Drei Betriebe sind den Abwesenheits-Engpass losgeworden

Jeder Urlaubsantrag landet auf deinem Schreibtisch

Jeder Antrag auf einen freien Tag kommt bei dir an. Jedes „Wie viele Tage habe ich noch?“ auch, und die ehrliche Antwort ist: die Excel-Tabelle ist eine Woche alt. Du genehmigst, du pflegst die Liste, wenn du dran denkst, und zwei Wochen später stimmt ein Urlaubssaldo auf der Abrechnung nicht, und du baust ihn von Hand aus halb erinnerten Genehmigungen wieder zusammen.

Währenddessen stand ein genehmigter Urlaub nie im Plan, also bleibt eine Schicht unbesetzt, und irgendwo ist still ein Stück Resturlaub verfallen, das du jetzt auszahlen musst. Abwesenheit von Hand kostet mehr als einen Nachmittag. Sie stellt dich als Engpass in die Mitte, hält die Salden schief und lässt still Geld hinten rauslaufen.

Abwesenheit runter von deinem Schreibtisch

Führst du die Abwesenheit in Shiftbase, auf dem Dienstplan und den erfassten Stunden, verschwinden alle drei Probleme. Das Team beantragt den Urlaub und sieht seinen eigenen Saldo, also kommt es nicht mehr zu dir. Die Salden stimmen, weil sie an den tatsächlich geleisteten Stunden hängen, also hören die Diskussionen bei der Abrechnung auf. Und der Resturlaub verfällt von selbst, also verfällt nichts mehr aus Versehen. Über 8.500 Betriebe führen ihren Dienstplan, ihre Stunden und ihre Abwesenheit mit Shiftbase. Die drei Betriebe unten haben sich auf drei Wegen aus der Mitte genommen.

De Heidbäcker: das Team beantragt selbst, der Saldo steht

De Heidbäcker ist eine Traditionsbäckerei von 1898 (Lebensmittelherstellung, 50-100 Mitarbeitende) mit acht Standorten in der Region Lüneburg. Dienstplan und Urlaub liefen vorher über Excel, jede Änderung von Hand: Bei jeder Planänderung wurde neu gedruckt, über die Standorte hinweg fehlte der Überblick, und Stunden, Urlaub und Salden wurden von Hand berechnet.

Heute liegen Urlaubsanträge und Stundensalden übersichtlich an einer zentralen Stelle. Die Mitarbeitenden geben ihre Verfügbarkeit selbst ein, beantragen ihren Urlaub, sehen ihren Saldo und tauschen Schichten eigenständig, und jede Planänderung wird automatisch gemeldet. Yvonne B. muss nicht mehr jede Anfrage prüfen und hat Pläne und Stunden jederzeit im Blick. Die Planerstellung geht rund 70% schneller. „Für mich ist das ein Unterschied wie Tag und Nacht. Die Arbeitserleichterung und die eingesparte Zeit sind wirklich beeindruckend“, sagt Yvonne B.

Wholey: Urlaub, Krankmeldung und Stunden an einem Ort

Wholey, ein Berliner Hersteller von Frühstücksalternativen (Lebensmittelherstellung, 50-100 Mitarbeitende), musste die Stundenabrechnung vorher jeden Monat von Hand nachrechnen. Das war fehleranfällig bei Teilzeit- und flexiblen Schichten, und die Mitarbeitenden führten ihre Stunden zur Sicherheit noch einmal in eigenen Excel-Dateien.

Jetzt läuft alles in Shiftbase. Die Mitarbeitenden beantragen Urlaub, melden sich krank und sehen ihre Urlaubs- und Krankheitstage, und die Führungskraft behält den Überblick. Gegenüber dem alten System spart das rund 90% Zeit bei der Zeiterfassung, bei 75% geringeren Kosten. „Durch die umfassenden Funktionen von Shiftbase zur Zeiterfassung, Urlaubsplanung und Krankmeldung fühlen Mitarbeiter sich unterstützt und in ihrem Arbeitsalltag entlastet“, sagt Mike S.

Tomingroep: von sechs Planern auf vier, die nur noch genehmigen

In der Reinigungsabteilung von Tomingroep (Gebäudeservice, rund 90 Mitarbeitende) lagen Urlaub und Stunden bei einem Planer, und jeder Antrag hieß von Hand prüfen. Das war langsam und anfällig: Der Dienstplan stand in Excel, der Wochenplan wurde von Hand übertragen, und fiel dieser eine Planer aus, stand alles still.

Jetzt beantragen die Mitarbeitenden den Urlaub in der App und sehen ihren Saldo, der Plan läuft von selbst in die nächste Woche, und der Vorarbeiter genehmigt gegen den Live-Dienstplan, mit den Arbeitszeitgrenzen im Blick. Aus sechs Planern wurden vier Vorarbeiter, die nur noch genehmigen, die Planung und Urlaubsverwaltung kosten rund 20% weniger Zeit, und die Fragen zu Dienstplänen und Urlaub gingen deutlich zurück. „Shiftbase bietet die Möglichkeit, nach vorne zu blicken“, sagt Django Stoutenburg, operativer Planer bei Tomingroep.

Drei Betriebe, drei Sorgen weniger

Der eine gibt dem Team Urlaubsanträge und Salden selbst in die Hand, der andere führt Urlaub, Krankmeldung und Stunden an einem Ort, beim dritten wurden aus sechs Planern vier, die nur noch genehmigen. Allein funktioniert das nicht: Die Abwesenheit sitzt auf dem Dienstplan und den erfassten Stunden, und genau deshalb stimmen die Salden und der Plan bekommt keine Überraschung. Resturlaub verfällt von selbst, niemand pflegt eine Liste mit Verfallsdaten. Die Führungskraft genehmigt, statt hinterherzulaufen, und die Zahlen stimmen, wenn die Abrechnung kommt.