Werkrooster maken in Excel

Nog veel bedrijven maken het werkrooster in Excel. Een werkrooster in Excel, kan eenvoudig aangepast worden aan de wensen van de gebruiker. Om het maken van een werkrooster in Excel nog eenvoudiger te maken, heeft Shiftbase een Excel-template beschikbaar gesteld, waarin eenvoudig een werkrooster gemaakt kan worden.

Voordelen van een goed een werkrooster

Een goed werkrooster is essentieel voor een efficiënte personeelsplanning en tevreden werknemers. Hier zijn enkele voordelen van een goed werkrooster:

• Overzichtelijkheid: Een duidelijk werkrooster zorgt ervoor dat werknemers en werkgevers in één oogopslag kunnen zien wie wanneer werkt. Zo kunnen eventuele fouten snel opgemerkt en aangepast worden.

• Efficiënte urenregistratie: Met een goed werkrooster is het eenvoudig om de gewerkte uren, vakantiedagen en verlof van medewerkers bij te houden. Dit bespaart tijd bij het verwerken van de urenadministratie en zorgt voor minder fouten.

• Betere beschikbaarheid: Door rekening te houden met de wensen en voorkeuren van het personeel bij het opstellen van het werkrooster, zorg je voor een betere beschikbaarheid van werknemers en een hogere tevredenheid.

• Hogere productiviteit: Een goed gepland werkrooster zorgt ervoor dat werknemers met de juiste contracturen en vaardigheden op het juiste moment aanwezig zijn. Dit verhoogt de efficiëntie en productiviteit van het team.

• Flexibiliteit: Een goed werkrooster biedt de mogelijkheid om snel en eenvoudig aanpassingen door te voeren, zoals het doorvoeren van wijzigingen bij afwezigheid of het inplannen van extra diensten op het laatste moment.

Op welke manieren kun je een werkrooster maken?

Er zijn verschillende manieren om een werkrooster te maken. Hieronder worden enkele veelvoorkomende methoden beschreven:

Handmatig op papier

Een traditionele manier om een werkrooster op te stellen is door het handmatig invullen op papier. Dit is echter tijdrovend en foutgevoelig, vooral wanneer er veel werknemers en diensten moeten worden ingepland.

Excel

Veel werkgevers maken gebruik van Excel om een werkrooster te maken. Excel biedt de mogelijkheid om kolommen en cellen te gebruiken voor het invullen van werktijden, taken en contracturen. Je kunt formules en templates gebruiken om het proces te vereenvoudigen.

Roostersoftware

Er zijn diverse software-oplossingen beschikbaar die speciaal zijn ontworpen voor personeelsplanning en roosters. Deze tools bieden vaak geavanceerde functies, zoals het automatisch genereren van dienstroosters op basis van beschikbaarheid en voorkeuren van werknemers. Dit bespaart tijd en vermindert fouten.

Basisrooster

In sommige organisaties wordt een basisrooster gebruikt als uitgangspunt voor de personeelsplanning. Een basisrooster is een standaard indeling van diensten en uren, waarbij rekening wordt gehouden met contracten en wettelijke eisen. Vanuit het basisrooster kunnen aanpassingen en veranderingen worden doorgevoerd op basis van de actuele situatie en wensen van het personeel. Hoe je van zo'n basis een compleet maandrooster maakt, lees je in onze uitleg over rooster maken.

Elke methode heeft zijn voor- en nadelen. De keuze voor een bepaalde methode hangt af van de grootte van het bedrijf, de complexiteit van de planning en de beschikbare middelen.

Zo maak je een werkrooster in Excel: stap voor stap

1. Download de template of start een nieuw bestand. Gebruik de gratis werkrooster-template op deze pagina, of kies in Excel via Bestand > Nieuw een roostertemplate.

2. Zet je kolommen klaar. Maak een rij per medewerker en een kolom per dag, met aparte kolommen voor functie, contracturen en verlof.

3. Laat Excel de uren tellen. Tel met SOM de geplande uren per medewerker per week op. Met ALS zie je wanneer iemand boven de contracturen uitkomt, bijvoorbeeld =ALS(H2>C2;"meer dan contract";""), waarbij H2 de geplande uren zijn en C2 de contracturen.

4. Leg regels vast met gegevensvalidatie. Beperk de invoer tot vaste diensttijden of een keuzelijst met diensten, zodat er geen tikfouten in je rooster komen.

5. Markeer wijzigingen. Geef een gewijzigde of open dienst een eigen kleur, zodat je team ziet wat er veranderd is.

6. Deel het rooster. Zet het bestand in OneDrive of Google Drive, zodat iedereen dezelfde versie ziet in plaats van een oude bijlage uit de mail.

Merk je dat je elke week dezelfde correcties maakt, dan is roostersoftware de logische volgende stap. Shiftbase heeft een gratis abonnement voor teams tot 15 medewerkers.

