Befristeter Arbeitsvertrag: Pflichten, Fristen & Muster für Arbeitgeber

Was ist ein befristeter Arbeitsvertrag?

Ein befristeter Arbeitsvertrag ist ein Arbeitsverhältnis, das von Anfang an auf eine bestimmte Dauer oder einen klar definierten Zweck begrenzt ist – zum Beispiel für ein Projekt, eine Elternzeitvertretung oder eine saisonale Mehrarbeit. Er endet automatisch mit Ablauf der Frist, ohne dass eine Kündigung notwendig ist.

Als Arbeitgeber profitieren Sie von einer höheren Flexibilität in der Personalplanung, etwa wenn Sie die Arbeitsleistung nur für einen bestimmten Zeitraum benötigen. Das Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) regelt dabei, unter welchen Voraussetzungen eine Befristung zulässig ist - etwa mit Sachgrund (z. B. Vertretung, Projektarbeit), wobei verschiedene Sachgründe wie Elternzeitvertretung oder Projektarbeit als Voraussetzung für die Befristung dienen können, oder auch durch eine sachgrundlosen Befristung, für bis zu zwei Jahre. Bei der Befristung ohne Sachgrund ist zu beachten, dass die maximale Laufzeit zwei Jahre beträgt, innerhalb derer der Vertrag höchstens dreimal verlängert werden darf, und dass die Schriftform zwingend einzuhalten ist.

Shiftbase-Tipp: Behalten Sie nicht nur den Ablauf, sondern auch mögliche Verlängerungen oder Fristen im Blick. Unsere HR-Software unterstützt Sie dabei, befristete Arbeitsverträge übersichtlich zu verwalten – rechtssicher und effizient. Die Gründe für eine Befristung und die jeweiligen rechtlichen Voraussetzungen (Voraussetzung) sollten stets sorgfältig geprüft und dokumentiert werden.

Welche rechtlichen Rahmenbedingungen gelten für befristete Arbeitsverträge?

Die rechtlichen Grundlagen für befristete Arbeitsverträge sind im Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) geregelt. Es unterscheidet zwei Arten der Befristung:

Befristung mit Sachgrund - zum Beispiel bei einer Vertretung während Elternzeit, einem zeitlich begrenzten Projekt oder bei einer Erprobung neuer Mitarbeitender. Hier ist die Dauer theoretisch unbegrenzt, solange der Sachgrund vorliegt.

Sachgrundlose Befristung – diese ist nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich:

• Maximale Dauer: 24 Monate

• Maximale Verlängerungen: Bis zu drei Mal innerhalb dieses Zeitraums

• Wichtig: Die betreffende Person darf zuvor nicht unbefristet oder befristet im Unternehmen beschäftigt gewesen sein.

Bei der Verlängerung eines bestehenden befristeten Arbeitsvertrages sind die gesetzlichen Voraussetzungen und Einschränkungen zu beachten: Eine Verlängerung ist nur innerhalb der zulässigen Gesamtdauer und maximalen Anzahl der Verlängerungen möglich. Änderungen am Inhalt des befristeten Arbeitsvertrages während der Verlängerung können dazu führen, dass das Arbeitsverhältnis als unbefristet gilt.

Ein befristeter Arbeitsvertrag muss zwingend schriftlich vor Vertragsbeginn geschlossen werden – andernfalls gilt das Arbeitsverhältnis automatisch als unbefristet.

Probezeit im befristeten Arbeitsvertrag

Auch bei einem befristeten Arbeitsvertrag kann eine Probezeit vereinbart werden. Diese darf maximal sechs Monate betragen und bietet sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern die Möglichkeit, die Zusammenarbeit auf Herz und Nieren zu prüfen. Während der Probezeit kann der Arbeitgeber die Arbeitsleistung des Arbeitnehmers bewerten und feststellen, ob dieser für die ausgeschriebene Position geeignet ist. Gleichzeitig erhält der Arbeitnehmer einen Einblick in das Unternehmen und die konkreten Aufgaben.

Wichtig ist, dass die Probezeit nicht als Vorwand genutzt wird, um die Befristung des Arbeitsvertrags zu rechtfertigen oder die gesetzlichen Vorgaben zu umgehen. Die Bedingungen der Probezeit – wie Dauer, Kündigungsfristen und Aufgabenbereich – sollten im befristeten Arbeitsvertrag klar geregelt sein. Für Arbeitnehmer empfiehlt es sich, vor Unterzeichnung des Vertrags genau zu prüfen, welche Auswirkungen die Probezeit auf das befristete Arbeitsverhältnis hat und welche Rechte und Pflichten während dieser Zeit gelten.

