Mit der automatischen Dienstplanung braucht WONDR über 85 % weniger Zeit für den Dienstplan

In Freizeitbetrieben und in der Gastronomie fängt das Gästeerlebnis beim Dienstplan an. Steht jemand ohne Barschulung hinter der Theke oder hat abends beim Abschließen niemand einen Schlüssel, merken das die Gäste. Wer den Dienstplan macht, muss das alles im Kopf haben. Da gehen für die nächste Woche schnell ein paar Tage drauf.

WONDR Experience betreibt in Amsterdam zwei interaktive Erlebniswelten, mit Teams für Hospitality, Gastronomie, Instandhaltung und Events. Irem Güneri, Operational Facility Manager, plant sie alle. Mit der automatischen Dienstplanung in Shiftbase erstellt sie den Dienstplan für alle fünf Abteilungen jetzt in zwei Stunden. Früher waren es zwei volle Arbeitstage. Das spart über 85 % der Zeit, und in jeder Schicht steht jemand mit den passenden Qualifikationen.

Dasselbe Team arbeitet in fünf Abteilungen

Irem hat 2020 als Host bei WONDR angefangen. Sie wurde Assistant Manager und dann Experience Manager, und ab da war der Dienstplan ihre Aufgabe. Heute ist sie Operational Facility Manager und plant immer noch. WONDR hat damals mit einem älteren Programm geplant, an das sich Irem gut erinnert: „Im Grunde eine Excel-Tabelle, nur bunt.“ Es war kompliziert und nicht benutzerfreundlich. Als WONDR sich für Shiftbase entschieden hat, hat Irem den Umstieg begleitet.

Die Planung selbst wurde nur aufwendiger. Ein zweiter Standort kam dazu, mit zusammen drei Gastronomiebereichen, dazu ein Instandhaltungs- und ein Eventteam. Die meisten im Team arbeiten in mehreren Abteilungen. Eigentlich plant WONDR also ein großes Team, das überall einspringt. Viele Schichten setzen außerdem etwas Bestimmtes voraus. Hinter der Bar und in der Küche braucht es die passende Ausbildung. Bei kleinen Events mit Kindern braucht es jemanden, der Niederländisch spricht. Und wer abends abschließt, braucht einen Schlüssel für das Gebäude.

Der Dienstplan für eine Woche hat rund zwei volle Arbeitstage gekostet. Irem brauchte etwa anderthalb Tage, um ihn zu erstellen und zu prüfen. Danach hat ein Kollege ihn nach dem Vier-Augen-Prinzip von WONDR noch einen halben Tag kontrolliert. Erst dann hat Irem den Dienstplan veröffentlicht.

Erst die Qualifikationen, dann plant die automatische Dienstplanung

WONDR war beim Early Access der automatischen Dienstplanung dabei. Irem hat bei allen im Team hinterlegt, wofür sie ausgebildet sind. Bei jeder erforderlichen Schicht hat sie eingetragen, welche Qualifikation sie braucht. Die automatische Dienstplanung setzt Leute danach nur in Schichten ein, für die sie qualifiziert sind.

Damit war ihre Planungsarbeit sofort etwa halbiert. Allerdings hat die automatische Dienstplanung damals pro Standort geplant, obwohl dieselben Leute an beiden Standorten arbeiten. Hatte jemand am ersten Standort schon die maximale Zahl an Schichten, konnte die automatische Dienstplanung diese Person am zweiten nicht mehr einplanen. Irem hat bei Shiftbase gefragt, ob sich alle Abteilungen als ein Team planen lassen. Eine Woche später ging das.

Die Ergebnisse auf einen Blick

• Über 85 % weniger Zeit für den Dienstplan: zwei Stunden statt zwei voller Arbeitstage, die Kontrolle eingerechnet.

• Ein Klick für alle fünf Abteilungen. Wer in mehreren Abteilungen arbeitet, plant die automatische Dienstplanung als Teil eines Teams ein.

• In jeder Schicht die richtige Person, von Bar und Küche über Niederländisch bei Kinderevents bis zum Schlüssel fürs Abschließen.

• Bei jedem Entwurf siehst du die Lohnkosten. So weiß Irem vor dem Veröffentlichen, was das Personal im Monat kostet.

• Irem behält die Kontrolle: Sie wählt die Strategie und ändert jede Schicht, wenn sie will, bevor der Dienstplan live geht.

Vorher und nachher bei WONDR Experience

Irem hinterlegt Qualifikationen einmal, jeder Entwurf berücksichtigt sie

Früher hat sich Irem bei jeder Schicht gefragt: Hat diese Person die Ausbildung dafür? Heute steht das bei den Qualifikationen. Bar und Küche, Sprachen, sogar der Gebäudeschlüssel: Irem hat alles einmal hinterlegt, und die automatische Dienstplanung berücksichtigt es in jedem Entwurf.

Außerdem sieht sie jetzt etwas, wofür früher nie Zeit war: was der Dienstplan kostet.

Das klappt allerdings nur, wenn die Grundlage stimmt, sagt Irem.

Wie es bei WONDR und Shiftbase weitergeht

Irem hält das Produktteam von Shiftbase auf dem Laufenden, was WONDR von der automatischen Dienstplanung braucht. So passen die nächsten Verbesserungen zur Arbeitsweise von Planern wie ihr.

Shiftbase entwickelt die automatische Dienstplanung zusammen mit Planern wie Irem. Dass sich alle Abteilungen als ein Team planen lassen, kam direkt aus ihrem Feedback. Eine Woche später war es live. So machen wir weiter: Die Planer entscheiden, und Shiftbase nimmt ihnen die Kontrollarbeit ab.

Foto: Arielle Frioza