Personio

Over de integratie

Personio is waar je HR-administratie staat: personeelsdossiers, contracten en verzuimbeheer in één systeem. Shiftbase is waar het dagelijkse werk wordt gepland en waar de uren worden geregistreerd. Deze integratie verbindt die twee. Medewerkers en contracten komen binnen vanuit Personio, zodat je roosters altijd draaien op het actuele team en de juiste contracturen. Verzuim en gewerkte uren gaan terug, zodat HR en de salarisverwerking werken met wat er echt is gebeurd. Je onderhoudt één personeelsdossier en beide systemen blijven actueel.

Waarom je deze integratie wilt

• Je team automatisch in Shiftbase: Medewerkers en hun contracten worden elke nacht vanuit Personio gesynchroniseerd, inclusief afdelingen, contracttypes, contracturen en lonen. Nieuwe collega’s verschijnen in je planning zonder dat iemand een dossier overtypt.

• Verzuim aan beide kanten zichtbaar: Verzuim en verlof synchroniseren tussen Shiftbase en Personio zodra er iets wijzigt, in beide richtingen. HR ziet hetzelfde beeld als de planner, en verlof raakt nooit kwijt tussen twee systemen.

• Uren klaar voor HR en verloning: Gewerkte uren uit Shiftbase gaan per dienst naar Personio, met datum, starttijd, eindtijd en pauzes. Je salarisvoorbereiding in Personio draait op geregistreerde uren in plaats van op schattingen.

Hoe werkt de integratie?

Zo zit het:

• Medewerkers en contracten syncen: Personio-gegevens gaan elke nacht naar Shiftbase. Je kiest zelf welke contract- en medewerkervelden meekomen, zoals functie, einddatum, contracturen, loon en geboortedatum. Nieuwe medewerkers kun je in diezelfde nachtelijke run automatisch laten toevoegen.

• Koppelen: Je koppelt Personio-afdelingen aan Shiftbase-teams, stemt contracttypes op elkaar af en koppelt je verzuimtypes eenmalig bij het inrichten.

• Verzuim syncen: Wijzigingen in verzuim en verlof gaan direct over, zodra er aan een van beide kanten iets verandert.

• Uren naar Personio: Een aparte Personio-rapportage in Shiftbase toont elke gewerkte dienst per medewerker, met pauze, datum, starttijd en eindtijd. Die stuur je door met Verstuur naar Personio, en een al verstuurde periode kun je overschrijven.

• Inrichten: Koppel via Instellingen → App Center → Personio met een Client ID en Client secret uit je Personio-API-token. Dat token heeft leesrechten nodig op Employees, lees- en schrijfrechten op Attendances en Absence, en het attribuut Occupation type. Het helpartikel neemt je stap voor stap mee.

Gewerkte uren Verzuim

Medewerkergegevens Contracten

Met deze koppeling heb je één personeelsdossier, roosters die altijd kloppen met het contract en HR-data die zichzelf actueel houdt.

Meer weten? Bekijk het helpartikel over de Personio-koppeling.