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27 Juli 2022

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Warum ist eine Zeitberechnung so wichtig?

Unter der Arbeitszeit versteht man die Zeit, die der Mitarbeiter eines Unternehmens der Erledigung seiner Aufgaben zur Verfügung stellt. Die Rahmenbedingungen dazu werden im Arbeitsvertrag festgelegt. Hier können beide Vertragsparteien, also Arbeitgeber und Arbeitnehmer auf einen Blick erkennen, welche Arbeitszeit und welches Arbeitsentgelt, sprich Gehalt oder Lohn, festgelegt wurden. Zu dem Arbeitsvertrag treten dann, je nach Land, in dem gearbeitet wird, noch weitere Regelungen hinzu, die sich aus Gesetzen und Tarifverträgen ergeben. Neben dem reinen Landesrecht, das sich übrigens in Deutschland, Österreich und der Schweiz deutlich voneinander unterscheidet, kommt dann in der Europäischen Union noch die Richtlinie 93/104/EG hinzu, die den Mitgliedsstaaten gewisse Rahmenbedingungen zum Schutz der Arbeitnehmer vorgibt.

Nur durch eine korrekte Zeitberechnung ist es möglich, dass Regelungen hinsichtlich der Pausenzeiten, der maximalen Arbeitszeiten pro Tag, Überstunden und Mehrarbeit, Ruhezeiten und Wochenend-, sowie Feiertagsregelungen getroffen werden können, die für jeden unabhängig voneinander nachvollziehbar sind. Auch Zusatzregelungen wie eine Gleitzeit können nur durch eine nachvollziehbare Zeitberechnung gewährleistet werden.

Der Sinn der Zeitberechnung zeigt sich in den folgenden Faktoren:

    • Selbstkontrolle: Die Beschäftigten sollten in der Lage sein, sich selbst hinsichtlich ihrer Leistungen zu überprüfen, die sie dann auch dem Unternehmen gegenüber belegen können. Wie viele Stunden wurden gearbeitet und was wurde in dieser Zeit erledigt?
    • Fremdkontrolle: Auch das Unternehmen selbst hat ein berechtigtes Interesse daran, zu überprüfen, was die Mitarbeiter geleistet haben. Wie viel Arbeitszeit haben sie bezahlt und welche Arbeiten wurden durchgeführt? Was waren die daraus entstehenden Ergebnisse?
    • Mehrarbeit und Überstunden abrechnen: Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer haben ein Interesse daran, zu wissen, auf welchem Stand Über- oder Minderstunden stehen. Welche Zeit ging über die vereinbarte Zeit hinaus und muss deshalb gesondert entgolten werden, sei es durch Freizeit oder mehr Geld?
    • Schutz: Mitarbeiter, die zu lange und zu viel arbeiten, leiden und schaden in der Konsequenz dem Unternehmen. Um die Arbeitskraft zu erhalten, müssen Pausen und Ruhezeiten eingehalten werden. Durch die Erfassung der Arbeitszeiten werden automatisch auch Pausen ermittelt. Work-Life-Balance ist das Stichwort.
    • Kalkulationsgrundlage: Nur, wenn das Unternehmen weiß, in welcher Zeit welche Aufgaben von welchen Mitarbeitern erledigt werden können, sind auch eine gute Kalkulation von Angeboten, Preisen und die Planung von Projekten möglich. Auf den Abrechnungen findet sich diese Zeiterfassung dann im sogenannten Personalstundensatz, der auf der Grundlage der Arbeitszeit berechnet werden kann.
    • Einhaltung von Gesetzen: Unternehmen sind auch vor dem Gesetz verpflichtet, gewisse Regeln bei der Erbringung der Arbeitszeit und der Arbeit an sich einzuhalten. Neben den üblichen Regelungen gibt es hier auch noch besondere Vorschriften im Umgang mit fahrendem Personal, Jugendlichen und werdenden Müttern. Pausen und Ruhezeiten müssen deutlich dokumentiert werden und zwar für alle Arbeitnehmer.
    • Projektcontrolling: Die während eines Projekts verbrauchte Arbeitszeit entscheidet in der Projektsteuerung, ob das Projekt ein Erfolg wird oder nicht. Denn sie legt auch die Kosten des Projekts maßgeblich fest.

Kurz & kompakt – was beinhaltet Zeitberechnung?

Die Zeitberechnung erfüllt gleich mehrere Zwecke. So ist es beispielsweise wichtig, dass die im Arbeitsvertrag vereinbarte Soll-Arbeitszeit regelmäßig mit den tatsächlich geleisteten Stunden verglichen wird. Damit das gelingen kann, müssen Arbeits- und Pausenzeiten in irgendeiner Weise dokumentiert werden. Auch Ruhezeiten müssen gesondert erfasst werden. Darunter versteht man die Unterbrechung, die zwischen zwei Arbeitszeiten entsteht, während die Pause eine Unterbrechung während der Arbeitszeit ist. Beide Zeiten dienen der Erholung des Arbeitnehmers und sichern die Qualität der abgelieferten Arbeit.

