Entgeltersatzleistung: Ein Must-Know für jeden Arbeitgeber

Was ist Entgeltersatzleistung?

Eine Entgeltersatzleistung ist eine Zahlung, die ein Mitarbeitender erhält, wenn er oder sie vorübergehend kein Arbeitsentgelt vom Arbeitgeber bekommt – zum Beispiel wegen Krankheit, Elternzeit oder Arbeitslosigkeit. Statt dem regulären Gehalt springen dann Institutionen wie Krankenkassen oder die Agentur für Arbeit ein.

Gibt es gesetzliche Grundlagen zur Entgeltersatzleistung?

Die Regelungen sind in mehreren Gesetzen verankert – zum Beispiel:

• § 45 SGB V (Krankengeld)

• § 24i SGB V (Mutterschaftsgeld)

• § 136 SGB III (Arbeitslosengeld)

• BEEG (Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz)

Als Arbeitgeber lohnt es sich, diese Grundlagen zu kennen – oder smarte HR-Tools zu nutzen, die dich bei rechtssicheren Prozessen unterstützen.

Welche Arten von Entgeltersatzleistungen gibt es?

In Deutschland gibt es mehrere Arten von Entgeltersatzleistungen – je nach Lebenssituation Ihrer Mitarbeitenden. Auch wenn Sie diese Leistungen nicht selbst zahlen, sind Sie oft indirekt involviert, z. B. bei Bescheinigungen oder Sozialversicherungsmeldungen. Hier ein Überblick über die wichtigsten Fälle:

📝 Arbeitslosengeld I (ALG I): Wird gezahlt, wenn ein Mitarbeitender arbeitslos wird und Anspruch durch vorherige Beiträge besteht. Die Agentur für Arbeit übernimmt die Zahlung.

💊 Krankengeld: Nach 6 Wochen Lohnfortzahlung springt die Krankenkasse ein und zahlt ca. 70 % des Bruttogehalts – wichtig für Sie: rechtzeitige Krankmeldungen und Lohnabrechnungsdaten korrekt dokumentieren.

👶 Elterngeld: Wird bei beruflicher Auszeit nach Geburt gezahlt – als Arbeitgeber müssen Sie ggf. Elternzeitbescheinigungen ausstellen und Arbeitszeiten dokumentieren.

🤰 Mutterschaftsgeld: Die Krankenkasse zahlt einen Teil, als Arbeitgeber übernehmen Sie ggf. den Zuschuss. Hier zählt besonders korrekte Lohnfortzahlung während des Mutterschutzes.

📉 Kurzarbeitergeld: Bei vorübergehend reduzierter Arbeitszeit zahlt die Bundesagentur für Arbeit. Sie melden die Kurzarbeit an und dokumentieren Arbeitszeitausfälle.

📂 Insolvenzgeld: Falls Ihr Unternehmen insolvent wird, übernimmt die Agentur für Arbeit die rückständigen Löhne Ihrer Mitarbeitenden für einen Zeitraum von bis zu drei Monaten.

🔄 Übergangsgeld: Wird bei medizinischer oder beruflicher Reha gezahlt – Sie sind nicht direkt beteiligt, aber oft mit Reha-Anträgen konfrontiert.

Mit Shiftbase dokumentierst du alle Abwesenheiten, Arbeitszeiten und Lohnbestandteile automatisch und rechtssicher – das spart Zeit und schützt vor formalen Fehlern bei Entgeltersatzleistungen.

Wer bezahlt die Entgeltersatzleistung?

Die Finanzierung von Entgeltersatzleistungen in Deutschland erfolgt in der Regel durch Beiträge von Arbeitgebern und Arbeitnehmern in die Sozialversicherungssysteme. Hier ist ein Blick darauf, wie die Finanzierung für bestimmte Arten von Entgeltersatzleistungen funktioniert:

Entgeltersatzleistung Arbeitslosengeld

Das Arbeitslosengeld I wird aus Mitteln der Arbeitslosenversicherung finanziert. Arbeitnehmer zahlen während ihrer Erwerbstätigkeit Beiträge in diese Versicherung ein. Die Höhe des Arbeitslosengeldes hängt von den vorherigen Einkommen und Beitragszeiten ab.

Entgeltersatzleistung Kurzarbeitergeld

Das Kurzarbeitergeld wird ebenfalls aus Mitteln der Arbeitslosenversicherung finanziert. In Zeiten wirtschaftlicher Schwierigkeiten, in denen Unternehmen Kurzarbeit einführen, können Arbeitnehmer Kurzarbeitergeld beanspruchen. Hierbei übernimmt die Arbeitslosenversicherung einen Teil des entgangenen Lohns.

