Iemand heeft een zaterdagavond gewerkt die niet in de urenregistratie staat, of een klok-in is een schatting geworden omdat het papiertje zoek was. En dan mag jij het uitzoeken: de gewerkte uren naast je eigen herinnering leggen van wie er drie weken geleden wanneer werkte.

Dat is niet een rommelige maand. Uren die je met de hand bijhoudt, op papier of in Excel, lopen elke week een beetje scheef: een vergeten uitklok hier, een afgeronde schatting daar. Niemand die het merkt, tot de uren ter discussie staan, en dan ben je als leidinggevende een middag kwijt om ze te reconstrueren. Dat is meestal het moment dat een ondernemer besluit het team zelf te laten klokken.

Managers die hun urenregistratie in Shiftbase doen, besparen daar tot 30% tijd op. Meer dan 8.500 bedrijven draaien hun roosters en urenregistratie in Shiftbase. De drie bedrijven hieronder pakten het alle drie anders aan. De uitkomst is telkens hetzelfde: het team klokt zijn eigen uren, en die kloppen tegen de tijd dat ze naar de salarisverwerking gaan.

Anthony Hotel: urencontrole van een volledige dag naar een half uur

Anthony Hotel, een onafhankelijk hotel in Utrecht (50-100 medewerkers), deed de planning in een Kitchen Manager-systeem: traag en foutgevoelig. Elke maand kostte de urencontrole Talent & Culture Manager Margot van Geldere een volledige dag voordat de uren naar de salarisverwerking konden.

Anthony Hotel zette de urenregistratie in Shiftbase en koppelde die aan Personio, zodat de geregistreerde uren rechtstreeks doorlopen. De maandelijkse urencontrole ging van een volledige dag naar een half uur, en de wekelijkse urenregistratie en controle van drie uur naar één. De nauwkeurigheid steeg naar 100% en de medewerkerstevredenheid ging van een 6 naar een 8. “De integratie van Shiftbase en Personio heeft niet alleen onze efficiëntie verbeterd, maar ook de tevredenheid van ons team. Het is een echte gamechanger geweest”, zegt Margot van Geldere, Talent & Culture Manager.

Froot: zelf in- en uitklokken en geen discussie meer over de uren

Froot (transport, 50-100 medewerkers) bezorgt vers fruit en groeide hard. HR-manager Jessica van den IJssel hield de uren bij in Klokin, dat alleen uren registreerde en verder niks: veel tijd kwijt aan invoeren, niks te analyseren en foutgevoelig. De planning ging in Excel, wat bij een groeiend team niet meer werkte.

Met Shiftbase klokken de medewerkers zelf in en uit. Doordat ze hun eigen gegevens controleren, boekte Froot 80% meer nauwkeurigheid. De koppeling bespaarde daarnaast 30% tijd op de personeelsplanning, zo'n 10 uur per week. Met zelfbeheer van rooster en verlof ging de medewerkerstevredenheid 40% omhoog, en het eenvoudige in- en uitklokken voorkomt discussies over werktijden en pauzes. “Nu, een jaar later, is het team twee keer zo groot. Ik ben blij dat ik op tijd ben begonnen om mijn uren goed in te zetten”, zegt Jessica van den IJssel.

Nocht en Wille: geen overtypfouten meer richting de loonstrook

Nocht en Wille (zorg, 40 medewerkers) hield roosters en uren eerst handmatig bij in Word. Toen het team en het aantal diensten groeiden, werd dat onhoudbaar, en het overtypen naar een losse salarisadministratie kostte veel tijd en was foutgevoelig.

Met de koppeling tussen Shiftbase, Salariszaken en Nmbrs lopen de uren automatisch door naar de salarisverwerking. Zo daalden de fouten in de salarisverwerking met 50%. “Zonder de combinatie van Salariszaken en Shiftbase hadden we deze groei niet kunnen doormaken. Het systeem heeft ons niet alleen tijd bespaard, maar ook de nauwkeurigheid en efficiëntie van onze processen enorm verbeterd”, zegt Esther Knippenberg, planner bij Nocht en Wille.

Drie routes, één uitkomst

Drie bedrijven, drie manieren. De een koppelt de uren aan de salarisverwerking en controleert de maand in een half uur, de ander laat medewerkers zelf in- en uitklokken, de derde haalt het overtypen naar de loonstrook weg. Je krijgt geen kant-en-klaar sjabloon dat over elk bedrijf heen past. Je kiest de route die bij jou past. Wat ze delen is de uitkomst: het team klokt zijn eigen uren en die kloppen, tot op de loonstrook.

Probeer de urenregistratie van Shiftbase zelf