Pausen in Deutschland

In Deutschland gibt es das sogenannte Arbeitszeitgesetz (ArbZG), das unter §4 die sogenannten Ruhepausen festlegt. Darin findet sich die Regelung, dass ab einer Arbeitszeit von 6 bis 9 Stunden eine Pause von mindestens 30 Minuten einzuhalten ist. Bei einer Arbeitszeit von über 9 Stunden sind mindestens 45 Minuten Pause einzuplanen. Als Pause gilt demnach nur eine Arbeitsunterbrechung von mindestens 15 Minuten. Alles, was darunter liegt, gilt vor dem Gesetz nicht als Pause. Der Arbeitnehmer hat das Recht, seine Pausen in Blöcke von 15 Minuten einzuteilen.

Unter einer Arbeitszeit von 6 Stunden ist keine Pause vorgeschrieben, wobei der Arbeitgeber das Recht hat, hier gesonderte Regelungen vorzunehmen.

Pausen in Österreich

Auch das Nachbarland hat ein Arbeitszeitgesetz, das unter anderem die Arbeitspausen festlegt. Hier findet sich allerdings lediglich eine Regelung ab einer Arbeitszeit von 6 Stunden – auch hier sind 30 Minuten Pause einzuhalten. Unter dieser magischen Grenze steht dem Arbeitnehmer keine Pause zu.

Dazu kommen sogenannte „verlängerte Dienste“: Bei mehr als 25 Stunden sind zwei Ruhepausen von mindestens je 30 Minuten einzuhalten.

Pausen in der Schweiz

In der Schweiz sehen die Regelungen etwas anders aus. Hier gelten 5,5 Stunden als Untergrenze für eine Pause, die dann 15 Minuten betragen sollte. Werden mehr als 7 Stunden gearbeitet, sollten es 30 Minuten sein. Bei einer täglichen Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden sollte eine Stunde Pause gemacht werden, die dann auch aufgeteilt werden kann.

Wie rechnet man die Monatsstunden aus?

Der Lohnzahlungszeitraum ist die Zeit, für die der Arbeitslohn gezahlt wird. Üblicherweise ist das der Kalendermonat. Um dann die Lohnabrechnung durchführen zu können, ist es nötig, die Arbeitstage und die Feiertage zu erfassen. Noch dazu müssen die Monatsstunden errechnet werden. Da der Monat üblicherweise mehr als 28 Tage, also die genauen 4 Wochen hat, ergibt sich folgende Formel:

Tägliche Arbeitszeit in Stunden x Anzahl der Arbeitstage in der Woche. Das Ergebnis aus dieser Rechnung wird dann mit 4,3 multipliziert. Dadurch ergibt sich zwar eine minimale Differenz in der Realität, weil einige Monate 30 und andere 31 Tage haben, aber in der Summe verrechnet es sich dann wieder richtig.

Wie rechnet man die Jahresarbeitszeit aus?

Die Jahresarbeitszeit ist keine so statistische Größe wie die Monatsstunden. Hier geht es um die tatsächlich geleistete Arbeitszeit, die folgende Größen beinhaltet:

Von der Anzahl der Tage eines normalen Jahres (also kein Schaltjahr) werden Samstage, Sonn- und Feiertage, Urlaubstage und durchschnittliche Fehlzeiten aufgrund anderer Gründe abgezogen. Die verbleibenden Tage sind die tatsächliche Jahresarbeitszeit. Sie ist allerdings eine eher kalkulatorische Größe und weniger Grundlage für Entlohnung und diese Zusammenhänge.

Wie rechnet man Zeiten zusammen?

Ganz so einfach, dass man schlicht und ergreifend die Anfangs- und die Endzeit nimmt und die Zeit dazwischen als Arbeitszeit verbucht, ist es nicht. Vielmehr ist es nötig, vorgeschriebene und tatsächliche Pausen einzukalkulieren. Wenn man aber nun überprüfen möchte, ob die Ist-Stunden den Soll-Stunden entsprechen, muss man die Arbeitszeiten ohne Pausen zusammenrechnen. Sonn- und Feiertage ergeben, je nach Branche, zusätzliche kalkulatorische Faktoren.

Wie berechnet man die Sollstunden?

Die Sollstunden möchten die meisten Arbeitnehmer anhand der täglichen Stunden erfahren. Um das zu berechnen, muss die Wochenstundenzahl durch die Zahl der Arbeitstage, also je nach Branche 5 oder 6 Tage geteilt werden. Diese Zahl ergibt dann die durchschnittliche Arbeitszeit, also die durchschnittlichen Sollstunden pro Tag. In einigen Branchen sind gerade an Freitagen kürzere Arbeitszeiten üblich, die dann logischerweise an anderen Tagen vorgearbeitet werden müssen. Üblich ist es demnach, von Montag bis Donnerstag länger, dafür am Freitag kürzer zu arbeiten. Das ist natürlich von Branche zu Branche unterschiedlich.

Gibt es noch mehr Fragen?

Nur mit einer für alle Seiten nachvollziehbaren Zeiterfassung ist es möglich, vertrauensvoll zusammenzuarbeiten, weil auf diese Weise alle Beteiligten den aktuellen Stand der Arbeitszeit sehen und auch, ob gesetzliche Regelungen eingehalten werden.

Wenn du eine professionelle Zeiterfassung suchst, bist du bei uns genau richtig. Gerne beraten wir dich, welches System für deine Zwecke ideal ist. Wenn du Fragen hast, zögere bitte nicht, Kontakt zu uns aufzunehmen.