Bescheinigung Entgeltersatzleistung Krankengeld

Krankengeld wird von den gesetzlichen Krankenkassen gezahlt. Arbeitnehmer und Arbeitgeber zahlen Beiträge in die Krankenversicherung ein. Wenn ein Arbeitnehmer aufgrund von Krankheit arbeitsunfähig ist, übernimmt die Krankenkasse einen Teil des Einkommensausfalls.

Elterngeld Entgeltersatzleistung

Das Elterngeld wird von den Elterngeldstellen auf Landesebene und vom Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG) verwaltet. Die Finanzierung erfolgt aus Steuermitteln des Bundes und der Länder. Eltern können Elterngeld in Anspruch nehmen, um die finanzielle Belastung während der Elternzeit zu reduzieren.

Mutterschaftsgeld Entgeltersatzleistung

Das Mutterschaftsgeld wird von den gesetzlichen Krankenkassen gezahlt und ist in der Regel eine Kombination aus Leistungen der Krankenkassen und Arbeitgeberzuschüssen. Es dient dazu, den Einkommensverlust während des Mutterschutzes auszugleichen.

Die Finanzierung von Entgeltersatzleistungen beruht somit auf einer Mischung aus Beiträgen der Arbeitnehmer und Arbeitgeber, staatlichen Mitteln sowie Unterstützung aus den Sozialversicherungssystemen. Dieses Modell gewährleistet, dass Arbeitnehmer in verschiedenen Lebenssituationen finanziell abgesichert sind.

Entgeltersatzleistung Beispiele

Hier sind die häufigsten Beispiele für Entgeltersatzleistungen, mit kurzer Erklärung, warum sie für dich als Arbeitgeber relevant sind:

Entgeltersatzleistungen und Steuererklärung einfach erklärt

Entgeltersatzleistungen wie Krankengeld, Elterngeld oder Arbeitslosengeld I müssen Sie in Ihrer Einkommensteuererklärung angeben. Auch wenn diese Lohnersatzleistungen in der Regel steuerfrei sind, unterliegen sie dem Progressionsvorbehalt. Das bedeutet: Sie erhöhen den Steuersatz auf Ihr übriges Einkommen und können dadurch indirekt zu einer Steuernachzahlung führen.

Diese Entgeltersatzleistungen müssen dem Finanzamt gemeldet werden:

Warum das für Arbeitgeber wichtig ist

Auch wenn Sie als Arbeitgeber diese Leistungen nicht selbst auszahlen, sind Sie oft mittelbar involviert – etwa durch:

• Lohnabrechnungen und Gehaltsnachweise

• Bescheinigungen zur Arbeitsunfähigkeit

• Meldungen zur Sozialversicherung

• Unterstützung bei Fragen zu Anspruch oder Zeitraum

Entgeltersatzleistungen wie Elterngeld, Krankengeld oder Arbeitslosengeld I sind zwar Ersatz für entgangenes Arbeitsentgelt, aber steuerlich relevant. Mit einer guten Organisation und den richtigen Tools unterstützen Sie Ihre Mitarbeitenden – und vermeiden unnötige Rückfragen vom Finanzamt.

Fazit: Entgeltersatzleistungen richtig verstehen und nutzen

Entgeltersatzleistungen sind ein zentraler Bestandteil des deutschen Sozialversicherungssystems. Sie gleichen temporäre Einkommensverluste aus – etwa bei Krankheit, Mutterschaft, Elternzeit, Arbeitslosigkeit oder Kurzarbeit – und sichern so die finanzielle Stabilität Ihrer Mitarbeitenden.

Als Arbeitgeber sollten Sie wissen, wann ein Anspruch besteht, welcher Träger zuständig ist, und welche Auswirkungen die Leistungen auf die Steuererklärung haben können. Eine saubere Dokumentation, korrekte Abrechnung und transparente Kommunikation sind dabei entscheidend.

💡 Unser Tipp: Mit der HR-Software Shiftbase behalten Sie den Überblick über Abwesenheiten, Lohnfortzahlung und Ersatzleistungen – und erfüllen Ihre Pflichten gegenüber Sozialversicherungen und Finanzamt effizient und rechtssicher.

Bei komplexen Fällen oder Unsicherheiten empfehlen wir, zusätzlich einen Steuerberaterin oder Sozialversicherungsexperen zu konsultieren.

Entgeltersatzleistungen helfen, soziale Risiken zu mindern – mit dem richtigen Wissen und den passenden Tools sichern Sie nicht nur Ihre Mitarbeitenden ab, sondern auch Ihre Unternehmensprozesse.