Changement de planning au dernier moment

Un employeur peut modifier un planning au dernier moment, mais le délai à respecter dépend du contrat de chaque salarié. Pour un salarié à temps partiel, le Code du travail impose sept jours ouvrés, ou au moins trois jours ouvrés si un accord collectif le prévoit. Si le temps de travail est aménagé sur plusieurs semaines, l’accord fixe le délai, et il est de sept jours si l’accord ne dit rien. Un salarié à temps plein avec un horaire hebdomadaire classique n’a pas de délai chiffré dans le Code : c’est la convention collective qui peut en prévoir un.

Le délai ne règle pas tout. Un changement qui touche un élément du contrat demande l’accord du salarié, même annoncé un mois à l’avance, et un salarié à temps partiel peut refuser sans faute dans des cas que la loi énumère. Le mot délai de prévenance sert aussi, par exemple, pour la rupture d’une période d’essai ; ici, il désigne seulement le préavis avant un changement d’horaires.

Quel délai de prévenance pour un changement de planning ?

Sept jours ouvrés font plus d’une semaine. Les jours ouvrés sont les jours travaillés dans l’entreprise, en général cinq par semaine : une modification annoncée un lundi ne vaut donc pas pour le lundi suivant. Quand un accord descend sous sept jours ouvrés pour les salariés à temps partiel, il doit prévoir des contreparties pour eux (article L. 3123-24).

Les sept jours de l’article L. 3121-47 ne concernent que les salariés dont le temps de travail est réparti sur une période supérieure à la semaine, ce qu’on appelait la modulation du temps de travail. Beaucoup de guides en font un délai général pour tous les salariés à temps plein. Le texte ne dit pas cela : il s’applique à défaut de stipulation dans l’accord d’aménagement.

Reste la question des 48 heures. Le Code du travail ne prévoit pas de délai général de 48 heures pour un salarié du secteur privé. À temps partiel, 48 heures sont même en dessous du plancher de trois jours ouvrés qu’un accord peut fixer. Seules les associations et entreprises d’aide à domicile peuvent, par accord, descendre plus bas pour des cas d’urgence. Côté temps plein, votre convention collective peut prévoir ses propres délais, y compris en cas d’urgence : relisez la clause avant de vous en servir.

Changement d’horaires ou modification du contrat

Avant de compter les jours, regardez ce que vous changez. Déplacer un service dans la journée ou dans la semaine relève en principe du pouvoir de direction de l’employeur : c’est un changement des conditions de travail. Toucher à un élément du contrat demande l’accord du salarié et un avenant au contrat de travail. Service-public.fr range dans cette catégorie :

• la durée du travail fixée par le contrat, par exemple passer de 24 à 28 heures par semaine ;

• le passage d’un horaire de jour à un horaire de nuit, ou l’inverse ;

• le passage d’un horaire fixe à un horaire variable ;

• le passage d’un horaire continu à un horaire discontinu.

Un aménagement du temps de travail sur plus d’une semaine mis en place par accord collectif ne constitue pas une modification du contrat d’un salarié à temps plein (article L. 3121-43). Le salarié à temps partiel est dans une autre situation. Son contrat écrit fixe la répartition de ses heures entre les jours de la semaine ou les semaines du mois, les cas dans lesquels elle peut changer et la nature de ces changements (article L. 3123-6). Un changement que le contrat ne prévoit pas, il peut le refuser sans faute.

Peut-on refuser un changement d’horaire ?

Un salarié à temps plein ne peut en principe pas refuser un simple changement de ses horaires. Selon service-public.fr, ce refus peut justifier un licenciement, voire pour faute grave. La limite vient des juges. Pour la Cour de cassation, une nouvelle répartition du travail sur la journée relève du pouvoir de direction, sauf atteinte excessive au droit du salarié au respect de sa vie personnelle et familiale ou à son droit au repos (Cass. soc., 3 novembre 2011, n° 10-14.702). Quelques jours plus tard, elle a validé la position d’une salariée qui s’était opposée à de nouveaux horaires incompatibles avec des obligations familiales impérieuses que sa direction connaissait (Cass. soc., 8 novembre 2011, n° 10-19.339).

À temps partiel, la loi est plus précise. Refuser un changement de la répartition de ses heures n’est ni une faute ni un motif de licenciement quand le contrat ne prévoit pas ce changement. Quand le contrat le prévoit, le refus reste légitime si le changement n’est pas compatible avec l’une de ces situations (article L. 3123-12) :

• des obligations familiales impérieuses ;

• le suivi d’un enseignement scolaire ou supérieur ;

• une période d’activité fixée chez un autre employeur ;

• une activité professionnelle non salariée.

La même protection couvre un changement des horaires à l’intérieur d’une journée. Pour les heures complémentaires, le refus n’est pas fautif non plus quand elles dépassent les limites du contrat, ou quand le salarié est prévenu moins de trois jours avant (article L. 3123-10).

Quand parle-t-on de changement de planning abusif ?

