Transport-cao automatiseren: hoe Alpha Logistiek dagen werk terugbracht tot minuten

Jordi de Koning en Dave Roemeling runnen Alpha Logistiek, een gespecialiseerd transportbedrijf voor medische en farmaceutische zendingen in Amersfoort. Ze plannen hun chauffeurs, registreren de uren en beheren hun personeelsgegevens in Shiftbase. Door daar CAO / API op aan te sluiten, veranderden ze dagen handmatig cao-werk in een klus die nu een paar minuten per maand kost. 

Wie chauffeurs plant onder de cao Beroepsgoederenvervoer weet hoe het einde van de maand eruitziet. De uren staan geregistreerd, maar die omzetten naar het juiste loon is het lastige deel, en het moet kloppen. De cao geeft chauffeurs echte rechten: een vergoeding na een lange dienst, toeslagen voor nacht- en weekenduren en overwerk dat afhangt van de contracturen van elke chauffeur in plaats van één vaste grens. Ga je de fout in, dan snijdt het twee kanten op: een chauffeur die te weinig krijgt, of een bedrijf dat betaalt voor overwerk dat niet nodig was. Sommige toeslagen stapelen, andere juist niet, en de dag van één chauffeur kan zo een stuk of tien regels bevatten.

Zo belanden de uren in het ene systeem, worden de sommen met de hand in een spreadsheet gemaakt en wordt die ene persoon die de cao echt begrijpt degene zonder wie je de salarisverwerking niet rond krijgt.

Jordi de Koning runt Alpha Logistiek in Amersfoort samen met mede-eigenaar Dave Roemeling. Ze vervoeren medicijnen, vaccins en temperatuurgevoelige lading voor zorgklanten door het hele land. Alpha draait de hele operatie op Shiftbase, waar Jordi zijn chauffeurs plant, de uren registreert en de personeelsgegevens op één plek bewaart. Door daar CAO / API op aan te sluiten, wordt de cao nu automatisch en correct op die uren toegepast. Het resultaat: werk dat vroeger een paar dagen per week kostte, kost nu een paar minuten per maand.

De uitdaging: de cao leefde in een spreadsheet en in één hoofd

Jordi en Dave begonnen Alpha Logistiek in 2020 en bouwden het uit tot een specialist in medische en farmaceutische logistiek: geconditioneerde voertuigen, getrainde chauffeurs, vaccins en diagnostiek die op krappe tijdvensters rijden. Vandaag werken er meer dan vijftig mensen, grotendeels chauffeurs, en ze vallen allemaal onder de cao Beroepsgoederenvervoer.

De uren zelf waren nooit het probleem. Die had Alpha al schoon en op één plek staan in Shiftbase. Het omzetten naar correct loon was de uitdaging. Elke periode kopieerde het team de uren naar Excel en paste de transport-cao met de hand toe, en dat is een van de lastigere cao's om goed te doen. Eén persoon was er ongeveer twee dagen per week mee bezig. En erger: al die kennis zat bij één collega. De periode dat het zonder die collega moest, was precies de periode dat het risico zichtbaar werd.

 Terugkijkend zegt Jordi het onomwonden: 

De aanpak: Shiftbase als basis, CAO / API erbovenop

Het platform stond er al. Alpha draait de operatie op Shiftbase: daar plant het bedrijf de chauffeurs, registreert het de uren, houdt het de personeelsgegevens bij en haalt het de rapportages die nodig zijn. Omdat de roosters, uren en afwezigheden daar al kloppend en in één systeem stonden, had Alpha een betrouwbare bron om op voort te bouwen. Juist die basis maakte de volgende stap makkelijk.

Jordi wilde dat de cao-regels zichzelf zouden uitvoeren, zonder een grotere spreadsheet of nog een collega die de regels in zijn hoofd moest houden. Daarom werd Alpha lanceerklant van CAO / API en koppelde het dat aan Shiftbase. CAO / API haalt de uren, roosters en afwezigheden automatisch uit Shiftbase via een koppeling. Alpha abonneerde zich op de template voor de transport-cao, en CAO / API past die regels in realtime toe op de gewerkte uren. Zo wordt de cao bruikbare logica die Jordi kan afstemmen op hoe Alpha echt werkt. Het systeem laat ook zien wat een mens moet bekijken: het signaleert waar overwerk oploopt, zodat Jordi vermijdbare loonkosten kan opvangen voordat ze op de loonstrook belanden.

Het opzetten kostte minuten, met begeleiding van begin tot eind. Geen groot implementatietraject, niets nieuws voor de chauffeurs om te leren en niets om over te zetten. Wat hem overtuigde was simpel: omdat alles al in Shiftbase stond, was de koppeling snel aan te zetten, kwam de berekening in seconden terug en was elke regel te herleiden naar de bepaling erachter.

Voor CAO / API is Alpha precies het soort klant waarvoor de tool is gebouwd, en de timing speelt mee. 

Resultaten op een rij

De verandering is terug te zien in het hele einde van de maand bij Alpha:

De impact: de cao draait in software, niet in één hoofd

Het maandeinde verloopt nu soepel. De uren komen uit Shiftbase, CAO / API past de cao realtime toe zodra ze binnenkomen en de kant-en-klare looncomponenten liggen klaar voor de accountant, geautomatiseerd en uitlegbaar, elke regel te herleiden naar een bepaling. Jordi kan nog steeds elke chauffeur in Shiftbase bekijken en zien wie er nog uren over heeft, zodat zijn planners weten wie ze op een rit kunnen zetten. En omdat de kosten van die uren zichtbaar zijn op het moment dat ze ontstaan, en niet pas weken later als het loon al is uitbetaald, blijft hij de uitzonderingen voor: hij ziet overwerk oplopen en kan ingrijpen zolang het nog kan.

 De grootste verandering is wat Jordi niet meer draagt. 

Wat de volgende stap is, voor Alpha en voor Shiftbase

Nu de berekeningen van zijn bord zijn, richt Jordi zich op het laten groeien van Alpha en het op tijd bedienen van zijn zorgklanten. De timing helpt: vanaf 2027 moeten Nederlandse werkgevers ingehuurde en flexibele werkers een helder beeld geven van de regels achter hun loon, en dat kan Alpha nu al laten zien.

Shiftbase is gebouwd om mee te groeien met ondernemers als Jordi, en niet elke gespecialiseerde klus hoeft binnen één platform te zitten. Het App Center is waar partners als CAO / API aansluiten, zodat een transportbedrijf gewoon in Shiftbase kan blijven plannen en uren registreren en het lastigste deel van de cao kan overlaten aan een tool die daarvoor is gebouwd. Los het lastige deel vandaag op en groei morgen door naar de volgende fase.