Personeelsplanning die klopt, elke week opnieuw.

Je eerste personeelsplanning in Shiftbase maak je in een avond. Je importeert je team, stelt je afdelingen en diensttypes in en kopieert een week die je al kent. De meeste teams publiceren hun eerste echte rooster binnen een dag na aanmelden.

Ja, in Shiftbase plan je meerdere locaties en afdelingen naast elkaar. Elke afdeling en locatie heeft een eigen rooster en je ziet ze samen in één overzicht. Medewerkers kunnen over locaties heen werken en Flexpool schuift ze door naar de plek waar een gat valt. Flexpool zit in Premium.

Je medewerkers zien het rooster in de Shiftbase-app, op hun eigen telefoon. Op Basic stuur je het rooster met één klik rond: iedereen krijgt een mail en wie de app heeft, krijgt ook een pushmelding. Premium voegt publiceren toe, zodat je het rooster eerst ongezien maakt en het pas openzet als je tevreden bent. Diensten synchroniseren ook met hun eigen agenda.

Meldt iemand zich ziek, dan leg je het verzuim vast en bepaal je wat er met de dienst gebeurt: laten staan, weghalen of openzetten. Zet je de dienst open, dan pakt je team hem zelf op in de app en hoef jij niet rond te bellen voor vervanging.

Shiftbase waarschuwt je in elk pakket bij overlap: een dienst die botst met verlof, met een andere dienst of met iemands contracturen. De Arbeidstijdenwet zelf loopt via Compliance+, en dat komt binnenkort. Je koppelt straks een regelset aan een contracttype en Compliance+ toetst elke dienst daaraan vóór je publiceert.

Het rooster is de basis en de uren die je team echt werkt lopen door naar de salarisadministratie. Gewerkte uren, toeslagen en verlof tellen mee terwijl de week draait, dus de salarisvoorbereiding begint met kloppende cijfers in plaats van een sheet die je elke keer opnieuw moet maken.

Hoe lang van tevoren het werkrooster bekend moet zijn, staat meestal in je cao. Voor oproepkrachten schrijft de wet minimaal vier dagen voor, tenzij de cao daar iets anders over zegt. Veel teams met wisselende diensten plannen twee tot vier weken vooruit. In Shiftbase publiceer je de hele week in één keer en gaat elke latere wijziging als melding naar de betrokken medewerkers.

Je zet je personeelsplanning uit Excel over naar Shiftbase door je team uit het bestand te importeren en de week die je nu draait één keer vast te leggen als dienst-template. Daarna kopieer je die week telkens vooruit. Wat de spreadsheet niet doet: laten zien wie er vrij is, je team waarschuwen als je een dienst verschuift en melden dat een dienst over iemands contracturen heen gaat. Wil je voorlopig in Excel verder? Gebruik dan ons gratis template voor personeelsplanning in Excel.