Le Code du travail n’emploie pas l’expression. En pratique, un changement de planning est abusif quand il ne respecte pas l’une des règles précédentes :

• le délai prévu par la loi, l’accord ou la convention collective n’est pas tenu ;

• un délai réduit par accord est appliqué sans les contreparties prévues ;

• le changement touche un élément du contrat sans l’accord du salarié ;

• il porte une atteinte excessive à sa vie personnelle et familiale ou à son droit au repos ;

• il ne laisse pas au salarié 11 heures de repos consécutives entre deux journées (article L. 3131-1).

Face à un tel changement, le salarié peut en principe refuser sans commettre de faute, et le désaccord peut finir devant le conseil de prud’hommes. Dans l’affaire jugée le 3 novembre 2011, la salariée demandait la résiliation de son contrat aux torts de l’employeur après un passage d’horaires du matin à des horaires d’après-midi et de soirée.

Exemple : un serveur malade la veille du vendredi soir

Un restaurant ouvert du mardi au samedi emploie trois serveurs et n’applique pas d’accord d’aménagement du temps de travail. Jeudi à 11 h, Hugo, serveur à temps plein, prévient qu’il est en arrêt maladie : il ne fera pas le service du vendredi soir, de 18 h à 23 h, soit 5 heures. Le responsable regarde ce qu’il peut demander aux deux autres.

Léa, à temps partiel

Léa travaille 24 heures par semaine, réparties dans son contrat du mardi au jeudi midi. Lui confier le vendredi soir ajoute 5 heures à sa semaine : ce sont des heures complémentaires. Sans accord collectif, elle ne peut pas en faire plus d’un dixième de son contrat, soit 2 h 24 sur la semaine (article L. 3123-28). Un accord d’entreprise ou de branche étendu peut porter cette limite au tiers, soit 8 heures (article L. 3123-20), et le service du soir devient possible. Prévenue moins de trois jours avant, Léa peut de toute façon refuser sans faute.

Si votre branche dispose d’un accord étendu sur les compléments d’heures, un avenant temporaire est une autre voie. Quand il sert à remplacer un salarié absent nommément désigné, il ne compte pas dans la limite de huit avenants par an et par salarié (article L. 3123-22).

Karim, à temps plein

Karim est prévu vendredi de 11 h à 16 h, pour le service du midi et la mise en place ; son contrat ne fixe pas ses horaires. Le passer de 18 h à 23 h garde la même durée de 5 heures : c’est une nouvelle répartition de sa journée, qui relève du pouvoir de direction. Le midi, plus calme, le responsable le tiendra seul. Deux vérifications avant d’appeler Karim. D’abord, il ouvre le samedi à 9 h 30, ce qui ne lui laisserait que 10 h 30 de repos après une fermeture à 23 h. Il lui faut au moins 11 heures consécutives, donc son samedi commence à 10 h au plus tôt. Ensuite, sa situation personnelle : s’il garde ses enfants le vendredi soir, un changement imposé la veille peut constituer l’atteinte excessive que les juges sanctionnent. Proposez-le-lui avant de l’inscrire au planning.

Dans les deux cas, annoncez le changement par écrit et gardez la version du planning que chacun avait reçue. Pour Léa, c’est aussi ce que son contrat doit organiser : la façon dont ses horaires de chaque journée lui sont communiqués par écrit (article L. 3123-6).

Changer un planning au dernier moment : la marche à suivre

1. Retrouvez le cadre de chaque salarié concerné : temps plein ou temps partiel, accord d’aménagement, convention collective. Le délai en dépend.

2. Qualifiez le changement. Une nouvelle répartition des horaires se décide ; un élément du contrat se négocie, avec un avenant, quel que soit le délai.

3. Comptez le délai. S’il est tenu, prévenez ; s’il ne l’est pas, demandez au salarié et acceptez un refus.

4. Contrôlez le reste de la semaine : 11 heures de repos entre deux journées, limites des heures complémentaires, jours de repos.

5. Prévenez par écrit chaque personne concernée et conservez la version précédente du planning.

Le moyen le plus sûr d’avoir moins de changements reste de publier plus tôt et de savoir à l’avance qui accepte des heures en plus. Demandez les disponibilités de chacun avant de monter la semaine, et notez quels salariés à temps partiel ont un contrat ou un accord qui laisse de la marge. Le jour où quelqu’un tombe malade, la liste est déjà prête.

Gérer les changements de dernière minute dans Shiftbase

Dans Shiftbase, le planning publié arrive dans l’application et dans l’agenda de chaque salarié. Quand vous déplacez ensuite un poste, chaque changement part en notification aux personnes concernées : vous n’envoyez plus de messages un par un.

Quand quelqu’un se déclare malade, vous enregistrez l’absence et décidez du sort du poste : le garder, le retirer ou le publier en poste ouvert. Un collègue disponible le prend depuis l’application. Shiftbase vous signale si un poste dépasse les heures contractuelles d’un salarié ou tombe sur un congé, et un salarié qui ne peut pas venir peut proposer un échange que vous validez. Shiftbase vous montre les heures contractuelles et les absences ; les délais de votre convention collective restent à vérifier de votre côté.

Vous pouvez essayer Shiftbase gratuitement, sans carte bancaire, sur une vraie semaine de votre équipe.