Für Arbeitgeber ist es ratsam, die Probezeit transparent zu kommunizieren und im Arbeitsvertrag eindeutig zu dokumentieren. So lassen sich Missverständnisse vermeiden und die rechtlichen Rahmenbedingungen des befristeten Arbeitsvertrags werden eingehalten.

Welche Vorteile bieten befristete Arbeitsverträge für Arbeitgeber?

Ein befristeter Arbeitsvertrag verschafft Ihnen vor allem eins: Flexibilität. Sie können Personal gezielt und zeitlich begrenzt einsetzen – genau dann, wenn Sie Arbeitsleistung brauchen, etwa für saisonale Auftragsspitzen, Elternzeitvertretungen oder befristete Projekte.

Das gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Personalkosten besser zu steuern und auf unvorhersehbare Entwicklungen am Markt schneller zu reagieren. Zudem lernen Sie neue Mitarbeitende kennen, ohne sich sofort langfristig zu binden – was besonders in unsicheren Phasen oder bei der Erprobung neuer Rollen hilfreich ist. Als Arbeitgebers haben Sie dabei bestimmte Rechte und Pflichten, insbesondere wenn es um die vorzeitige Beendigung eines befristeten Arbeitsvertrages geht. Hier müssen Sie die gesetzlichen Kündigungsregelungen beachten, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein.

Das Arbeitsverhältnis endet automatisch mit Ablauf der vereinbarten Frist – eine Kündigung ist nicht erforderlich. Das verschafft Ihnen rechtliche Planungssicherheit, sofern Sie sich an die Vorgaben des TzBfG halten.

Praxisbeispiel: Sie leiten ein Bauunternehmen mit stark wetterabhängigen Aufträgen? Mit befristeten Arbeitsverträgen können Sie qualifizierte Fachkräfte zeitweise einstellen, ohne das volle Risiko einer unbefristeten Anstellung einzugehen.

Spezielle Situationen im Rahmen befristeter Arbeitsverträge

🧩 Kann ein befristeter Arbeitsvertrag gekündigt werden?

Grundsätzlich endet ein befristeter Arbeitsvertrag automatisch mit Ablauf der vereinbarten Frist – eine ordentliche Kündigung ist nur möglich, wenn dies ausdrücklich im Vertrag vereinbart wurde. Fehlt eine entsprechende Klausel, ist eine vorzeitige Beendigung nur im Fall einer außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund zulässig.

🤰 Was gilt bei Schwangerschaft während eines befristeten Arbeitsverhältnisses?

Eine Schwangerschaft während eines befristeten Arbeitsverhältnisses führt nicht automatisch zu einer Verlängerung des Vertrags. Der Vertrag endet in der Regel mit Fristablauf – auch wenn die Mitarbeiterin schwanger ist. Allerdings greift während der Vertragslaufzeit der gesetzliche Mutterschutz, das heißt: Kündigungen während dieser Zeit sind unzulässig (§ 17 MuSchG).

Wichtig für Sie als Arbeitgeber: Auch befristet angestellte Schwangere haben Anspruch auf Mutterschutzleistungen, wie z. B. Mutterschaftsgeld oder Schutzfristen vor und nach der Geburt.

👶 Und was passiert bei Elternzeit oder Elterngeld?

Nimmt eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer während eines befristeten Arbeitsverhältnisses Elternzeit, endet der Vertrag ebenfalls mit dem vereinbarten Datum, sofern keine Verlängerung vereinbart wird. Elterngeld kann natürlich trotzdem bezogen werden – unabhängig vom Vertragsstatus.

Alles rund um Elternzeit: Jetzt informieren über Elternurlaub, Lohnfortzahlung während der Elternzeit und rechtssichere Möglichkeiten zur Verlängerung.

🕐 Was gilt für Teilzeit während eines befristeten Arbeitsvertrags?

Auch bei einem befristeten Arbeitsverhältnis können Arbeitnehmer:innen einen Anspruch auf Teilzeit geltend machen, sofern die Voraussetzungen (§ 8 TzBfG) erfüllt sind – etwa eine Betriebsgröße von mehr als 15 Mitarbeitenden und eine Mindestbeschäftigungsdauer von sechs Monaten.

Wichtig: Bei sachgrundlos befristeten Verträgen mit sehr kurzer Laufzeit ist dieser Anspruch oft praktisch schwer umsetzbar – dennoch sollten Sie als Arbeitgeber vorbereitet sein, falls ein entsprechender Antrag gestellt wird.