Voor en nadelen van een werkrooster maken in Excel

Excel is een veelgebruikte tool voor het maken van werkroosters. Hier zijn enkele voor- en nadelen van het gebruik van Excel voor personeelsplanning:

Voordelen:

• Toegankelijkheid: Excel is een programma dat op de meeste computers geïnstalleerd is, waardoor het eenvoudig toegankelijk is voor werkgevers en medewerkers.

• Aanpasbaarheid: Met Excel kun je eenvoudig kolommen, rijen en formules aanpassen om een werkrooster op maat te maken dat voldoet aan de behoeften van je bedrijf.

• Kosten: In vergelijking met gespecialiseerde roostersoftware zijn de kosten voor het gebruik van Excel vaak lager.

Nadelen:

• Tijdsintensief: Het maken en bijhouden van een werkrooster in Excel kan tijdrovend zijn, vooral als er veel werknemers en diensten ingepland moeten worden.

• Foutgevoelig: Handmatig invoeren en aanpassen van gegevens in Excel kan leiden tot fouten, zoals het dubbel inplannen van werknemers of het overschrijden van contracturen.

• Minder geavanceerde functies: Excel biedt niet dezelfde geavanceerde functies als gespecialiseerde roostersoftware, zoals het automatisch genereren van roosters op basis van beschikbaarheid en voorkeuren van werknemers.

• Beperkte samenwerking: Hoewel Excel-bestanden gedeeld kunnen worden, is het lastiger om tegelijkertijd wijzigingen aan te brengen en te controleren wie welke aanpassingen heeft gedaan.

Alles afwegend, is het belangrijk om de voor- en nadelen van het gebruik van Excel voor het maken van werkroosters te overwegen en te bepalen of een andere oplossing, zoals gespecialiseerde roostersoftware, beter past bij de behoeften van je bedrijf.

Werkrooster maken in Excel of roostersoftware?

Als je moet kiezen tussen het maken van een werkschema in Excel of het gebruiken van planningssoftware, zijn er een aantal factoren om rekening mee te houden:

1. Bedrijfsgrootte: Voor kleine bedrijven met een beperkt aantal werknemers kan Excel voldoende zijn om een georganiseerde werkplanning te maken. Voor grotere organisaties met complexere personeelsplanning kan planningssoftware efficiënter en effectiever zijn.

2. Budget: Hoewel planningssoftware op de lange termijn tijd en geld kan besparen, kunnen de initiële kosten hoger zijn dan het gebruik van Excel. Overweeg je budget en beschikbare middelen voordat je een keuze maakt.

3. Geavanceerde functies: Als je geavanceerde functies nodig hebt, zoals automatische planning op basis van beschikbaarheid en voorkeuren of integraties met andere bedrijfssoftware, dan is planningssoftware de beste keuze.

4. Flexibiliteit: Excel biedt veel flexibiliteit bij het maken en wijzigen van werkroosters, maar kan tijdrovend en foutgevoelig zijn. Planningssoftware kan het proces stroomlijnen, maar kan minder aanpasbaar zijn dan een handgemaakt Excel-rooster.

5. Samenwerking: Als samenwerking en transparantie belangrijk zijn in uw organisatie, overweeg dan roostersoftware. Het maakt het makkelijker om roosters te delen en bij te werken en biedt vaak een beter overzicht van roosters en wijzigingen.

De keuze tussen Excel en planningssoftware hangt af van je specifieke behoeften en situatie. Overweeg de bovenstaande factoren zorgvuldig om te bepalen welke oplossing het beste is voor jouw bedrijf.

De volgende stap in rooster maken: van Excel naar een tool

Wanneer je merkt dat het maken van werkroosters in Excel tijdrovend en foutgevoelig wordt, kan het tijd zijn om over te stappen naar een gespecialiseerde tool. Hier zijn enkele voordelen van het gebruik van roostersoftware:

• Automatisering: Roostersoftware kan automatisch dienstroosters genereren op basis van de beschikbaarheid, voorkeuren en contracturen van je werknemers. Dit bespaart tijd en vermindert fouten.

• Real-time aanpassingen: Met roostersoftware kun je eenvoudig wijzigingen doorvoeren en direct de impact zien op het werkrooster. Bovendien kunnen medewerkers zelf hun beschikbaarheid en verlofaanvragen doorgeven, waardoor je minder handmatig hoeft bij te houden.

• Samenwerking: Roostersoftware maakt het eenvoudiger om samen te werken met je team. Je kunt het werkrooster delen met medewerkers en collega-managers, zodat iedereen op de hoogte is van de planning en eventuele wijzigingen.

• Integraties: Veel roostertools kunnen geïntegreerd worden met andere software die je bedrijf gebruikt, zoals urenregistratie- en salarisadministratiesystemen. Dit zorgt voor een naadloze workflow en bespaart tijd bij het verwerken van gegevens.

Het overstappen van Excel naar een gespecialiseerde tool voor het maken van werkroosters kan een slimme investering zijn. Het helpt je niet alleen tijd en moeite te besparen, maar zorgt ook voor een efficiëntere en effectievere personeelsplanning.