Jede Schicht besetzt, jede Stunde stimmt.

Deinen ersten Dienstplan erstellst du in Shiftbase an einem Abend. Du importierst dein Team, legst Abteilungen und Schichttypen an und kopierst eine Woche, die du schon kennst. Die meisten Teams veröffentlichen ihren ersten echten Dienstplan innerhalb eines Tages nach der Anmeldung.

Ja, in Shiftbase planst du mehrere Standorte und Abteilungen nebeneinander. Jede Abteilung und jeder Standort hat einen eigenen Dienstplan, und zusammen siehst du sie in einer Übersicht. Mitarbeitende können standortübergreifend arbeiten, und der Flexpool schiebt sie dorthin, wo gerade eine Lücke ist. Den Flexpool gibt es ab Premium.

Dein Team sieht den Dienstplan in der Shiftbase-App, auf dem eigenen Handy. Ab Basic verschickst du den Dienstplan mit einem Klick: Alle bekommen eine E-Mail und, mit der App, eine Push-Benachrichtigung. Premium bringt das Veröffentlichen dazu, du planst die Woche also erst unbemerkt und gibst sie frei, wenn sie sitzt. Schichten lassen sich auch mit dem eigenen Kalender synchronisieren.

Meldet sich jemand krank, trägst du die Abwesenheit ein und entscheidest, was mit der Schicht passiert: stehen lassen, entfernen oder öffnen. Machst du sie zur offenen Schicht, übernimmt sie jemand aus deinem Team in der App, und du musst niemanden mehr anrufen.

Shiftbase weist dich in jedem Tarif auf Überschneidungen hin: eine Schicht, die mit Urlaub, mit einer anderen Schicht oder mit den Vertragsstunden kollidiert. Das Arbeitszeitgesetz selbst läuft über Compliance+, und das kommt demnächst. Du hinterlegst dann pro Vertragsart ein Regelwerk und Compliance+ prüft jede Schicht daran, bevor du veröffentlichst.

Der Dienstplan ist die Grundlage, und die Stunden, die dein Team wirklich arbeitet, fließen in die Lohnabrechnung. Gearbeitete Stunden, Zuschläge und Urlaub laufen während der Woche mit, die Lohnvorbereitung startet also mit Zahlen, die stimmen, statt mit einer Tabelle, die du jedes Mal neu anlegst.

Wie lange der Dienstplan im Voraus stehen muss, regeln dein Tarifvertrag und deine Betriebsvereinbarung. Bei Arbeit auf Abruf schreibt § 12 Abs. 3 TzBfG mindestens vier Tage vor. Viele Schichtbetriebe planen zwei bis vier Wochen im Voraus. In Shiftbase veröffentlichst du die ganze Woche auf einmal, und jede spätere Änderung geht als Benachrichtigung an die betroffenen Mitarbeitenden raus.

Deinen Dienstplan übernimmst du aus Excel in Shiftbase, indem du dein Team aus der Datei importierst und die Woche, die du heute planst, einmal als Schichtvorlage anlegst. Danach kopierst du sie Woche für Woche weiter. Was die Tabelle nicht kann: zeigen, wer im Urlaub ist, dein Team benachrichtigen, wenn du eine Schicht verschiebst, und melden, dass eine Schicht über die Vertragsstunden hinausgeht. Willst du erst noch in Excel weiterarbeiten, nimm unsere kostenlose Schichtplan-Vorlage für Excel.