De kerstdagen zijn drukke, maar ook gezellige dagen in de horeca. Reserveringen stromen binnen voor diners, borrels en feesten – en die piek vraagt om een strak werkrooster. Met slimme software, duidelijke afspraken en tijdige beschikbaarheid voorkom je gaten of overlap, werk je kostenbewust en houd je je team én gasten tevreden.
De impact van nationale feestdagen op de planning
Nationale feestdagen zoals Kerst zorgen voor piekdrukte én extra planningscomplexiteit. Je houdt rekening met privésituaties, cao-afspraken (toeslagen/compensatie) en een eerlijke verdeling van diensten. Richtlijn: zet de drukste momenten (avond/keuken/pass) in met je meest ervaren krachten, en laat ondersteunende of minder intensieve shifts draaien door junioren of nieuwe medewerkers.
Een goed werkrooster is geen tabel – het is je routekaart naar een rendabele én relaxte feestperiode.
Belangrijke aandachtspunten
- Tijdig beschikbaarheid opvragen: vraag kerstbeschikbaarheid minimaal 4–6 weken vooraf uit via je planningstool.
- Cao & wetgeving borgen: controleer toeslagen/compensatie en pas de Arbeidstijdenwet toe (zie checklist hieronder).
- Eerlijk en transparant: hanteer een rotatiesysteem (wie vorig jaar vrij was, werkt eerder dit jaar – en vice versa).
- Werk/privé-balans: maak voorkeuren zichtbaar, leg keuzes uit én bied ruilruimte binnen kaders.
Stappenplan: werkrooster voor kerst in 5 stappen
1. Bepaal de personeelsbehoefte
Forecast je bezetting per tijdsblok (bijv. 17:00–23:00) op basis van covers en servicegraad. Gebruik deze snelle inschatting:
- Bediening: benodigde FTE ≈ (aantal couverts per uur × gemiddelde behandeltijd per tafel in uren) ÷ tafels/medewerker.
- Keuken: productie-afhankelijk; richtlijn 1 kok/35–45 warme couverts in piek + 1 pass/uitgifte bij menu’s.
- Bar: 1 barmedewerker/60–80 drankhandelingen per uur (met runner voor glaswerk).
2. Vraag beschikbaarheid op
Leg een duidelijke deadline vast (bijv. T-28 dagen) en laat medewerkers via de app hun beschikbaarheid invullen. Benoem meteen je spelregels (rotatie, toeslag/TVT, ruilen via de tool).
3. Maak een basisrooster
Plaats eerst sleutelfuncties (chef/sous, sommelier/barmanager, floormanager, pass) op de piekblokken. Vul daarna ondersteunende posities en open diensten. Laat open diensten zichtbaar staan met pushmelding voor snelle invulling.
4. Evalueer en optimaliseer
Check kosten (loonkosten % omzet), personeelsmix (senior/junior), en wet-/cao-compliance. Laat het team reageren (T-14) en verwerk praktische wissels binnen je kaders.
5. Publiceer en borg
Publiceer uiterlijk T-10, sluit de ruildeadline (bijv. T-5) en bevestig toeslagen/compensatie per dienst. Richt een standby-pool in voor no-shows of ziekte.
Voorbeeldrooster: kerstweek (compact)
| Dag | Shift | Keuken | Bediening | Bar | Host/Runner/Afwas |
|---|---|---|---|---|---|
| 24 dec (diner) | 16:00–23:30 | Chef, 2×Lijn, Pass | Floor, 4×Wait, 1×Runner | 2×Bar | Host, 2×Afwas |
| 25 dec lunch | 11:00–16:30 | Sous, 1×Lijn | Floor, 3×Wait | 1×Bar | Host, 1×Afwas |
| 25 dec diner | 16:00–23:30 | Chef, 2×Lijn, Pass | Floor, 5×Wait, 2×Runner | 2×Bar | Host, 2×Afwas |
| 26 dec (all day) | Split 11:00–16:30 & 16:30–23:00 | Sous, 2×Lijn, Pass av. | 2×Floor, 4×Wait, 2×Runner | 2×Bar | Host, 2×Afwas |
Tip: maak in je tool rolprofielen (Keuken – Lijn, Pass; Bediening – Station 1/2; Bar – Cocktails/Wijn) en koppel kwalificaties. Zo voorkom je mismatch én versnel je roosteren.
Juridische & cao-check (NL, verkort)
- Arbeidstijdenwet (ATW): max. 12 uur per dienst en 60 uur per week; gemiddeld max. 55 uur (4 weken) en 48 uur (16 weken). Minimale rust: 11 uur tussen diensten (1× per week te verkorten tot 8 uur). Pauzes: >5,5 uur werken = 30 min pauze (mag splitsen 2×15); >10 uur = 45 min pauze.
- Zondag/feestdag: inzet én toeslagen volgens cao/arbeidscontract. Beschrijf compensatie (toeslag of tijd-voor-tijd) vooraf per dienst.
- Jeugdigen/min-max-contracten: let op aparte ATW-regels en cao-inzeteisen; plan jeugdigen alleen binnen toegestane tijden.
- Transparantie: bevestig vóór publicatie de toepasselijke cao-bepalingen (toeslagpercentages, TVT, reis/thuiswerk niet van toepassing in horeca) zodat er geen misverstanden zijn.
Teamcommunicatie (copy-paste)
Beschikbaarheid uitvraag (T-28):
“Hi team! Kerstplanning gaat live. Wil je uiterlijk [datum] je beschikbaarheid voor 24–26 dec invullen in de app? Geef evt. voorkeuren door in het opmerkingveld. We plannen volgens rotatie & drukte. Thanks!”
Publicatie (T-10):
“De kerstroosters staan live 🎄. Check je diensten in de app. Ruilen kan t/m [datum] via ‘open diensten’ of onderling ruilen (manager-akkoord). Toeslagen/TVT staan per dienst vermeld. Let op pauzes & omkleedtijd.”
Standby-pool:
“We zoeken 3 standby’s per dagdeel (vergoeding: aanwezigheidsregeling/extra toeslag). Aanmelden via ‘open dienst – standby’. Definitieve call 3 uur vóór aanvang.”
Tips voor een frictieloze kerstplanning
- Wees flexibel: reserveer 10–15% capaciteit als “flex” (korte shifts/standby) voor ziekte/no-shows.
- Communiceer helder: leg keuzes en rotatie uit; koppel dienstzwaarte aan ervaring (fair én veilig).
- Gebruik vervanging slim: bouw een pool met oud-medewerkers/oproepkrachten; maak “open diensten” zichtbaar met automatische notificaties.
- Monitor live: vergelijk omzet/ontvangsten met geplande uren (loonkosten %). Pas bij waar nodig.
Software die het verschil maakt
Met een moderne personeelsplanningstool verwerkt je rooster automatisch beschikbaarheid, kwalificaties en cao-regels, en publiceer je roosters met één klik. Koppel urenregistratie en verlof, en je vermindert fouten in payroll en toeslagen. Zo hou je focus op service en beleving – precies waar kerst om draait.