Unwirksame Befristung: Typische Fehler und ihre Folgen

Eine unwirksame Befristung kann für Arbeitgeber und Arbeitnehmer erhebliche Konsequenzen haben. Zu den häufigsten Fehlern zählen das Fehlen der gesetzlich vorgeschriebenen Schriftform, eine unklare oder unvollständige Angabe des Sachgrunds oder die Überschreitung der zulässigen Höchstdauer bei sachgrundlosen Befristungen. Auch eine nicht korrekt dokumentierte Verlängerung kann dazu führen, dass der befristete Arbeitsvertrag seine Gültigkeit verliert.

Wird eine Befristung als unwirksam eingestuft, wandelt sich das Arbeitsverhältnis automatisch in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis um. Für Arbeitgeber bedeutet das, dass sie den Arbeitnehmer nicht mehr einfach mit Ablauf der Frist entlassen können, sondern die regulären Kündigungsschutzvorschriften greifen. Das kann zu unerwarteten Kosten und organisatorischem Mehraufwand führen.

Arbeitnehmer sollten bei Zweifeln an der Wirksamkeit ihrer Befristung nicht zögern, rechtlichen Rat einzuholen oder sich an das Arbeitsgericht zu wenden. So können sie ihre Rechte wahren und gegebenenfalls ein unbefristetes Arbeitsverhältnis durchsetzen. Für Arbeitgeber ist es daher unerlässlich, alle Vorgaben rund um befristete Arbeitsverträge sorgfältig zu beachten und typische Fehlerquellen zu vermeiden.

Checkliste: Was ist bei befristeten Verträgen zu beachten?

Ein befristetes Arbeitsverhältnis bietet viele Vorteile – aber nur, wenn es rechtssicher gestaltet ist. Mit dieser kompakten Checkliste behalten Sie den Überblick über die wichtigsten Punkte:

🗂️ Vor Vertragsabschluss:

• Befristungsart prüfen: Sachgrundlos oder mit Sachgrund? (z. B. Vertretung, Projektarbeit)

• Gesetzliche Voraussetzungen checken: TzBfG einhalten (max. 24 Monate bei sachgrundloser Befristung, max. 3 Verlängerungen)

• Vorbeschäftigung klären: Wurde die Person schon einmal im Unternehmen angestellt?

• Vertragslaufzeit festlegen: Konkreter Zeitraum mit Start- und Enddatum

✍️ Beim Vertragsabschluss:

• Schriftform einhalten: Der befristete Arbeitsvertrag muss vor Arbeitsbeginn unterschrieben sein – sonst gilt er als unbefristet

• Kündigungsregelung aufnehmen (optional): Wenn gewünscht, ordentliche Kündigungsmöglichkeit schriftlich regeln

• Vertragsbedingungen klar definieren: Arbeitszeit, Aufgaben, Vergütung, Arbeitsort etc.

🔁 Während der Laufzeit:

• Fristen im Blick behalten: Vertragsende rechtzeitig prüfen – automatisches Auslaufen oder Verlängerung?

• Verlängerung korrekt umsetzen: Nur vor Ablauf möglich, ohne Änderung der Arbeitsbedingungen

• Sonderfälle dokumentieren: z. B. Schwangerschaft, Elternzeit, Teilzeitwunsch

📄 Nach Vertragsende:

• Arbeitszeugnis erstellen: Auch bei befristeter Anstellung Pflicht!

• Erneute Befristung nur unter Einhaltung der Regelungen (insbesondere bei sachgrundloser Wiederanstellung)

Fazit: Befristeter Arbeitsvertrag – flexibel, aber nur mit klaren Spielregeln

Ein befristeter Arbeitsvertrag kann für Sie als Arbeitgeber ein wertvolles Instrument sein, um flexibel auf Personalbedarf zu reagieren, Risiken zu minimieren und neue Mitarbeitende gezielt einzusetzen – sei es für ein Projekt, zur Vertretung oder zur Probe.

Doch Flexibilität braucht klare Regeln: Nur wenn Sie die rechtlichen Vorgaben des TzBfG einhalten – insbesondere zur Vertragsdauer, Verlängerung und Schriftform – bleibt das befristete Arbeitsverhältnis auch rechtssicher.

📌 Nutzen Sie digitale Unterstützung: Mit Shiftbase verwalten Sie befristete Verträge effizient, behalten Fristen im Blick und vermeiden typische Stolperfallen bei der Befristung: Personalplanung an einem zentralen Ort.