Met automatisch roosteren is WONDR ruim 85% minder tijd kwijt aan het weekrooster

In de recreatie en horeca begint de gastbeleving bij het rooster. Staat er iemand zonder bartraining achter de bar of heeft niemand bij de sluitdienst een sleutel, dan merken je gasten dat. Wie het rooster maakt, moet dat allemaal onthouden. Het rooster voor volgende week kost zo een paar dagen.

WONDR Experience heeft twee interactieve belevingslocaties in Amsterdam, met teams voor hospitality, horeca, onderhoud en events. Irem Güneri, Operational Facility Manager, plant ze allemaal. Met automatisch roosteren in Shiftbase maakt ze het weekrooster voor alle vijf afdelingen nu in twee uur. Eerst was ze daar twee volle werkdagen mee bezig. Dat scheelt ruim 85%. Op elke dienst staat bovendien iemand met de juiste vaardigheden.

Hetzelfde team draait diensten op vijf afdelingen

Irem begon in 2020 als host bij WONDR. Ze werd assistant manager en daarna experience manager. Vanaf toen maakte zij het rooster. Nu is ze Operational Facility Manager en roostert ze nog steeds. WONDR roosterde toen in een oudere tool die Irem nog goed kent: "eigenlijk een Excel-sheet, alleen met kleurtjes." Het was ingewikkeld en niet gebruiksvriendelijk. Toen WONDR voor Shiftbase koos, begeleidde Irem de overstap.

Het roosteren zelf werd intussen alleen maar ingewikkelder. Er kwam een tweede locatie bij, met samen drie horecapunten, plus een onderhouds- en een eventsteam. De meeste collega's werken op meerdere afdelingen, dus eigenlijk is het één groot team dat overal inspringt. Veel diensten vragen ook om een specifieke vaardigheid. Achter de bar of in de keuken moet je ervoor opgeleid zijn. Bij kleine events met kinderen moet je Nederlands spreken. En wie de sluitdienst draait, heeft een sleutel van het pand nodig.

Het weekrooster kostte zo'n twee volle werkdagen. Irem was ongeveer anderhalve dag bezig met maken en controleren. Daarna keek een collega er nog een halve dag naar, volgens het vier-ogenprincipe van WONDR. Pas dan publiceerde Irem het rooster.

Eerst de vaardigheden, daarna plant automatisch roosteren

WONDR deed mee aan de early access van automatisch roosteren. Irem gaf elke collega de vaardigheden waarvoor die is opgeleid. Op elke vereiste dienst zette ze welke vaardigheid daarvoor nodig is. Automatisch roosteren plant mensen daarna alleen in op diensten die ze mogen draaien.

Dat scheelde haar meteen ongeveer de helft van het roosterwerk. Maar automatisch roosteren plande nog per locatie, terwijl dezelfde mensen op beide locaties werken. Had iemand op de eerste locatie het maximum aantal diensten al, dan kon automatisch roosteren die persoon op de tweede niet meer inplannen. Irem vroeg Shiftbase of alle afdelingen als één team in het rooster konden. Binnen een week kon dat.

De resultaten in het kort

• Ruim 85% minder tijd kwijt aan het weekrooster: twee uur in plaats van twee volle werkdagen, de controle meegerekend.

• Eén klik voor alle vijf afdelingen. Wie op meerdere afdelingen werkt, plant automatisch roosteren in als deel van één team.

• Op elke dienst de juiste persoon, van bar- en keukenervaring tot Nederlands bij kinderevents en de sleutel voor de sluitdienst.

• Bij elk concept zie je de loonkosten, dus Irem weet wat het personeel die maand kost voordat ze publiceert.

• Irem houdt de regie: zij kiest de strategie en past elke dienst aan als ze dat wil, voordat het rooster live gaat.

Voor en na bij WONDR Experience

Irem legt vaardigheden één keer vast en elk concept houdt er rekening mee

Vroeger vroeg Irem zich bij elke dienst af: heeft deze persoon hiervoor de opleiding? Nu staat dat bij de vaardigheden. Bar en keuken, talen en zelfs de sleutel van het pand: Irem legde ze één keer vast en automatisch roosteren houdt er bij elk concept rekening mee.

Daarnaast ziet ze nu iets waar ze eerst nooit aan toekwam: wat het rooster kost.

Dat werkt wel alleen als de basis klopt, zegt Irem.

Wat WONDR en Shiftbase hierna doen

Irem houdt het productteam van Shiftbase op de hoogte van wat WONDR nodig heeft van automatisch roosteren. Zo passen de volgende verbeteringen bij hoe planners zoals zij werken.

Shiftbase ontwikkelt automatisch roosteren samen met planners zoals Irem. Dat alle afdelingen als één team in het rooster kunnen, kwam rechtstreeks uit haar feedback. Binnen een week stond het live. Zo gaan we door: de planner beslist en Shiftbase neemt het controlewerk uit handen.

Foto: Arielle Frioza